Ръководство за съответствие на сдружения с нестопанска цел във Вашингтон: годишни отчети, Form 990, регистрация за благотворителна дейност и правила за регистриран агент

Съответствието на сдруженията с нестопанска цел във Вашингтон е повтаряща се система от федерални и щатски декларации, данъчни задължения и управленски задачи. Независимо дали вашата организация е новоучредено сдружение с нестопанска цел във Вашингтон, чуждестранна организация с нестопанска цел, която оперира в щата, или благотворителна организация, която активно набира дарения, спазването на изискванията означава да следите срокове пред няколко институции и да поддържате документите си актуални.

За много управителни съвети и основатели предизвикателството не е да разбират мисията на организацията. То е да изградят календар за подаване на документи, който предотвратява пропуснати отчети, закъснели такси и избягваеми административни проблеми. Това ръководство разглежда основните изисквания за съответствие, които организациите с нестопанска цел във Вашингтон трябва да следят през годината.

Какво обхваща съответствието на сдружение с нестопанска цел във Вашингтон

Едно сдружение с нестопанска цел във Вашингтон обикновено трябва да управлява пет категории задължения:

• Федерално отчитане за данъчно освобождаване
• Годишен отчет към Държавния секретар на Вашингтон
• Регистрация и данъчни задължения към Департамента по приходи на Вашингтон
• Регистрация и подновяване на благотворителна дейност, ако организацията набира средства от обществеността
• Поддържане на регистриран агент и основни управленски записи

Не всяка организация с нестопанска цел подава всеки формуляр. Точните изисквания зависят от това дали организацията е учредена във Вашингтон, е регистрирана като чуждестранно лице във Вашингтон, е освободена от регистрация за благотворителна дейност, продава облагаеми стоки или услуги, или е призната от IRS като организация с данъчно освобождаване.

Федерално съответствие: серията Form 990

Повечето организации с данъчно освобождаване трябва да подават годишна информационна декларация към IRS. Конкретният формуляр зависи от размера и вида на организацията, но основната група декларации е серията Form 990.

Често срещани федерални варианти за подаване включват:

• Form 990-N за определени малки организации
• Form 990-EZ за организации, които отговарят на условията за краткия формуляр
• Form 990 за по-големи организации
• Form 990-PF за частни фондации

Срокът обикновено е 15-ият ден на 5-ия месец след края на данъчната година на организацията. За организация с календарна данъчна година това обикновено означава 15 май. Ако срокът се падне през уикенд или официален празник, подаването се измества за следващия работен ден.

Малките организации, които отговарят на условията за Form 990-N, пак трябва да подават всяка година. Макар e-Postcard да е прост, неподаването в продължение на три последователни години може да доведе до автоматично отнемане на статута на данъчно освобождаване.

Практически съвети за федерално съответствие:

• Потвърдете данъчната си година и я поддържайте последователна с учредителните документи
• Следете брутните приходи и активите, за да знаете кой вариант на Form 990 се прилага
• Поддържайте организирани одобренията на борда, финансовите отчети и записите за офицерите преди началото на сезона за подаване
• Третирайте декларацията към IRS като документ за обществена отчетност, а не само като данъчен формуляр

Годишен отчет към Държавния секретар на Вашингтон

Ако вашата организация с нестопанска цел е учредена във Вашингтон или е регистрирана като чуждестранно лице в щата, трябва да подадете годишен отчет, за да остане организацията активна и в добро състояние.

Основни моменти:

• Отчетът е дължим до последния ден на месеца, в който организацията е била учредена или регистрирана
• Може да бъде подаден до 180 дни преди крайния срок
• Пропускането на срока може да постави организацията в статус на просрочие и може да доведе до административно прекратяване
• Вашингтон позволява намалена такса за подаване за сдружения с нестопанска цел, ако организацията удостоверява брутен приход под приложимия праг за последната фискална година

За сдруженията с нестопанска цел, учредени във Вашингтон, таксата в момента е структурирана така:

• 60 USD стандартна такса
• 20 USD намалена такса, когато организацията отговаря на условията чрез удостоверяване на приходи

Годишният отчет не е просто формуляр за подновяване. Той е и мястото, където актуализирате официалните данни, включително ръководството и информацията за регистрирания агент. Ако организацията промени адреса си, управителите или данните за агента, тези записи трябва да се актуализират своевременно.

