Τι είναι το Zenind Tax and Compliance; Ένας πλήρης οδηγός για τις δηλώσεις επιχειρήσεων στις ΗΠΑ

Η ίδρυση μιας εταιρείας στις ΗΠΑ είναι ένα σημαντικό ορόσημο. Η συμμόρφωση είναι αυτό που τη διατηρεί υγιή. Το tax and compliance αναφέρεται στις συνεχιζόμενες ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές υποχρεώσεις που ακολουθούν την ίδρυση μιας επιχείρησης. Για LLCs, corporations και άλλες οντότητες, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την απόκτηση EIN, την υποβολή φορολογικών δηλώσεων, την καταβολή εκτιμώμενων φορολογικών πληρωμών, τη διατήρηση αρχείων, την ανανέωση αδειών και την έγκαιρη υποβολή των απαιτούμενων πολιτειακών δηλώσεων.

Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να περάσουν από την ίδρυση στη συμμόρφωση με λιγότερες αβεβαιότητες. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι σημαίνει tax and compliance, ποιες υποχρεώσεις έχουν τη μεγαλύτερη σημασία και πώς να δημιουργήσετε ένα απλό σύστημα που κρατά την εταιρεία σας σε καλή κατάσταση.

Τι σημαίνει πραγματικά το Tax and Compliance

Σε πρακτικό επίπεδο, το tax and compliance είναι η εργασία που απαιτείται για να αποδειχθεί ότι η επιχείρησή σας έχει ιδρυθεί σωστά, λειτουργεί νόμιμα και υποβάλλει όσα οφείλει. Ορισμένες εργασίες σχετίζονται με τη φορολογία. Άλλες είναι διοικητικές, αλλά είναι εξίσου σημαντικές.

Οι συνήθεις ευθύνες περιλαμβάνουν:

• Εγγραφή της επιχείρησης στο κράτος
• Απόκτηση EIN από την IRS
• Παρακολούθηση των ομοσπονδιακών φορολογικών υποχρεώσεων εισοδήματος
• Πληρωμή εκτιμώμενων φόρων όταν απαιτείται
• Κατάθεση και αναφορά φόρων μισθοδοσίας, εάν έχετε εργαζομένους
• Συλλογή και απόδοση φόρου πωλήσεων, όπου ισχύει
• Υποβολή ετήσιων εκθέσεων ή δηλώσεων franchise tax
• Διατήρηση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και ενημερωμένων επιχειρηματικών αρχείων
• Ανανέωση αδειών και εγκρίσεων
• Ενημέρωση της πολιτείας όταν αλλάζει η ιδιοκτησία, η διεύθυνση ή η διοίκηση

Η ακριβής λίστα εξαρτάται από τον τύπο οντότητας, την πολιτεία ίδρυσης, τον κλάδο και το αν η εταιρεία προσλαμβάνει εργαζομένους ή πωλεί φορολογητέα αγαθά και υπηρεσίες.

Γιατί η συμμόρφωση έχει σημασία

Η συμμόρφωση δεν είναι απλώς χαρτούρα. Επηρεάζει το αν η εταιρεία σας παραμένει σε καλή κατάσταση και μπορεί να συνεχίσει να λειτουργεί χωρίς διακοπές.

Όταν η συμμόρφωση παραμελείται, οι επιχειρήσεις μπορεί να αντιμετωπίσουν:

• Πρόστιμα και επιβαρύνσεις καθυστέρησης
• Απώλεια καλής κατάστασης με την πολιτεία
• Διοικητική διάλυση ή αναστολή
• Καθυστερήσεις σε τραπεζικές συναλλαγές, χρηματοδότηση και ένταξη προμηθευτών
• Επιπλέον εργασία αποκατάστασης όταν τα αρχεία είναι ελλιπή

Για τους νέους ιδρυτές, η μεγαλύτερη πρόκληση συνήθως δεν είναι η πολυπλοκότητα μιας φόρμας. Είναι ο αριθμός των προθεσμιών που εμφανίζονται σε διαφορετικές στιγμές και από διαφορετικούς φορείς. Μια απλή διαδικασία συμμόρφωσης μειώνει αυτόν τον κίνδυνο.

Βασικά ομοσπονδιακής φορολογίας για νέες επιχειρήσεις

Αποκτήστε EIN

Ο Employer Identification Number, ή EIN, είναι ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που εκδίδεται από την IRS. Χρησιμοποιείται για την ταυτοποίηση μιας επιχειρηματικής οντότητας για φορολογικούς σκοπούς.

