Comment obtenir le formulaire SS-4 pour un EIN : guide étape par étape pour les nouvelles entreprises

Le formulaire SS-4 est la demande de l’IRS utilisée pour demander un numéro d’identification d’employeur, ou EIN. Si vous démarrez une entreprise aux États-Unis, ce formulaire est souvent l’un des premiers documents fiscaux que vous rencontrerez. Un EIN aide l’IRS à identifier votre entreprise aux fins de l’impôt fédéral, et de nombreuses banques, prêteurs et agences d’État l’utilisent aussi dans leur processus de vérification.

Pour les fondateurs qui créent une LLC, une société par actions, une société de personnes ou un organisme sans but lucratif, bien comprendre le formulaire SS-4 peut faire gagner du temps et éviter des retards. La bonne nouvelle, c’est que le processus est simple une fois que vous savez ce que l’IRS attend, quand vous avez besoin d’un EIN et comment soumettre le formulaire correctement.

À quoi sert le formulaire SS-4

Le formulaire SS-4 est la demande de l’IRS pour obtenir un EIN. L’EIN est un numéro d’identification fiscale fédéral à neuf chiffres attribué aux entreprises et à certains autres types d’entités.

Il est couramment utilisé par :

• Les employeurs qui doivent retenir et verser les taxes sur la paie
• Les sociétés par actions et les sociétés de personnes
• Les LLC qui ont besoin d’un EIN à des fins fiscales, bancaires ou administratives auprès de l’État
• Les successions et les fiducies
• Les organismes sans but lucratif
• Certains travailleurs autonomes et d’autres entités qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale fédéral

En pratique, l’EIN sépare les activités de l’entreprise de l’identité personnelle. Cette séparation facilite l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise, l’embauche d’employés, la demande de crédit et la production des déclarations d’impôt d’entreprise.

Qui a besoin d’un EIN

Toutes les entreprises n’ont pas immédiatement l’obligation d’avoir un EIN, mais beaucoup devraient en obtenir un dès la création de l’entité. Vous avez généralement besoin d’un EIN si votre entreprise :

• A des employés
• Produit des déclarations fédérales liées à l’emploi, aux taxes d’accise ou à certaines autres taxes
• Est constituée en société par actions ou en société de personnes
• Doit ouvrir un compte bancaire d’entreprise
• Demande du financement ou du crédit d’affaires
• Doit s’inscrire auprès d’agences provinciales ou étatiques qui exigent un numéro d’identification fiscale fédéral

Certaines LLC à membre unique et certains travailleurs autonomes peuvent ne pas avoir besoin d’un EIN aux fins de l’impôt fédéral, mais ils peuvent tout de même choisir d’en obtenir un. Les institutions financières, les processeurs de paiement et les règles fiscales de l’État peuvent créer des exigences distinctes, il vaut donc la peine de vérifier si votre situation précise nécessite un EIN, même si l’IRS ne l’exige pas immédiatement.

Où obtenir le formulaire SS-4

Vous pouvez obtenir le formulaire SS-4 directement auprès de l’IRS. Le formulaire est disponible en format PDF, ainsi qu’avec des instructions expliquant comment le remplir.

L’IRS propose également plusieurs façons de demander un EIN :

• En ligne, si vous êtes admissible
• Par télécopieur
• Par la poste
• Par téléphone pour certains demandeurs à l’étranger

Si votre entreprise est située aux États-Unis ou dans un territoire américain et que vous êtes admissible à la demande en ligne, c’est généralement l’option la plus rapide. Sinon, la télécopie et l’envoi postal demeurent disponibles.

La façon la plus rapide de demander un EIN

Pour de nombreuses nouvelles entreprises, la demande en ligne auprès de l’IRS est la méthode la plus rapide, car l’EIN peut souvent être utilisé immédiatement après la fin de la demande.

Cette méthode est généralement offerte seulement si :

• L’établissement principal de votre entreprise se trouve aux États-Unis ou dans un territoire américain
• Vous avez une partie responsable avec un numéro d’identification fiscale valide
• Vous demandez un seul EIN pour l’entité

La demande en ligne est utile lorsque vous voulez avancer rapidement pour les opérations bancaires, la paie, l’intégration des fournisseurs ou l’inscription auprès de l’État.

