Как да получите формуляр SS-4 за EIN: Стъпка по стъпка ръководство за нови бизнеси

Формуляр SS-4 е заявлението на IRS за получаване на Employer Identification Number, или EIN. Ако започвате бизнес в Съединените щати, този формуляр често е един от първите данъчни документи, с които ще се сблъскате. EIN помага на IRS да идентифицира вашия бизнес за федерални данъчни цели, а много банки, кредитори и държавни агенции също го използват като част от процеса си на проверка.

За основатели, които учредяват LLC, корпорация, партньорство или нестопанска организация, разбирането на формуляр SS-4 може да спести време и да предотврати забавяния. Добрата новина е, че процесът е ясен, след като знаете какво очаква IRS, кога ви е нужен EIN и как да подадете формуляра правилно.

За какво се използва формуляр SS-4

Формуляр SS-4 е заявлението на IRS за EIN. EIN е деветцифрен федерален данъчен идентификационен номер, който се присвоява на бизнеси и на някои други субекти.

Той се използва често от:

• Работодатели, които трябва да удържат и внасят данъци върху заплатите
• Корпорации и партньорства
• LLC, които се нуждаят от EIN за данъчни, банкови или държавни цели
• Наследства и тръстове
• Нестопански организации
• Някои еднолични търговци и други субекти, които имат нужда от федерален данъчен идентификатор

На практика EIN отделя бизнес дейността от личната идентификация. Това улеснява откриването на бизнес банкова сметка, наемането на служители, кандидатстването за кредит и подаването на бизнес данъчни декларации.

Кой се нуждае от EIN

Не всеки бизнес е задължен да има EIN веднага, но много трябва да го получат веднага след учредяването на юридическото лице. Обикновено ви е нужен EIN, ако вашият бизнес:

• Има служители
• Подавa декларации за трудови, акцизни или други федерални данъци
• Е организиран като корпорация или партньорство
• Трябва да открие бизнес банкова сметка
• Кандидатства за финансиране или бизнес кредит
• Трябва да се регистрира пред държавни агенции, които изискват федерален данъчен идентификатор

Някои еднолични LLC и еднолични търговци може да нямат нужда от EIN за федерални данъчни цели, но въпреки това могат да изберат да получат такъв. Банковите институции, платежните процесори и данъчните правила на отделните щати могат да създадат отделни изисквания, затова е добре да проверите дали вашата конкретна структура се нуждае от EIN, дори ако IRS не го изисква веднага.

Откъде да получите формуляр SS-4

Можете да получите формуляр SS-4 директно от IRS. Формулярът е наличен като PDF, заедно с инструкции, които обясняват как да го попълните.

IRS също така предлага няколко начина за кандидатстване за EIN:

• Онлайн, ако отговаряте на условията
• По факс
• По поща
• По телефон за определени международни кандидати

Ако вашият бизнес е в Съединените щати или територия на САЩ и отговаряте на условията за онлайн заявление, това обикновено е най-бързият вариант. Ако не, факсът и пощата остават налични.

Най-бързият начин да кандидатствате за EIN

За много нови бизнеси онлайн заявлението на IRS е най-бързият метод, защото EIN често може да се използва веднага след завършване на заявлението.

Този метод обикновено е достъпен само ако:

• Основното ви място на дейност е в Съединените щати или територия на САЩ
• Имате отговорно лице с валиден данъчен идентификационен номер
• Кандидатствате за само един EIN за юридическото лице

Онлайн заявлението е полезно, когато искате бързо да продължите с банкиране, заплати, регистрация на доставчици или държавна регистрация.

Как да попълните формуляр SS-4

Макар формулярът да не е труден, точността е важна. IRS използва формуляр SS-4, за да създаде вашата бизнес данъчна сметка, така че информацията ви трябва да съвпада с документите за учредяване и бизнес записите ви.

Преди да започнете, съберете следните данни:

• Пълно юридическо име на бизнеса
• Търговско име, ако използвате такова
• Вид на бизнес структурата
• Информация за отговорното лице
• Основен бизнес адрес
• Пощенски адрес, ако е различен
• Дата, на която бизнесът е започнал или е придобит
• Причина за кандидатстване
• Основна бизнес дейност
• Брой служители, които очаквате да имате
• Име и длъжност на лицето, което попълва формуляра

Информация, която IRS ще очаква

Повечето кандидати трябва да предоставят:

• Точното юридическо име на юридическото лице
• Щата или юрисдикцията, в която бизнесът е учреден
• Видът на структурата, например LLC, корпорация, партньорство, тръст или наследство
• Отговорното лице, което контролира или ръководи юридическото лице
• Данъчен идентификационен номер на отговорното лице

Ако вашата бизнес структура е новоучредена, уверете се, че юридическото име във формуляр SS-4 съвпада с името, използвано в документите за учредяване. Несъответствията между държавните документи и записите на IRS са честа причина за избягваеми забавяния.

Избор на правилната причина за кандидатстване

IRS пита защо бизнесът кандидатства за EIN. Често срещаните причини включват:

• Стартиран е нов бизнес
• Наети са служители
• Открита е банкова сметка
• Променен е видът на юридическото лице
• Създаден е тръст, наследство или нестопанска организация

Изберете причината, която отговаря на вашата ситуация. Ако учредявате нов бизнес, бъдете конкретни и последователни с времевата рамка на държавното си подаване.