Σε πολλές περιπτώσεις, θα πρέπει πρώτα να ιδρύσετε την οντότητά σας στην πολιτεία και στη συνέχεια να υποβάλετε αίτηση για EIN. Η IRS παρέχει το EIN απευθείας και χωρίς χρέωση.

Οι επιχειρήσεις συχνά χρειάζονται EIN για να:

• Ανοίξουν επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Προσλάβουν εργαζομένους
• Λειτουργήσουν ως partnership ή corporation
• Πληρώνουν ορισμένους φόρους
• Υποβάλουν επιχειρηματικές φορολογικές δηλώσεις
• Αλλάξουν ιδιοκτησία ή επιχειρηματική δομή σε ορισμένες περιπτώσεις

Γνωρίστε ποια φορολογική δήλωση ισχύει για την οντότητά σας

Η μορφή της επιχείρησης καθορίζει ποια ομοσπονδιακή δήλωση υποβάλλετε. Αυτός είναι ένας λόγος που η επιλογή οντότητας έχει σημασία πέρα από την ίδρυση.

Γενικά:

• Οι ατομικές επιχειρήσεις συνήθως δηλώνουν το επιχειρηματικό εισόδημα στην προσωπική τους δήλωση
• Οι partnerships υποβάλλουν δήλωση partnership
• Οι C corporations υποβάλλουν εταιρική δήλωση
• Οι S corporations υποβάλλουν δήλωση S corporation
• Οι LLCs φορολογούνται ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ταξινομούνται για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς

Αν η δομή δεν στηθεί σωστά από την αρχή, η φορολογική υποβολή γίνεται αργότερα πιο δύσκολη.

Εκτιμώμενοι φόροι

Εάν δραστηριοποιείστε στην επιχείρηση για λογαριασμό σας, γενικά χρειάζεται να κάνετε εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές κατά τη διάρκεια του έτους. Αυτές οι πληρωμές βοηθούν στην κάλυψη του φόρου εισοδήματος και, σε ορισμένες περιπτώσεις, του φόρου αυτοαπασχόλησης ή άλλων φορολογικών υποχρεώσεων.

Οι εκτιμώμενοι φόροι συνήθως πληρώνονται τριμηνιαία. Η παράλειψη μιας πληρωμής μπορεί να δημιουργήσει πρόστιμα, ακόμη και αν περιμένετε επιστροφή φόρου όταν υποβάλετε την ετήσια δήλωση.

Ένας καλός κανόνας είναι να προγραμματίζετε τις φορολογικές πληρωμές καθώς κερδίζετε εισόδημα, όχι αφού τελειώσει το έτος.

Φόροι μισθοδοσίας

Αν προσλάβετε εργαζομένους, η συμμόρφωση στη μισθοδοσία γίνεται μέρος των ομοσπονδιακών φορολογικών σας υποχρεώσεων.

Οι εργοδότες συνήθως πρέπει να:

• Παρακρατούν ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος όταν απαιτείται
• Καταθέτουν τους φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare
• Πληρώνουν το τμήμα των εργοδοτικών φόρων μισθοδοσίας
• Υποβάλλουν τα απαιτούμενα τριμηνιαία ή ετήσια έντυπα μισθοδοσίας
• Εκδίδουν στους εργαζομένους τα Έντυπα W-2 μέχρι την προθεσμία
• Υποβάλλουν το Έντυπο 940 για τον ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας όταν ισχύει

Τα σφάλματα στη μισθοδοσία μπορούν να γίνουν γρήγορα ακριβά, οπότε αυτός είναι ένας τομέας όπου η οργάνωση έχει μεγάλη σημασία.

Διατηρήστε καλά αρχεία

Η ισχυρή τήρηση αρχείων κάνει το tax and compliance ευκολότερο. Διατηρήστε τεκμηρίωση για:

• Έσοδα και τιμολόγια
• Επιχειρηματικά έξοδα
• Τραπεζικές καταστάσεις και καταστάσεις πιστωτικών καρτών
• Αρχεία μισθοδοσίας
• Συμβόλαια και συμφωνίες
• Αρχεία ιδιοκτησίας και κεφαλαιοποίησης
• Αποδείξεις για εκπιπτόμενες αγορές
• Επιβεβαιώσεις πολιτειακών υποβολών και ειδοποιήσεις ανανέωσης

Τα καθαρά αρχεία μειώνουν το άγχος στην περίοδο των φόρων και διευκολύνουν την ανταπόκριση σε ειδοποιήσεις, ελέγχους ή αιτήματα δανειστών.

