Så får du fram blankett SS-4 för ett EIN: En steg-för-steg-guide för nya företag

Blankett SS-4 är IRS ansökan som används för att begära ett Employer Identification Number, eller EIN. Om du startar ett företag i USA är den här blanketten ofta ett av de första skattedokumenten du stöter på. Ett EIN hjälper IRS att identifiera ditt företag för federala skatteändamål, och många banker, långivare och delstatliga myndigheter använder också numret som en del av sin verifieringsprocess.

För grundare som bildar ett LLC, ett aktiebolag, ett handelsbolag eller en ideell organisation kan förståelsen av blankett SS-4 spara tid och förebygga förseningar. Den goda nyheten är att processen är enkel när du vet vad IRS förväntar sig, när du behöver ett EIN och hur du skickar in blanketten korrekt.

Vad blankett SS-4 används till

Blankett SS-4 är IRS ansökan för ett EIN. EIN är ett nio siffror långt federalt skatteidentifikationsnummer som tilldelas företag och vissa andra enheter.

Det används ofta av:

• Arbetsgivare som behöver innehålla och betala in löneavgifter och skatt på lön
• Aktiebolag och handelsbolag
• LLC som behöver ett EIN för skatt, bankärenden eller delstatliga ändamål
• Dödsbon och truster
• Ideella organisationer
• Vissa enskilda näringsidkare och andra enheter som behöver ett federalt skatte-ID

I praktiken skiljer EIN verksamheten från den personliga identiteten. Den uppdelningen gör det enklare att öppna ett företagsbankkonto, anställa personal, ansöka om kredit och lämna in företagsdeklarationer.

Vem som behöver ett EIN

Alla företag måste inte ha ett EIN omedelbart, men många bör skaffa ett så snart enheten har bildats. Du behöver i regel ett EIN om ditt företag:

• Har anställda
• Lämnar in deklarationer för lön, punktskatt eller vissa andra federala skatter
• Är organiserat som ett aktiebolag eller handelsbolag
• Behöver öppna ett företagsbankkonto
• Ansöker om finansiering eller företagskredit
• Måste registrera sig hos delstatliga myndigheter som kräver ett federalt skatte-ID

Vissa enmans-LLC och enskilda näringsidkare kanske inte behöver ett EIN för federala skatteändamål, men de kan ändå välja att skaffa ett. Banker, betalningsleverantörer och delstatliga skatteregler kan skapa egna krav, så det är klokt att kontrollera om just din struktur behöver ett EIN även om IRS inte kräver det direkt.

Var du får tag på blankett SS-4

Du kan få blankett SS-4 direkt från IRS. Blanketten finns som PDF, tillsammans med instruktioner som förklarar hur du fyller i den.

IRS erbjuder också flera sätt att ansöka om ett EIN:

• Online, om du är berättigad
• Via fax
• Via post
• Via telefon för vissa internationella sökande

Om ditt företag finns i USA eller ett amerikanskt territorium och du är berättigad till onlineansökan är det vanligtvis det snabbaste alternativet. Om inte, finns fax och post fortfarande tillgängliga.

Det snabbaste sättet att ansöka om ett EIN

För många nya företag är IRS onlineansökan den snabbaste metoden eftersom EIN ofta kan användas direkt efter att ansökan har slutförts.

Den metoden är vanligtvis endast tillgänglig om:

• Din huvudsakliga verksamhetsplats finns i USA eller ett amerikanskt territorium
• Du har en ansvarig person med ett giltigt skatteidentifieringsnummer
• Du ansöker om endast ett EIN för enheten

Onlineansökan är användbar när du vill gå snabbt vidare med bankärenden, lön, leverantörsupplägg eller delstatlig registrering.

Så fyller du i blankett SS-4

Även om blanketten inte är svår är noggrannhet viktig. IRS använder blankett SS-4 för att skapa ditt företags skattekonto, så din information bör stämma överens med dina bildandehandlingar och företagsregister.

Innan du börjar bör du samla följande uppgifter:

• Företagets juridiska namn
• Registrerat namn, om du använder ett sådant
• Företagsform
• Uppgifter om ansvarig person
• Företagets huvudadress
• Postadress, om den är en annan
• Datum då verksamheten startades eller förvärvades
• Orsak till ansökan
• Företagets huvudsakliga verksamhet
• Antal anställda du förväntar dig att ha
• Namn och titel på den person som fyller i blanketten

Information IRS förväntar sig

De flesta sökande behöver lämna:

• Enhetens exakta juridiska namn
• Den delstat eller jurisdiktion där företaget bildades
• Företagsformen, till exempel LLC, aktiebolag, handelsbolag, trust eller dödsbo
• Den ansvariga person som kontrollerar eller leder enheten
• Ett skatteidentifieringsnummer för den ansvariga personen

Om din företagsstruktur är nybildad ska det juridiska namnet på blankett SS-4 matcha namnet i dina bildandehandlingar. Avvikelser mellan delstatsdokument och IRS-register är en vanlig orsak till onödiga förseningar.

Att välja rätt orsak till ansökan

IRS frågar varför företaget ansöker om ett EIN. Vanliga orsaker är:

• Startade ett nytt företag
• Anställde personal
• Öppnade ett bankkonto
• Bytte företagsform
• Skapade en trust, ett dödsbo eller en ideell organisation

Välj den orsak som stämmer med din situation. Om du bildar ett nytt företag, var tydlig och konsekvent med din tidslinje för delstatsanmälan.

