Cum să obții Formularul SS-4 pentru un EIN: Ghid pas cu pas pentru noile afaceri

Formularul SS-4 este cererea IRS folosită pentru a solicita un Employer Identification Number, sau EIN. Dacă îți începi o afacere în Statele Unite, acest formular este adesea unul dintre primele documente fiscale cu care te vei întâlni. Un EIN ajută IRS să identifice afacerea ta în scopuri fiscale federale, iar multe bănci, creditori și agenții de stat îl folosesc, de asemenea, în procesul lor de verificare.

Pentru fondatorii care înființează un LLC, o corporație, un parteneriat sau o organizație nonprofit, înțelegerea Formularului SS-4 poate economisi timp și poate preveni întârzierile. Vestea bună este că procesul este simplu odată ce știi ce așteaptă IRS, când ai nevoie de un EIN și cum să trimiți formularul corect.

La ce se folosește Formularul SS-4

Formularul SS-4 este cererea IRS pentru un EIN. EIN-ul este un număr federal de identificare fiscală format din nouă cifre, atribuit afacerilor și anumitor altor entități.

Este folosit în mod obișnuit de:

• Angajatori care trebuie să rețină și să plătească taxele de salarizare
• Corporații și parteneriate
• LLC-uri care au nevoie de un EIN în scopuri fiscale, bancare sau de stat
• Succesiuni și trusturi
• Organizații nonprofit
• Anumiți întreprinzători individuali și alte entități care au nevoie de un ID fiscal federal

În termeni practici, EIN-ul separă activitatea afacerii de identificarea personală. Această separare face mai ușoară deschiderea unui cont bancar de afaceri, angajarea de personal, solicitarea de credit și depunerea declarațiilor fiscale ale afacerii.

Cine are nevoie de un EIN

Nu orice afacere este obligată să aibă imediat un EIN, dar multe ar trebui să îl obțină de îndată ce entitatea este formată. În general, ai nevoie de un EIN dacă afacerea ta:

• Are angajați
• Depune declarații federale de taxare a salariilor, accize sau alte anumite declarații fiscale federale
• Este organizată ca o corporație sau parteneriat
• Are nevoie să deschidă un cont bancar de afaceri
• Solicită finanțare sau credit de afaceri
• Trebuie să se înregistreze la agenții de stat care cer un ID fiscal federal

Unele LLC-uri cu un singur membru și unii întreprinzători individuali pot să nu aibă nevoie de un EIN în scopuri fiscale federale, dar tot pot alege să obțină unul. Instituțiile bancare, procesatorii de plăți și regulile fiscale de stat pot crea cerințe separate, așa că merită verificat dacă structura ta specifică are nevoie de un EIN chiar dacă IRS nu îl cere imediat.

De unde obții Formularul SS-4

Poți obține Formularul SS-4 direct de la IRS. Formularul este disponibil ca PDF, împreună cu instrucțiuni care explică modul de completare.

IRS oferă și mai multe modalități de a solicita un EIN:

• Online, dacă ești eligibil
• Prin fax
• Prin poștă
• Prin telefon pentru anumiți solicitanți internaționali

Dacă afacerea ta este în Statele Unite sau într-un teritoriu al SUA și ești eligibil pentru aplicația online, aceasta este de obicei cea mai rapidă opțiune. Dacă nu, faxul și poșta rămân disponibile.

Cea mai rapidă modalitate de a solicita un EIN

Pentru multe afaceri noi, aplicația online a IRS este metoda cea mai rapidă, deoarece EIN-ul poate fi adesea folosit imediat după finalizarea cererii.

Această metodă este, în general, disponibilă numai dacă:

• Sediul principal al afacerii tale este în Statele Unite sau într-un teritoriu al SUA
• Ai o persoană responsabilă cu un număr valid de identificare fiscală
• Soliciți doar un singur EIN pentru entitate

Aplicația online este utilă atunci când vrei să avansezi rapid cu banca, payroll-ul, înrolarea furnizorilor sau înregistrarea la nivel de stat.

