Ghid de conformitate pentru organizațiile nonprofit din Washington: rapoarte anuale, Formularul 990, înregistrare caritabilă și reguli privind agentul autorizat

Conformitatea pentru organizațiile nonprofit din Washington este un sistem recurent de raportări federale și statale, obligații fiscale și sarcini de guvernanță. Indiferent dacă organizația dvs. este o corporație nonprofit nou înființată în Washington, o organizație nonprofit străină care operează în stat sau o organizație caritabilă care solicită în mod activ donații, respectarea cerințelor înseamnă urmărirea termenelor limită la mai multe autorități și menținerea la zi a evidențelor.

Pentru multe consilii de administrație și fondatori, provocarea nu este înțelegerea misiunii organizației. Provocarea este construirea unui calendar de depuneri care să prevină rapoartele omise, penalitățile întârziate și problemele administrative evitabile. Acest ghid detaliază principalele cerințe de conformitate pe care organizațiile nonprofit din Washington ar trebui să le urmărească pe parcursul anului.

Ce acoperă conformitatea pentru organizațiile nonprofit din Washington

O organizație nonprofit din Washington trebuie, de regulă, să gestioneze cinci categorii de obligații:

• Raportare federală pentru organizațiile scutite de taxe
• Raport anual la Secretarul de Stat al Washingtonului
• Înregistrare și obligații fiscale la Departamentul de Venituri din Washington
• Înregistrare și reînnoire pentru solicitarea de donații caritabile, dacă organizația strânge fonduri de la public
• Menținerea agentului autorizat și a evidențelor de bază privind guvernanța

Nu fiecare organizație nonprofit va depune fiecare formular. Cerințele exacte depind de faptul dacă organizația este înființată în Washington, este calificată ca entitate străină în Washington, este scutită de înregistrarea caritabilă, vinde activ bunuri sau servicii impozabile sau este recunoscută de IRS ca organizație scutită de taxe.

Conformitatea federală: seria Formularului 990

Majoritatea organizațiilor scutite de taxe trebuie să depună anual la IRS o declarație informativă. Formularul depinde de dimensiunea și tipul organizației, dar familia principală de formulare este seria Form 990.

Opțiunile federale uzuale includ:

• Form 990-N pentru anumite organizații mici
• Form 990-EZ pentru organizațiile eligibile pentru formularul prescurtat
• Form 990 pentru organizațiile mai mari
• Form 990-PF pentru fundațiile private

Termenul limită este, în general, a 15-a zi a celei de-a cincea luni după încheierea anului fiscal al organizației. Pentru o organizație nonprofit cu an calendaristic, aceasta înseamnă de obicei 15 mai. Dacă termenul limită cade într-un weekend sau într-o sărbătoare legală, depunerea se mută în următoarea zi lucrătoare.

Organizațiile mici care se califică pentru Form 990-N ar trebui totuși să depună în fiecare an. Chiar dacă e-Postcard este simplă, neîndeplinirea obligației timp de trei ani consecutivi poate duce la revocarea automată a statutului de scutire fiscală.

Sfaturi practice pentru conformitatea federală:

• Confirmați anul fiscal și mențineți-l consecvent cu documentele de guvernanță
• Urmăriți încasările brute și nivelul activelor pentru a ști ce versiune a Formularului 990 se aplică
• Păstrați la un loc aprobările consiliului, situațiile financiare și evidențele funcționarilor înainte de începerea sezonului de depuneri
• Tratați declarația IRS ca pe un document de responsabilitate publică, nu doar ca pe un formular fiscal

Raportul anual la Secretarul de Stat al Washingtonului

Dacă organizația dvs. nonprofit este înființată în Washington sau este înregistrată ca entitate străină în stat, trebuie să depuneți un raport anual pentru a menține entitatea activă și în stare bună.

Aspecte importante de reținut:

• Raportul este scadent în ultima zi a lunii în care organizația a fost înființată sau înregistrată
• Poate fi depus cu până la 180 de zile înainte de termenul limită
• Nerespectarea termenului poate plasa organizația în stare de întârziere și poate duce la dizolvare administrativă
• Washingtonul permite o taxă redusă pentru depunerea nonprofit dacă organizația certifică venituri brute sub pragul aplicabil pentru cel mai recent exercițiu financiar

Pentru corporațiile nonprofit din Washington, taxa este structurat astfel în prezent:

• Taxă standard de 60 USD
• Taxă redusă de 20 USD când organizația se califică prin certificarea veniturilor

Raportul anual nu este doar un formular de reînnoire. Este și locul în care actualizați evidențele oficiale, inclusiv informațiile despre conducere și despre agentul autorizat. Dacă organizația își schimbă adresa, oficialii de conducere sau detaliile agentului, asigurați-vă că aceste evidențe sunt actualizate prompt.

