Zenind Tax and Compliance là gì? Hướng dẫn đầy đủ về hồ sơ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ

Thành lập một công ty tại Hoa Kỳ là một cột mốc quan trọng. Việc duy trì tuân thủ là điều giúp doanh nghiệp phát triển ổn định. Thuế và tuân thủ đề cập đến các trách nhiệm liên tục ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương sau khi doanh nghiệp được thành lập. Đối với LLC, corporation và các loại thực thể khác, điều này có thể bao gồm việc xin EIN, nộp tờ khai thuế, thực hiện các khoản thuế tạm tính, lưu giữ hồ sơ, gia hạn giấy phép và nộp đúng hạn các hồ sơ bắt buộc của tiểu bang.

Zenind giúp các nhà sáng lập chuyển từ giai đoạn thành lập sang giai đoạn tuân thủ với ít phỏng đoán hơn. Hướng dẫn này giải thích thuế và tuân thủ là gì, những nghĩa vụ nào quan trọng nhất, và cách xây dựng một hệ thống đơn giản để giữ công ty của bạn ở trạng thái tốt.

Thuế và tuân thủ thực sự có nghĩa là gì

Ở góc độ thực tế, thuế và tuân thủ là phần công việc cần thiết để chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn được thành lập đúng cách, đang hoạt động hợp pháp và nộp đầy đủ những gì phải nộp. Một số công việc liên quan đến thuế. Những việc khác mang tính hành chính, nhưng cũng quan trọng không kém.

Các trách nhiệm phổ biến bao gồm:

• Đăng ký doanh nghiệp với tiểu bang
• Xin EIN từ IRS
• Theo dõi nghĩa vụ thuế thu nhập liên bang
• Nộp thuế tạm tính khi cần thiết
• Khấu trừ và báo cáo thuế tiền lương nếu bạn có nhân viên
• Thu và nộp thuế bán hàng khi áp dụng
• Nộp báo cáo thường niên hoặc tờ khai thuế nhượng quyền
• Duy trì đại diện đăng ký và hồ sơ doanh nghiệp cập nhật
• Gia hạn giấy phép và giấy phép con
• Cập nhật với tiểu bang khi có thay đổi về chủ sở hữu, địa chỉ hoặc ban quản lý

Danh sách chính xác phụ thuộc vào loại thực thể, tiểu bang thành lập, ngành nghề và việc công ty có tuyển nhân viên hay bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế hay không.

Vì sao tuân thủ quan trọng

Tuân thủ không chỉ là giấy tờ. Nó ảnh hưởng đến việc công ty của bạn có tiếp tục ở trạng thái tốt và có thể vận hành mà không bị gián đoạn hay không.

Khi việc tuân thủ bị lơ là, doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Phí trễ hạn và tiền phạt
• Mất trạng thái tốt với tiểu bang
• Bị giải thể hành chính hoặc đình chỉ
• Trì hoãn trong ngân hàng, huy động vốn và quy trình tiếp nhận nhà cung cấp
• Phát sinh thêm công việc xử lý khi hồ sơ không đầy đủ

Đối với nhà sáng lập mới, thách thức lớn nhất thường không phải là một biểu mẫu quá phức tạp. Mà là có quá nhiều hạn chót đến vào những thời điểm khác nhau từ nhiều cơ quan khác nhau. Một quy trình tuân thủ đơn giản sẽ giúp giảm rủi ro đó.

Những điều cơ bản về thuế liên bang cho doanh nghiệp mới

Xin EIN

Employer Identification Number, hay EIN, là mã số thuế liên bang do IRS cấp. Mã này được dùng để nhận diện một thực thể doanh nghiệp cho mục đích thuế.

Trong nhiều trường hợp, bạn nên thành lập thực thể với tiểu bang trước khi xin EIN. IRS cung cấp EIN trực tiếp và miễn phí.

Doanh nghiệp thường cần EIN để:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển nhân viên
• Vận hành theo mô hình partnership hoặc corporation
• Nộp một số loại thuế nhất định
• Nộp tờ khai thuế doanh nghiệp
• Thay đổi quyền sở hữu hoặc cấu trúc doanh nghiệp trong một số trường hợp

Biết loại tờ khai thuế nào áp dụng cho thực thể của bạn

Hình thức doanh nghiệp quyết định loại tờ khai thuế liên bang mà bạn phải nộp. Đây là một lý do khiến việc chọn đúng loại thực thể quan trọng, không chỉ ở giai đoạn thành lập.

Nói chung:

• Chủ sở hữu cá thể thường khai thu nhập kinh doanh trên tờ khai cá nhân
• Partnership nộp tờ khai dành cho partnership
• C corporation nộp tờ khai dành cho corporation
• S corporation nộp tờ khai dành cho S corporation
• LLC bị đánh thuế dựa trên cách phân loại của nó cho mục đích thuế liên bang

Nếu cấu trúc không được thiết lập đúng ngay từ đầu, việc khai thuế sau này sẽ khó hơn.

