UEI so với DUNS: DUNS number đã được thay thế bằng gì và cách lấy UEI trên SAM.gov

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn làm việc với chính phủ liên bang, một trong những thuật ngữ đầu tiên bạn sẽ gặp là Unique Entity Identifier, hay UEI. Mã định danh gồm 12 ký tự chữ và số này hiện là mã định danh thực thể tiêu chuẩn được sử dụng trên SAM.gov cho các khoản hỗ trợ liên bang, hợp đồng và các hồ sơ đăng ký liên quan.

UEI đã thay thế hệ thống DUNS number cũ, vốn được quản lý bởi một bên thứ ba. Việc chuyển sang mã định danh do chính phủ cấp đã đơn giản hóa quy trình và đưa việc quản lý thực thể vào trong hệ thống liên bang. Đối với doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là cùng một mã định danh được sử dụng xuyên suốt quá trình đăng ký, xác minh và quy trình liên quan đến các khoản hỗ trợ liên bang.

UEI là gì?

Unique Entity Identifier là một mã số do chính phủ cấp, được gán cho một tổ chức để tổ chức đó có thể được nhận diện trên SAM.gov. Mã này giúp chính phủ liên bang phân biệt từng thực thể khi xem xét hồ sơ đăng ký, giải thưởng và thông tin về điều kiện đủ tiêu chuẩn.

UEI không giống với EIN, mã số thuế hay số hồ sơ nộp lên tiểu bang. Đây là một mã định danh riêng, được sử dụng cụ thể cho hoạt động đấu thầu liên bang và các chương trình hỗ trợ.

Vì sao UEI thay thế DUNS

Trong nhiều năm, chính phủ liên bang sử dụng DUNS number để xác định doanh nghiệp và các thực thể khác. Điều đó đã thay đổi khi chính phủ chuyển sang nhận diện dựa trên UEI trong SAM.gov.

Sự thay đổi này quan trọng vì nó loại bỏ việc phải phụ thuộc vào một mã định danh của bên thứ ba cho hoạt động kinh doanh với chính phủ liên bang. Kết quả là quy trình xác minh và nhận diện các thực thể muốn làm việc với chính phủ trở nên trực tiếp hơn.

Nếu bạn vẫn thấy các tham chiếu cũ đến DUNS trong nội dung lưu trữ, hãy xem đó là bối cảnh lịch sử. Với đăng ký liên bang hiện tại, UEI là mã định danh quan trọng.

Ai cần UEI?

Bạn có thể cần UEI nếu thực thể của bạn sẽ:

• Tham gia đấu thầu hợp đồng liên bang
• Nộp đơn xin tài trợ liên bang hoặc các khoản hỗ trợ khác
• Nhận hoặc báo cáo thông tin về khoản hỗ trợ liên bang
• Đóng vai trò subawardee hoặc xuất hiện trong quy trình báo cáo liên bang
• Duy trì hồ sơ đăng ký thực thể đang hoạt động trên SAM.gov

Trong một số trường hợp, tổ chức có thể chỉ cần UEI mà không cần đăng ký đầy đủ. Nếu bạn không nộp đơn trực tiếp để nhận hỗ trợ liên bang, bạn có thể chỉ cần yêu cầu Unique Entity ID mà không phải hoàn tất toàn bộ hồ sơ đăng ký.

Cách lấy UEI trên SAM.gov

Quy trình UEI được thực hiện thông qua SAM.gov. Nhìn chung, các bước khá đơn giản:

1. Tạo hoặc đăng nhập vào tài khoản SAM.gov bằng Login.gov.
2. Chọn bạn muốn đăng ký thực thể hay chỉ yêu cầu Unique Entity ID.
3. Nhập tên pháp lý của doanh nghiệp và địa chỉ thực tế.
4. Hoàn tất các bước xác minh mà SAM.gov yêu cầu.
5. Sau khi được xác minh, UEI của bạn sẽ được cấp trên SAM.gov.

Nếu thực thể của bạn đã được đăng ký, bạn đã có UEI. Bạn có thể xem mã này trong khu vực quản lý thực thể sau khi đăng nhập.

Bạn nên chuẩn bị những thông tin gì

Thông tin chính xác cần thiết sẽ phụ thuộc vào việc bạn chỉ yêu cầu UEI hay hoàn tất đăng ký đầy đủ. Với yêu cầu UEI đơn giản, SAM.gov có thể chỉ cần tên pháp lý của doanh nghiệp và địa chỉ thực tế.

