Ce este un exercițiu financiar? Un ghid pentru afaceri despre ani fiscali, reguli IRS și planificare

Un exercițiu financiar este una dintre cele mai importante decizii contabile pe care le poate lua o afacere. Acesta influențează modul în care o companie urmărește veniturile, cheltuielile, taxele, bugetele și performanța financiară în timp. Pentru multe afaceri, exercițiul financiar coincide cu anul calendaristic. Pentru altele, o altă perioadă de 12 luni are mai mult sens din punct de vedere operațional, al raportării și al planificării.

Dacă îți începi propria afacere, înțelegerea timpurie a exercițiilor financiare te poate ajuta să alegi un an fiscal potrivit ritmului companiei tale. Această alegere poate influența contabilitatea, termenele de depunere a declarațiilor fiscale, raportările anuale și modul în care investitorii, creditorii și managerii evaluează performanța.

Definiția exercițiului financiar

Un exercițiu financiar este o perioadă contabilă de 12 luni utilizată pentru raportare financiară și scopuri fiscale. Nu trebuie să înceapă la 1 ianuarie și nici să se încheie la 31 decembrie.

În schimb, un exercițiu financiar poate începe în orice zi și se poate încheia 12 luni consecutive mai târziu, atâta timp cât respectă regulile aplicabile tipului de afacere sau organizație implicată. Multe afaceri folosesc anul calendaristic pentru că este simplu și ușor de înțeles. Altele folosesc un alt exercițiu financiar deoarece se aliniază mai bine cu cererea sezonieră, ciclurile de personal, calendarul școlar, bugetarea guvernamentală sau practicile din industrie.

În termeni practici, exercițiul financiar este intervalul de timp pe care o afacere îl folosește pentru a-și măsura rezultatele financiare. El stă la baza situațiilor anuale, închiderilor de sfârșit de an, declarațiilor fiscale și planificării interne.

Exercițiu financiar vs. an calendaristic

Anul calendaristic se desfășoară de la 1 ianuarie până la 31 decembrie. Un exercițiu financiar este orice altă perioadă contabilă de 12 luni pe care o afacere o folosește pentru raportare.

Diferența pare mică, dar poate avea un efect operațional real.

An calendaristic

Anul calendaristic este opțiunea cea mai simplă pentru multe afaceri mici. El se aliniază cu depunerea declarațiilor fiscale personale, cu majoritatea normelor de raportare publică și cu practicile standard de închidere anuală a contabilității.

Afaceri care nu au un motiv să folosească o altă perioadă aleg adesea anul calendaristic, deoarece reduce complexitatea.

Exercițiu financiar

Un exercițiu financiar poate începe și se poate încheia în alte luni decât ianuarie și decembrie. De exemplu, o afacere ar putea folosi:

• 1 aprilie - 31 martie
• 1 iulie - 30 iunie
• 1 octombrie - 30 septembrie
• 1 septembrie - 31 august

Un exercițiu financiar care nu coincide cu anul calendaristic poate avea sens atunci când afacerea are modele sezoniere puternice sau când dorește ca raportarea de sfârșit de an să reflecte un ciclu operațional complet.

De ce folosesc afacerile un exercițiu financiar

Afacerile aleg un exercițiu financiar din motive practice, nu doar din preferințe contabile. Anul fiscal potrivit poate face rezultatele financiare mai ușor de interpretat și comparat.

Aliniere mai bună la ciclurile sezoniere ale afacerii

Unele companii obțin cea mai mare parte a veniturilor într-un anumit sezon. Un comerciant, de exemplu, poate dori să încheie exercițiul financiar după sezonul sărbătorilor, astfel încât afacerea să închidă contabilitatea după cea mai intensă perioadă de vânzări.

O școală, o universitate, o tabără sau un furnizor de servicii educaționale poate prefera un exercițiu financiar care corespunde calendarului academic.