Thuế tạm tính

Nếu bạn tự kinh doanh, thông thường bạn cần thực hiện các khoản thuế tạm tính trong năm. Những khoản này giúp trang trải thuế thu nhập và, trong một số trường hợp, thuế tự doanh hoặc các nghĩa vụ thuế khác.

Thuế tạm tính thường được nộp theo quý. Bỏ lỡ một khoản thanh toán có thể tạo ra tiền phạt ngay cả khi bạn kỳ vọng sẽ được hoàn thuế khi nộp tờ khai thường niên.

Nguyên tắc tốt là chủ động dành tiền cho thuế ngay khi bạn tạo ra thu nhập, thay vì đợi đến cuối năm.

Thuế tiền lương

Nếu bạn tuyển nhân viên, tuân thủ tiền lương sẽ trở thành một phần trong nghĩa vụ thuế liên bang của bạn.

Nhà tuyển dụng thường phải:

• Khấu trừ thuế thu nhập liên bang khi cần thiết
• Nộp các khoản Social Security và Medicare
• Đóng phần thuế tiền lương của người sử dụng lao động
• Nộp các biểu mẫu tiền lương hàng quý hoặc hàng năm theo yêu cầu
• Phát hành Mẫu W-2 cho nhân viên đúng hạn
• Nộp Mẫu 940 cho thuế thất nghiệp liên bang khi áp dụng

Sai sót về tiền lương có thể trở nên tốn kém rất nhanh, vì vậy đây là lĩnh vực cần được tổ chức cẩn thận.

Lưu giữ hồ sơ tốt

Việc lưu hồ sơ chặt chẽ giúp thuế và tuân thủ trở nên dễ dàng hơn. Hãy giữ tài liệu cho:

• Doanh thu và hóa đơn
• Chi phí kinh doanh
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hồ sơ tiền lương
• Hợp đồng và thỏa thuận
• Hồ sơ sở hữu và vốn góp
• Biên lai cho các khoản mua được khấu trừ
• Xác nhận hồ sơ nộp cho tiểu bang và thông báo gia hạn

Hồ sơ gọn gàng giúp giảm căng thẳng vào mùa thuế và dễ phản hồi hơn khi có thông báo, kiểm toán hoặc yêu cầu từ bên cho vay.

Yêu cầu tuân thủ ở cấp tiểu bang và địa phương

Thuế liên bang chỉ là một phần của bức tranh tổng thể. Hầu hết công ty cũng có nghĩa vụ ở cấp tiểu bang và địa phương.

Tùy vào nơi bạn hoạt động, bạn có thể cần xử lý:

• Báo cáo thường niên
• Thuế nhượng quyền
• Đăng ký thuế thu nhập tiểu bang
• Giấy phép thuế bán hàng
• Giấy phép kinh doanh và giấy phép địa phương
• Duy trì đại diện đăng ký
• Đăng ký hoạt động ngoại bang nếu bạn mở rộng sang tiểu bang khác

Các yêu cầu này thay đổi theo tiểu bang, quận, thành phố và hoạt động kinh doanh. Ví dụ, một công ty bán hàng trực tuyến có thể đối mặt với quy định khác với một doanh nghiệp dịch vụ địa phương hoặc một công ty hoạt động ở nhiều tiểu bang.

Cách an toàn nhất là rà soát các yêu cầu cho mọi khu vực pháp lý mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Quy định tuân thủ có thể thay đổi, và lĩnh vực này đã thay đổi gần đây.

Theo hướng dẫn mới nhất của FinCEN, các công ty của Hoa Kỳ và công dân Hoa Kỳ được miễn yêu cầu báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo Corporate Transparency Act. Các thực thể nước ngoài đã đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ vẫn có thể có nghĩa vụ báo cáo.

Vì quy định pháp lý có thể thay đổi, nhà sáng lập nên xác minh quy tắc hiện hành trước khi cho rằng mình đã biết chắc về nghĩa vụ báo cáo BOI.

Những sai lầm tuân thủ phổ biến

Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối vì những lý do có thể tránh được. Những sai lầm phổ biến nhất bao gồm:

• Bỏ lỡ hạn nộp báo cáo thường niên
• Quên nộp hồ sơ thuế nhượng quyền của tiểu bang
• Trộn lẫn tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Không cập nhật địa chỉ hoặc đại diện đăng ký
• Bỏ qua các yêu cầu cấp phép địa phương
• Chờ quá lâu mới đăng ký thuế bán hàng
• Cho rằng một quy định ở một tiểu bang áp dụng ở mọi nơi
• Xem tuân thủ là việc làm một lần thay vì một quy trình liên tục

Hầu hết các vấn đề này riêng lẻ không quá nghiêm trọng. Vấn đề là chúng cộng dồn. Một khi bỏ lỡ một hạn chót, việc khắc phục thường tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn so với việc tổ chức ngay từ đầu.

