UEI vs DUNS: Wat de DUNS-nummer verving en hoe u een UEI krijgt in SAM.gov

Als uw bedrijf zaken wil doen met de federale overheid, is een van de eerste termen die u tegenkomt de Unique Entity Identifier, oftewel UEI. Deze alfanumerieke ID van 12 tekens is nu de standaard entiteitsidentificatie die in SAM.gov wordt gebruikt voor federale gunningen, contracten en gerelateerde registraties.

De UEI verving het oude DUNS-nummersysteem, dat door een externe partij werd beheerd. Door over te stappen op een door de overheid uitgegeven identificatiecode werd het proces eenvoudiger en kwam het beheer van entiteiten binnen het federale systeem te liggen. Voor bedrijven betekent dit dat dezelfde identificatiecode wordt gebruikt voor registratie, validatie en federale gunningsprocessen.

Wat is een UEI?

Een Unique Entity Identifier is een door de overheid uitgegeven nummer dat aan een organisatie wordt toegekend zodat deze in SAM.gov kan worden geïdentificeerd. Het helpt de federale overheid om de ene entiteit van de andere te onderscheiden bij het beoordelen van registraties, gunningen en informatie over geschiktheid.

De UEI is niet hetzelfde als een EIN, belastingnummer of staatsregistratienummer. Het is een aparte identificatiecode die specifiek wordt gebruikt voor federale aanbestedingen en hulpprogramma's.

Waarom de UEI de DUNS verving

Jarenlang gebruikte de federale overheid DUNS-nummers om bedrijven en andere entiteiten te identificeren. Dat veranderde toen de overheid overstapte op identificatie op basis van UEI in SAM.gov.

Deze wijziging is belangrijk omdat de overheid daardoor niet langer afhankelijk was van een identificatiecode van een derde partij voor federale zakelijke processen. Het resultaat is een directer proces voor het valideren en identificeren van entiteiten die zaken willen doen met de overheid.

Als u nog oudere verwijzingen naar DUNS ziet in gearchiveerde content, beschouw die dan als historische context. Voor huidige federale registratie is de UEI de identificatiecode die ertoe doet.

Wie heeft een UEI nodig?

U heeft mogelijk een UEI nodig als uw entiteit:

• Inschrijft op federale contracten
• Vraagt om federale subsidies of andere vormen van ondersteuning
• Federale gunningsinformatie ontvangt of rapporteert
• Optreedt als subbegunstigde of op een andere manier voorkomt in federale rapportageprocessen
• Een actieve entiteitsregistratie in SAM.gov onderhoudt

In sommige gevallen heeft een organisatie alleen een UEI nodig en geen volledige registratie. Als u niet rechtstreeks aanvraagt voor federale gunningen, kunt u mogelijk een Unique Entity ID aanvragen zonder een volledige registratie te voltooien.

Hoe u een UEI krijgt in SAM.gov

Het UEI-proces loopt via SAM.gov. In het algemeen zijn de stappen eenvoudig:

1. Maak een account aan op SAM.gov of meld u aan met Login.gov.
2. Kies of u uw entiteit wilt registreren of alleen een Unique Entity ID wilt aanvragen.
3. Voer uw wettelijke bedrijfsnaam en fysieke adres in.
4. Voltooi de validatiestappen die SAM.gov vereist.
5. Zodra de validatie is voltooid, wordt uw UEI toegewezen in SAM.gov.

Als uw entiteit al is geregistreerd, heeft u al een UEI. U kunt deze bekijken in uw entiteitswerkruimte nadat u bent aangemeld.

Welke informatie u klaar moet hebben

De exacte informatie die nodig is, hangt af van de vraag of u alleen een UEI aanvraagt of een volledige registratie voltooit. Voor een eenvoudige UEI-aanvraag heeft SAM.gov mogelijk alleen uw wettelijke bedrijfsnaam en fysieke adres nodig.