Данъчни задължения във Вашингтон чрез Департамента по приходи

Вашингтон третира много дейности на организации с нестопанска цел като стопанска дейност за целите на щатските данъци. Фактът, че една организация е с нестопанска цел, не означава автоматично освобождаване от данък върху продажбите или от други бизнес данъци във Вашингтон.

По правило организация с нестопанска цел може да трябва да се регистрира в Департамента по приходи, ако:

• Извършва облагаеми стопански дейности във Вашингтон
• Трябва да събира данък върху продажбите на дребно
• Дължи друг данък или такса, администрирани от Департамента

Организациите с нестопанска цел във Вашингтон обикновено подлежат на:

• Данък върху бизнес и професионална дейност върху брутните приходи от редовна стопанска дейност
• Данък върху продажбите при покупки като консумативи, оборудване, настаняване и строителни услуги
• Събиране и внасяне на данък върху продажбите на дребно при продажба на облагаеми стоки или услуги на дребно

Има ограничени изключения. Например някои организации, които извършват само квалифицираща благотворителна дейност по набиране на средства, може да не трябва да се регистрират, а определени малки организации с нисък годишен брутен доход също може да са извън изискването за регистрация, ако нямат друго данъчно задължение.

Най-сигурният подход е да прегледате както дейностите на организацията, така и източниците на приходи, защото набирането на средства, продажбите на дребно и събитията могат бързо да променят анализа.

Регистрация за благотворителна дейност във Вашингтон

Ако вашата организация с нестопанска цел набира дарения от обществеността във Вашингтон, може да се наложи да се регистрирате в програмата за благотворителни организации на Държавния секретар. Това изискване е отделно от учредяването на организацията и отделно от процеса на данъчно освобождаване от IRS.

Съответствието за благотворителна дейност във Вашингтон често се прилага, когато дадена организация:

• Набира дарения от обществеността
• Използва търговски набирачи на средства или договори за услуги по набиране на средства
• Популяризира благотворителни кампании в щата
• Набира средства за дейности в обществена полза

Често срещани освобождавания

Някои организации не са длъжни да се регистрират. Често срещани примери са:

• Благотворителни организации, които набират по-малко от 50 000 USD от обществеността за една година, когато всички дейности, включително набирането на средства, се извършват от неплатени доброволци
• Църкви и техните интегрирани структури
• Политически организации
• Обжалвания, насочени към конкретно лице, когато всички приходи се използват за пряката полза на това лице

Дори когато е налице освобождаване, организациите могат да изберат да подадат доброволна регистрация, ако искат публичен запис в щата.

Първоначална регистрация и подновяване

Ако регистрацията е задължителна, първоначалното подаване и графикът за подновяване трябва да се следят внимателно.

Типичните точки за подаване във Вашингтон включват:

• Първоначална регистрация за благотворителна дейност: 60 USD
• Годишно подновяване: 40 USD
• Пререгистрация, ако е необходима след закриване или принудително закриване: 60 USD
• Регистрация на договор за услуги по набиране на средства: 20 USD

Подновяванията обикновено са дължими до края на 11-ия месец след края на фискалната година. Това прави календара за благотворителна дейност различен от календара за годишния корпоративен отчет, който е обвързан с месеца на учредяване или регистрация.

Ако е включен търговски набирач на средства, организацията трябва също да се увери, че договорът за набиране е надлежно подаден преди започване на кампанията.

Изискване за регистриран агент

Всяко сдружение с нестопанска цел, учредено във Вашингтон, и всяка чуждестранна организация с нестопанска цел, регистрирана да работи във Вашингтон, трябва да поддържа регистриран агент с физически адрес в щата.

