Como entregar declarações de impostos para uma LLC: um guia prático para proprietários

Uma LLC é uma das estruturas empresariais mais flexíveis nos Estados Unidos, mas essa flexibilidade também cria confusão na altura dos impostos. A forma como entrega os impostos de uma LLC depende de como o IRS classifica a empresa, se a LLC optou por um estatuto fiscal diferente e se a empresa tem empregados, bens ou outras obrigações fiscais ao nível federal, estadual ou local.

Este guia explica como funcionam os impostos de uma LLC, que formulários poderá precisar, quais os prazos relevantes e como se manter organizado ao longo do ano. Se está a criar uma nova empresa ou a organizar uma existente, compreender estes conceitos básicos agora pode ajudá-lo a evitar penalizações, deduções perdidas e stress desnecessário mais tarde.

Comece pela classificação fiscal da sua LLC

O primeiro passo não é escolher um formulário. É perceber como a sua LLC é tributada por defeito.

Uma LLC é uma estrutura jurídica, não uma classificação fiscal em si. Para efeitos de imposto federal, o IRS normalmente trata a empresa de acordo com o número de proprietários e qualquer eleição que a empresa tenha feito.

LLC com um único proprietário

Uma LLC com um único proprietário é normalmente tratada como uma entidade ignorada para efeitos de imposto sobre o rendimento federal. Isso significa que, em regra, o IRS não tributa a LLC separadamente do proprietário. Em vez disso, os rendimentos e despesas da empresa são declarados na declaração pessoal do proprietário.

Na maioria dos casos, uma LLC com um único proprietário declara o lucro ou prejuízo empresarial no Schedule C e inclui essa informação no Form 1040. Se a LLC obtiver rendimentos de arrendamento, esses rendimentos podem ser declarados de forma diferente, muitas vezes no Schedule E, dependendo da atividade em causa.

Um erro comum é assumir que o dinheiro que fica na conta bancária da empresa não é tributável. Pode continuar a ser tributável. Se a empresa gerou rendimentos durante o ano, esses rendimentos geralmente têm de ser declarados, quer os tenha distribuído para si próprio quer os tenha mantido na empresa.

LLC com vários proprietários

Uma LLC com vários proprietários é normalmente tributada como uma parceria por defeito. Nesse caso, a LLC apresenta geralmente uma declaração informativa de parceria e cada proprietário recebe um Schedule K-1 que mostra a sua parte dos rendimentos, deduções, créditos e outros elementos fiscais.

A empresa, em regra, não paga imposto federal sobre o rendimento dos fluxos de passagem. Em vez disso, os membros declaram a sua parte nas respetivas declarações fiscais.

Este tratamento por defeito pode ser eficiente, mas também significa que a LLC tem de manter registos rigorosos sobre percentagens de propriedade, afetações e distribuições. Um bom acordo de exploração é importante aqui porque muitas vezes determina como os lucros e prejuízos são repartidos.

Entregar impostos como LLC com um único proprietário

Se a sua LLC tem apenas um proprietário e não optou por ser tributada como sociedade, a sua declaração está normalmente ligada à sua declaração pessoal de impostos.

Em geral, irá:

• Declarar os rendimentos e despesas da empresa no Schedule C
• Incluir os resultados no seu Form 1040
• Pagar imposto sobre o rendimento sobre o lucro líquido
• Poder eventualmente dever imposto sobre trabalho independente sobre os rendimentos provenientes de trabalho empresarial ativo

Se trabalha por conta própria através da LLC, também poderá precisar de fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano. Esperar até ao final do ano pode resultar numa fatura elevada e em possíveis penalizações por insuficiência de pagamento.

O imposto sobre trabalho independente cobre as contribuições para a Segurança Social e o Medicare que, normalmente, seriam divididas entre empregado e empregador. Quando trabalha por conta própria através de uma LLC tributada como empresa em nome individual, geralmente paga ambas as partes.

Entregar impostos como LLC com vários proprietários

Quando uma LLC tem mais de um proprietário e mantém a sua classificação fiscal por defeito, o processo de entrega torna-se mais formal.

A LLC normalmente:

• Apresenta o Form 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Emite o Schedule K-1 para cada membro
• Regista a parte de cada proprietário em rendimentos, deduções, créditos e prejuízos

Cada proprietário utiliza depois a informação do K-1 na sua própria declaração. Mesmo que a LLC não distribua todos os lucros em dinheiro, os membros ainda podem dever imposto sobre a sua parte atribuída.

Esta é uma das razões pelas quais a contabilidade é essencial. A tributação de parcerias baseia-se em afetações e relatórios, e não apenas no dinheiro que saiu da conta da empresa.

Optar pela tributação como S corporation

Algumas LLCs escolhem ser tributadas como S corporation porque isso pode reduzir os impostos sobre trabalho independente na situação certa.

Para ser tributada como S corp, a LLC geralmente tem de fazer uma eleição junto do IRS. Se aprovada, a empresa apresenta o Form 1120-S e emite o Schedule K-1 aos proprietários.

