Comment obtenir un EIN pour votre LLC ou votre société par actions

Un Employer Identification Number, ou EIN, est l''un des premiers identifiants fiscaux dont de nombreux nouveaux propriétaires d''entreprise ont besoin après avoir constitué une société aux États-Unis. Si vous lancez une LLC ou une société par actions, obtenir un EIN vous aide à ouvrir un compte bancaire d''entreprise, embaucher des employés, produire vos déclarations de revenus et garder vos finances personnelles et professionnelles séparées.

Pour de nombreux fondateurs, le processus d''obtention d''un EIN est simple. Pour d''autres, surtout les propriétaires non américains ou les entrepreneurs débutants, la demande peut sembler déroutante, car l''IRS demande des renseignements précis et la bonne méthode de dépôt dépend de votre situation. Ce guide explique ce qu''est un EIN, qui en a besoin, comment en faire la demande et quoi faire après l''avoir reçu.

Qu''est-ce qu''un EIN ?

Un EIN est un numéro à neuf chiffres émis par l''IRS pour identifier une entreprise à des fins fiscales. Il fonctionne un peu comme un numéro d''assurance sociale, mais pour une entreprise plutôt que pour une personne.

Les entreprises utilisent un EIN pour de nombreuses raisons, notamment :

• Ouvrir un compte bancaire d''entreprise
• Embaucher des employés et gérer la paie
• Produire certaines déclarations fiscales fédérales et provinciales ou étatiques
• Demander des licences et des permis
• Travailler avec des fournisseurs, des processeurs de paiement et des institutions financières
• Séparer les activités de l''entreprise des finances personnelles

Si vous créez une nouvelle LLC ou société par actions, l''EIN est souvent l''une des étapes initiales les plus importantes.

Qui a besoin d''un EIN ?

De nombreuses entités commerciales ont besoin d''un EIN, mais toutes ne sont pas tenues d''en obtenir un immédiatement.

Vous avez généralement besoin d''un EIN si votre entreprise :

• Est une société par actions
• A des employés
• Produit des taxes d''accise ou certaines autres déclarations fiscales fédérales
• Retient des impôts sur des revenus versés à des propriétaires non-résidents ou à d''autres personnes
• Compte plus d''un propriétaire dans une société de personnes ou une LLC à plusieurs membres
• Ouvre un compte bancaire d''entreprise qui exige un EIN
• Doit établir du crédit, des comptes de paiement ou des relations avec des fournisseurs au nom de l''entreprise

Une LLC à membre unique n''est pas toujours tenue d''obtenir un EIN tout de suite si elle n''a pas d''employés et ne produit pas certaines déclarations fiscales. Même dans ce cas, de nombreux propriétaires choisissent quand même d''en obtenir un, car il est utile pour les opérations bancaires, la confidentialité et les activités de l''entreprise.

Les sociétés par actions ont généralement besoin d''un EIN, et la plupart des nouvelles sociétés en demandent un dès leur constitution.

Pourquoi l''EIN est important pour les LLC et les sociétés par actions

Obtenir un EIN ne consiste pas seulement à remplir un formulaire de l''IRS. Cela soutient la structure et la crédibilité de votre entreprise.

Un EIN vous aide à :

• Garder séparées les finances de l''entreprise et les finances personnelles
• Réduire le risque d''utiliser des identifiants personnels pour les activités de l''entreprise
• Mettre en place la paie et les paiements aux entrepreneurs
• Produire correctement les déclarations fiscales de l''entreprise
• Compléter l''inscription auprès des banques et des fournisseurs de paiement
• Établir votre entreprise comme une entité juridique et financière distincte

Si votre objectif est de bâtir une entreprise qui peut croître de façon propre et professionnelle, l''EIN fait partie de cette base.

Étape 1 : Constituez d''abord votre entreprise

Avant de faire une demande d''EIN, votre LLC ou votre société par actions doit être constituée auprès de l''État.

Dans la plupart des cas, cela signifie :

• Choisir le nom de votre entreprise
• Déposer les documents de constitution auprès de l''État
• Nommer un registered agent lorsque requis
• Recevoir vos documents de constitution approuvés

L''IRS s''attend généralement à ce que votre entreprise existe avant que vous demandiez un EIN. Si vous êtes encore à l''étape de planification, concentrez-vous d''abord sur la constitution.

Étape 2 : Choisissez la bonne méthode de demande

L''IRS offre différentes façons de demander un EIN, et la bonne méthode dépend de la personne qui présente la demande.