Comparații financiare mai clare

Atunci când o afacere își închide contabilitatea după un ciclu operațional complet, rapoartele sale pot arăta o imagine mai exactă a performanței. Acest lucru poate ajuta liderii să compare rezultatele de la un an la altul fără a împărți un sezon important între două perioade diferite de raportare.

Bugetare și previzionare mai utile

Un exercițiu financiar poate face bugetarea mai ușoară atunci când veniturile și cheltuielile cresc și scad în modele previzibile. Acest lucru este util în special pentru organizațiile care planifică programul de personal, achizițiile de stocuri, granturile sau contractele de servicii în jurul unui ciclu anual recurent.

Aliniere la guvern și sectorul public

Multe entități guvernamentale folosesc exerciții financiare deoarece bugetele publice sunt legate de alocări anuale și de cicluri legislative, nu de anul calendaristic.

Exemple comune de exerciții financiare

Organizațiile diferite aleg programe de exerciții financiare diferite, în funcție de modul în care funcționează.

Exemplul 1: O afacere de retail

O companie de retail poate alege un exercițiu financiar care se încheie la scurt timp după sezonul sărbătorilor. Astfel, compania are timp să includă cea mai aglomerată perioadă înainte de a închide contabilitatea.

Exemplul 2: O școală sau universitate

O școală poate folosi un exercițiu financiar care începe la sfârșitul verii sau la începutul toamnei, pentru a se potrivi cu anul academic și cu ciclul de personal.

Exemplul 3: O firmă de consultanță

O firmă de consultanță poate folosi anul calendaristic, deoarece facturarea către clienți și contabilitatea internă sunt mai ușor de gestionat după un program anual standard.

Exemplul 4: O agenție guvernamentală

Entitățile guvernamentale folosesc adesea un exercițiu financiar care nu coincide cu anul calendaristic, deoarece cheltuielile publice și bugetarea sunt aprobate pe un alt calendar.

Regulile IRS pentru exercițiile financiare

În Statele Unite, IRS recunoaște atât anii calendaristici, cât și exercițiile financiare, dar regulile depind de tipul de entitate și de situația fiscală.

Un exercițiu financiar rămâne tot o perioadă de 12 luni

În scopuri fiscale, un exercițiu financiar este, în general, o perioadă de 12 luni care se încheie în ultima zi a unei luni diferite de decembrie. Această definiție contează deoarece afectează momentul în care sunt scadente declarațiile fiscale și perioada contabilă care se aplică declarației.

Prima declarație contează

Odată ce o afacere depune prima declarație fiscală folosind un anumit an fiscal, acea alegere devine adesea punctul de plecare pentru depunerile viitoare. Schimbarea ulterioară a anului fiscal poate necesita aprobarea IRS sau trebuie să se încadreze într-o excepție permisă.

Unele entități au reguli speciale

Tipuri diferite de entități pot avea cerințe diferite. Corporațiile, parteneriatele, S corporations, trusturile și organizațiile scutite de impozit pot avea reguli separate privind anul fiscal.

De aceea, proprietarii de afaceri nu ar trebui să presupună că un singur an fiscal funcționează la fel pentru orice entitate.

Termenele de depunere se modifică odată cu exercițiul financiar

Dacă o afacere folosește un exercițiu financiar în locul anului calendaristic, termenul de depunere a declarației fiscale se schimbă de obicei și el. În general, declarațiile pentru exerciții financiare sunt scadente în a 15-a zi a celei de-a patra luni după închiderea exercițiului financiar.

Acest termen este important pentru planificarea fiscală, contabilitate și calendarele de conformitate.

Schimbarea anului fiscal poate necesita formularul 1128

IRS folosește Formularul 1128, Application to Adopt, Change, or Retain a Tax Year, pentru anumite solicitări legate de ani fiscali. În funcție de entitate și de tipul de schimbare, o afacere poate fi nevoită să depună acest formular pentru a solicita permisiunea de a adopta sau modifica anul fiscal.

