Hva er et regnskapsår? En bedriftsguide til skatteår, IRS-regler og planlegging

Et regnskapsår er et av de viktigste regnskapsvalgene en virksomhet kan ta. Det påvirker hvordan selskapet følger inntekter, kostnader, skatter, budsjetter og økonomisk utvikling over tid. For mange virksomheter følger regnskapsåret kalenderåret. For andre gir en annen 12-månedersperiode mer mening for drift, rapportering og planlegging.

Hvis du starter en virksomhet, kan det å forstå regnskapsår tidlig hjelpe deg med å velge et skatteår som passer bedriftens rytme. Det valget kan påvirke bokføring, skattemeldingsfrister, årsrapportering og måten investorer, långivere og ledere vurderer resultater på.

Definisjon av regnskapsår

Et regnskapsår er en 12-måneders regnskapsperiode som brukes til finansiell rapportering og skattemessige formål. Det trenger ikke å starte 1. januar eller ende 31. desember.

I stedet kan et regnskapsår starte hvilken som helst dag og ende 12 sammenhengende måneder senere, så lenge det følger reglene som gjelder for den aktuelle virksomhetstypen eller organisasjonen. Mange virksomheter bruker kalenderåret fordi det er enkelt og godt forstått. Andre bruker et annet regnskapsår fordi det bedre samsvarer med sesongvariasjoner i etterspørsel, bemanningssykluser, skolekalender, offentlige budsjetter eller bransjepraksis.

I praksis er regnskapsåret den tidsperioden virksomheten bruker for å måle sine økonomiske resultater. Det er grunnlaget for årsregnskap, årsavslutning, skattemeldinger og intern planlegging.

Regnskapsår vs. kalenderår

Kalenderåret går fra 1. januar til 31. desember. Et regnskapsår er enhver annen 12-måneders regnskapsperiode virksomheten bruker til rapportering.

Forskjellen høres liten ut, men den kan ha reell betydning i driften.

Kalenderår

Et kalenderår er det enkleste valget for mange små virksomheter. Det samsvarer med personlig skattemelding, de fleste vanlige rapporteringsnormer og standard praksis for årsavslutning i bokføringen.

Virksomheter som ikke har en god grunn til å bruke en annen periode, velger ofte kalenderåret fordi det reduserer kompleksitet.

Regnskapsår

Et regnskapsår kan starte og slutte i andre måneder enn januar og desember. For eksempel kan en virksomhet bruke:

• 1. april til 31. mars
• 1. juli til 30. juni
• 1. oktober til 30. september
• 1. september til 31. august

Et regnskapsår som ikke følger kalenderåret, kan være fornuftig når virksomheten har sterke sesongmønstre, eller når den ønsker at årsrapporteringen skal gjenspeile en full driftssyklus.

Hvorfor virksomheter bruker regnskapsår

Virksomheter velger regnskapsår av praktiske grunner, ikke bare av regnskapsmessige preferanser. Riktig skatteår kan gjøre de økonomiske resultatene enklere å tolke og sammenligne.

Bedre samsvar med sesongbaserte driftsmønstre

Noen selskaper tjener mesteparten av inntektene i en bestemt sesong. En detaljhandel kan for eksempel ønske å avslutte regnskapsåret etter julehandelen, slik at virksomheten kan lukke bøkene etter den travleste salgsperioden.

En skole, et universitet, en leir eller en leverandør av utdanningstjenester kan foretrekke et regnskapsår som følger skoleåret.

Renere økonomiske sammenligninger

Når en virksomhet avslutter bøkene etter en full driftssyklus, kan rapportene gi et mer presist bilde av resultatene. Det kan hjelpe ledelsen med å sammenligne resultater fra år til år uten å splitte en viktig sesong mellom to ulike rapporteringsperioder.

Mer nyttig budsjettering og prognoser

Et regnskapsår kan gjøre budsjettering enklere når inntekter og kostnader svinger forutsigbart. Dette er særlig nyttig for organisasjoner som planlegger bemanning, vareinnkjøp, tilskudd eller tjenestekontrakter rundt en årlig syklus.

Tilpasning til offentlig sektor

Mange offentlige virksomheter bruker regnskapsår fordi offentlige budsjetter er knyttet til årlige bevilgninger og politiske sykluser, ikke kalenderåret.

Vanlige eksempler på regnskapsår

Ulike organisasjoner velger ulike regnskapsperioder basert på hvordan de drives.

Eksempel 1: En detaljhandelsbedrift

Et detaljhandelsselskap kan velge et regnskapsår som slutter kort tid etter julehandelen. Det gir selskapet tid til å ta høyde for den travleste perioden før bøkene avsluttes.

Eksempel 2: En skole eller et universitet

En skole kan bruke et regnskapsår som begynner sent på sommeren eller tidlig på høsten for å samsvare med skoleåret og bemanningssyklusen.