A tributação como S corporation pode ser atrativa para empresas rentáveis porque os proprietários podem receber compensação de duas formas:

• Um salário pago através da folha de pagamentos
• Distribuições dos lucros remanescentes

A parte do salário está sujeita a impostos sobre salários, enquanto as distribuições, em regra, não estão sujeitas ao imposto sobre trabalho independente da mesma forma. É por isso que alguns empresários consideram a eleição de S corp quando a empresa começa a gerar lucro consistente.

A contrapartida é a conformidade. Uma S corp normalmente exige folha de pagamentos, remuneração razoável, contabilidade mais formal e uma separação mais rigorosa entre salários e distribuições. O IRS espera que os proprietários que também são empregados se paguem a si próprios um salário razoável pelo trabalho que realizam.

A eleição de S corp não é automaticamente a escolha certa. Pode poupar impostos em algumas situações, mas também pode acrescentar carga administrativa e novas obrigações de entrega.

Optar pela tributação como C corporation

Uma LLC também pode optar por ser tributada como C corporation.

Se a empresa fizer esta eleição, a LLC normalmente apresenta o Form 1120, U.S. Corporation Income Tax Return. Ao contrário da tributação de passagem, as C corporations são tributadas como entidades separadas.

Isto significa que a empresa pode pagar imposto sobre os seus lucros, e os proprietários podem também pagar imposto novamente quando os lucros são distribuídos como dividendos. A isto chama-se frequentemente dupla tributação.

O tratamento como C corporation é menos comum para pequenas LLCs, mas pode fazer sentido em alguns casos, especialmente quando a empresa pretende reter lucros, atrair determinados investidores ou oferecer benefícios específicos aos empregados.

Compreenda os principais formulários

Aqui está uma forma simples de pensar nos principais formulários federais que uma LLC pode encontrar:

• Schedule C: comum para uma LLC com um único proprietário tributada como empresa em nome individual
• Form 1065: comum para uma LLC com vários proprietários tributada como parceria
• Schedule K-1: usado para declarar a parte de cada proprietário em elementos fiscais nas declarações de parceria e S corporation
• Form 1120-S: usado quando uma LLC opta pela tributação como S corporation
• Form 1120: usado quando uma LLC opta pela tributação como C corporation
• Form 2553: normalmente usado para eleger o estatuto de S corporation
• Form 8832: normalmente usado para eleger a classificação fiscal de sociedade

Saber qual é o formulário é apenas parte do processo. Também precisa de saber quem o entrega, quando vence e que registos o sustentam.

Tenha atenção aos prazos de entrega

Os prazos dependem da forma como a sua LLC é tributada.

Algumas regras gerais merecem ser lembradas:

• As declarações de rendimento das pessoas singulares costumam vencer em meados de abril
• As declarações de partnership e S corporation vencem normalmente no terceiro mês após o fim do ano fiscal
• As declarações de C corporation vencem geralmente no quarto mês após o fim do ano fiscal

Os prazos podem mudar quando coincidem com fins de semana ou feriados, por isso é sensato verificar todos os anos as datas de vencimento atuais do IRS.

Perder um prazo pode gerar penalizações, mesmo quando não há imposto a pagar. Se a sua LLC precisar de uma extensão, isso pode dar-lhe mais tempo para entregar, mas nem sempre prolonga o prazo para pagar.

Não se esqueça dos pagamentos estimados

Muitos proprietários de LLC precisam de pagar impostos ao longo do ano, em vez de esperar pela época de entrega.

Se o rendimento da sua LLC não estiver sujeito a retenção através de um sistema de folha de pagamentos, poderá ter de fazer pagamentos trimestrais de impostos estimados. Isso é comum para:

• Proprietários de LLC com um único membro que declaram rendimentos no Schedule C
• Membros de partnerships que recebem rendimentos de passagem
• Proprietários de S corporation que ainda devem imposto sobre salários ou distribuições, consoante a situação

Os impostos estimados ajudam a evitar uma fatura elevada na altura da entrega. Também reduzem a probabilidade de penalizações por insuficiência de pagamento.

Se o rendimento da sua empresa mudar ao longo do ano, é prudente rever as estimativas em vez de assumir que os números do trimestre anterior continuam a aplicar-se.

Se a sua LLC tiver empregados

Quando a sua LLC contrata empregados, o quadro fiscal torna-se mais complexo.

Pode ter de gerir:

• Retenção de imposto federal sobre o rendimento
• Impostos da Segurança Social e do Medicare
• Imposto federal sobre o desemprego
• Obrigações salariais estaduais, consoante o local onde opera
• Declaração W-2 no final do ano

Se estiver a pagar salários a si próprio através de uma S corporation, a conformidade com a folha de pagamentos torna-se especialmente importante. Muitos proprietários subestimam quanta administração contínua a folha de pagamentos exige.

Os impostos estaduais e locais também contam

O imposto federal sobre o rendimento é apenas uma parte da realidade.

