Washingtonin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuuden opas: vuosiraportit, Form 990, hyväntekeväisyysrekisteröinti ja rekisteröidyn edustajan säännöt

Washingtonin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus on jatkuva kokonaisuus, joka koostuu liittovaltion ja osavaltion ilmoituksista, verovelvoitteista ja hallinnollisista tehtävistä. Olipa organisaatiosi juuri perustettu Washingtonin nonprofit corporation, osavaltiossa toimiva ulkomainen voittoa tavoittelematon organisaatio tai yleisöltä lahjoituksia aktiivisesti keräävä hyväntekeväisyysjärjestö, vaatimustenmukaisena pysyminen tarkoittaa määräaikojen seuraamista useiden viranomaisten välillä ja tietojen pitämistä ajan tasalla.

Monille hallituksille ja perustajille haaste ei ole organisaation mission ymmärtäminen. Haaste on sellaisen ilmoitusaikataulun rakentaminen, joka estää unohtuneet raportit, myöhästymismaksut ja vältettävissä olevat hallinnolliset ongelmat. Tämä opas jäsentää tärkeimmät vaatimustenmukaisuusvaatimukset, joita Washingtonin voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi seurata vuoden aikana.

Mitä Washingtonin voittoa tavoittelemattoman organisaation vaatimustenmukaisuus kattaa

Washingtonin voittoa tavoittelemattoman organisaation on tyypillisesti hallittava viittä velvoitekokonaisuutta:

• Liittovaltion verovapautta koskeva raportointi
• Washingtonin osavaltion sihteerin vuosiraportointi
• Washingtonin Department of Revenue -viranomaisen rekisteröinti- ja verovelvoitteet
• Hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröinti ja uusiminen, jos organisaatio kerää varoja yleisöltä
• Rekisteröidyn edustajan ylläpito ja perushallinnon dokumentaatio

Kaikki nonprofit-organisaatiot eivät toimita kaikkia lomakkeita. Tarkat vaatimukset riippuvat siitä, onko organisaatio perustettu Washingtonissa, rekisteröitynyt ulkomaisena toimijana Washingtonissa, vapautettu hyväntekeväisyysrekisteröinnistä, myykö se aktiivisesti veronalaisia tavaroita tai palveluita, tai onko IRS tunnustanut sen verovapaaksi organisaatioksi.

Liittovaltion vaatimustenmukaisuus: Form 990 -sarja

Useimpien verovapaiden organisaatioiden on jätettävä IRS:lle vuosittainen tietoilmoitus. Lomake riippuu organisaation koosta ja tyypistä, mutta keskeinen ilmoitussarja on Form 990 -sarja.

Yleisiä liittovaltion ilmoitusvaihtoehtoja ovat:

• Form 990-N tietyille pienille organisaatioille
• Form 990-EZ organisaatioille, jotka täyttävät lyhyen lomakkeen ehdot
• Form 990 suuremmille organisaatioille
• Form 990-PF yksityisille säätiöille

Määräpäivä on yleensä verovuoden päättymiskuukautta seuraavan viidennen kuukauden 15. päivä. Kalenterivuotta noudattavalle nonprofit-organisaatiolle tämä tarkoittaa yleensä 15. toukokuuta. Jos määräpäivä osuu viikonlopulle tai lailliselle vapaapäivälle, määräaika siirtyy seuraavaan arkipäivään.

Pienet organisaatiot, jotka ovat oikeutettuja Form 990-N -ilmoitukseen, joutuvat silti toimittamaan sen joka vuosi. Vaikka e-Postcard on yksinkertainen, kolmena peräkkäisenä vuonna laiminlyöty ilmoitus voi johtaa verovapaan aseman automaattiseen peruuttamiseen.