Comment remplir le formulaire SS-4

Même si le formulaire n’est pas difficile, l’exactitude est importante. L’IRS utilise le formulaire SS-4 pour établir votre compte fiscal d’entreprise, donc vos renseignements doivent correspondre à vos documents de formation et à vos dossiers d’entreprise.

Avant de commencer, rassemblez les renseignements suivants :

• Raison sociale légale de l’entreprise
• Nom commercial, si vous en utilisez un
• Type d’entité commerciale
• Renseignements sur la partie responsable
• Adresse principale de l’entreprise
• Adresse postale, si elle est différente
• Date de création ou d’acquisition de l’entreprise
• Motif de la demande
• Activité principale de l’entreprise
• Nombre d’employés prévus
• Nom et titre de la personne qui remplit le formulaire

Renseignements que l’IRS s’attendra à recevoir

La plupart des demandeurs devront fournir :

• Le nom légal exact de l’entité
• L’État ou le territoire où l’entreprise a été créée
• Le type d’entité, comme une LLC, une société par actions, une société de personnes, une fiducie ou une succession
• La partie responsable qui contrôle ou dirige l’entité
• Un numéro d’identification fiscale pour la partie responsable

Si votre structure d’entreprise est nouvellement créée, assurez-vous que le nom légal sur le formulaire SS-4 correspond au nom utilisé dans vos documents de constitution. Les écarts entre les documents de l’État et les dossiers de l’IRS sont une cause fréquente de retards évitables.

Choisir le bon motif de demande

L’IRS demande pourquoi l’entreprise fait une demande d’EIN. Les motifs courants comprennent :

• Création d’une nouvelle entreprise
• Embauche d’employés
• Ouverture d’un compte bancaire
• Changement de type d’entité
• Création d’une fiducie, d’une succession ou d’un organisme sans but lucratif

Choisissez le motif qui correspond à votre situation. Si vous créez une nouvelle entreprise, soyez précis et cohérent avec votre calendrier de dépôt auprès de l’État.

Comment soumettre le formulaire SS-4

Une fois le formulaire rempli, vous pouvez le soumettre selon les instructions de l’IRS et votre admissibilité.

1. Faire la demande en ligne

Si vous êtes admissible, c’est généralement la méthode la plus rapide et la plus pratique. La demande se fait sur le site de l’IRS, et l’EIN est souvent disponible immédiatement.

2. Faire la demande par télécopieur

Si vous télécopiez le formulaire SS-4, envoyez-le au bon numéro de télécopieur de l’IRS indiqué dans les instructions en vigueur. Les demandes par télécopie sont habituellement traitées plus rapidement que les demandes envoyées par la poste. Si vous fournissez un numéro de télécopieur, l’IRS peut vous renvoyer la confirmation de l’EIN en environ 4 jours ouvrables.

3. Faire la demande par la poste

Si vous envoyez le formulaire SS-4 par la poste, le traitement prend généralement plus de temps. Cela peut être une option raisonnable si vous n’êtes pas pressé, mais ce n’est pas l’idéal lorsque vous avez besoin rapidement de l’EIN pour l’ouverture d’un compte bancaire ou la mise en place de la paie.

4. Faire la demande par téléphone si vous êtes à l’extérieur des États-Unis

Certains demandeurs à l’extérieur des États-Unis ou de leurs territoires peuvent être admissibles à une demande par téléphone ou par télécopieur, selon leur situation. Vérifiez les instructions actuelles de l’IRS avant de faire la demande afin d’utiliser la bonne méthode.

Erreurs courantes à éviter

Une bonne demande est habituellement une demande complète et cohérente. Évitez ces problèmes courants :

• Utiliser un nom d’entreprise qui ne correspond pas aux documents de constitution
• Inscrire de mauvais renseignements sur la partie responsable
• Faire la demande avant que l’entité n’ait été correctement créée
• Soumettre des demandes d’EIN en double pour la même entité
• Choisir un mauvais type d’entité
• Laisser des champs obligatoires vides
• Utiliser des instructions postales ou de télécopieur obsolètes

Si les renseignements de votre entreprise changent plus tard, n’oubliez pas de garder vos dossiers de l’IRS à jour. Dans certains cas, vous devrez mettre à jour les renseignements sur la partie responsable ou l’adresse auprès de l’IRS au moyen du formulaire approprié.

