O que é a fiscalidade e compliance da Zenind? Um guia completo para registos empresariais nos EUA

Iniciar uma empresa nos EUA é um marco importante. Manter-se em conformidade é o que a mantém saudável. Fiscalidade e compliance referem-se às responsabilidades contínuas federais, estaduais e locais que se seguem à constituição da empresa. Para LLCs, sociedades anónimas e outras entidades, isso pode incluir obter um EIN, apresentar declarações fiscais, fazer pagamentos estimados de impostos, manter registos, renovar licenças e entregar os registos estatais exigidos dentro do prazo.

A Zenind ajuda os fundadores a passar da constituição para o compliance com menos incerteza. Este guia explica o que significa fiscalidade e compliance, quais são as obrigações mais importantes e como criar um sistema simples que mantenha a sua empresa em situação regular.

O que fiscalidade e compliance realmente significam

Na prática, fiscalidade e compliance é o trabalho necessário para demonstrar que a sua empresa foi devidamente constituída, está a operar legalmente e está a apresentar o que deve. Algumas tarefas estão relacionadas com impostos. Outras são administrativas, mas são igualmente importantes.

As responsabilidades mais comuns incluem:

• Registar a empresa no estado
• Obter um EIN junto do IRS
• Acompanhar as obrigações de imposto sobre o rendimento federal
• Pagar impostos estimados quando exigido
• Depositar e reportar impostos sobre salários, se tiver trabalhadores
• Cobrar e remeter imposto sobre vendas quando aplicável
• Apresentar relatórios anuais ou declarações de franchise tax
• Manter um agente registado e registos empresariais atualizados
• Renovar licenças e autorizações
• Atualizar o estado quando houver alterações na propriedade, morada ou gestão

A lista exata depende do tipo de entidade, do estado de constituição, do setor e de a empresa contratar trabalhadores ou vender bens e serviços tributáveis.

Porque o compliance é importante

Compliance não é apenas papelada. Afeta se a sua empresa se mantém em situação regular e consegue continuar a operar sem interrupções.

Quando o compliance falha, as empresas podem enfrentar:

• Taxas por atraso e penalizações
• Perda de situação regular junto do estado
• Dissolução administrativa ou suspensão
• Atrasos com banca, financiamento e integração de fornecedores
• Trabalho adicional de regularização quando os registos estão incompletos

Para fundadores em fase inicial, o maior desafio geralmente não é a complexidade de um formulário. É o número de prazos que surgem em momentos diferentes junto de diferentes entidades. Um processo simples de compliance reduz esse risco.

Noções básicas de impostos federais para novas empresas

Obter um EIN

Um Employer Identification Number, ou EIN, é um número de identificação fiscal federal emitido pelo IRS. É usado para identificar uma entidade empresarial para fins fiscais.

Em muitos casos, deve constituir a sua entidade no estado antes de solicitar um EIN. O IRS disponibiliza o EIN diretamente e sem qualquer custo.

As empresas precisam frequentemente de um EIN para:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Contratar trabalhadores
• Operar como parceria ou sociedade anónima
• Pagar determinados impostos
• Apresentar declarações fiscais empresariais
• Alterar a propriedade ou a estrutura da empresa em algumas situações

Saber qual a declaração fiscal aplicável à sua entidade

A forma jurídica da empresa determina qual a declaração federal que deve apresentar. Esta é uma das razões pelas quais a escolha da entidade importa para além da constituição.

Em geral:

• Os empresários em nome individual costumam declarar o rendimento empresarial na sua declaração pessoal
• As parcerias apresentam uma declaração de parceria
• As C corporations apresentam uma declaração societária
• As S corporations apresentam uma declaração de S corporation
• As LLCs são tributadas de acordo com a forma como estão classificadas para efeitos fiscais federais

Se a estrutura não for definida corretamente desde o início, a apresentação de impostos torna-se mais difícil mais tarde.

Impostos estimados

Se trabalha por conta própria, geralmente precisa de fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano. Estes pagamentos ajudam a cobrir o imposto sobre o rendimento e, em alguns casos, o imposto sobre o trabalho independente ou outras obrigações fiscais.

Os impostos estimados são normalmente pagos trimestralmente. Perder um pagamento pode gerar penalizações, mesmo que espere um reembolso quando apresentar a declaração anual.

Uma boa regra é planear os pagamentos de impostos à medida que ganha rendimento, e não depois de o ano terminar.

Impostos sobre salários

Se contratar trabalhadores, o compliance da folha salarial passa a fazer parte das suas obrigações fiscais federais.

Os empregadores geralmente devem:

• Reter o imposto federal sobre o rendimento quando exigido
• Depositar os impostos da Segurança Social e do Medicare
• Pagar a parcela do empregador dos impostos sobre salários
• Apresentar os formulários trimestrais ou anuais exigidos da folha salarial
• Emitir os Formulários W-2 aos trabalhadores dentro do prazo
• Apresentar o Formulário 940 para o federal unemployment tax quando aplicável

Os erros na folha salarial podem tornar-se rapidamente dispendiosos, por isso esta é uma área em que a organização é essencial.

Manter bons registos

Um bom registo documental facilita a fiscalidade e o compliance. Guarde documentação relativa a:

• Receitas e faturas
• Despesas empresariais
• Extratos bancários e de cartão de crédito
• Registos da folha salarial
• Contratos e acordos
• Registos de propriedade e capitalização
• Recibos de compras dedutíveis
• Confirmações de entregas estatais e avisos de renovação

Registos organizados reduzem o stress na época fiscal e tornam mais fácil responder a notificações, auditorias ou pedidos de credores.