Käytännön liittovaltion vaatimustenmukaisuusvinkkejä:

• Vahvista verovuotesi ja pidä se johdonmukaisena sääntöasiakirjojesi kanssa
• Seuraa bruttotuloja ja varallisuuden määrää, jotta tiedät, mikä Form 990 -versio koskee organisaatiotasi
• Pidä hallituksen hyväksynnät, tilinpäätökset ja toimihenkilötiedot järjestyksessä ennen ilmoituskautta
• Suhtaudu IRS-ilmoitukseen julkisen vastuun asiakirjana, et vain verolomakkeena

Washingtonin osavaltion sihteerin vuosiraportti

Jos nonprofit-organisaatiosi on perustettu Washingtonissa tai rekisteröitynyt ulkomaiseksi toimijaksi osavaltiossa, sen on toimitettava vuosiraportti säilyttääkseen toimintakykynsä ja hyvän asemansa.

Tärkeää huomioitavaa:

• Raportti erääntyy sen kuukauden viimeisenä päivänä, jona organisaatio perustettiin tai rekisteröitiin
• Sen voi toimittaa jopa 180 päivää ennen määräpäivää
• Määräajan laiminlyönti voi asettaa organisaation laiminlyöntitilaan ja johtaa hallinnolliseen purkuun
• Washington tarjoaa nonprofit-organisaatioille alennetun ilmoitusmaksun, jos organisaatio vahvistaa bruttotulonsa sovellettavan kynnyksen alapuolelle viimeisimmältä tilikaudelta

Washingtonin nonprofit corporation -organisaatioille maksu on tällä hetkellä rakennettu seuraavasti:

• 60 dollarin perusmaksu
• 20 dollarin alennettu maksu, kun organisaatio täyttää tulovahvistuksen ehdot

Vuosiraportti ei ole pelkkä uusimisilmoitus. Se on myös paikka, jossa viralliset tiedot pidetään ajan tasalla, mukaan lukien johto- ja rekisteröidyn edustajan tiedot. Jos organisaation osoite, hallinnolliset vastuuhenkilöt tai edustajatiedot muuttuvat, nämä tiedot on päivitettävä viipymättä.

Washingtonin verovelvoitteet Department of Revenue -viranomaisen kautta

Washington käsittelee monia nonprofit-organisaatioiden toimintoja liiketoimintana osavaltion verotuksessa. Se, että organisaatio on nonprofit, ei luo yleistä vapautusta Washingtonin myynti- tai liiketoimintaveroista.

Yleisesti nonprofit-organisaation voi olla tarpeen rekisteröityä Department of Revenue -viranomaiselle, jos se:

• Harjoittaa veronalaista liiketoimintaa Washingtonissa
• On velvollinen perimään vähittäismyyntiveroa
• On velvollinen maksamaan muita viranomaisen hallinnoimia veroja tai maksuja

Washingtonin nonprofit-organisaatioihin sovelletaan yleensä:

• Business and occupation -veroa säännöllisestä liiketoiminnasta saatavista bruttotuloista
• Myyntiveroa esimerkiksi tarvikkeista, laitteista, majoituksesta ja rakennuspalveluista
• Vähittäismyyntiveron perintää ja tilittämistä, kun myydään veronalaisia tavaroita tai vähittäispalveluita

Poikkeuksia on rajoitetusti. Esimerkiksi jotkin organisaatiot, jotka harjoittavat vain hyväksyttävää varainhankintaa, eivät välttämättä tarvitse rekisteröityä, ja tietyt pienet organisaatiot, joiden vuosittaiset bruttotulot ovat vähäiset, voivat myös jäädä rekisteröintivaatimuksen ulkopuolelle, jos niillä ei ole muuta verovelvoitetta.

Turvallisin lähestymistapa on tarkastella sekä organisaation toimintaa että sen tulonlähteitä, koska varainhankinta, vähittäismyynti ja tapahtumatoiminta voivat muuttaa arviota nopeasti.

Hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröinti Washingtonissa

Jos nonprofit-organisaatiosi kerää lahjoituksia yleisöltä Washingtonissa, sen on ehkä rekisteröidyttävä Secretary of State’s Charities Program -ohjelmassa. Tämä vaatimus on erillinen sekä organisaation perustamisesta että IRS:n verovapausprosessista.