Eksempel 3: Et konsulentselskap

Et konsulentselskap kan bruke kalenderåret fordi fakturering til kunder og intern bokføring er enklere å håndtere etter en standard årlig plan.

Eksempel 4: En offentlig etat

Offentlige virksomheter bruker ofte et regnskapsår som ikke samsvarer med kalenderåret, fordi offentlige utgifter og budsjetter godkjennes etter en annen tidsplan.

IRS-regler for regnskapsår

I USA anerkjenner IRS både kalenderår og regnskapsår, men reglene avhenger av enhetstype og skattemessig situasjon.

Et regnskapsår er fortsatt en 12-månedersperiode

Skattemessig er et regnskapsår vanligvis en 12-månedersperiode som slutter den siste dagen i en måned som ikke er desember. Den definisjonen er viktig fordi den påvirker når skattemeldinger forfaller og hvilken regnskapsperiode som gjelder for meldingen.

Første skattemelding er viktig

Når en virksomhet leverer sin første skattemelding med et bestemt skatteår, blir det valget ofte utgangspunktet for senere innleveringer. Å endre skatteåret senere kan kreve godkjenning fra IRS eller måtte falle inn under et tillatt unntak.

Noen enheter har særregler

Ulike enhetstyper kan ha ulike krav. Selskaper, ansvarlige selskaper, S-corporations, trusts og skattefritatte organisasjoner kan hver ha egne regler for skatteår.

Derfor bør ikke virksomhetseiere gå ut fra at ett skatteår fungerer likt for alle enheter.

Frister endres med regnskapsåret

Hvis en virksomhet bruker regnskapsår i stedet for kalenderår, endres vanligvis også fristen for skattemeldingen. Generelt forfaller skattemeldinger for regnskapsår den 15. dagen i den fjerde måneden etter at regnskapsåret avsluttes.

Denne fristen er viktig for skatteplanlegging, bokføring og etterlevelseskalendere.

Endring av skatteår kan kreve Form 1128

IRS bruker Form 1128, Application to Adopt, Change, or Retain a Tax Year, for enkelte forespørsler knyttet til skatteår. Avhengig av enheten og typen endring kan en virksomhet måtte sende inn dette skjemaet for å be om tillatelse til å innføre eller endre skatteåret.

Siden reglene kan variere, bør virksomhetseiere lese de gjeldende IRS-instruksjonene eller rådføre seg med en skatteekspert før de gjør en endring.

Slik velger du riktig regnskapsår for en ny virksomhet

Hvis du starter en virksomhet nå, blir valget av skatteår enklere når du tenker framover på hvordan selskapet faktisk vil drives.

1. Se på inntektsmønsteret ditt

Spør deg selv når virksomheten tjener mesteparten av inntektene. Hvis salget er sterkt sesongbasert, kan et regnskapsår som ikke følger kalenderåret gi et klarere økonomisk bilde.

2. Vurder driftssyklusen din

Tenk på varebestillinger, bemanning, kontrakter og varelager. Et årssluttspunkt som kommer etter den travleste syklusen, kan forenkle avstemming og planlegging.

3. Sjekk hvilken enhetstype du har

Ikke alle virksomhetstyper har samme fleksibilitet. Selskaper, ansvarlige selskaper, S-corporations og andre enheter kan ha ulike regler, så det beste valget avhenger av hvordan virksomheten er strukturert.

4. Koordiner med regnskapsfører eller skatterådgiver

Et regnskapsår påvirker mer enn én skattemelding. Det kan ha betydning for bokføringssystemer, forskuddsskatt, årsavslutning og frister for etterlevelse. Profesjonell veiledning kan hjelpe deg å unngå en upraktisk eller kostbar rapporteringsstruktur.

5. Tenk på fremtidig vekst

Et skatteår som fungerer for en gründer alene, er ikke nødvendigvis ideelt etter at du ansetter ansatte, får investorer eller ekspanderer til nye delstater. Prøv å velge en struktur som fortsatt vil gi mening etter hvert som virksomheten vokser.

Fordeler ved å bruke regnskapsår

Et regnskapsår kan være et smart valg når forretningsmodellen støtter det.

• Det kan tilpasse finansiell rapportering til faktiske driftssykluser.
• Det kan gjøre sammenligninger fra år til år enklere.
• Det kan redusere forvirring for sesongbaserte virksomheter.
• Det kan forenkle intern planlegging og budsjettoppfølging.

For selskaper med ujevne salgsmønstre kan et regnskapsår gi et mer ærlig bilde av resultater enn en ordinær årsavslutning etter kalenderåret.

Ulemper ved å bruke regnskapsår

Et regnskapsår er ikke alltid det beste valget.