Requisitos de compliance estaduais e locais

Os impostos federais são apenas uma parte do quadro. A maioria das empresas também tem obrigações estaduais e locais.

Dependendo de onde opera, poderá ter de tratar de:

• Relatórios anuais
• Franchise taxes
• Registos de imposto sobre o rendimento estadual
• Licenças de imposto sobre vendas
• Licenças empresariais e autorizações locais
• Manutenção de agente registado
• Registo como entidade estrangeira se expandir para outro estado

Estes requisitos variam consoante o estado, o condado, a cidade e a atividade da empresa. Uma empresa que venda online, por exemplo, pode enfrentar regras diferentes de uma empresa local de serviços ou de uma operação em vários estados.

A abordagem mais segura é rever os requisitos de todas as jurisdições onde a empresa estiver ativa.

Reporte de Beneficial Ownership Information

As regras de compliance podem mudar, e esta área mudou recentemente.

De acordo com a orientação mais recente da FinCEN, as empresas dos EUA e as pessoas dos EUA estão isentas do requisito de reporte de beneficial ownership information ao abrigo do Corporate Transparency Act. As entidades estrangeiras registadas para exercer atividade nos Estados Unidos ainda podem ter obrigações de reporte.

Como os requisitos legais podem mudar, os fundadores devem confirmar a regra em vigor antes de assumir qualquer coisa sobre o reporte de BOI.

Erros comuns de compliance

Muitas empresas entram em problemas por razões evitáveis. Os erros mais comuns incluem:

• Perder prazos de relatórios anuais
• Esquecer declarações de franchise tax estaduais
• Misturar finanças pessoais e empresariais
• Não atualizar a morada ou o agente registado
• Ignorar requisitos de licenciamento local
• Aguardar demasiado tempo para se registar para imposto sobre vendas
• Assumir que uma regra de um estado se aplica em todo o lado
• Tratar o compliance como uma tarefa única em vez de um processo contínuo

A maioria destes problemas não é dramática por si só. O problema é que se acumulam. Quando se perde um prazo, recuperar normalmente exige mais tempo e dinheiro do que manter-se organizado desde o início.

Como a Zenind ajuda os fundadores a manter o rumo

A Zenind foi criada para empreendedores que querem um caminho mais claro da constituição ao compliance contínuo.

Um fluxo de trabalho prático da Zenind pode ajudar os fundadores a:

• Constituir corretamente a empresa
• Perceber que registos vêm a seguir
• Manter-se organizado após a constituição
• Acompanhar obrigações e prazos recorrentes
• Reduzir o risco de falhar passos importantes de compliance

O valor não é apenas conveniência. É consistência. Quando as tarefas de compliance estão visíveis e são repetíveis, tornam-se muito mais fáceis de gerir.

Um sistema simples de compliance para novas empresas

Não precisa de um processo complexo para se manter em conformidade. Precisa de um processo fiável.

Comece com esta lista de verificação:

1. Constitua a entidade no estado correto
2. Obtenha o EIN
3. Abra uma conta bancária empresarial
4. Separe as finanças empresariais e pessoais
5. Confirme os requisitos de apresentação federais, estaduais e locais
6. Coloque os prazos recorrentes no calendário no início do ano
7. Guarde prova de cada entrega e pagamento
8. Reveja regularmente licenças, moradas e dados de propriedade
9. Volte a confirmar os requisitos sempre que a empresa contratar, expandir ou mudar de estrutura

Uma revisão mensal costuma ser suficiente para pequenas empresas. Empresas maiores ou com atividade em vários estados podem precisar de um ciclo de revisão mais apertado.

Quando procurar ajuda profissional

Algumas empresas conseguem gerir o compliance internamente. Outras devem recorrer mais cedo a apoio profissional.

Procure ajuda se a sua empresa:

• Opera em vários estados
• Tem trabalhadores ou prestadores em locais diferentes
• Precisa de registo de imposto sobre vendas em várias jurisdições
• Está a mudar o tipo de entidade ou a propriedade
• Está a preparar-se para investidores, empréstimos ou uma transação
• Já perdeu um ou mais prazos de entrega

Quanto mais cedo resolver um problema, mais fácil será corrigi-lo.

Perguntas frequentes

Fiscalidade e compliance são o mesmo que constituição da empresa?

Não. A constituição é o primeiro passo. Fiscalidade e compliance é tudo o que acontece depois de a empresa ser criada, incluindo entregas, pagamentos, renovações e registo documental.

Todas as empresas precisam de um EIN?

Nem todas as empresas são obrigadas a ter um, mas muitas precisam. É normalmente necessário para banca, contratação, apresentação de impostos e determinados registos. O IRS fornece EINs diretamente e sem custo.

O que acontece se eu perder um prazo de entrega?

O resultado depende da entrega em causa. As consequências comuns incluem taxas por atraso, penalizações, perda de situação regular e trabalho extra para restabelecer a empresa.

Qual é a melhor forma de se manter em conformidade?

Use um sistema simples: conheça as suas obrigações, acompanhe os prazos, mantenha os registos e reveja os requisitos sempre que a sua empresa mudar.

Conclusão

Fiscalidade e compliance não estão separadas da gestão de uma empresa. Fazem parte do sistema operativo que mantém a empresa viva, credível e pronta para crescer.

Se criar cedo uma rotina de compliance organizada, a empresa torna-se mais fácil de gerir mais tarde. A Zenind ajuda os fundadores a criar essa estrutura para que possam passar menos tempo a correr atrás de prazos e mais tempo a construir a empresa.