Πολιτειακές και τοπικές απαιτήσεις συμμόρφωσης

Οι ομοσπονδιακοί φόροι είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν επίσης πολιτειακές και τοπικές υποχρεώσεις.

Ανάλογα με το πού δραστηριοποιείστε, ίσως χρειαστεί να χειριστείτε:

• Ετήσιες εκθέσεις
• Franchise taxes
• Εγγραφές για πολιτειακό φόρο εισοδήματος
• Άδειες φόρου πωλήσεων
• Επιχειρηματικές άδειες και τοπικές εγκρίσεις
• Διατήρηση εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Foreign qualification αν επεκταθείτε σε άλλη πολιτεία

Αυτές οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά πολιτεία, κομητεία, πόλη και επιχειρηματική δραστηριότητα. Μια εταιρεία που πουλάει online, για παράδειγμα, μπορεί να αντιμετωπίζει διαφορετικούς κανόνες από μια τοπική επιχείρηση υπηρεσιών ή μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται σε πολλές πολιτείες.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να ελέγχετε τις απαιτήσεις για κάθε δικαιοδοσία όπου η επιχείρηση είναι ενεργή.

Αναφορά πληροφοριών πραγματικών δικαιούχων

Οι κανόνες συμμόρφωσης μπορούν να αλλάξουν, και αυτός ο τομέας έχει αλλάξει πρόσφατα.

Σύμφωνα με την πιο πρόσφατη καθοδήγηση της FinCEN, οι εταιρείες των ΗΠΑ και τα πρόσωπα των ΗΠΑ εξαιρούνται από την υποχρέωση αναφοράς πληροφοριών πραγματικών δικαιούχων βάσει του Corporate Transparency Act. Οι αλλοδαπές οντότητες που είναι καταχωρισμένες για να δραστηριοποιούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες μπορεί να εξακολουθούν να έχουν υποχρεώσεις αναφοράς.

Επειδή οι νομικές απαιτήσεις μπορούν να αλλάξουν, οι ιδρυτές θα πρέπει να επιβεβαιώνουν τον ισχύοντα κανόνα πριν θεωρήσουν οτιδήποτε δεδομένο σχετικά με τη BOI αναφορά.

Συνηθισμένα λάθη συμμόρφωσης

Πολλές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν προβλήματα για λόγους που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί. Τα πιο συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Παράλειψη προθεσμιών ετήσιων εκθέσεων
• Ξέχασμα υποβολών franchise tax σε επίπεδο πολιτείας
• Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών
• Παράλειψη ενημέρωσης διεύθυνσης ή εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Αγνόηση τοπικών απαιτήσεων αδειοδότησης
• Καθυστέρηση στην εγγραφή για φόρο πωλήσεων
• Υπόθεση ότι ένας κανόνας σε μία πολιτεία ισχύει παντού
• Αντιμετώπιση της συμμόρφωσης ως εφάπαξ εργασίας αντί για συνεχή διαδικασία

Τα περισσότερα από αυτά τα προβλήματα δεν είναι δραματικά από μόνα τους. Το ζήτημα είναι ότι συσσωρεύονται. Μόλις χαθεί μία προθεσμία, η επαναφορά συνήθως απαιτεί περισσότερο χρόνο και χρήμα από το να παραμένετε οργανωμένοι από την αρχή.

Πώς το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να παραμένουν σε πορεία

Το Zenind είναι σχεδιασμένο για επιχειρηματίες που θέλουν μια πιο καθαρή διαδρομή από την ίδρυση στη συνεχή συμμόρφωση.

Μια πρακτική ροή εργασίας του Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδρυτές να:

• Ιδρύσουν σωστά την επιχείρηση
• Κατανοήσουν ποιες υποβολές έρχονται στη συνέχεια
• Παραμείνουν οργανωμένοι μετά την ίδρυση
• Παρακολουθούν επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις και προθεσμίες
• Μειώσουν τον κίνδυνο να χάσουν σημαντικά βήματα συμμόρφωσης

Η αξία δεν είναι μόνο η ευκολία. Είναι η συνέπεια. Όταν οι εργασίες συμμόρφωσης είναι ορατές και επαναλήψιμες, είναι πολύ πιο εύκολο να διαχειριστούν.