Zenind giúp nhà sáng lập đi đúng hướng như thế nào

Zenind được xây dựng cho những doanh nhân muốn có một lộ trình rõ ràng hơn từ thành lập đến tuân thủ liên tục.

Một quy trình Zenind thực tế có thể giúp nhà sáng lập:

• Thành lập doanh nghiệp đúng cách
• Hiểu các hồ sơ cần nộp tiếp theo
• Giữ tổ chức sau khi thành lập
• Theo dõi các nghĩa vụ và hạn chót lặp lại
• Giảm nguy cơ bỏ lỡ các bước tuân thủ quan trọng

Giá trị không chỉ nằm ở sự tiện lợi. Nó nằm ở tính nhất quán. Khi các nhiệm vụ tuân thủ được hiển thị rõ ràng và có thể lặp lại, chúng sẽ dễ quản lý hơn nhiều.

Một hệ thống tuân thủ đơn giản cho doanh nghiệp mới

Bạn không cần một quy trình phức tạp để tuân thủ. Bạn cần một quy trình đáng tin cậy.

Hãy bắt đầu với danh sách kiểm tra này:

1. Thành lập thực thể tại đúng tiểu bang
2. Xin EIN
3. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
4. Tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân
5. Xác nhận các yêu cầu nộp hồ sơ ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương
6. Lên lịch các hạn chót định kỳ ngay từ đầu năm
7. Lưu bằng chứng của mọi hồ sơ nộp và khoản thanh toán
8. Thường xuyên rà soát giấy phép, địa chỉ và thông tin sở hữu
9. Kiểm tra lại yêu cầu khi doanh nghiệp tuyển người, mở rộng hoặc thay đổi cấu trúc

Một lần kiểm tra hàng tháng thường là đủ đối với các công ty nhỏ. Các doanh nghiệp lớn hơn hoặc hoạt động ở nhiều tiểu bang có thể cần chu kỳ rà soát chặt hơn.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Một số công ty có thể tự quản lý việc tuân thủ nội bộ. Những công ty khác nên tìm hỗ trợ chuyên môn sớm hơn.

Hãy tìm hỗ trợ nếu doanh nghiệp của bạn:

• Hoạt động ở nhiều tiểu bang
• Có nhân viên hoặc nhà thầu ở nhiều địa điểm khác nhau
• Cần đăng ký thuế bán hàng tại nhiều khu vực pháp lý
• Đang thay đổi loại hình thực thể hoặc quyền sở hữu
• Đang chuẩn bị cho nhà đầu tư, khoản vay hoặc giao dịch
• Đã bỏ lỡ một hoặc nhiều hạn nộp hồ sơ

Giải quyết vấn đề càng sớm thì càng dễ khắc phục.

Câu hỏi thường gặp

Thuế và tuân thủ có giống với thành lập công ty không?

Không. Thành lập là bước đầu tiên. Thuế và tuân thủ là tất cả những gì diễn ra sau khi doanh nghiệp được tạo lập, bao gồm hồ sơ nộp, thanh toán, gia hạn và lưu giữ hồ sơ.

Có phải mọi doanh nghiệp đều cần EIN không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có EIN, nhưng nhiều doanh nghiệp thì có. EIN thường cần cho ngân hàng, tuyển dụng, khai thuế và một số đăng ký nhất định. IRS cung cấp EIN trực tiếp và miễn phí.

Điều gì xảy ra nếu tôi bỏ lỡ hạn nộp hồ sơ?

Kết quả phụ thuộc vào loại hồ sơ. Hậu quả thường gặp bao gồm phí trễ hạn, tiền phạt, mất trạng thái tốt và thêm công việc để khôi phục doanh nghiệp.

Cách tốt nhất để duy trì tuân thủ là gì?

Dùng một hệ thống đơn giản: hiểu nghĩa vụ của bạn, theo dõi hạn chót, lưu hồ sơ và rà soát yêu cầu mỗi khi doanh nghiệp thay đổi.

Kết luận

Thuế và tuân thủ không tách rời khỏi việc vận hành doanh nghiệp. Chúng là một phần của hệ thống giúp công ty tồn tại, giữ uy tín và sẵn sàng phát triển.

Nếu bạn xây dựng một quy trình tuân thủ gọn gàng từ sớm, việc quản lý doanh nghiệp sau này sẽ dễ hơn. Zenind giúp các nhà sáng lập tạo ra cấu trúc đó để họ dành ít thời gian chạy theo hạn chót hơn và nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp.