Como obter um EIN para a sua LLC ou sociedade anónima

Um Número de Identificação do Empregador, ou EIN, é um dos primeiros identificadores fiscais de que muitos novos empresários precisam depois de constituírem uma empresa nos Estados Unidos. Se está a iniciar uma LLC ou uma sociedade anónima, obter um EIN ajuda-o a abrir contas bancárias empresariais, contratar თანამშრომentes, apresentar impostos e manter as finanças pessoais e empresariais separadas.

Para muitos fundadores, o processo de obtenção do EIN é simples. Para outros, especialmente proprietários não residentes nos EUA ou empreendedores de primeira viagem, o pedido pode parecer confuso porque o IRS solicita informações específicas e o método de apresentação adequado depende da sua situação. Este guia explica o que é um EIN, quem precisa de um, como o solicitar e o que fazer depois de o receber.

O que é um EIN?

Um EIN é um número de nove dígitos emitido pelo IRS para identificar uma empresa para efeitos fiscais. Funciona de forma semelhante a um número de Segurança Social, mas para uma empresa e não para uma pessoa.

As empresas usam um EIN por vários motivos, incluindo:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Contratar trabalhadores e processar salários
• Apresentar formulários fiscais federais e certos formulários fiscais estaduais
• Solicitar licenças e autorizações
• Trabalhar com fornecedores, processadores de pagamentos e instituições financeiras
• Separar a atividade empresarial das finanças pessoais

Se está a constituir uma nova LLC ou sociedade anónima, o EIN é muitas vezes um dos passos iniciais mais importantes.

Quem precisa de um EIN?

Muitas entidades empresariais precisam de um EIN, mas nem todas as empresas são obrigadas a tê-lo de imediato.

Normalmente, precisa de um EIN se a sua empresa:

• É uma sociedade anónima
• Tem trabalhadores
• Apresenta impostos especiais de consumo ou determinadas outras declarações fiscais federais
• Retém impostos sobre rendimentos pagos a proprietários não residentes ou a terceiros
• Tem mais de um proprietário como parceria ou LLC com vários membros
• Abre uma conta bancária empresarial que exige um EIN
• Precisa de estabelecer crédito, contas de pagamento ou relações com fornecedores em nome da empresa

Uma LLC unipessoal pode nem sempre ser obrigada a obter um EIN de imediato se não tiver trabalhadores e não apresentar determinadas declarações fiscais. Ainda assim, muitos proprietários optam por obtê-lo porque é útil para operações bancárias, privacidade e funcionamento da empresa.

As sociedades anónimas geralmente precisam de um EIN, e a maioria das novas sociedades anónimas pede um assim que são constituídas.

Porque é que um EIN é importante para LLCs e sociedades anónimas

Obter um EIN é mais do que apenas preencher um formulário do IRS. Apoia a estrutura e a credibilidade da sua empresa.

Um EIN ajuda-o a:

• Manter separadas as finanças empresariais e pessoais
• Reduzir o risco de utilizar identificadores pessoais para atividade empresarial
• Configurar salários e pagamentos a prestadores de serviços
• Apresentar corretamente os impostos da empresa
• Concluir a integração com bancos e prestadores de serviços de pagamento
• Estabelecer a sua empresa como uma entidade legal e financeira distinta

Se o seu objetivo é construir uma empresa que possa crescer de forma organizada e profissional, um EIN faz parte dessa base.

Passo 1: Constitua primeiro a sua empresa

Antes de pedir um EIN, a sua LLC ou sociedade anónima deve estar constituída ao abrigo do estado.

Na maioria dos casos, isso significa:

• Escolher o nome da empresa
• Apresentar os documentos de constituição ao estado
• Nomear um agente registado quando exigido
• Receber os registos de constituição aprovados

O IRS geralmente espera que a empresa já exista antes de solicitar um EIN. Se ainda estiver na fase de planeamento, concentre-se primeiro na constituição.

Passo 2: Escolha o método de candidatura adequado

O IRS oferece diferentes formas de solicitar um EIN, e o método certo depende de quem está a fazer o pedido.