Obligații fiscale în Washington prin Departamentul de Venituri

Washingtonul tratează multe activități nonprofit ca activitate comercială în scopuri fiscale de stat. Faptul că o organizație este nonprofit nu creează o scutire generală de la taxele de vânzări sau de afaceri din Washington.

În general, o organizație nonprofit poate avea nevoie să se înregistreze la Departamentul de Venituri dacă:

• Desfășoară activități comerciale impozabile în Washington
• Trebuie să colecteze taxa pe vânzări cu amănuntul
• Datorează orice alt impozit sau taxă administrată de Departament

Organizațiile nonprofit din Washington sunt, în general, supuse:

• Taxei business and occupation asupra veniturilor brute din activitatea comercială obișnuită
• Taxei pe vânzări pentru achiziții precum consumabile, echipamente, cazare și servicii de construcții
• Colectării și virării taxei pe vânzări cu amănuntul atunci când vând bunuri impozabile sau servicii de retail impozabile

Există excepții limitate. De exemplu, unele organizații care desfășoară doar activități de strângere de fonduri calificate pot să nu aibă nevoie de înregistrare, iar anumite organizații mici cu venit brut anual redus pot fi, de asemenea, în afara cerinței de înregistrare dacă nu au nicio altă obligație fiscală.

Cea mai sigură abordare este să analizați atât activitățile organizației, cât și sursele de venit, deoarece strângerea de fonduri, vânzările cu amănuntul și activitățile de eveniment pot schimba rapid analiza.

Înregistrarea pentru solicitarea de donații caritabile în Washington

Dacă organizația dvs. nonprofit solicită donații de la public în Washington, este posibil să fie necesar să vă înregistrați la Programul pentru Organizații Caritabile al Secretarului de Stat. Această cerință este separată de înființarea entității și separată de procesul de obținere a scutirii fiscale de la IRS.

Conformitatea caritabilă în Washington se aplică adesea atunci când o organizație:

• Solicită donații de la public
• Folosește strângători de fonduri comerciali sau contracte de servicii de fundraising
• Promovează campanii caritabile în stat
• Strânge bani pentru activități de interes public

Excepții frecvente

Unele organizații nu sunt obligate să se înregistreze. Exemple comune includ:

• Organizații caritabile care strâng mai puțin de 50.000 USD de la public într-un an, atunci când toate activitățile, inclusiv strângerea de fonduri, sunt desfășurate de voluntari neplătiți
• Bisericile și unitățile lor integrate
• Organizațiile politice
• Apelurile pentru o anumită persoană, atunci când toate veniturile sunt folosite în beneficiul direct al acelei persoane

Chiar și atunci când se aplică o excepție, organizațiile pot alege totuși să depună o înregistrare opțională dacă doresc să existe o evidență publică la nivel de stat.

Înregistrarea inițială și reînnoirea

Dacă înregistrarea este necesară, depunerea inițială și programul de reînnoire trebuie urmărite cu atenție.

Puncte tipice de depunere pentru organizațiile caritabile din Washington includ:

• Înregistrare inițială caritabilă: 60 USD
• Reînnoire anuală: 40 USD
• Reînregistrare, dacă este necesară după închidere sau închidere involuntară: 60 USD
• Înregistrarea contractului de servicii de fundraising: 20 USD

Reînnoirile sunt, în general, scadente la sfârșitul celei de-a 11-a luni după încheierea exercițiului financiar. Asta face ca calendarul organizațiilor caritabile să fie diferit de calendarul raportului anual corporativ, care este legat de luna înființării sau a înregistrării.

Dacă este implicat un fundraiser comercial, organizația ar trebui, de asemenea, să se asigure că contractul de fundraising este depus corespunzător înainte de începerea solicitării de donații.

Cerința privind agentul autorizat

Fiecare corporație nonprofit din Washington și fiecare organizație nonprofit străină înregistrată să opereze în Washington trebuie să mențină un agent autorizat cu o adresă fizică în stat.

