Hvordan utforme en driftsavtale for et eiendoms-LLC

Et eiendoms-LLC kan være en effektiv struktur for å eie eiendom, begrense ansvar og organisere flere investorer. Men LLC-et fungerer bare så godt som driftsavtalen som ligger til grunn. For eiere av eiendom er driftsavtalen dokumentet som gjør en grunnleggende juridisk enhet om til en praktisk forretningsavtale.

Enten du kjøper en enkelt utleieeiendom, utvikler tomt eller strukturerer et investeringsprosjekt med flere medlemmer, bør driftsavtalen angi hvem som eier hva, hvem som tar beslutninger, hvordan kontanter fordeles, hvordan fremtidig finansiering fungerer, og hva som skjer hvis medlemmene er uenige.

En vag avtale skaper unødvendig friksjon. En godt utformet avtale kan redusere tvister, støtte finansiering og bidra til å bevare ansvarsbeskyttelsen som gjør LLC-et attraktivt i utgangspunktet.

Hvorfor en driftsavtale for et LLC er viktig i eiendom

Eiendomstransaksjoner innebærer lange eierperioder, kapitalutgifter, lån, leietakerproblemer, skattemessige fordelinger og endrede eiermål. Hvis medlemmene ikke regulerer disse forholdene skriftlig, kan de ende opp med å være bundet av standardregler i delstatsretten som aldri var ment for den faktiske avtalen de ønsket.

En driftsavtale hjelper deg med å:

• definere eierandeler og stemmerett
• dokumentere innledende og fremtidige kapitalinnskudd
• fastsette regler for eiendomsforvaltning og viktige beslutninger
• etablere hvordan overskudd, tap og skattemessige poster fordeles
• beskytte selskapet mot tvister om uttreden, overføringer og mislighold
• skape en prosess for å løse fastlåste situasjoner før de skader prosjektet

For et eiendoms-LLC er dette ikke en formalitet. Det er driftsmanualen for eiendelen.

Begynn med transaksjonens økonomi

Før du utarbeider juridisk språk, bør du definere de forretningsmessige vilkårene for transaksjonen. Avtalen bør samsvare med den faktiske økonomien i eiendommen og medlemmenes forventninger.

Still disse spørsmålene først:

• Hvem bidrar med kontanter, eiendom eller tjenester?
• Hvem skal håndtere den daglige driften?
• Skal utdelinger skje regelmessig, eller bare etter at reserver er satt av?
• Forventes det at ett medlem garanterer gjeld eller signerer lånedokumenter?
• Hvordan skal fremtidige kapitalinnkallinger håndteres?
• Hva er planlagt eiertid og exit-strategi?

Hvis disse spørsmålene er uklare, blir driftsavtalen sannsynligvis også uklar.

Viktige bestemmelser enhver driftsavtale for et eiendoms-LLC bør inneholde

1. Eierandeler og medlemsklasser

Avtalen bør identifisere hvert medlem og angi hvilken prosentandel eller hvilke andeler hver deltaker eier. Hvis avtalen bruker ulike aksjeklasser, for eksempel prefererte og ordinære interesser, bør denne strukturen beskrives presist.

Denne delen bør også klargjøre om eierskapet er knyttet til opprinnelige kapitalinnskudd, arbeidstimer eller en annen forhandlet fordeling. Hvis partene ønsker en særskilt fordeling for en sponsor, forvalter eller utvikler, bør dette angis tydelig.

2. Kapitalinnskudd

Eiendomsprosjekter krever ofte mer enn bare kapital ved closing. Avtalen bør angi:

• beløpet og formen på hvert innledende innskudd
• fristen for å gjøre innskuddet
• om innskudd er kontanter, eiendom eller tjenester
• hva som skjer hvis et medlem ikke bidrar i tide

Hvis ett medlem bidrar med selve eiendommen, bør avtalen regulere om overføringen er en skattepliktig hendelse, hvordan eiendommen verdsettes, og om det bidragende medlemmet får kreditt for eksisterende egenkapital.

3. Ledelsesmyndighet

Driftsavtalen bør angi om LLC-et er medlemsstyrt eller forvalterstyrt.

For eiendom er forvalterstyrte strukturer vanlige fordi de kan effektivisere leasing, reparasjoner, leverandøravtaler og låneadministrasjon. Selv i et forvalterstyrt LLC bør avtalen forbeholde viktige beslutninger for godkjenning fra medlemmene.

Vanlige beslutninger som kan kreve samtykke inkluderer:

• kjøp eller salg av eiendommen
• refinansiering eller opptak av ny gjeld
• godkjenning av større forbedringer av kapitalmessig art
• inngåelse av langvarige leieavtaler
• forlik av rettstvister
• opptak av nye medlemmer
• oppløsning av selskapet

4. Myndighet over lån og långiverspørsmål

Eiendoms-LLC-er er ofte avhengige av finansiering. Avtalen bør regulere hvem som kan signere lånedokumenter, hvem som kan godkjenne refinansiering, og om selskapet kan stille sikkerhet i eiendommen eller selskapets eiendeler.