Pedido online

O pedido online de EIN do IRS é a opção mais rápida para muitos requerentes sediados nos EUA. Em muitos casos, a parte responsável deve ter um Número de Segurança Social válido, um Número de Identificação Fiscal Individual ou um EIN existente para utilizar o sistema online.

Se reunir as condições, o processo online pode normalmente emitir um EIN imediatamente após a submissão.

Pedido por fax ou correio

Se a parte responsável não tiver um número de identificação fiscal dos EUA, a opção online poderá não estar disponível. Nesse caso, normalmente preenche o Formulário SS-4 e envia-o por fax ou correio.

Este processo demora mais tempo, mas é o caminho habitual para muitos proprietários estrangeiros e outros requerentes que não conseguem utilizar o sistema online.

Pedido por telefone para requerentes internacionais

O IRS também permite que certos requerentes internacionais solicitem por telefone através da linha internacional designada para EIN. A disponibilidade e os procedimentos podem mudar, pelo que os requerentes devem verificar as instruções atuais do IRS antes de telefonar.

Passo 3: Reúna as informações de que vai precisar

Antes de iniciar o pedido, reúna os dados da empresa que o IRS irá solicitar. Ter tudo preparado torna o processo mais rápido e reduz a probabilidade de erros.

Normalmente, vai precisar de:

• Nome legal da empresa
• Nome comercial, se existir
• Morada postal da empresa
• Condado e estado onde a empresa está localizada
• Nome da parte responsável
• Número de identificação fiscal da parte responsável, se disponível
• Tipo de entidade, como LLC ou sociedade anónima
• Motivo do pedido do EIN
• Data em que a empresa foi criada ou adquirida
• Mês de encerramento do ano contabilístico
• Número de trabalhadores que espera contratar nos próximos 12 meses
• Principal atividade empresarial e descrição do produto ou serviço

Se estiver a pedir um EIN para uma sociedade anónima ou uma LLC com vários membros, certifique-se de que as informações da entidade correspondem exatamente aos seus registos de constituição.

Passo 4: Preencha o pedido de EIN com cuidado

A precisão é importante no pedido de EIN. O IRS usa as informações para criar o registo fiscal da empresa, pelo que pequenos erros podem causar atrasos ou perguntas adicionais.

Preste especial atenção a:

• Ortografia exata do nome legal da empresa
• Seleção do tipo de entidade
• Dados da parte responsável
• Formatação da morada
• Estado de constituição
• Motivo do pedido

Se o seu pedido tiver uma discrepância entre os documentos de constituição e o formulário do IRS, poderá ter problemas de processamento mais tarde ao abrir uma conta bancária ou ao apresentar impostos.

Passo 5: Submeta o pedido e guarde a confirmação

Depois de concluir o pedido, submeta-o através do método adequado à sua situação.

Se fizer o pedido online, guarde ou imprima imediatamente o aviso de confirmação do EIN. Se enviar o Formulário SS-4 por fax ou correio, mantenha uma cópia de tudo o que enviar e conserve a confirmação do IRS quando esta chegar.

O seu EIN deve ser guardado com os registos da empresa. Provavelmente vai precisar dele para:

• Operações bancárias
• Declarações fiscais
• Configuração da folha de pagamento
• Integração de fornecedores
• Registos estaduais
• Registos de conformidade

Quanto tempo demora a obter um EIN?

O tempo de processamento depende da forma como faz o pedido.

• Os pedidos online podem receber um EIN imediatamente
• Os pedidos por fax podem demorar vários dias úteis
• Os pedidos por correio costumam demorar mais do que os pedidos por fax

Se o tempo for importante, muitos fundadores preferem pedir o EIN logo após a constituição da empresa, para que esteja pronto quando precisarem de abrir uma conta bancária ou concluir a documentação de integração.