Cum completezi Formularul SS-4

Deși formularul nu este dificil, acuratețea contează. IRS folosește Formularul SS-4 pentru a stabili contul fiscal al afacerii tale, așa că informațiile ar trebui să se potrivească cu documentele de înființare și cu evidențele afacerii.

Înainte de a începe, adună următoarele detalii:

• Denumirea legală a afacerii
• Denumirea comercială, dacă folosești una
• Tipul entității de afaceri
• Informațiile persoanei responsabile
• Adresa principală a afacerii
• Adresa de corespondență, dacă este diferită
• Data la care afacerea a fost începută sau achiziționată
• Motivul solicitării
• Activitatea principală a afacerii
• Numărul de angajați la care te aștepți
• Numele și funcția persoanei care completează formularul

Informațiile la care se va aștepta IRS

Majoritatea solicitanților vor trebui să furnizeze:

• Denumirea legală exactă a entității
• Statul sau jurisdicția în care afacerea a fost înființată
• Tipul entității, cum ar fi LLC, corporație, parteneriat, trust sau succesiune
• Persoana responsabilă care controlează sau conduce entitatea
• Un număr de identificare fiscală pentru persoana responsabilă

Dacă structura afacerii tale este nou înființată, asigură-te că denumirea legală din Formularul SS-4 se potrivește cu numele folosit în actele de înființare. Nepotrivirile dintre documentele de stat și evidențele IRS sunt un motiv frecvent pentru întârzieri evitabile.

Alegerea motivului corect pentru solicitare

IRS întreabă de ce afacerea solicită un EIN. Motivele frecvente includ:

• Începerea unei afaceri noi
• Angajarea de personal
• Deschiderea unui cont bancar
• Schimbarea tipului de entitate
• Înființarea unui trust, a unei succesiuni sau a unei organizații nonprofit

Selectează motivul care corespunde situației tale. Dacă înființezi o afacere nouă, fii specific și consecvent cu calendarul depunerii la nivel de stat.

Cum trimiți Formularul SS-4

După ce formularul este complet, îl poți trimite conform instrucțiunilor IRS și eligibilității tale.

1. Aplică online

Dacă te califici, aceasta este de obicei cea mai rapidă și convenabilă metodă. Cererea se completează pe site-ul IRS, iar EIN-ul este adesea disponibil imediat.

2. Aplică prin fax

Dacă trimiți Formularul SS-4 prin fax, trimite-l la numărul de fax IRS corect din instrucțiunile actuale. Cererile prin fax sunt de obicei procesate mai repede decât cele trimise prin poștă. Dacă furnizezi un număr de fax, IRS poate trimite confirmarea EIN-ului înapoi prin fax în aproximativ 4 zile lucrătoare.

3. Aplică prin poștă

Dacă trimiți Formularul SS-4 prin poștă, procesarea durează de obicei mai mult. Aceasta poate fi o opțiune rezonabilă dacă nu te grăbești, dar nu este ideală atunci când ai nevoie rapid de EIN pentru bancă sau configurarea payroll-ului.

4. Aplică prin telefon dacă ești în afara Statelor Unite

Anumiți solicitanți aflați în afara Statelor Unite sau a teritoriilor SUA pot aplica prin telefon sau prin fax, în funcție de circumstanțele lor. Verifică instrucțiunile curente ale IRS înainte de a aplica, pentru a folosi metoda corectă.

Greșeli frecvente de evitat

O cerere solidă este, de obicei, una completă și consecventă. Evită aceste probleme frecvente:

• Folosirea unui nume de afacere care nu se potrivește cu documentele de înființare
• Introducerea unor informații greșite despre persoana responsabilă
• Aplicarea înainte ca entitatea să fi fost formată corespunzător
• Trimiterea unor cereri duplicate de EIN pentru aceeași entitate
• Alegerea tipului greșit de entitate
• Lăsarea câmpurilor obligatorii necompletate
• Folosirea unor instrucțiuni de corespondență sau fax învechite

Dacă informațiile afacerii tale se schimbă ulterior, amintește-ți să îți menții evidențele IRS la zi. În unele cazuri, poate fi necesar să actualizezi informațiile despre persoana responsabilă sau adresă la IRS folosind formularul corespunzător.