Hvis et medlem forventes å signere en personlig garanti, bør denne forpliktelsen anerkjennes i driftsavtalen eller i en relatert sideavtale. Dokumentet bør også forklare om garantisten får kompensasjon, prioriterte utdelinger eller krav på regress/erstatning for å ta på seg denne ekstra risikoen.

5. Utdelinger og reserver

Kontantstrøm er et av de viktigste spørsmålene i et eiendoms-LLC. Avtalen bør fastsette reglene for når penger kan deles ut, og når de må bli værende i selskapet.

En solid utbyttebestemmelse bør regulere:

• betaling av driftskostnader og gjeldsbetjening først
• krav til reserver for reparasjoner, ledighet, skatt og forsikring
• tidspunkt for utdelinger, for eksempel månedlig, kvartalsvis eller årlig
• prioriterte utdelinger, preferert avkastning eller fordelingsfall om relevant
• om skatteutdelinger skal gjøres selv når kontanter ellers beholdes

Avtalen bør klargjøre at utdelinger kan utsettes dersom midlene trengs for å beskytte eiendommen eller oppfylle lånebetingelser.

6. Skattemessige fordelinger og skatteutdelinger

Eiendoms-LLC-er genererer ofte skattepliktig inntekt, avskrivninger og andre skattemessige poster som ikke samsvarer nøyaktig med kontantstrømmen. Dette avviket kan skape problemer dersom medlemmene skylder skatt uten å ha mottatt nok penger til å betale den.

Avtalen bør:

• angi hvordan overskudd og tap skal fordeles
• regulere skattemessige fordelinger etter gjeldende regler for selskapsbeskatning
• åpne for skatteutdelinger når medlemmene får pass-through-skatteplikt
• bekrefte hvilket medlem som mottar skatterapportering og når

Dette er spesielt viktig når ett medlem bidrar med tjenester eller garanterer gjeld, mens et annet bidrar med kontanter eller eiendom.

7. Kapitalinnkallinger og misligholdstiltak

Eiendommer kan kreve akutte reparasjoner, leietakertilpasninger eller ekstra midler for å oppfylle et krav fra långivers reserveordning. Avtalen bør forklare hva som skjer når ytterligere kapital trengs.

Mulige løsninger inkluderer:

• obligatoriske kapitalinnkallinger i forhold til eierskap
• frivillige innskudd med utvanning for dem som ikke deltar
• lån fra medlemmer til selskapet i stedet for egenkapitalinnskudd
• misligholdssanksjoner for medlemmer som ikke finansierer sin andel

Reaksjonen bør være realistisk og håndhevbar. Hvis dokumentet sier at et medlem må bidra, men ikke forklarer konsekvensen ved manglende betaling, kan bestemmelsen være lite nyttig i en reell tvist.

8. Overføringsbegrensninger

Eiendomsinvestorer ønsker som regel ikke en uventet partner. Driftsavtalen bør begrense overføring av medlemsinteresser uten samtykke.

Den bør regulere:

• frivillige overføringer til eksterne parter
• overføringer ved død, skilsmisse, insolvens eller konkurs
• forkjøpsrett eller kjøps-/salgsrettigheter
• verdsettelsesmetoder for tvungen innløsning
• om familiemedlemmer eller nærstående kan bli medlemmer

Overføringsbegrensninger er særlig viktige i joint ventures og familieeide eiendomsselskaper, fordi eierskapet kan bli komplisert over tid.

9. Fastlåste situasjoner og tvisteløsning

Hvis LLC-et har to likeverdige medlemmer eller en liten kontrollgruppe, er fastlåsing en reell risiko. Avtalen bør ikke late som om uenighet aldri vil oppstå.

Nyttige verktøy inkluderer:

• eskalering til hovedpersonene før formelle tvisteløsningsprosedyrer
• mekling før søksmål
• kjøps-/salgsbestemmelser ved uløselig fastlåsing
• en avgjørende forvalter eller rådgiver for bestemte beslutninger
• bestemmelser om verneting eller voldgift

Den beste løsningen avhenger av prosjektets størrelse og tillitsnivået mellom medlemmene, men en eller annen mekanisme for fastlåsing er bedre enn ingen.

10. Regnskap, dokumenter og bokføring

Eiendoms-LLC-er trenger ryddige opptegnelser for långivere, investorer og skattemessig rapportering. Avtalen bør angi:

• hvem som fører regnskapet
• hvor dokumentene oppbevares
• hvordan medlemmene kan inspisere selskapsdokumenter
• hvilken regnskapsmetode som skal brukes
• hvordan takster, reservekontoer og verdivurderingsrapporter håndteres

God dokumentasjon støtter også LLC-ets separate eksistens, noe som er viktig for ansvarsbeskyttelsen.

11. Skadesløsholdelse og ansvarsbegrensninger

Driftsavtalen bør definere når selskapet skal holde forvaltere eller medlemmer skadesløse for handlinger de utfører på vegne av LLC-et. Den bør også klargjøre at skadesløsholdelse ikke dekker bedrageri, forsettlig mislighold eller annen diskvalifiserende atferd.

Denne delen bidrar til å fremme god ledelse samtidig som ansvar beholdes.