Dependendo do estado e da cidade onde a sua LLC opera, poderá também dever:

• Imposto estadual sobre o rendimento
• Franchise tax
• Gross receipts tax
• Sales tax
• Use tax
• Imposto sobre a propriedade
• Taxas de relatório anual ou taxas de renovação

As regras estaduais variam muito. Alguns estados tributam as LLCs de forma muito diferente das regras federais. Outros impõem impostos mínimos ou taxas anuais mesmo que a empresa tenha tido poucos ou nenhuns rendimentos.

Se a sua LLC operar em mais do que um estado, poderá ter de considerar nexus, registo e múltiplas obrigações de entrega.

Deduções que podem ajudar a reduzir o rendimento tributável

As LLCs podem muitas vezes reduzir o rendimento tributável com despesas empresariais ordinárias e necessárias.

As deduções comuns podem incluir:

• Material de escritório
• Software e subscrições
• Publicidade e marketing
• Serviços profissionais
• Seguro empresarial
• Internet e telefone utilizados para o negócio
• Quilómetros de viatura ou deslocações relacionadas com a atividade
• Renda de espaço de escritório
• Despesas de escritório em casa, se os requisitos forem cumpridos
• Contribuições para planos de reforma em situações elegíveis
• Deduções de seguro de saúde para proprietários elegíveis trabalhadores por conta própria

Boas deduções só são valiosas se estiverem devidamente documentadas. Guarde recibos, mantenha registos de quilometragem e separe ao máximo as despesas pessoais das empresariais.

Mantenha melhores registos durante todo o ano

A entrega de impostos é muito mais fácil quando a contabilidade já está organizada.

Um sistema prático de registo para uma LLC deve incluir:

• Uma conta bancária empresarial dedicada
• Contabilidade clara de rendimentos e despesas
• Reconciliação mensal das contas
• Cópias de faturas e recibos
• Registos de folha de pagamentos, se aplicável
• Registos de propriedade e distribuições
• Declarações de impostos de anos anteriores e extensões

Zenind ajuda os empresários a manterem-se organizados desde o início com apoio à constituição e conformidade, o que pode facilitar a época fiscal quando os seus registos e entregas já estão em ordem.

Erros comuns a evitar na fiscalidade de uma LLC

Muitos problemas de entrega resultam de alguns erros repetidos.

Tenha atenção a estas questões:

• Misturar despesas pessoais e empresariais
• Esquecer-se de emitir ou utilizar corretamente a informação do K-1
• Perder pagamentos estimados de impostos
• Escolher o estatuto de S corp sem compreender as obrigações de folha de pagamentos
• Assumir que o dinheiro retido não é rendimento tributável
• Ignorar os impostos estaduais porque a declaração federal já foi concluída
• Esquecer-se de entregar relatórios anuais ou documentos de renovação
• Não guardar registos das deduções reclamadas

Quanto mais a sua LLC cresce, mais dispendiosos estes erros podem tornar-se.

Uma lista simples de verificação para a entrega de impostos de uma LLC

Antes de entregar, certifique-se de que tem:

• Confirmado como a LLC é tributada
• Revisto todos os registos de rendimentos e despesas
• Reunido extratos bancários e relatórios de contabilidade
• Recolhido informação da folha de pagamentos, se a empresa tiver empregados
• Verificado se foram feitos pagamentos estimados
• Preparado os K-1, se a empresa for uma partnership ou S corporation
• Confirmado os prazos de entrega federais, estaduais e locais
• Revisto as deduções disponíveis para o ano

Se algo não coincidir, corrija antes de entregar. Pequenos erros podem transformar-se em problemas maiores mais tarde.

Quando procurar ajuda profissional

Não precisa de um profissional de impostos para todas as LLCs pequenas, mas a necessidade de ajuda cresce rapidamente à medida que a empresa se torna mais ativa.

Normalmente, é sensato procurar aconselhamento se a sua LLC:

• Tiver vários proprietários
• Estiver a considerar uma eleição de S corporation
• Tiver folha de pagamentos
• Operar em mais do que um estado
• Possuir imóveis ou equipamento significativo
• Tiver receitas invulgarmente elevadas ou deduções complexas
• Estiver a mudar de estatuto fiscal

Um profissional de impostos ou contabilista qualificado pode ajudá-lo a comparar classificações fiscais, evitar erros de entrega e criar um sistema que se adapte à sua empresa.

Considerações finais

Entregar impostos para uma LLC não é um processo uniforme. A abordagem certa depende de como o IRS classifica a empresa, se a empresa optou por tratamento societário e quais outras obrigações federais, estaduais e locais se aplicam.

Para muitos proprietários, o mais importante não é apenas entregar a declaração. É criar um processo repetível que mantenha os registos da empresa organizados ao longo do ano. Isso facilita a época fiscal, reduz a probabilidade de penalizações e ajuda-o a tomar melhores decisões à medida que a sua empresa cresce.

Se está a iniciar um negócio ou a constituir uma nova LLC, Zenind pode ajudá-lo a manter-se organizado com apoio à constituição e conformidade para que se possa concentrar em gerir a empresa e manter as suas entregas em dia.