Deoarece regulile pot varia, proprietarii de afaceri ar trebui să consulte instrucțiunile actuale ale IRS sau să vorbească cu un profesionist fiscal înainte de a face o schimbare.

Cum alegi exercițiul financiar potrivit pentru o afacere nouă

Dacă îți înființezi acum o afacere, alegerea unui an fiscal este mai ușoară atunci când te gândești din timp la modul în care va funcționa efectiv compania.

1. Analizează modelul veniturilor tale

Întreabă-te când realizează afacerea cea mai mare parte a veniturilor. Dacă vânzările sunt puternic sezoniere, un exercițiu financiar care nu coincide cu anul calendaristic poate oferi o imagine financiară mai clară.

2. Ia în considerare ciclul operațional

Gândește-te la comenzile de produse, personal, contracte și stocuri. Un sfârșit de an care vine după cel mai aglomerat ciclu poate simplifica reconcilierea și planificarea.

3. Verifică tipul de entitate

Nu orice tip de afacere are aceeași flexibilitate. Corporațiile, parteneriatele, S corporations și alte entități pot avea reguli diferite, astfel încât cea mai bună alegere depinde de modul în care este structurată afacerea.

4. Coordonează-te cu contabilul sau consultantul fiscal

Un exercițiu financiar afectează mai mult decât o singură declarație fiscală. Poate influența sistemele de contabilitate, taxele estimate, închiderea de sfârșit de an și termenele de conformitate. Îndrumarea profesională te poate ajuta să eviți o structură de raportare stângace sau costisitoare.

5. Ține cont de creșterea viitoare

Un an fiscal care funcționează pentru un fondator singur s-ar putea să nu mai fie ideal după ce angajezi personal, atragi investitori sau te extinzi în alte state. Încearcă să alegi o structură care va rămâne relevantă pe măsură ce afacerea crește.

Avantajele utilizării unui exercițiu financiar

Un exercițiu financiar poate fi o alegere inteligentă atunci când modelul de business o susține.

• Poate alinia raportarea financiară la ciclurile reale ale afacerii.
• Poate face mai ușoare comparațiile de la un an la altul.
• Poate reduce confuzia pentru afacerile sezoniere.
• Poate simplifica planificarea internă și urmărirea bugetului.

Pentru companiile cu modele de vânzări neregulate, un exercițiu financiar poate oferi o imagine mai onestă asupra performanței decât o închidere standard pe anul calendaristic.

Dezavantajele utilizării unui exercițiu financiar

Un exercițiu financiar nu este întotdeauna cea mai bună opțiune.

• Poate crea o complexitate suplimentară în contabilitate.
• Poate necesita calendare diferite pentru planificarea fiscală.
• Poate face comparațiile cu firmele care folosesc anul calendaristic mai puțin directe.
• Poate necesita o coordonare mai atentă cu salariile, plățile estimate și declarațiile de conformitate.

Pentru multe startup-uri și afaceri mici, anul calendaristic rămâne cea mai simplă și mai practică alegere.

Exemple de exerciții financiare pe luni

Iată câteva structuri comune de exercițiu financiar pe care le pot folosi afacerile:

• 1 ianuarie - 31 decembrie: an calendaristic
• 1 februarie - 31 ianuarie: folosit adesea atunci când o afacere dorește să închidă contabilitatea după ciclul de după sărbători
• 1 aprilie - 31 martie: uneori folosit de afaceri legate de planificarea sau contractele de primăvară
• 1 iulie - 30 iunie: comun în educație și în anumite contexte din sectorul public
• 1 octombrie - 30 septembrie: folosit adesea de organizațiile legate de guvern

Alegerea potrivită depinde de scopul afacerii, de regulile fiscale aplicabile entității și de programul operațional al companiei.

Planificarea exercițiului financiar pentru noii proprietari de afaceri

Când îți înființezi o companie, decizia privind anul fiscal ar trebui să facă parte din lista ta timpurie de conformitate.