Demande en ligne

La demande d''EIN en ligne de l''IRS est l''option la plus rapide pour de nombreux demandeurs établis aux États-Unis. Dans bien des cas, la partie responsable doit avoir un numéro d''assurance sociale valide, un numéro d''identification fiscale individuel (ITIN) ou un EIN existant pour utiliser le système en ligne.

Si vous y êtes admissible, le processus en ligne peut généralement attribuer un EIN immédiatement après la soumission.

Demande par télécopieur ou par la poste

Si la partie responsable n''a pas de numéro d''identification fiscale américain, l''option en ligne peut ne pas être disponible. Dans ce cas, vous remplissez habituellement le formulaire SS-4 et le soumettez par télécopieur ou par la poste.

Ce processus prend plus de temps, mais c''est la voie standard pour de nombreux propriétaires étrangers et autres demandeurs qui ne peuvent pas utiliser le système en ligne.

Demande par téléphone pour les demandeurs internationaux

L''IRS permet aussi à certains demandeurs internationaux de présenter une demande par téléphone au moyen de la ligne internationale prévue pour les EIN. La disponibilité et les procédures peuvent changer, donc les demandeurs devraient vérifier les instructions actuelles de l''IRS avant d''appeler.

Étape 3 : Rassemblez les renseignements dont vous aurez besoin

Avant de commencer la demande, rassemblez les renseignements sur l''entreprise que l''IRS vous demandera. Avoir tout prêt accélère le processus et réduit le risque d''erreurs.

Vous aurez généralement besoin de :

• Nom légal de l''entreprise
• Nom commercial, s''il y en a un
• Adresse postale de l''entreprise
• Comté et État où l''entreprise est située
• Nom de la partie responsable
• Numéro d''identification fiscale de la partie responsable, s''il est disponible
• Type d''entité, comme LLC ou société par actions
• Raison de la demande d''EIN
• Date de création ou d''acquisition de l''entreprise
• Mois de clôture de l''exercice financier
• Nombre d''employés que vous prévoyez embaucher au cours des 12 prochains mois
• Activité principale de l''entreprise et description du produit ou du service

Si vous demandez un EIN pour une société par actions ou une LLC à plusieurs membres, assurez-vous que les renseignements sur l''entité correspondent exactement à vos documents de constitution.

Étape 4 : Remplissez la demande d''EIN avec soin

L''exactitude est essentielle dans la demande d''EIN. L''IRS utilise ces renseignements pour créer le dossier fiscal de l''entreprise, et de petites erreurs peuvent entraîner des retards ou des questions de suivi.

Portez une attention particulière à :

• L''orthographe légale exacte du nom de l''entreprise
• La sélection du type d''entité
• Les renseignements sur la partie responsable
• La mise en forme de l''adresse
• L''État de constitution
• La raison de la demande

Si votre demande contient un écart entre vos documents de constitution et votre formulaire de l''IRS, vous pourriez rencontrer des problèmes de traitement plus tard lors de l''ouverture d''un compte bancaire ou de la production de vos déclarations.

Étape 5 : Soumettez la demande et conservez la confirmation

Une fois la demande complétée, soumettez-la selon la méthode qui convient à votre situation.

Si vous faites une demande en ligne, enregistrez ou imprimez immédiatement l''avis de confirmation de l''EIN. Si vous soumettez le formulaire SS-4 par télécopieur ou par la poste, gardez une copie de tout ce que vous envoyez et conservez la confirmation de l''IRS lorsqu''elle arrive.

Votre EIN devrait être conservé avec vos dossiers d''entreprise. Vous en aurez probablement besoin pour :

• Les opérations bancaires
• Les déclarations fiscales
• La mise en place de la paie
• L''intégration des fournisseurs
• Les inscriptions auprès de l''État
• Les dossiers de conformité

Combien de temps faut-il pour obtenir un EIN ?

Le délai de traitement dépend de la manière dont vous présentez votre demande.

• Les demandes en ligne peuvent recevoir un EIN immédiatement
• Les demandes par télécopieur peuvent prendre plusieurs jours ouvrables
• Les demandes par la poste prennent généralement plus de temps que celles soumises par télécopieur

Si le moment est important, de nombreux fondateurs préfèrent présenter la demande dès que l''entreprise est constituée, afin que l''EIN soit prêt lorsqu''ils devront ouvrir un compte bancaire ou compléter la paperasse d''intégration.