Erros comuns no EIN a evitar

Um pedido simples ainda pode causar problemas se os dados principais estiverem errados. Erros comuns incluem:

• Pedir antes de a empresa estar devidamente constituída
• Utilizar um nome comercial que não corresponde ao registo estadual
• Introduzir o tipo de entidade errado
• Escolher a parte responsável errada
• Esquecer-se de guardar a confirmação do EIN
• Assumir que uma LLC unipessoal nunca precisa de um EIN
• Esperar demasiado tempo e atrasar a configuração bancária ou da folha de pagamento

Se a estrutura da sua empresa é nova para si, vale a pena abrandar e verificar cada campo antes de submeter.

O que fazer depois de receber o seu EIN

Assim que tiver o seu EIN, os passos seguintes dependem dos seus planos empresariais.

Pode precisar de:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Configurar sistemas de contabilidade e escrituração
• Registar-se para contas fiscais estaduais, se exigido
• Pedir licenças e autorizações locais
• Criar contas de folha de pagamento se planear contratar trabalhadores
• Atualizar contratos e registos de fornecedores com os dados da sua empresa

Um EIN é uma base, não a meta final. Dá à sua empresa a identidade fiscal de que precisa para operar de forma mais organizada e profissional.

EINs para proprietários não residentes nos EUA

Muitos fundadores não residentes nos EUA constituem LLCs e sociedades anónimas nos Estados Unidos. Nesses casos, o processo de obtenção do EIN pode envolver procedimentos diferentes do IRS, especialmente se a parte responsável não tiver um Número de Segurança Social ou ITIN.

Considerações comuns incluem:

• O pedido online pode não estar disponível para todos os requerentes
• O Formulário SS-4 pode ter de ser enviado por fax ou correio
• Os documentos de constituição da empresa devem manter-se consistentes em todos os pedidos
• As etapas bancárias e de conformidade podem exigir documentação adicional

Se estiver a constituir uma empresa dos EUA a partir do estrangeiro, é importante compreender tanto os passos de constituição como os do EIN antes de começar.

Como a Zenind ajuda novos empresários

A Zenind ajuda empreendedores a constituir as suas empresas nos Estados Unidos e a manterem-se organizados nas fases iniciais da criação do negócio. Para fundadores que querem um arranque mais simples, ter apoio na constituição facilita a passagem do registo estadual para a prontidão operacional.

Um processo de configuração sólido pode ajudá-lo a:

• Constituir corretamente a sua LLC ou sociedade anónima
• Manter organizados os detalhes de apresentação
• Avançar de forma mais eficiente para a configuração bancária e fiscal
• Reduzir a confusão durante as tarefas iniciais de conformidade

Se está a construir um novo negócio, tratar a constituição, o registo do EIN e a conformidade como passos ligados entre si pode poupar tempo e evitar atrasos desnecessários.

Perguntas frequentes

Preciso de um EIN para uma LLC unipessoal?

Nem sempre, mas muitas LLCs unipessoais obtêm um porque é útil para operações bancárias, privacidade e administração fiscal.

Posso abrir uma conta bancária empresarial sem um EIN?

Alguns bancos exigem um EIN, especialmente para LLCs e sociedades anónimas. Na prática, a maioria dos proprietários obtém o EIN antes de pedir serviços bancários empresariais.

Um EIN é o mesmo que uma licença comercial?

Não. Um EIN é um número federal de identificação fiscal. Uma licença comercial é uma autorização separada que pode ser emitida por um estado, condado ou município.

Um EIN expira?

Não. Depois de emitido, um EIN geralmente permanece associado à empresa, exceto se o IRS indicar o contrário devido a uma alteração estrutural específica ou a um problema administrativo.

Posso usar o mesmo EIN para várias empresas?

Não. Entidades empresariais separadas normalmente precisam de EINs separados.

Considerações finais

Obter um EIN é um marco importante para qualquer LLC ou sociedade anónima. Ajuda a estabelecer a identidade da sua empresa, apoia a conformidade fiscal e facilita a abertura de contas, a contratação de trabalhadores e o crescimento com confiança.

Se tratar cuidadosamente os passos de constituição e de obtenção do EIN, pode passar da papelada de arranque para operações empresariais reais com menos atrasos e menos confusão.