Как да подадете формуляр SS-4

След като формулярът е попълнен, можете да го подадете според инструкциите на IRS и вашата допустимост.

1. Подаване онлайн

Ако отговаряте на условията, това обикновено е най-бързият и удобен метод. Заявлението се попълва на уебсайта на IRS и EIN често е наличен веднага.

2. Подаване по факс

Ако изпращате формуляр SS-4 по факс, изпратете го на правилния номер на IRS за факс, посочен в актуалните инструкции. Заявленията по факс обикновено се обработват по-бързо от изпратените по поща. Ако предоставите номер на факс, IRS може да ви изпрати обратно потвърждението за EIN по факс в рамките на около 4 работни дни.

3. Подаване по поща

Ако изпратите формуляр SS-4 по поща, обработката обикновено отнема повече време. Това може да е разумен вариант, ако не бързате, но не е идеално, когато ви трябва EIN бързо за банково обслужване или настройка на заплати.

4. Подаване по телефон, ако сте извън Съединените щати

Някои кандидати извън Съединените щати или териториите на САЩ може да могат да кандидатстват по телефон или по факс, в зависимост от обстоятелствата. Проверете актуалните инструкции на IRS, преди да кандидатствате, за да използвате правилния метод.

Чести грешки, които да избягвате

Силното заявление обикновено е пълно и последователно. Избягвайте тези чести проблеми:

• Използване на бизнес име, което не съвпада с документите за учредяване
• Въвеждане на неправилна информация за отговорното лице
• Кандидатстване преди юридическото лице да е било надлежно учредено
• Подаване на дублиращи се заявки за EIN за едно и също юридическо лице
• Избор на грешен вид юридическо лице
• Оставяне на задължителни полета празни
• Използване на остарели инструкции за пощенски или факс адрес

Ако бизнес информацията ви се промени по-късно, не забравяйте да поддържате записите си в IRS актуални. В някои случаи може да се наложи да актуализирате информацията за отговорното лице или адреса пред IRS чрез съответния формуляр.

Колко време отнема получаването на EIN

Срокът зависи от начина на кандидатстване:

• Онлайн заявленията често могат да бъдат завършени незабавно
• Заявленията по факс обикновено се обработват в рамките на няколко работни дни
• Заявленията по поща обикновено отнемат няколко седмици

Ако скоростта е важна, онлайн подаването е най-добрият вариант, когато е достъпно. Факсът е следващият най-добър избор за много бизнеси.

Какво да направите след като получите EIN

След като IRS ви издаде EIN, съхранявайте номера на сигурно място и го използвайте последователно за бизнес подавания.

Може да ви потрябва за:

• Откриване на бизнес банкова сметка
• Наемане на служители
• Настройка на заплати
• Подаване на федерални и щатски данъчни декларации
• Кандидатстване за лицензи или разрешителни
• Регистриране за щатски данъчни сметки

Добра идея е също да запазите копие от потвърждението за EIN с документите за учредяване на бизнеса.

Защо новите основатели трябва да третират подаването за EIN като част от учредяването

Получаването на EIN не е само данъчна стъпка. То е част от изграждането на бизнес, който може да работи професионално от първия ден. Когато документите за учредяване, записите на IRS и банковата информация съвпадат, останалата част от настройката става значително по-гладка.

Точно затова много основатели обработват учредяването и планирането на EIN заедно. Ясният процес на учредяване помага да се намалят несъответствията в имената, грешките при подаване и ненужните забавяния.

Ако стартирате LLC или корпорация, Zenind може да ви помогне да останете организирани през целия процес на учредяване, за да преминете от създаване на юридическото лице към данъчна готовност с по-малко изненади.

ЧЗВ

Мога ли да получа формуляр SS-4 онлайн?

Да. Можете да изтеглите формуляр SS-4 и инструкциите му от уебсайта на IRS, а допустимите кандидати могат също да кандидатстват за EIN онлайн.

Нужен ли ми е EIN, ако съм едноличен търговец?

Не винаги. Някои еднолични търговци могат да използват Social Security number за федерални данъчни цели, но много все пак получават EIN за банкиране, въвеждане на изпълнители или изисквания на щата.

Мога ли да използвам EIN, преди да пристигне потвърдителното писмо?

В много случаи, да. Ако получите EIN онлайн, често можете да го използвате веднага. При заявления по факс или по поща срокът зависи от начина, по който IRS обработва заявката ви.

Трябва ли да кандидатствам преди или след учредяването на юридическото лице?

В повечето случаи първо трябва да завършите юридическото учредяване или поне да сте финализирали данните за юридическото лице, преди да кандидатствате. Заявлението за EIN трябва да съвпада с документите за учредяване.

Какво ако допусна грешка във формуляр SS-4?

Ако грешката бъде открита преди подаване, коригирайте я преди да изпратите формуляра. Ако IRS вече е обработил заявлението, може да се наложи да се свържете с IRS или да подадете актуализация в зависимост от грешката.

Финален извод

Формуляр SS-4 е порталът към получаването на EIN, а EIN често е от съществено значение за банкиране, наемане, данъчно облагане и бизнес доверие. Процесът е управляем, когато подготвите внимателно данните за юридическото си лице, изберете правилния метод за подаване и се уверите, че информацията ви съвпада с документите за учредяване.

Независимо дали стартирате ново LLC, корпорация, партньорство или нестопанска организация, правилното попълване на формуляр SS-4 е един от най-лесните начини да започнете уверено.