Washingtons guide til nonprofit-compliance: årsrapporter, Form 990, registrering som veldedig organisasjon og regler for registrert agent

Compliance for nonprofit-organisasjoner i Washington er et gjentakende system av føderale og statlige innleveringer, skatteforpliktelser og styringsoppgaver. Enten organisasjonen din er et nyopprettet nonprofit-selskap i Washington, en utenlandsk nonprofit som driver virksomhet i delstaten, eller en veldedig organisasjon som aktivt innhenter donasjoner, handler det om å holde oversikt over frister hos flere myndigheter og holde registrene oppdaterte.

For mange styrer og gründere er utfordringen ikke å forstå organisasjonens formål. Det er å bygge en innleveringskalender som hindrer glemte rapporter, forsinkelsesgebyrer og unødvendige administrative problemer. Denne guiden bryter ned de viktigste compliance-kravene som nonprofit-organisasjoner i Washington bør følge gjennom året.

Hva Washingtons nonprofit-compliance omfatter

En nonprofit-organisasjon i Washington må vanligvis håndtere fem typer forpliktelser:

• Føderal skatterapportering for skattefritatte organisasjoner
• Årsrapport til Washington Secretary of State
• Registrering og skatteforpliktelser hos Washington Department of Revenue
• Registrering og fornyelse av innsamling av veldedige midler, dersom organisasjonen samler inn penger fra publikum
• Vedlikehold av registrert agent og grunnleggende styringsdokumentasjon

Ikke alle nonprofit-organisasjoner må sende inn alle skjemaer. De konkrete kravene avhenger av om organisasjonen er stiftet i Washington, utenlandsk registrert i Washington, unntatt fra registrering for veldedig innsamling, aktivt selger avgiftspliktige varer eller tjenester, eller er anerkjent av IRS som skattefri.

Føderal compliance: Form 990-serien

De fleste skattefrie organisasjoner må sende inn en årlig informasjonsrapport til IRS. Hvilket skjema som gjelder, avhenger av organisasjonens størrelse og type, men den sentrale skjema-familien er Form 990-serien.

Vanlige føderale innsendinger inkluderer:

• Form 990-N for enkelte små organisasjoner
• Form 990-EZ for organisasjoner som kvalifiserer for det korte skjemaet
• Form 990 for større organisasjoner
• Form 990-PF for private foundations

Fristen er vanligvis den 15. dagen i den femte måneden etter utløpet av organisasjonens skatteår. For en nonprofit med kalenderår betyr det som regel 15. mai. Hvis fristen faller på en helg eller en lovfestet helligdag, flyttes innsendingen til neste virkedag.

Små organisasjoner som kvalifiserer for Form 990-N må fortsatt sende inn hvert år. Selv om e-Postcard er enkelt, kan manglende innsending i tre påfølgende år føre til automatisk tilbakekalling av skattefri status.

Praktiske tips for føderal compliance:

• Bekreft skatteåret ditt og hold det konsistent med vedtektene
• Følg med på bruttoinntekter og eiendeler, slik at du vet hvilken Form 990-variant som gjelder
• Hold styregodkjenninger, regnskaper og oversikter over ledere organisert før innsendingssesongen starter
• Behandle IRS-rapporten som et offentlig ansvarsdokument, ikke bare et skatteskjema

Årsrapport til Washington Secretary of State

Hvis nonprofit-organisasjonen din er stiftet i Washington eller registrert som en utenlandsk enhet i delstaten, må du sende inn en årsrapport for å holde enheten aktiv og i god standing.

Viktige punkter:

• Rapporten forfaller den siste dagen i måneden da organisasjonen ble stiftet eller registrert
• Den kan leveres opptil 180 dager før fristen
• Hvis fristen oversittes, kan organisasjonen få status som delinquent og i verste fall bli administrativt oppløst
• Washington har en redusert innleveringsavgift for nonprofit-organisasjoner dersom organisasjonen bekrefter bruttoinntekter under gjeldende terskel for siste regnskapsår

For nonprofit-selskaper i Washington er gebyret for tiden strukturert slik:

• $60 standardgebyr
• $20 redusert gebyr når organisasjonen kvalifiserer gjennom inntektsbekreftelse

Årsrapporten er ikke bare en fornyelse. Den er også stedet der du holder offisielle opplysninger oppdatert, inkludert ledelse og registrert agent. Hvis organisasjonen endrer adresse, styremedlemmer eller agentopplysninger, må disse oppdateres raskt.