Voor een volledige registratie moet u extra entiteitsgegevens klaar hebben, waaronder mogelijk:

• Wettelijke bedrijfsnaam
• Fysiek adres
• Bedrijfsstructuur en entiteitstype
• Contactpersonen
• Kerngegevens over het bedrijf
• Bedrijfsclassificaties en gerelateerde gegevens

Door deze informatie vooraf klaar te zetten, voorkomt u vertraging tijdens validatie en registratie.

Hoeveel kost een UEI?

Een UEI is gratis. Voor het indienen van een registratie of het ontvangen van een Unique Entity ID in SAM.gov hoeft u geen vergoeding te betalen.

Dat is een van de redenen waarom bedrijven voorzichtig moeten zijn met externe diensten die kosten rekenen voor informatie of formulieren die beschikbaar zijn via het officiële overheidsproces.

Hoe lang duurt het om een UEI te krijgen?

De verwerkingstijd kan variëren op basis van de validatie van de entiteit en of SAM.gov aanvullende documentatie nodig heeft. Een eenvoudige aanvraag kan sneller zijn dan een volledige registratie, terwijl een registratie die handmatige beoordeling vereist langer kan duren.

Het belangrijkste is dat de toekenning van een UEI is gekoppeld aan validatie. Als uw bedrijfsgegevens niet overeenkomen met wat het systeem verwacht, kan het proces vertragen.

Verloopt een UEI?

De UEI zelf verloopt niet. Als u echter een volledige SAM.gov-registratie hebt, moet die registratie elke 365 dagen worden vernieuwd om actief te blijven.

Als uw registratie vervalt, kan uw entiteit inactief worden. Dat kan gevolgen hebben voor uw vermogen om nieuwe federale contracten, subsidies of andere gunningen na te streven.

Hoe u uw UEI kunt vinden

Als uw entiteit al is geregistreerd, kunt u uw UEI vinden door in te loggen op SAM.gov en uw entiteitsinformatie of werkruimte te openen. De UEI staat bij uw entiteitsrecord en andere registratiedetails.

Als u onlangs een registratie of UEI-aanvraag heeft ingediend, kunt u ook de status in SAM.gov controleren om te zien of de identificatiecode is toegewezen.

Veelgemaakte fouten van bedrijven

Een paar vermijdbare fouten komen vaak voor bij de inrichting van UEI en SAM.gov:

• UEI verwarren met DUNS of EIN
• Een handelsnaam gebruiken in plaats van de wettelijke bedrijfsnaam
• Aannemen dat een UEI de noodzaak van registratie vervangt wanneer een volledige registratie vereist is
• Een actieve SAM.gov-registratie laten verlopen
• Tot het laatste moment wachten voordat u op een contract biedt of om ondersteuning vraagt

Zorgvuldige voorbereiding helpt validatieproblemen te voorkomen en houdt uw federale dossier in lijn met uw oprichtingsdocumenten.

Waarom dit belangrijk is voor nieuw gevormde bedrijven

Als u onlangs een LLC, corporation of andere rechtspersoon hebt opgericht, is federale registratie nog een stap in de richting van contractgereedheid. Uw wettelijke naam, adres en entiteitsgegevens moeten allemaal overeenkomen voordat u met het SAM.gov-proces begint.

Daar komt georganiseerd oprichtingswerk van pas. Zenind helpt ondernemers hun entiteitsstructuur op orde te brengen, zodat zij met meer vertrouwen kunnen doorgaan met compliance, registraties en andere overheidsgerelateerde vereisten.

Slotgedachten

De UEI is nu de standaard identiteitscode van de federale overheid en is het nummer dat bedrijven moeten begrijpen voordat zij contracten of ondersteuning in SAM.gov nastreven. Het verving DUNS, het is gratis en het maakt deel uit van het huidige registratieproces.

Als uw bedrijf van plan is zaken te doen met de federale overheid, is de beste aanpak eenvoudig: zorg dat uw oprichtingsgegevens correct zijn, valideer uw entiteitsinformatie en houd uw SAM.gov-registratie actief als u die nodig heeft.