Washingtonin hyväntekeväisyysvaatimustenmukaisuus koskee usein organisaatiota, joka:

• Kerää lahjoituksia yleisöltä
• Käyttää kaupallisia varainkerääjiä tai varainhankintapalvelusopimuksia
• Markkinoi hyväntekeväisyyskampanjoita osavaltiossa
• Kerää rahaa yleishyödyllisiin tarkoituksiin

Yleiset vapautukset

Joitakin organisaatioita ei tarvitse rekisteröidä. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Hyväntekeväisyysorganisaatiot, jotka keräävät alle 50 000 dollaria yleisöltä vuoden aikana, kun kaikki toiminta, mukaan lukien varainhankinta, tehdään palkattomien vapaaehtoisten voimin
• Kirkot ja niiden integroidut alajärjestöt
• Poliittiset organisaatiot
• Vetoomukset tietyn yksityishenkilön puolesta, kun kaikki tuotot käytetään kyseisen henkilön suoraksi hyödyksi

Vaikka vapautus olisi voimassa, organisaatio voi silti halutessaan tehdä vapaaehtoisen rekisteröinnin, jotta sillä olisi julkinen merkintä osavaltion järjestelmässä.

Alkuperäinen rekisteröinti ja uusiminen

Jos rekisteröinti vaaditaan, alkuperäinen ilmoitus ja uusimisaikataulu on seurattava huolellisesti.

Tyypillisiä Washingtonin hyväntekeväisyysilmoituksen vaiheita ovat:

• Alkuperäinen hyväntekeväisyysrekisteröinti: 60 dollaria
• Vuosittainen uusiminen: 40 dollaria
• Uudelleenrekisteröinti, jos tarpeen sulkemisen tai pakotetun sulkemisen jälkeen: 60 dollaria
• Varainhankintapalvelusopimuksen rekisteröinti: 20 dollaria

Uusimiset erääntyvät yleensä tilikauden päättymistä seuraavan 11. kuukauden lopussa. Tämä tekee hyväntekeväisyyden kalenterista erilaisen kuin yhtiön vuosiraportin kalenteri, joka sidotaan perustamis- tai rekisteröintikuukauteen.

Jos mukana on kaupallinen varainkerääjä, organisaation on varmistettava myös, että varainhankintasopimus on asianmukaisesti toimitettu ennen varainkeruun aloittamista.

Rekisteröidyn edustajan vaatimus

Jokaisella Washingtonin nonprofit corporation -yhtiöllä ja jokaisella Washingtonissa toimimaan rekisteröityneellä ulkomaisella nonprofit-organisaatiolla on oltava rekisteröity edustaja, jolla on osavaltiossa fyysinen katuosoite.

Rekisteröity edustaja vastaanottaa:

• Haasteet ja tiedoksiannot
• Oikeudelliset ilmoitukset
• Virallisen osavaltioyhteydenpidon

Tärkeitä yksityiskohtia:

• Rekisteröidyllä edustajalla on oltava fyysinen osoite Washingtonissa
• Postilokerot ja yksityiset postilaatikot eivät ole hyväksyttäviä
• Edustajan tulee olla tavoitettavissa normaalina työaikana
• Rekisteröidyn edustajan tiedot on pidettävä ajan tasalla, jos organisaatio muuttaa tai vaihtaa palveluntarjoajaa

Monille nonprofit-organisaatioille rekisteröity edustaja on yksinkertaisin tapa välttää huomaamatta jääneet oikeudelliset ilmoitukset ja ilmoituksiin liittyvät viestit. Se on myös yksi helpoimmista vaatimustenmukaisuuskohdista unohtaa perustamisen jälkeen.

Käytännöllinen Washingtonin nonprofit-vaatimustenmukaisuuden kalenteri

Näin voit organisoida toistuvat velvoitteet selkeästi.