Agentul autorizat primește:

• Acte de procedură
• Notificări juridice
• Corespondență oficială de la stat

Detalii importante:

• Agentul autorizat trebuie să aibă o adresă fizică în Washington
• Casetele poștale și adresele private de corespondență nu sunt acceptabile
• Agentul ar trebui să fie disponibil în timpul programului normal de lucru
• Informațiile despre agentul autorizat trebuie să rămână actualizate dacă organizația se mută sau schimbă furnizorul

Pentru multe organizații nonprofit, agentul autorizat este cea mai simplă modalitate de a evita notificările juridice omise și corespondența de depunere ratată. Este, de asemenea, unul dintre cele mai ușor de trecut cu vederea elemente de conformitate după înființare.

Un calendar practic de conformitate pentru organizațiile nonprofit din Washington

Iată o modalitate simplă de a organiza obligațiile recurente.

Depunere	Termen limită tipic	Agenție principală
Seria IRS Form 990	A 15-a zi a celei de-a 5-a luni după încheierea anului fiscal	IRS
Raport anual Washington	Ultima zi a lunii în care are loc înființarea sau înregistrarea	Secretarul de Stat al Washingtonului
Reînnoirea organizației caritabile din Washington	Sfârșitul celei de-a 11-a luni după încheierea anului fiscal	Secretarul de Stat al Washingtonului
Revizuirea înregistrării la Departamentul de Venituri	Când începe activitatea impozabilă	Departamentul de Venituri din Washington
Revizuirea agentului autorizat	Permanent	Secretarul de Stat al Washingtonului

Un calendar bun al consiliului ar trebui să includă și mementouri interne pentru:

• Aprobarea bugetului înainte de sezonul de depuneri
• Revizuirea modificărilor de funcționari și directori
• Confirmarea anului fiscal al organizației
• Reconcilierea activităților de fundraising și a veniturilor din evenimente
• Verificarea adresei fizice și a informațiilor de contact ale agentului autorizat

Greșeli frecvente de conformitate

Cele mai frecvente greșeli ale organizațiilor nonprofit din Washington sunt, de obicei, administrative, nu strategice.

• Confundarea depunerii la IRS cu raportul anual din Washington
• Presupunerea că statutul nonprofit înseamnă că nu este necesară nicio înregistrare fiscală la nivel de stat
• Lăsarea adresei agentului autorizat să devină învechită după mutarea biroului
• Omiterea termenului de reînnoire caritabilă pentru că este legat de exercițiul financiar, nu de luna înființării
• Depunerea cu întârziere deoarece consiliul nu a finalizat finanțele suficient de devreme
• Folosirea unui fundraiser fără a verifica dacă este necesară depunerea contractului

Aceste greșeli pot fi evitate dacă organizația tratează conformitatea ca pe o funcție operațională continuă, nu ca pe o sarcină anuală.

Cum poate ajuta Zenind

Organizațiile nonprofit din Washington au adesea nevoie de o modalitate simplă de a rămâne organizate după înființare. Zenind poate ajuta prin susținerea părții administrative recurente a conformității, inclusiv:

• Suport pentru agent autorizat în Washington
• Memento-uri de depunere pentru termenele recurente
• Suport pentru înființarea de entități nonprofit noi
• O modalitate mai clară de a urmări depunerile care mențin organizația activă

Pentru consiliile care doresc să reducă fricțiunea administrativă, o structură de conformitate bine organizată este adesea diferența dintre a rămâne înaintea termenelor limită și a reacționa la notificări după ce acestea au apărut.

Concluzii finale

Conformitatea pentru organizațiile nonprofit din Washington este gestionabilă atunci când este împărțită în sarcini separate: raportare fiscală federală, rapoarte anuale de stat, înregistrare fiscală, depuneri pentru solicitarea de donații caritabile și menținerea agentului autorizat. Organizațiile care rămân în stare bună sunt, de obicei, cele care își construiesc devreme un calendar, îl revizuiesc regulat și atribuie responsabilități înainte de sosirea termenelor limită.

Dacă organizația dvs. nonprofit abia începe sau dacă remediați un proces de conformitate existent, concentrați-vă mai întâi pe depunerile care pot genera cele mai mari consecințe: seria IRS Form 990, raportul anual din Washington, reînnoirea înregistrării caritabile și evidența agentului autorizat. Odată ce acestea sunt sub control, restul devine mult mai ușor de gestionat.