Combien de temps faut-il pour obtenir un EIN

Le délai dépend de la façon dont vous faites la demande :

• Les demandes en ligne peuvent souvent être complétées immédiatement
• Les demandes par télécopieur sont généralement traitées en quelques jours ouvrables
• Les demandes par la poste prennent habituellement plusieurs semaines

Si la rapidité est importante, la demande en ligne est la meilleure option lorsqu’elle est disponible. La télécopie est la meilleure alternative pour de nombreuses entreprises.

Que faire après avoir reçu l’EIN

Une fois que l’IRS attribue votre EIN, conservez-le dans un endroit sécurisé et utilisez-le de façon cohérente pour les déclarations liées à l’entreprise.

Vous pourriez en avoir besoin pour :

• Ouvrir un compte bancaire d’entreprise
• Embaucher des employés
• Mettre en place la paie
• Produire des déclarations fédérales et provinciales ou étatiques
• Demander des licences ou permis
• S’inscrire à des comptes fiscaux auprès de l’État

Il est aussi judicieux de conserver une copie de l’avis de confirmation de l’EIN avec vos dossiers de constitution de l’entreprise.

Pourquoi les nouveaux fondateurs devraient considérer le dépôt de l’EIN comme faisant partie de la création

Obtenir un EIN n’est pas seulement une étape fiscale. C’est aussi une partie de la construction d’une entreprise capable d’opérer de façon professionnelle dès le premier jour. Lorsque vos documents de constitution, vos dossiers de l’IRS et vos renseignements bancaires concordent, le reste du processus de mise en place devient beaucoup plus fluide.

C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux fondateurs gèrent ensemble la création de l’entité et la planification de l’EIN. Un processus de constitution clair aide à réduire les écarts de nom, les erreurs de dépôt et les retards inutiles.

Si vous lancez une LLC ou une société par actions, Zenind peut vous aider à rester organisé tout au long du processus de constitution afin que vous puissiez passer de la création de l’entité à la préparation fiscale avec moins de surprises.

FAQ

Puis-je obtenir le formulaire SS-4 en ligne?

Oui. Vous pouvez télécharger le formulaire SS-4 et ses instructions sur le site de l’IRS, et les demandeurs admissibles peuvent aussi faire une demande d’EIN en ligne.

Ai-je besoin d’un EIN si je suis travailleur autonome?

Pas toujours. Certains travailleurs autonomes peuvent utiliser un numéro d’assurance sociale aux fins de l’impôt fédéral, mais plusieurs obtiennent tout de même un EIN pour les opérations bancaires, l’intégration des sous-traitants ou les exigences de l’État.

Puis-je utiliser mon EIN avant de recevoir la lettre de confirmation?

Dans bien des cas, oui. Si vous recevez votre EIN en ligne, vous pouvez souvent l’utiliser immédiatement. Pour les demandes par télécopieur ou par la poste, le délai dépend de la façon dont l’IRS traite votre demande.

Devrais-je faire la demande avant ou après la création de mon entité?

Dans la plupart des cas, vous devriez terminer la constitution légale d’abord, ou du moins avoir finalisé les détails de l’entité avant de faire la demande. Votre demande d’EIN doit correspondre à vos dossiers de constitution.

Que faire si je fais une erreur sur le formulaire SS-4?

Si l’erreur est repérée avant l’envoi, corrigez-la avant de soumettre le formulaire. Si l’IRS a déjà traité la demande, vous devrez peut-être communiquer avec l’IRS ou déposer une mise à jour selon la nature de l’erreur.

À retenir

Le formulaire SS-4 est la porte d’entrée pour obtenir un EIN, et un EIN est souvent essentiel pour les services bancaires, l’embauche, la fiscalité et la crédibilité de l’entreprise. Le processus est gérable lorsque vous préparez soigneusement les renseignements de votre entité, choisissez la bonne méthode de soumission et vous assurez que vos données correspondent à vos documents de constitution.

Que vous lanciez une nouvelle LLC, une société par actions, une société de personnes ou un organisme sans but lucratif, bien remplir le formulaire SS-4 est l’une des façons les plus simples de commencer du bon pied.