UEI vs DUNS: O que substituiu o número DUNS e como obter um UEI no SAM.gov

Se a sua empresa quer trabalhar com o governo federal, um dos primeiros termos com que irá deparar-se é o Unique Entity Identifier, ou UEI. Este ID alfanumérico de 12 caracteres é agora o identificador de entidade padrão usado no SAM.gov para adjudicações federais, contratos e registos relacionados.

O UEI substituiu o antigo sistema de números DUNS, que era gerido por uma entidade მესამეira. A passagem para um identificador emitido pelo governo simplificou o processo e integrou a gestão das entidades no sistema federal. Para as empresas, isso significa que o mesmo identificador é usado em todo o fluxo de registo, validação e adjudicações federais.

O que é um UEI?

Um Unique Entity Identifier é um número emitido pelo governo e atribuído a uma organização para que possa ser identificada no SAM.gov. Ajuda o governo federal a distinguir uma entidade de outra ao analisar registos, adjudicações e informações de elegibilidade.

O UEI não é o mesmo que um EIN, um número fiscal ou um número de registo estatal. É um identificador separado usado especificamente para contratação federal e programas de assistência.

Porque é que o UEI substituiu o DUNS

Durante muitos anos, o governo federal recorreu aos números DUNS para identificar empresas e outras entidades. Isso mudou quando o governo passou para a identificação baseada em UEI no SAM.gov.

Esta mudança é importante porque eliminou a necessidade de depender de um identificador de uma entidade terceira para negócios federais. O resultado é um processo mais direto para validar e identificar entidades que pretendem fazer negócios com o governo.

Se ainda estiver a ver referências antigas a DUNS em conteúdo arquivado, considere-as como contexto histórico. Para o registo federal atual, o UEI é o identificador relevante.

Quem precisa de um UEI?

Pode precisar de um UEI se a sua entidade for:

• Concorrer a contratos federais
• Candidatar-se a subsídios federais ou outras formas de apoio
• Receber ou reportar informações sobre adjudicações federais
• Atuar como subadjudicatário ou aparecer noutros fluxos de reporte federal
• Manter um registo de entidade ativo no SAM.gov

Em alguns casos, uma organização pode precisar apenas de um UEI e não de um registo completo. Se não estiver a candidatar-se diretamente a adjudicações federais, poderá conseguir solicitar um Unique Entity ID sem concluir um registo completo.

Como obter um UEI no SAM.gov

O processo do UEI decorre no SAM.gov. De forma geral, os passos são simples:

1. Criar ou iniciar sessão numa conta do SAM.gov através do Login.gov.
2. Escolher se pretende registar a sua entidade ou solicitar apenas um Unique Entity ID.
3. Introduzir a razão social legal e a morada física da empresa.
4. Concluir os passos de validação exigidos pelo SAM.gov.
5. Após a validação, o seu UEI será atribuído no SAM.gov.

Se a sua entidade já estiver registada, então já tem um UEI. Pode consultá-lo no seu espaço da entidade depois de iniciar sessão.

Que informação deve ter preparada

A informação exata necessária depende de estar a solicitar apenas um UEI ou a concluir um registo completo. Para um pedido simples de UEI, o SAM.gov pode apenas precisar da razão social legal e da morada física.

Para um registo completo, tenha preparadas informações adicionais da entidade, que podem incluir:

• Razão social legal
• Morada física
• Estrutura empresarial e tipo de entidade
• Pessoas de contacto
• Informação principal da empresa
• Classificações empresariais e dados relacionados

Preparar estas informações antecipadamente ajuda a evitar atrasos durante a validação e o registo.

Quanto custa um UEI?

Um UEI é gratuito. Submeter um registo ou receber um Unique Entity ID no SAM.gov não implica qualquer taxa.

Essa é uma das razões pelas quais as empresas devem evitar serviços de terceiros que cobram por informações ou formulários que estão disponíveis através do processo oficial do governo.

Quanto tempo demora a obter um UEI?

O tempo de processamento pode variar consoante a validação da entidade e se o SAM.gov necessitar de documentação adicional. Um pedido simples pode ser mais rápido do que um registo completo, enquanto um registo que exija revisão manual pode demorar mais.

O ponto importante é que a atribuição do UEI está ligada à validação. Se as informações da sua empresa não corresponderem ao que o sistema espera, o processo pode abrandar.

O UEI expira?

O UEI em si não expira. No entanto, se tiver um registo completo no SAM.gov, esse registo tem de ser renovado a cada 365 dias para se manter ativo.

Se o registo caducar, a sua entidade pode tornar-se inativa. Isso pode afetar a sua capacidade de concorrer a novos contratos federais, subsídios ou outras adjudicações.

Como encontrar o seu UEI

Se a sua entidade já estiver registada, pode encontrar o seu UEI ao iniciar sessão no SAM.gov e abrir a informação ou o espaço da sua entidade. O UEI aparece no registo da entidade e noutros detalhes do registo.

Se submeteu recentemente um registo ou um pedido de UEI, também pode verificar o estado no SAM.gov para ver se o identificador já foi emitido.

Erros comuns das empresas

Há vários erros evitáveis que surgem frequentemente durante a configuração do UEI e do SAM.gov:

• Confundir UEI com DUNS ou EIN
• Usar um nome comercial em vez da razão social legal
• Assumir que um UEI substitui a necessidade de registo quando é exigido um registo completo
• Deixar caducar um registo ativo no SAM.gov
• Esperar até ao último minuto para concorrer a um contrato ou candidatar-se a apoio

Uma preparação cuidadosa ajuda a evitar problemas de validação e mantém o registo federal alinhado com os documentos de constituição da empresa.

Porque é que isto é importante para empresas recentemente constituídas

Se acabou de constituir uma LLC, sociedade anónima ou outra entidade empresarial, o registo federal é mais um passo para ficar pronto para contratar com o governo. A sua razão social legal, morada e registos da entidade devem corresponder antes de iniciar o processo no SAM.gov.

É aqui que um trabalho de constituição organizado faz a diferença. A Zenind ajuda os empresários a estruturar a sua entidade para avançarem com mais confiança para obrigações de conformidade, registos e outros requisitos relacionados com o governo.

Considerações finais

O UEI é agora o identificador de entidade padrão do governo federal, e é o número que as empresas precisam de compreender antes de procurarem contratos ou apoio no SAM.gov. Substituiu o DUNS, é gratuito e está integrado no processo de registo atual.

Se a sua empresa planeia trabalhar com o governo federal, a melhor abordagem é simples: certifique-se de que os seus registos de constituição estão corretos, valide as informações da sua entidade e mantenha o seu registo no SAM.gov ativo, se precisar dele.