Un proces solid de înființare nu înseamnă doar depunerea actelor constitutive sau a actelor de încorporare. Include și construirea unei structuri care să susțină contabilitatea, taxele și raportările viitoare.

Aici te poate ajuta un serviciu de înființare precum Zenind. Zenind sprijină antreprenorii pe măsură ce își înființează afacerile, rămân organizați cu sarcinile de conformitate și se pregătesc pentru partea administrativă a deținerii unei afaceri. Alegerea unui an fiscal potrivit este o parte a construirii unei afaceri care funcționează lin încă din prima zi.

Greșeli frecvente de evitat

Presupunerea că orice afacere poate schimba liber anul fiscal

Schimbările de an fiscal nu sunt automate în toate cazurile. Unele afaceri pot face schimbarea cu aprobare, în timp ce altele trebuie să respecte proceduri specifice ale IRS.

Ignorarea impactului asupra termenelor de depunere

Un exercițiu financiar schimbă data scadentă a declarațiilor anuale. Dacă nu observi această diferență, poți ajunge la depuneri întârziate sau probleme de conformitate.

Alegerea unui sfârșit de an fără a analiza operațiunile

Cel mai bun exercițiu financiar ar trebui să se potrivească activității reale a afacerii, nu doar unei date convenabile din calendar.

Neglijarea coordonării cu sistemele de contabilitate

Software-ul, programele de salarizare și fluxurile contabile ar trebui să reflecte același an fiscal. Altfel, închiderea contabilității poate deveni dificilă.

Întrebări frecvente

Exercițiul financiar este același lucru cu anul fiscal?

Adesea, da. În multe contexte de business, exercițiul financiar și anul fiscal sunt folosiți interschimbabil pentru a descrie perioada anuală de contabilitate utilizată pentru raportare și taxe.

Poate o afacere să aleagă orice exercițiu financiar dorește?

Nu întotdeauna. Alegerea depinde de tipul de afacere și de regulile IRS. Unele entități au mai multă flexibilitate decât altele.

Toate afacerile trebuie să folosească anul calendaristic?

Nu. Multe afaceri folosesc anul calendaristic, dar unele aleg o altă perioadă de 12 luni dacă se potrivește mai bine operațiunilor lor și respectă regulile fiscale.

Poate o afacere să își schimbe ulterior exercițiul financiar?

Uneori. O schimbare poate necesita aprobarea IRS sau poate trebui să se încadreze într-o excepție conform regulilor actuale ale IRS.

Ar trebui ca o afacere nouă să aleagă exercițiul financiar înainte de a depune documentele de înființare?

Este bine să te gândești la asta din timp, mai ales dacă afacerea are venituri sezoniere, un ciclu operațional unic sau considerații fiscale specifice entității.

Concluzia

Un exercițiu financiar este o perioadă contabilă de 12 luni care ajută afacerile să organizeze raportarea financiară, bugetarea și depunerea taxelor. Deși multe companii folosesc anul calendaristic, altele beneficiază de un alt sfârșit de an care se potrivește mai bine ciclului lor operațional.

Pentru noii proprietari de afaceri, alegerea corectă a exercițiului financiar poate îmbunătăți claritatea, simplifica planificarea și sprijini o conformitate mai ordonată. Înainte de a alege sau schimba un an fiscal, verifică regulile IRS aplicabile tipului tău de entitate și, dacă este necesar, cere ajutorul unui profesionist fiscal calificat.

Zenind ajută antreprenorii să își înființeze afacerile și să gestioneze pașii administrativi timpurii care vin odată cu deținerea unei companii, astfel încât să te poți concentra pe construirea propriei afaceri.

Acest articol are scop informativ și nu constituie sfat juridic, fiscal sau contabil. Consultă un profesionist autorizat pentru îndrumări specifice afacerii tale.