Så skickar du in blankett SS-4

När blanketten är ifylld kan du skicka in den enligt IRS instruktioner och din behörighet.

1. Ansök online

Om du kvalificerar dig är detta vanligtvis den snabbaste och mest bekväma metoden. Ansökan fylls i på IRS webbplats, och EIN är ofta tillgängligt direkt.

2. Ansök via fax

Om du faxar blankett SS-4 ska du skicka den till rätt IRS-faxnummer som anges i de aktuella instruktionerna. Faxansökningar behandlas vanligtvis snabbare än postade ansökningar. Om du anger ett faxnummer kan IRS faxa tillbaka bekräftelsen på EIN inom cirka 4 arbetsdagar.

3. Ansök via post

Om du postar blankett SS-4 tar handläggningen vanligtvis längre tid. Det kan vara ett rimligt alternativ om du inte har bråttom, men det är inte idealiskt när du behöver EIN snabbt för bankärenden eller lönehantering.

4. Ansök per telefon om du befinner dig utanför USA

Vissa sökande utanför USA eller amerikanska territorier kan kunna ansöka via telefon eller fax, beroende på deras situation. Kontrollera de aktuella IRS instruktionerna innan du ansöker så att du använder rätt metod.

Vanliga misstag att undvika

En stark ansökan är oftast en komplett och konsekvent ansökan. Undvik dessa vanliga problem:

• Att använda ett företagsnamn som inte stämmer med bildandehandlingarna
• Att ange fel uppgifter om ansvarig person
• Att ansöka innan enheten har bildats korrekt
• Att skicka in dubbla EIN-begäranden för samma enhet
• Att välja fel företagsform
• Att lämna obligatoriska fält tomma
• Att använda föråldrade instruktioner för post eller fax

Om din företagsinformation ändras senare bör du komma ihåg att hålla dina IRS-uppgifter aktuella. I vissa fall kan du behöva uppdatera information om ansvarig person eller adress hos IRS med rätt blankett.

Hur lång tid det tar att få ett EIN

Tiden beror på hur du ansöker:

• Onlineansökningar kan ofta slutföras direkt
• Faxansökningar behandlas vanligtvis inom några arbetsdagar
• Postade ansökningar tar normalt flera veckor

Om hastighet är viktigt är onlineansökan det bästa alternativet när det finns tillgängligt. Fax är det näst bästa alternativet för många företag.

Vad du ska göra efter att du fått EIN-numret

När IRS har tilldelat ditt EIN ska du förvara numret på en säker plats och använda det konsekvent för företagsrelaterade deklarationer.

Du kan behöva det för:

• Att öppna ett företagsbankkonto
• Att anställa personal
• Att sätta upp lönehantering
• Att lämna in federala och delstatliga skattedeklarationer
• Att ansöka om licenser eller tillstånd
• Att registrera dig för delstatliga skattekonton

Det är också en bra idé att spara en kopia av bekräftelsen på EIN tillsammans med dina företagsbildande handlingar.

Varför nya grundare bör se EIN-ansökan som en del av bildandet

Att skaffa ett EIN är inte bara ett skattemässigt steg. Det är en del av att bygga ett företag som kan drivas professionellt från dag ett. När dina bildandehandlingar, IRS-uppgifter och bankinformation stämmer överens blir resten av uppsättningen mycket smidigare.

Det är en anledning till att många grundare hanterar bildande och EIN-planering tillsammans. En tydlig bildandeprocess hjälper till att minska namnavvikelser, ansökningsfel och onödiga förseningar.

Om du lanserar ett LLC eller ett aktiebolag kan Zenind hjälpa dig att hålla ordning genom bildandeprocessen så att du kan gå från företagsstart till skatteberedskap med färre överraskningar.

FAQ

Kan jag få fram blankett SS-4 online?

Ja. Du kan ladda ner blankett SS-4 och dess instruktioner från IRS webbplats, och berättigade sökande kan också ansöka om ett EIN online.

Behöver jag ett EIN om jag är en enskild näringsidkare?

Inte alltid. Vissa enskilda näringsidkare kan använda ett personnummer för federala skatteändamål, men många skaffar ändå ett EIN för bankärenden, uppdragsgivarintroduktion eller delstatliga krav.

Kan jag använda mitt EIN innan bekräftelsebrevet kommer?

I många fall, ja. Om du får ditt EIN online kan du ofta använda det direkt. För fax- eller postansökningar beror tiden på hur IRS behandlar din begäran.

Bör jag ansöka före eller efter att jag har bildat min enhet?

I de flesta fall bör du slutföra den juridiska bildandet först eller åtminstone ha enhetens uppgifter fastställda innan du ansöker. Din EIN-ansökan bör stämma överens med dina bildandehandlingar.

Vad händer om jag gör ett misstag på blankett SS-4?

Om felet upptäcks innan du skickar in blanketten ska du rätta det innan du skickar den. Om IRS redan har behandlat ansökan kan du behöva kontakta IRS eller lämna in en uppdatering beroende på felet.

Slutligt sammanfattning

Blankett SS-4 är ingången till att få ett EIN, och ett EIN är ofta avgörande för bankärenden, anställning, beskattning och företags trovärdighet. Processen är hanterbar när du förbereder dina enhetsuppgifter noggrant, väljer rätt inskickningsmetod och ser till att informationen stämmer med dina bildandehandlingar.

Oavsett om du startar ett nytt LLC, ett aktiebolag, ett handelsbolag eller en ideell organisation är korrekt hantering av blankett SS-4 ett av de enklaste sätten att komma igång på rätt sätt.