Регистрираният агент получава:

• Съдебни книжа
• Правни уведомления
• Официална кореспонденция от държавата

Важни подробности:

• Регистрираният агент трябва да има физически адрес във Вашингтон
• PO кутии и адреси на частни пощенски кутии не са приемливи
• Агентът трябва да е достъпен през нормалното работно време
• Информацията за регистрирания агент трябва да остане актуална, ако организацията се премести или смени доставчик

За много организации с нестопанска цел регистрираният агент е най-лесният начин да се избегнат пропуснати правни уведомления и пропусната кореспонденция за подаване. Това е и едно от най-лесните изисквания за съответствие, които да бъдат пренебрегнати след учредяването.

Практически календар за съответствие на сдружение с нестопанска цел във Вашингтон

Ето един прост начин да организирате повтарящите се задължения.

Подаване	Типичен срок	Основна институция
Серия Form 990 към IRS	15-ият ден на 5-ия месец след края на данъчната година	IRS
Годишен отчет във Вашингтон	Последният ден на месеца на учредяване или регистрация	Държавен секретар на Вашингтон
Подновяване за благотворителна дейност във Вашингтон	Край на 11-ия месец след края на фискалната година	Държавен секретар на Вашингтон
Преглед на регистрация в Департамента по приходи	Когато започне облагаема дейност	Департамент по приходи на Вашингтон
Преглед на регистрирания агент	Постоянно	Държавен секретар на Вашингтон

Един добър календар на управителния съвет трябва също да включва вътрешни напомняния за:

• Одобрение на бюджета преди сезона за подаване
• Преглед на промените в офицерите и директорите
• Потвърждение на данъчната година на организацията
• Сверяване на дейността по набиране на средства и приходите от събития
• Проверка на физическия адрес и контактната информация на регистрирания агент

Често срещани грешки при съответствието

Най-честите грешки на организациите с нестопанска цел във Вашингтон обикновено са административни, а не стратегически.

• Объркване на декларацията към IRS с годишния отчет във Вашингтон
• Приемане, че статутът на организация с нестопанска цел означава, че не е нужна държавна данъчна регистрация
• Оставяне на адреса на регистрирания агент да остарее след преместване на офиса
• Пропускане на срока за подновяване на благотворителната регистрация, защото той е обвързан с фискалната година, а не с месеца на учредяване
• Късно подаване, защото бордът не е финализирал финансите навреме
• Използване на набирач на средства без проверка дали е необходимо подаване на договор

Тези грешки могат да бъдат избегнати, ако организацията третира съответствието като постоянна оперативна функция, а не като еднократна задача веднъж годишно.

Как Zenind може да помогне

Организациите с нестопанска цел във Вашингтон често се нуждаят от прост начин да останат организирани след учредяването. Zenind може да помогне, като подкрепя административната страна на съответствието, включително:

• Поддръжка на регистриран агент във Вашингтон
• Напомняния за повтарящи се крайни срокове
• Поддръжка при учредяване на нови организации с нестопанска цел
• По-ясен начин за следене на подаванията, които поддържат организацията активна

За управителни съвети, които искат да намалят административното натоварване, структурирана система за съответствие често е разликата между това да сте една крачка пред сроковете и да реагирате на уведомления след факта.

Заключение

Съответствието на организациите с нестопанска цел във Вашингтон е управляемо, когато се раздели на отделни задължения: федерално данъчно отчитане, щатски годишни отчети, данъчна регистрация, подадени документи за благотворителна дейност и поддръжка на регистриран агент. Организациите, които остават в добро състояние, обикновено са тези, които изграждат календар отрано, преглеждат го редовно и разпределят отговорностите преди да настъпят сроковете.

Ако вашата организация с нестопанска цел едва започва, или ако подреждате съществуващ процес за съответствие, започнете първо с подаванията, които могат да доведат до най-сериозни последици: серията IRS Form 990, годишният отчет във Вашингтон, подновяването на благотворителната регистрация и записът за регистрирания агент. След като те са под контрол, останалото става много по-лесно за управление.