12. Oppløsning og uttredelseshendelser

Hvert eiendoms-LLC bør ha en tydelig avslutningsplan. Avtalen bør forklare hva som skjer når prosjektet er ferdig, eiendommen selges, selskapet er insolvent, eller medlemmene bestemmer seg for å avvikle virksomheten.

Oppløsningsklausulen bør regulere:

• avvikling av eiendom og betaling av kreditorer
• fordeling av gjenværende proveny
• endelige skattemeldinger og regnskap
• myndighet til å signere dokumenter etter closing
• hendelser som utløser tvunget salg eller avvikling

Særlige hensyn for LLC-er med én eiendom

Mange eiere av eiendom bruker ett LLC per eiendom for å isolere risiko. Den tilnærmingen kan være fornuftig når eiendommene har ulike långivere, investorer eller risikoprofiler.

Et eget LLC for hver eiendel kan bidra til å:

• begrense krav til én enkelt eiendom
• forenkle beslutninger om eierskap og finansiering
• gjøre det enklere å selge én eiendel uten å påvirke de andre

Noen stater tillater også series LLC-strukturer, som kan gi administrative fordeler ved å holde flere eiendeler under ett morselskap. Men reglene varierer etter stat, långiver og transaksjonstype, så strukturen bør vurderes nøye før den tas i bruk.

Hvordan utforme avtalen effektivt

En praktisk utarbeidelsesprosess holder dokumentet i takt med avtalen.

Trinn 1: Kartlegg transaksjonen

List opp eiendommen, medlemmene, finansieringsplanen og forventet exit. Et enkelt term sheet på én side kan forhindre mye forvirring senere.

Trinn 2: Bestem hvem som kontrollerer hva

Skille mellom løpende drift og større beslutninger. Forvalteren bør kunne holde eiendommen i gang uten å måtte innhente godkjenning for hver reparasjon, men større transaksjoner bør fortsatt kreve samtykke fra medlemmene.

Trinn 3: Ta stilling til finansiering fra dag én

De fleste tvister i eiendoms-LLC-er starter med penger. Sett regler for kapitalinnkallinger, reserver og mislighold før den første fakturaen kommer.

Trinn 4: Tilpass skattespråket til eierstrukturen

Eiendomstransaksjoner involverer ofte særskilte fordelinger, skatteutdelinger og avskrivningshensyn. Driftsavtalen bør være i samsvar med den tiltenkte skattemessige behandlingen.

Trinn 5: Gå gjennom overførings- og exit-mekanismene

Anta at et medlem ønsker å gå ut tidligere enn forventet. Avtalen bør gjøre uttreden forutsigbar i stedet for improvisert.

Trinn 6: La rådgiver gjennomgå endelig utkast

Etableringsplattformer kan hjelpe deg med å organisere enheten, men driftsavtalen bør gjennomgås med tanke på den konkrete eiendommen, finansieringsvilkårene og gjeldende delstatsrett før den signeres.

Vanlige feil å unngå

• å bruke en generisk mal uten å tilpasse den til eiendommen
• å la kapitalinnkallinger være udefinerte
• å ignorere skatteutdelinger
• å unnlate å begrense overføringer
• å gi forvalteren for mye myndighet uten kontroll
• å glemme reservekrav og långivers begrensninger
• å ikke dokumentere hva som skjer hvis et medlem dør, blir skilt eller misligholder
• å anta at muntlige sideavtaler vil holde senere

Disse feilene kan gjøre en enkel investering om til et styringsproblem.

En praktisk sjekkliste for driftsavtaler for eiendoms-LLC-er

Før du ferdigstiller dokumentet, må du bekrefte at det svarer på disse spørsmålene:

• Hvem eier LLC-et, og i hvilke prosentandeler?
• Hvem forvalter eiendommen?
• Hvilke handlinger krever godkjenning fra medlemmene?
• Hvordan håndteres kapitalinnskudd og kapitalinnkallinger?
• Hvordan fordeles overskudd, tap og kontantutdelinger?
• Er skatteutdelinger inkludert?
• Hva skjer hvis et medlem vil overføre eller selge en interesse?
• Hva skjer hvis medlemmene blir fastlåst?
• Hvordan vedlikeholdes regnskap, dokumenter og bankkontoer?
• Hva utløser oppløsning eller innløsning?

Hvis noen av disse punktene mangler, er avtalen sannsynligvis for tynn for en eiendomstransaksjon.

Konklusjon

En driftsavtale for et eiendoms-LLC bør gjøre mer enn å oppfylle et registreringskrav. Den bør beskrive forretningsforholdet i tilstrekkelig detalj til å styre finansiering, ledelse, utdelinger, overføringer, skatt og uttredelsesrettigheter.

De beste avtalene er spesifikke for eiendommen og partene som er involvert. De forutser konflikt, beskytter selskapets drift og reduserer risikoen for at et finansieringsproblem eller en eiertvist ødelegger prosjektet.

Hvis du skal etablere et eiendoms-LLC, kan Zenind hjelpe deg med å etablere enheten effektivt. Driftsavtalen bør likevel utformes med den faktiske transaksjonen i tankene og gjennomgås nøye før signering.