Erreurs courantes à éviter avec l''EIN

Une demande simple peut quand même causer des problèmes si certains renseignements sont erronés. Les erreurs courantes comprennent :

• Faire la demande avant que l''entreprise soit correctement constituée
• Utiliser un nom d''entreprise qui ne correspond pas au dépôt auprès de l''État
• Entrer le mauvais type d''entité
• Choisir la mauvaise partie responsable
• Oublier de conserver la confirmation de l''EIN
• Supposer qu''une LLC à membre unique n''a jamais besoin d''un EIN
• Attendre trop longtemps et retarder la mise en place des opérations bancaires ou de la paie

Si la structure de votre entreprise est nouvelle pour vous, prenez le temps de vérifier chaque champ avant de soumettre.

Que faire après avoir reçu votre EIN ?

Une fois que vous avez votre EIN, les étapes suivantes dépendent de vos plans d''affaires.

Vous pourriez avoir besoin de :

• Ouvrir un compte bancaire d''entreprise
• Mettre en place des systèmes de tenue de livres et de comptabilité
• Vous inscrire aux comptes fiscaux de l''État si requis
• Demander des licences et permis locaux
• Créer des comptes de paie si vous prévoyez embaucher des employés
• Mettre à jour vos contrats et les dossiers de vos fournisseurs avec les renseignements de votre entreprise

Un EIN est une base, pas la ligne d''arrivée. Il donne à votre entreprise l''identité fiscale dont elle a besoin pour fonctionner de manière plus propre et plus professionnelle.

EIN pour les propriétaires non américains

De nombreux fondateurs non américains constituent des LLC et des sociétés par actions aux États-Unis. Dans ces cas, le processus d''obtention d''un EIN peut faire intervenir des procédures différentes de l''IRS, surtout si la partie responsable n''a pas de numéro d''assurance sociale ni d''ITIN.

Les considérations courantes comprennent :

• Le dépôt en ligne peut ne pas être disponible pour tous les demandeurs
• Le formulaire SS-4 peut devoir être envoyé par télécopieur ou par la poste
• Les documents de constitution de l''entreprise devraient demeurer cohérents dans tous les dépôts
• Les étapes bancaires et de conformité peuvent exiger des documents supplémentaires

Si vous créez une entreprise américaine depuis l''étranger, il est important de comprendre à la fois les étapes de constitution et d''obtention de l''EIN avant de commencer.

Comment Zenind aide les nouveaux propriétaires d''entreprise

Zenind aide les entrepreneurs à constituer leur société aux États-Unis et à rester organisés pendant les premières étapes de la mise en place de l''entreprise. Pour les fondateurs qui veulent un départ plus fluide, un soutien à la constitution facilite la transition du dépôt d''État à l''état de préparation opérationnelle.

Un processus de mise en place solide peut vous aider à :

• Constituer correctement votre LLC ou votre société par actions
• Garder les renseignements de dépôt bien organisés
• Avancer plus efficacement vers la mise en place bancaire et fiscale
• Réduire la confusion pendant les premières tâches de conformité

Si vous bâtissez une nouvelle entreprise, traiter la constitution, l''enregistrement de l''EIN et la conformité comme des étapes liées peut vous faire gagner du temps et éviter des retards inutiles.

Foire aux questions

Ai-je besoin d''un EIN pour une LLC à membre unique ?

Pas toujours, mais de nombreuses LLC à membre unique en obtiennent quand même un, car il est utile pour les opérations bancaires, la confidentialité et l''administration fiscale.

Puis-je ouvrir un compte bancaire d''entreprise sans EIN ?

Certaines banques exigent un EIN, surtout pour les LLC et les sociétés par actions. En pratique, la plupart des propriétaires obtiennent l''EIN avant de demander un compte bancaire d''entreprise.

Un EIN est-il la même chose qu''une licence d''entreprise ?

Non. Un EIN est un numéro d''identification fiscale fédéral. Une licence d''entreprise est une autorisation distincte qui peut être délivrée par un État, un comté ou une ville.

Un EIN expire-t-il ?

Non. Une fois attribué, un EIN demeure généralement associé à l''entreprise, sauf indication contraire de l''IRS en raison d''un changement structurel précis ou d''un problème administratif.

Puis-je utiliser le même EIN pour plusieurs entreprises ?

Non. Les entités commerciales distinctes ont généralement besoin d''EIN distincts.

Réflexions finales

Obtenir un EIN est une étape clé pour toute LLC ou société par actions. Cela aide à établir l''identité de votre entreprise, soutient la conformité fiscale et facilite l''ouverture de comptes, l''embauche d''employés et la croissance en toute confiance.

Si vous gérez soigneusement les étapes de constitution et d''obtention de l''EIN, vous pouvez passer de la paperasse de démarrage aux véritables activités d''entreprise avec moins de retards et moins de confusion.