UEI срещу DUNS: Какво замени номера DUNS и как да получите UEI в SAM.gov

Ако вашият бизнес иска да работи с федералното правителство, един от първите термини, с които ще се срещнете, е Unique Entity Identifier, или UEI. Този 12-символен буквено-цифров идентификатор вече е стандартният идентификатор на субект, използван в SAM.gov за федерални възлагания, договори и свързани регистрации.

UEI замени старата система с номера DUNS, която се управляваше от трета страна. Преминаването към идентификатор, издаван от правителството, опрости процеса и постави управлението на субектите вътре във федералната система. За бизнеса това означава, че един и същ идентификатор се използва при регистрация, валидация и работни процеси, свързани с федерални възлагания.

Какво е UEI?

Unique Entity Identifier е правителствено издаван номер, който се присвоява на организация, за да може тя да бъде идентифицирана в SAM.gov. Той помага на федералното правителство да различава един субект от друг при преглед на регистрации, възлагания и информация за допустимост.

UEI не е същото като EIN, данъчен номер или номер за държавно подаване. Това е отделен идентификатор, използван конкретно за федерално договаряне и програми за помощ.

Защо UEI замени DUNS

В продължение на много години федералното правителство разчиташе на номера DUNS, за да идентифицира бизнеса и други субекти. Това се промени, когато правителството премина към идентификация, базирана на UEI в SAM.gov.

Тази промяна е важна, защото премахна нуждата да се разчита на идентификатор от трета страна за федералния бизнес. Резултатът е по-пряк процес за валидация и идентифициране на субектите, които искат да работят с правителството.

Ако все още виждате по-стари препратки към DUNS в архивирано съдържание, третирайте ги като исторически контекст. За текуща федерална регистрация UEI е идентификаторът, който има значение.

Кой се нуждае от UEI?

Може да се нуждаете от UEI, ако вашият субект ще:

• Кандидатства за федерални договори
• Подаване на документи за федерални грантове или друга помощ
• Получава или отчита информация за федерални възлагания
• Действа като подизпълнител или по друг начин участва във федерални процеси на отчетност
• Поддържа активна регистрация на субекта в SAM.gov

В някои случаи организацията може да се нуждае само от UEI, а не от пълна регистрация. Ако не кандидатствате директно за федерални възлагания, може да можете да поискате Unique Entity ID, без да завършвате пълна регистрация.

Как да получите UEI в SAM.gov

Процесът за UEI минава през SAM.gov. Обикновено стъпките са ясни:

1. Създайте или влезте в акаунт в SAM.gov чрез Login.gov.
2. Изберете дали искате да регистрирате вашия субект или да поискате само Unique Entity ID.
3. Въведете официалното юридическо име на бизнеса и физическия адрес.
4. Завършете стъпките за валидация, изисквани от SAM.gov.
5. След като валидацията приключи, вашият UEI ще бъде присвоен в SAM.gov.

Ако вашият субект вече е регистриран, вече имате UEI. Можете да го видите в работното пространство на вашия субект след вход в системата.

Каква информация трябва да имате под ръка

Точната информация, която се изисква, зависи от това дали искате само UEI или извършвате пълна регистрация. За обикновена заявка за UEI SAM.gov може да изисква само вашето официално юридическо име на бизнеса и физически адрес.

За пълна регистрация бъдете готови да предоставите допълнителни данни за субекта, които могат да включват:

• Официално юридическо име на бизнеса
• Физически адрес
• Бизнес структура и тип на субекта
• Лица за контакт
• Основна бизнес информация
• Бизнес класификации и свързани данни

Подготовката на тази информация предварително помага да се избегнат забавяния по време на валидацията и регистрацията.

Колко струва UEI?

UEI е безплатен. Подаването на регистрация или получаването на Unique Entity ID в SAM.gov не изисква такса.

Това е една от причините бизнесите да избягват услуги на трети страни, които таксуват за информация или формуляри, достъпни чрез официалния правителствен процес.

Колко време отнема да получите UEI?

Времето за обработка може да варира в зависимост от валидацията на субекта и от това дали SAM.gov се нуждае от допълнителна документация. Обикновена заявка може да бъде по-бърза от пълна регистрация, докато регистрация, която изисква ръчна проверка, може да отнеме повече време.

Важно е да знаете, че присвояването на UEI е свързано с валидацията. Ако информацията за вашия бизнес не съвпада с това, което системата очаква, процесът може да се забави.

Изтича ли UEI?

Самият UEI не изтича. Ако обаче имате пълна регистрация в SAM.gov, тя трябва да се подновява на всеки 365 дни, за да остане активна.

Ако регистрацията ви изтече, вашият субект може да стане неактивен. Това може да повлияе на възможността ви да кандидатствате за нови федерални договори, грантове или други възлагания.

Как да намерите своя UEI

Ако вашият субект вече е регистриран, можете да намерите своя UEI, като влезете в SAM.gov и отворите информацията или работното пространство на вашия субект. UEI се показва в записите за вашия субект заедно с други данни за регистрацията.

Ако наскоро сте подали регистрация или заявка за UEI, можете също да проверите статуса в SAM.gov, за да видите дали идентификаторът е бил издаден.

Често срещани грешки, които бизнесите допускат

Няколко лесно предотвратими грешки се появяват често при настройката на UEI и SAM.gov:

• Бъркане на UEI с DUNS или EIN
• Използване на търговско име вместо официалното юридическо име на бизнеса
• Предположение, че UEI замества нуждата от регистрация, когато е необходима пълна регистрация
• Позволяване на активна регистрация в SAM.gov да изтече
• Изчакване до последния момент преди кандидатстване за договор или помощ

Добрата подготовка помага да се избегнат проблеми с валидацията и поддържа федералния ви запис в съответствие с документите за учредяване.

Защо това е важно за новоучредени бизнеси

Ако току-що сте учредили LLC, корпорация или друг бизнес субект, федералната регистрация е още една стъпка към готовност за договори. Вашето юридическо име, адрес и данни за субекта трябва да съвпадат, преди да започнете процеса в SAM.gov.

Точно тук е важна добре организираната работа по учредяване. Zenind помага на собствениците на бизнеси да подредят структурата на своя субект, за да могат по-уверено да преминат към съответствие, регистрации и други изисквания, свързани с държавни институции.

Заключение

UEI вече е стандартният идентификатор на субект на федералното правителство и е номерът, който бизнесите трябва да разбират, преди да кандидатстват за договори или помощ в SAM.gov. Той замени DUNS, безплатен е и е част от текущия процес на регистрация.

Ако вашият бизнес планира да работи с федералното правителство, най-добрият подход е прост: уверете се, че данните за учредяването са точни, валидирайте информацията за вашия субект и поддържайте регистрацията си в SAM.gov активна, ако ви е необходима.