• Det kan skape ekstra kompleksitet i bokføringen.
• Det kan kreve andre tidsplaner for skatteplanlegging.
• Det kan gjøre sammenligninger med virksomheter som følger kalenderåret mindre direkte.
• Det kan kreve tettere koordinering med lønn, forskuddsskatt og etterlevelsesinnleveringer.

For mange oppstartsbedrifter og små virksomheter er kalenderåret fortsatt det enkleste og mest praktiske valget.

Eksempler på regnskapsår etter måned

Her er noen vanlige strukturer for regnskapsår som virksomheter kan bruke:

• 1. januar til 31. desember: kalenderår
• 1. februar til 31. januar: ofte brukt når en virksomhet ønsker å avslutte etter en periode med etter-jul-aktivitet
• 1. april til 31. mars: noen ganger brukt av virksomheter knyttet til vårplanlegging eller kontrakter
• 1. juli til 30. juni: vanlig i utdanningssektoren og enkelte offentlige sammenhenger
• 1. oktober til 30. september: ofte brukt av organisasjoner med tilknytning til offentlig sektor

Det riktige valget avhenger av virksomhetens formål, skattereglene for enheten og selskapets driftssyklus.

Planlegging av regnskapsår for nye virksomhetseiere

Når du etablerer et selskap, bør valget av regnskapsår være en del av den tidlige sjekklisten for etterlevelse.

En god etableringsprosess handler ikke bare om å levere inn stiftelsesdokumenter. Den handler også om å bygge en struktur som støtter bokføring, skatt og framtidig rapportering.

Det er her en etableringstjeneste som Zenind kan hjelpe. Zenind støtter gründere når de etablerer virksomheter, holder orden på etterlevelsesoppgaver og forbereder seg på den administrative siden av eierskapet. Å velge et fornuftig skatteår er én del av å bygge en virksomhet som fungerer godt fra dag én.

Vanlige feil å unngå

Å anta at alle virksomheter fritt kan endre skatteår

Endringer i skatteår skjer ikke automatisk i alle tilfeller. Noen virksomheter kan endre med godkjenning, mens andre må følge spesifikke IRS-prosedyrer.

Å ignorere virkningen på innleveringsfrister

Et regnskapsår forskyver fristen for årlig skattemelding. Hvis du ikke tar høyde for det, kan det føre til forsinket innlevering eller problemer med etterlevelse.

Å velge årsslutt uten å se på driften

Det beste regnskapsåret bør samsvare med faktisk virksomhetsaktivitet, ikke bare en praktisk dato i kalenderen.

Å ikke koordinere med bokføringssystemer

Programvare, lønnssykluser og regnskapsrutiner bør alle følge samme skatteår. Ellers kan årsavslutningen bli rotete.

Ofte stilte spørsmål

Er regnskapsår det samme som skatteår?

Ofte, ja. I mange forretningssammenhenger brukes regnskapsår og skatteår om hverandre for å beskrive den årlige regnskapsperioden som brukes til rapportering og skatt.

Kan en virksomhet velge hvilket som helst regnskapsår den vil?

Ikke alltid. Valget avhenger av virksomhetstype og IRS-regler. Noen enheter har mer fleksibilitet enn andre.

Må alle virksomheter bruke kalenderåret?

Nei. Mange virksomheter bruker kalenderåret, men noen bruker en annen 12-månedersperiode hvis det passer bedre til driften og er i samsvar med skattereglene.

Kan en virksomhet endre regnskapsåret senere?

Noen ganger. En endring kan kreve godkjenning fra IRS eller måtte falle inn under et unntak etter gjeldende IRS-regler.

Bør en ny virksomhet velge regnskapsår før den leverer stiftelsesdokumentene?

Det er lurt å tenke på dette tidlig, særlig hvis virksomheten har sesongbaserte inntekter, en unik driftssyklus eller skattemessige hensyn knyttet til enhetstypen.

Kort fortalt

Et regnskapsår er en 12-måneders regnskapsperiode som hjelper virksomheter med å organisere finansiell rapportering, budsjettering og skattemeldinger. Selv om mange selskaper bruker kalenderåret, har andre nytte av et annet årssluttspunkt som bedre samsvarer med driftssyklusen.

For nye virksomhetseiere kan riktig regnskapsår gi bedre oversikt, enklere planlegging og mer ryddig etterlevelse. Før du velger eller endrer et skatteår, bør du gå gjennom IRS-reglene for din enhetstype og få hjelp av en kvalifisert skatteekspert ved behov.

Zenind hjelper gründere med å etablere virksomheter og håndtere de første administrative stegene som følger med eierskap, slik at du kan fokusere på å bygge selve selskapet.

Denne artikkelen er kun ment som generell informasjon og er ikke juridisk, skattemessig eller regnskapsmessig rådgivning. Rådfør deg med en lisensiert fagperson for veiledning som er spesifikk for din virksomhet.