Với đăng ký đầy đủ, hãy chuẩn bị thêm các thông tin thực thể, có thể bao gồm:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Địa chỉ thực tế
• Cấu trúc kinh doanh và loại hình thực thể
• Thông tin liên hệ
• Thông tin kinh doanh cốt lõi
• Phân loại doanh nghiệp và dữ liệu liên quan

Chuẩn bị sẵn những thông tin này sẽ giúp tránh chậm trễ trong quá trình xác minh và đăng ký.

UEI có giá bao nhiêu?

UEI là miễn phí. Việc nộp hồ sơ đăng ký hoặc nhận Unique Entity ID trên SAM.gov không yêu cầu bất kỳ khoản phí nào.

Đó là một lý do khiến doanh nghiệp nên tránh các dịch vụ bên thứ ba tính phí cho thông tin hoặc biểu mẫu vốn có sẵn thông qua quy trình chính thức của chính phủ.

Mất bao lâu để có UEI?

Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy theo việc xác minh thực thể và việc SAM.gov có cần thêm tài liệu hay không. Một yêu cầu đơn giản có thể nhanh hơn đăng ký đầy đủ, trong khi một hồ sơ đăng ký cần xem xét thủ công có thể lâu hơn.

Điều quan trọng là việc cấp UEI gắn liền với xác minh. Nếu thông tin doanh nghiệp của bạn không khớp với những gì hệ thống mong đợi, quy trình có thể bị chậm lại.

UEI có hết hạn không?

Bản thân UEI không hết hạn. Tuy nhiên, nếu bạn có hồ sơ đăng ký SAM.gov đầy đủ, hồ sơ đó phải được gia hạn mỗi 365 ngày để duy trì trạng thái hoạt động.

Nếu hồ sơ đăng ký bị quá hạn, thực thể của bạn có thể trở nên không hoạt động. Điều đó có thể ảnh hưởng đến khả năng theo đuổi hợp đồng liên bang mới, tài trợ hoặc các khoản hỗ trợ khác.

Cách tìm UEI của bạn

Nếu thực thể của bạn đã được đăng ký, bạn có thể tìm UEI bằng cách đăng nhập vào SAM.gov và mở thông tin hoặc khu vực làm việc của thực thể. UEI sẽ xuất hiện cùng với hồ sơ thực thể và các chi tiết đăng ký khác.

Nếu bạn vừa nộp hồ sơ đăng ký hoặc yêu cầu UEI gần đây, bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái trên SAM.gov để xem mã định danh đã được cấp hay chưa.

Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp

Một vài sai lầm có thể tránh được thường gặp trong quá trình thiết lập UEI và SAM.gov:

• Nhầm lẫn UEI với DUNS hoặc EIN
• Dùng tên thương mại thay vì tên pháp lý của doanh nghiệp
• Cho rằng UEI thay thế hoàn toàn nhu cầu đăng ký trong khi thực tế cần đăng ký đầy đủ
• Để hồ sơ đăng ký SAM.gov đang hoạt động hết hạn
• Chờ đến phút cuối mới bắt đầu đấu thầu hợp đồng hoặc nộp đơn xin hỗ trợ

Chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp tránh các vấn đề xác minh và giữ cho hồ sơ liên bang của bạn khớp với tài liệu thành lập doanh nghiệp.

Vì sao điều này quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập

Nếu bạn vừa thành lập một LLC, corporation hoặc loại hình doanh nghiệp khác, đăng ký liên bang là một bước nữa để sẵn sàng tham gia hợp đồng. Tên pháp lý, địa chỉ và hồ sơ thực thể của bạn nên khớp với nhau trước khi bắt đầu quy trình SAM.gov.

Đó là lúc việc thành lập có tổ chức trở nên quan trọng. Zenind giúp chủ doanh nghiệp thiết lập cấu trúc thực thể của mình để họ có thể tự tin hơn khi bước vào tuân thủ, đăng ký và các yêu cầu liên quan đến cơ quan chính phủ.

Kết luận

UEI hiện là mã định danh thực thể tiêu chuẩn của chính phủ liên bang, và đó là mã mà doanh nghiệp cần hiểu trước khi theo đuổi hợp đồng hoặc hỗ trợ trên SAM.gov. Mã này đã thay thế DUNS, là miễn phí, và được tích hợp vào quy trình đăng ký hiện tại.

Nếu doanh nghiệp của bạn dự định làm việc với chính phủ liên bang, cách tiếp cận tốt nhất rất đơn giản: đảm bảo hồ sơ thành lập chính xác, xác minh thông tin thực thể và giữ cho hồ sơ đăng ký SAM.gov của bạn luôn hoạt động nếu bạn cần một hồ sơ như vậy.