Ilmoitus	Tyypillinen määräaika	Keskeinen viranomainen
IRS Form 990 -sarja	Verovuoden päättymistä seuraavan viidennen kuukauden 15. päivä	IRS
Washingtonin vuosiraportti	Perustamis- tai rekisteröintikuukauden viimeinen päivä	Washingtonin osavaltion sihteeri
Washingtonin hyväntekeväisyysuusiminen	Tilikauden päättymistä seuraavan 11. kuukauden loppu	Washingtonin osavaltion sihteeri
Department of Revenue -rekisteröinnin tarkistus	Kun verollinen toiminta alkaa	Washington Department of Revenue
Rekisteröidyn edustajan tarkistus	Jatkuvasti	Washingtonin osavaltion sihteeri

Hyvä hallituksen kalenteri sisältää myös sisäiset muistutukset seuraavista:

• Budjetin hyväksyntä ennen ilmoituskautta
• Toimihenkilö- ja hallituksen jäsenmuutosten tarkistus
• Organisaation verovuoden vahvistaminen
• Varainhankinnan ja tapahtumatuottojen täsmäytys
• Rekisteröidyn edustajan fyysisen osoitteen ja yhteystietojen varmistaminen

Yleiset vaatimustenmukaisuusvirheet

Yleisimmät Washingtonin nonprofit-virheet ovat tavallisesti hallinnollisia, eivät strategisia.

• IRS-ilmoituksen sekoittaminen Washingtonin vuosiraporttiin
• Oletus, että nonprofit-asema tarkoittaa, ettei osavaltion verorekisteröintiä tarvita
• Rekisteröidyn edustajan osoitteen vanhentuminen toimiston muuton jälkeen
• Hyväntekeväisyysuusimisen määräajan missaaminen, koska se sidotaan tilikauteen eikä perustamiskuukauteen
• Myöhästyminen, koska hallitus ei saanut talousasioita valmiiksi ajoissa
• Varainkerääjän käyttö ilman tarkistusta siitä, vaaditaanko sopimuksen toimittamista

Nämä virheet on helppo välttää, jos organisaatio käsittelee vaatimustenmukaisuutta jatkuvana toiminnallisena tehtävänä eikä kerran vuodessa tehtävänä pakollisena rutiinina.

Miten Zenind voi auttaa

Washingtonin nonprofit-organisaatiot tarvitsevat usein yksinkertaisen tavan pysyä organisoituna perustamisen jälkeen. Zenind voi auttaa tukemalla vaatimustenmukaisuuden toistuvaa hallinnollista puolta, mukaan lukien:

• Rekisteröidyn edustajan palvelut Washingtonissa
• Muistutukset toistuvista määräajoista
• Yrityksen perustamisen tuki uusille nonprofit-yksiköille
• Selkeämpi tapa seurata ilmoituksia, jotka pitävät organisaation aktiivisena

Hallituksille, jotka haluavat vähentää hallinnollista kitkaa, jäsennelty vaatimustenmukaisuusjärjestely on usein ero sen välillä, että määräajat pysyvät hallinnassa tai että ilmoituksiin reagoidaan vasta jälkikäteen.

Lopuksi

Washingtonin nonprofit-vaatimustenmukaisuus on hallittavissa, kun se jaetaan erillisiin tehtäviin: liittovaltion veroraportointi, osavaltion vuosiraportit, verorekisteröinti, hyväntekeväisyysilmoitukset ja rekisteröidyn edustajan ylläpito. Organisaatiot, jotka pysyvät hyvässä asemassa, ovat yleensä niitä, jotka rakentavat kalenterin ajoissa, tarkistavat sitä säännöllisesti ja jakavat vastuun ennen määräaikojen saapumista.

Jos nonprofit-organisaatiosi on vasta alussa tai jos siivoat olemassa olevaa vaatimustenmukaisuusprosessia, keskity ensin ilmoituksiin, joilla voi olla suurimmat seuraukset: IRS Form 990 -sarja, Washingtonin vuosiraportti, hyväntekeväisyysrekisterin uusiminen ja rekisteröidyn edustajan tiedot. Kun nämä ovat hallinnassa, muut asiat on paljon helpompi hoitaa.