Skatteforpliktelser i Washington gjennom Department of Revenue

Washington behandler mange nonprofit-aktiviteter som næringsaktivitet for delstatsskatt. At en organisasjon er nonprofit betyr ikke automatisk fritak fra Washingtons salgs- eller virksomhetsskatter.

Generelt kan en nonprofit måtte registrere seg hos Department of Revenue hvis den:

• Driver avgiftspliktig virksomhet i Washington
• Må kreve inn retail sales tax
• Skylder andre skatter eller avgifter som administreres av Department of Revenue

Nonprofit-organisasjoner i Washington er vanligvis underlagt:

• Business and occupation tax på bruttoinntekter fra ordinær forretningsvirksomhet
• Sales tax på kjøp som forsyninger, utstyr, overnatting og byggetjenester
• Innkreving og innbetaling av retail sales tax ved salg av avgiftspliktige varer eller detaljhandelstjenester

Det finnes begrensede unntak. For eksempel kan enkelte organisasjoner som kun driver kvalifiserende innsamlingsaktivitet slippe registreringsplikt, og enkelte små organisasjoner med lav årlig bruttoinntekt kan også være utenfor registreringskravet dersom de ikke har noen annen skatteplikt.

Den tryggeste tilnærmingen er å gjennomgå både aktivitetene og inntektskildene, fordi innsamlinger, detaljsalg og arrangementer raskt kan endre vurderingen.

Registrering av veldedig innsamling i Washington

Hvis nonprofit-organisasjonen din ber om donasjoner fra publikum i Washington, kan du måtte registrere deg hos Secretary of State’s Charities Program. Dette kravet er separat fra både stiftelsen av enheten og IRS-prosessen for skattefritak.

Compliance for veldedig innsamling i Washington gjelder ofte når en organisasjon:

• Ber om donasjoner fra publikum
• Bruker kommersielle innsamlere eller avtaler om innsamlingstjenester
• Markedsfører veldedige kampanjer i delstaten
• Samler inn penger til allmennyttige formål

Vanlige unntak

Noen organisasjoner er ikke registreringspliktige. Vanlige eksempler er:

• Veldedige organisasjoner som samler inn mindre enn $50,000 fra publikum i løpet av et år, når alle aktiviteter, inkludert innsamling, utføres av frivillige uten lønn
• Kirker og deres integrerte tilknyttede enheter
• Politiske organisasjoner
• Innsamlinger for en bestemt person, når alle midler brukes til direkte fordel for vedkommende

Selv når et unntak gjelder, kan organisasjoner fortsatt velge å sende inn en frivillig registrering hvis de ønsker å ha en offentlig registrering hos delstaten.

Første registrering og fornyelse

Hvis registrering kreves, bør både første innsending og fornyelsesplan følges nøye.

Typiske registreringspunkter i Washington inkluderer:

• Første registrering av veldedig organisasjon: $60
• Årlig fornyelse: $40
• Ny registrering, hvis nødvendig etter stenging eller tvungen stenging: $60
• Registrering av avtale om innsamlingstjeneste: $20

Fornyelser forfaller vanligvis ved utgangen av den 11. måneden etter utløpet av regnskapsåret. Det gjør kalenderen for veldedig registrering annerledes enn kalenderen for årsrapporten til selskap, som er knyttet til måneden for stiftelse eller registrering.

Hvis en kommersiell innsamlingsaktør brukes, må organisasjonen også sørge for at innsamlingsavtalen er riktig registrert før innsamlingen starter.

Krav til registrert agent

Hver nonprofit corporation i Washington og hver utenlandsk nonprofit som er registrert for å operere i Washington, må ha en registrert agent med en fysisk gateadresse i delstaten.