Ένα απλό σύστημα συμμόρφωσης για νέες επιχειρήσεις

Δεν χρειάζεστε περίπλοκη διαδικασία για να παραμένετε συμμορφωμένοι. Χρειάζεστε μια αξιόπιστη.

Ξεκινήστε με αυτή τη λίστα ελέγχου:

1. Ιδρύστε την οντότητα στη σωστή πολιτεία
2. Αποκτήστε το EIN
3. Ανοίξτε επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό
4. Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά και προσωπικά οικονομικά
5. Επιβεβαιώστε τις ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές απαιτήσεις υποβολής
6. Προσθέστε τις επαναλαμβανόμενες προθεσμίες στο ημερολόγιο στην αρχή του έτους
7. Αποθηκεύετε αποδεικτικό κάθε υποβολής και πληρωμής
8. Ελέγχετε τακτικά άδειες, διευθύνσεις και στοιχεία ιδιοκτησίας
9. Επανελέγχετε τις απαιτήσεις όταν η επιχείρηση προσλαμβάνει, επεκτείνεται ή αλλάζει δομή

Ένας μηνιαίος έλεγχος είναι συχνά αρκετός για μικρές εταιρείες. Μεγαλύτερες ή πολυπολιτειακές επιχειρήσεις μπορεί να χρειάζονται συχνότερο κύκλο ελέγχου.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Ορισμένες εταιρείες μπορούν να διαχειριστούν τη συμμόρφωση εσωτερικά. Άλλες θα πρέπει να φέρουν επαγγελματική υποστήριξη νωρίτερα.

Ζητήστε βοήθεια αν η επιχείρησή σας:

• Δραστηριοποιείται σε πολλές πολιτείες
• Έχει εργαζομένους ή ανεξάρτητους συνεργάτες σε διαφορετικές τοποθεσίες
• Χρειάζεται εγγραφή για φόρο πωλήσεων σε πολλές δικαιοδοσίες
• Αλλάζει τύπο οντότητας ή ιδιοκτησία
• Προετοιμάζεται για επενδυτές, δάνεια ή συναλλαγή
• Έχει ήδη χάσει μία ή περισσότερες προθεσμίες υποβολής

Όσο νωρίτερα αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα, τόσο ευκολότερο είναι να το διορθώσετε.

Συχνές Ερωτήσεις

Είναι το tax and compliance το ίδιο με την ίδρυση της εταιρείας;

Όχι. Η ίδρυση είναι το πρώτο βήμα. Το tax and compliance είναι ό,τι ακολουθεί αφού δημιουργηθεί η επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων υποβολών, πληρωμών, ανανεώσεων και τήρησης αρχείων.

Χρειάζονται όλες οι επιχειρήσεις EIN;

Δεν απαιτείται από όλες να έχουν, αλλά πολλές το χρειάζονται. Συνήθως απαιτείται για τραπεζικές συναλλαγές, προσλήψεις, φορολογική υποβολή και ορισμένες εγγραφές. Η IRS παρέχει EIN απευθείας και χωρίς χρέωση.

Τι συμβαίνει αν χάσω μια προθεσμία υποβολής;

Το αποτέλεσμα εξαρτάται από την υποβολή. Συνήθεις συνέπειες είναι πρόστιμα καθυστέρησης, επιβαρύνσεις, απώλεια καλής κατάστασης και επιπλέον εργασία για την αποκατάσταση της εταιρείας.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να παραμένω συμμορφωμένος;

Χρησιμοποιήστε ένα απλό σύστημα: γνωρίζετε τις υποχρεώσεις σας, παρακολουθείτε τις προθεσμίες, διατηρείτε αρχεία και επανεξετάζετε τις απαιτήσεις κάθε φορά που η επιχείρησή σας αλλάζει.

Τελικό συμπέρασμα

Το tax and compliance δεν είναι κάτι ξεχωριστό από τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Είναι μέρος του λειτουργικού συστήματος που κρατά την εταιρεία ζωντανή, αξιόπιστη και έτοιμη να αναπτυχθεί.

Αν χτίσετε νωρίς μια καθαρή ρουτίνα συμμόρφωσης, η επιχείρηση γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση αργότερα. Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να δημιουργήσουν αυτή τη δομή ώστε να περνούν λιγότερο χρόνο κυνηγώντας προθεσμίες και περισσότερο χρόνο χτίζοντας την εταιρεία.