Cât durează să primești un EIN

Timpul depinde de modul în care aplici:

• Cererile online pot fi adesea finalizate imediat
• Cererile prin fax sunt, în mod obișnuit, procesate în câteva zile lucrătoare
• Cererile trimise prin poștă durează de obicei câteva săptămâni

Dacă viteza contează, depunerea online este cea mai bună opțiune atunci când este disponibilă. Faxul este următoarea cea mai bună opțiune pentru multe afaceri.

Ce să faci după ce primești EIN-ul

După ce IRS îți atribuie EIN-ul, păstrează numărul într-un loc sigur și folosește-l consecvent pentru depuneri legate de afacere.

Este posibil să ai nevoie de el pentru:

• Deschiderea unui cont bancar de afaceri
• Angajarea de personal
• Configurarea payroll-ului
• Depunerea declarațiilor fiscale federale și de stat
• Solicitarea de licențe sau permise
• Înregistrarea pentru conturi fiscale de stat

Este, de asemenea, o idee bună să păstrezi o copie a notificării de confirmare a EIN-ului împreună cu documentele de înființare ale afacerii.

De ce fondatorii noi ar trebui să trateze depunerea EIN ca parte a înființării

Obținerea unui EIN nu este doar un pas fiscal. Este parte din construirea unei afaceri care poate funcționa profesionist încă din prima zi. Când documentele de înființare, evidențele IRS și informațiile bancare sunt aliniate, restul procesului de configurare devine mult mai simplu.

Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți fondatori gestionează împreună înființarea și planificarea EIN-ului. Un proces clar de înființare ajută la reducerea nepotrivirilor de nume, a erorilor de depunere și a întârzierilor inutile.

Dacă lansezi un LLC sau o corporație, Zenind te poate ajuta să rămâi organizat pe parcursul procesului de înființare, astfel încât să poți trece de la configurarea entității la pregătirea fiscală cu mai puține surprize.

Întrebări frecvente

Pot obține Formularul SS-4 online?

Da. Poți descărca Formularul SS-4 și instrucțiunile sale de pe site-ul IRS, iar solicitanții eligibili pot aplica și pentru un EIN online.

Am nevoie de EIN dacă sunt întreprinzător individual?

Nu întotdeauna. Unii întreprinzători individuali pot folosi un număr de asigurare socială în scopuri fiscale federale, dar mulți obțin totuși un EIN pentru banking, înrolarea contractorilor sau cerințe de stat.

Pot folosi EIN-ul înainte să primească scrisoarea de confirmare?

În multe cazuri, da. Dacă primești EIN-ul online, îl poți folosi adesea imediat. Pentru cererile prin fax sau poștă, momentul depinde de modul în care IRS procesează solicitarea.

Ar trebui să aplic înainte sau după înființarea entității?

În majoritatea cazurilor, ar trebui să finalizezi mai întâi înființarea legală sau cel puțin să ai detaliile entității finalizate înainte de a aplica. Cererea ta pentru EIN ar trebui să corespundă documentelor de înființare.

Ce se întâmplă dacă fac o greșeală pe Formularul SS-4?

Dacă eroarea este observată înainte de trimitere, corecteaz-o înainte de a expedia formularul. Dacă IRS a procesat deja cererea, poate fi necesar să contactezi IRS sau să depui o actualizare, în funcție de greșeală.

Concluzie

Formularul SS-4 este poarta de acces pentru obținerea unui EIN, iar un EIN este adesea esențial pentru banking, angajări, impozitare și credibilitatea afacerii. Procesul este gestionabil atunci când pregătești cu atenție detaliile entității, alegi metoda potrivită de depunere și te asiguri că informațiile tale se potrivesc cu documentele de înființare.

Fie că lansezi un LLC, o corporație, un parteneriat sau o organizație nonprofit, gestionarea corectă a Formularului SS-4 este una dintre cele mai simple modalități de a începe bine.