Den registrerte agenten mottar:

• Forkynnelse av stevning
• Juridiske varsler
• Offisiell korrespondanse fra delstaten

Viktige detaljer:

• Den registrerte agenten må ha en fysisk adresse i Washington
• Postbokser og private postkasseadresser er ikke akseptable
• Agenten bør være tilgjengelig i normal arbeidstid
• Opplysninger om registrert agent bør holdes oppdatert hvis organisasjonen flytter eller bytter leverandør

For mange nonprofit-organisasjoner er registrert agent den enkleste måten å unngå å gå glipp av juridiske varsler og offisiell korrespondanse. Det er også et av de letteste compliance-punktene å overse etter etableringen.

En praktisk compliance-kalender for Washington-nonprofits

Her er en enkel måte å organisere gjentakende forpliktelser på.

Filing	Typisk frist	Hovedmyndighet
IRS Form 990-serien	Den 15. dagen i den 5. måneden etter skatteårets slutt	IRS
Washington årsrapport	Siste dag i måneden for stiftelse eller registrering	Washington Secretary of State
Washington fornyelse av veldedig registrering	Slutten av den 11. måneden etter regnskapsårets slutt	Washington Secretary of State
Gjennomgang av registrering hos Department of Revenue	Når avgiftspliktig aktivitet starter	Washington Department of Revenue
Gjennomgang av registrert agent	Løpende	Washington Secretary of State

En god styrekalender bør også inkludere interne påminnelser for:

• Budsjettgodkjenning før innsendingssesongen
• Gjennomgang av endringer i ledere og styremedlemmer
• Bekreftelse av organisasjonens skatteår
• Avstemming av innsamlingsaktivitet og inntekter fra arrangementer
• Verifisering av den registrerte agentens fysiske adresse og kontaktinformasjon

Vanlige compliance-feil

De vanligste feilene for nonprofit-organisasjoner i Washington er som regel administrative, ikke strategiske.

• Å forveksle IRS-rapporten med Washingtons årsrapport
• Å anta at nonprofit-status betyr at ingen statlig skatteregistrering er nødvendig
• Å la adressen til den registrerte agenten bli utdatert etter en kontorflytting
• Å misse fristen for veldedig fornyelse fordi den er knyttet til regnskapsåret, ikke stiftelsesmåneden
• Å levere sent fordi styret ikke ferdigstilte økonomien i tide
• Å bruke en innsamlingsaktør uten å sjekke om det kreves registrering av kontrakten

Disse feilene kan unngås hvis organisasjonen behandler compliance som en løpende driftsfunksjon, ikke som en årlig oppgave.

Hvordan Zenind kan hjelpe

Nonprofit-organisasjoner i Washington trenger ofte en enkel måte å holde orden på etter etableringen. Zenind kan hjelpe ved å støtte den gjentakende administrative delen av compliance, inkludert:

• Støtte for registrert agent i Washington
• Påminnelser om gjentakende frister
• Hjelp med selskapsstiftelse for nye nonprofit-enheter
• En ryddigere måte å holde oversikt over innleveringer som holder organisasjonen aktiv

For styrer som vil redusere administrativ friksjon, er en strukturert compliance-oppsett ofte forskjellen mellom å ligge foran frister og å reagere på varsler i etterkant.

Avsluttende tanker

Compliance for nonprofit-organisasjoner i Washington er håndterbar når den deles opp i separate oppgaver: føderal skatterapportering, statlige årsrapporter, skatteregistrering, innleveringer for veldedig innsamling og vedlikehold av registrert agent. Organisasjonene som holder seg i god standing, er som regel de som bygger en kalender tidlig, går gjennom den jevnlig og fordeler ansvar før fristene kommer.

Hvis nonprofit-organisasjonen din nettopp er i gang, eller hvis du rydder opp i en eksisterende compliance-prosess, bør du først fokusere på de innleveringene som kan få de største konsekvensene: IRS Form 990-serien, Washington årsrapport, fornyelse av veldedig registrering og oppføringen av registrert agent. Når disse er under kontroll, blir resten mye enklere å håndtere.