19 deduceri fiscale pentru mici afaceri pe care orice proprietar ar trebui să le cunoască

Proprietarii de mici afaceri lasă adesea bani pe masă la momentul taxelor. Motivul nu este, de regulă, lipsa deducerilor. De cele mai multe ori, problema este că cheltuielile nu sunt urmărite consecvent, cheltuielile personale și cele de afaceri sunt amestecate sau proprietarii nu știu cu certitudine ce costuri se califică.

Cunoașterea celor mai comune deduceri fiscale vă poate ajuta să păstrați mai mult din ceea ce câștigă afacerea dvs. Poate, de asemenea, să îmbunătățească evidența contabilă, să simplifice depunerea declarațiilor fiscale și să reducă riscul de a omite deduceri legitime. Fie că lansați o companie nouă, conduceți un LLC consacrat sau operați ca persoană fizică autorizată / proprietar unic, o strategie clară privind deducerile contează.

Acest ghid explică 19 deduceri fiscale importante pentru micile afaceri, împreună cu sfaturi practice pentru documentarea lor și utilizarea corectă. Este scris pentru proprietari de afaceri care doresc o prezentare generală de încredere, în limbaj simplu, nu jargon fiscal.

Reglementările fiscale se schimbă frecvent, iar unele deduceri depind de tipul entității, nivelul de venit sau modul în care folosiți un activ. Confirmați întotdeauna detaliile cu un profesionist calificat în domeniul fiscal înainte de depunere.

Ce se consideră o deducere fiscală pentru afaceri?

O deducere fiscală este o cheltuială de afaceri eligibilă care reduce venitul impozabil. În general, cheltuielile deductibile trebuie să fie obișnuite și necesare pentru activitatea dvs. comercială sau profesională.

• Obișnuit înseamnă comun și acceptat în industria dvs.
• Necesar înseamnă util și potrivit pentru operațiunile afacerii dvs.

Asta nu înseamnă că orice cheltuială este complet deductibilă. Unele deduceri trebuie proporționate între utilizarea de afaceri și cea personală. Altele trebuie amortizate în timp. Câteva sunt limitate de reguli speciale ale IRS.

Cheia este o evidență disciplinată. Dacă nu puteți dovedi o cheltuială, este posibil să nu o puteți deduce, chiar dacă a fost legitimă.

1. Cheltuieli pentru vehicule de afaceri

Dacă folosiți o mașină, un camion sau o dubiță pentru afaceri, este posibil să deduceți costurile aferente. Acestea includ:

• Benzină și ulei
• Reparații și întreținere
• Asigurare
• Taxe de înmatriculare
• Rate de leasing
• Amortizare, în anumite cazuri
• Parcare și taxe de drum aferente deplasărilor de afaceri

În general, aveți două modalități de a calcula deducerea: metoda standard a kilometrajului sau metoda cheltuielilor reale. Opțiunea mai bună depinde de obiceiurile dvs. de condus, costurile vehiculului și sistemul de evidență.

Păstrați un jurnal al kilometrajului care să arate data, destinația, scopul și numărul de kilometri parcurși în interes de afaceri. Deplasările de la domiciliu la un loc de muncă obișnuit nu sunt, de regulă, deductibile, dar călătoriile de la o locație de afaceri la alta adesea sunt.

2. Cheltuieli de călătorie

Călătoriile de afaceri pot fi deductibile atunci când călătoriți departe de domiciliul fiscal pentru muncă. De obicei, călătoria trebuie să implice somn sau odihnă, iar deplasarea trebuie să fie în principal în scop de afaceri.

Cheltuielile deductibile obișnuite includ:

• Bilete de avion, tren, autobuz sau costuri de închiriere auto
• Hotel sau cazare
• Transport către și de la aeroport
• Taxi, rideshare, shuttle sau transport local
• Taxe pentru bagaje legate de afaceri
• Spălătorie și curățătorie chimică în timpul deplasării
• Apeluri telefonice de afaceri și acces la internet în timpul călătoriei

Mesele din timpul deplasării pot fi, de asemenea, deductibile, în funcție de regulile și limitele IRS. Divertismentul, în general, nu este deductibil.

Pentru a proteja deducerea, păstrați chitanțele și documentați scopul de afaceri al fiecărei călătorii.

3. Mese cu clienți, consumatori sau angajați

Mesele de afaceri sunt adesea deductibile atunci când sunt direct legate de activitatea dvs. sau asociate cu o discuție activă de afaceri.

Exemplele pot include:

• Întâlnirea cu un client la prânz pentru a discuta un proiect
• O cină cu un furnizor pentru a analiza un contract
• Oferirea de mese în timpul unei sesiuni de instruire a companiei
• Servirea de mâncare la o întâlnire cu personalul

Deducerea nu este automată. Masa trebuie să fie legată de afaceri, iar cheltuielile excesive sau extravagante pot crea probleme. În majoritatea cazurilor, păstrarea chitanțelor și notarea persoanelor prezente și a motivului întâlnirii este esențială.

4. Cheltuieli pentru biroul de acasă

Dacă folosiți o parte a casei în mod regulat și exclusiv pentru afaceri, este posibil să vă calificați pentru deducerea pentru biroul de acasă.

Această deducere se poate aplica pentru:

• O cameră dedicată folosită doar pentru afaceri
• Un spațiu de lucru clar delimitat folosit pentru sarcini administrative sau de management

Cheltuielile pot include o parte din:

• Chirie sau dobândă ipotecară
• Utilități
• Asigurarea locuinței
• Reparații și întreținere
• Impozite pe proprietate, unde este permis
• Serviciul de internet, dacă este folosit și în scop de afaceri

Puteți folosi o metodă simplificată de calcul sau metoda obișnuită. Opțiunea simplificată este mai ușoară, în timp ce metoda obișnuită poate produce o deducere mai mare în unele cazuri.

5. Consumabile de birou

Consumabilele zilnice folosite în afaceri sunt, de obicei, deductibile în anul în care le cumpărați. Exemplele comune includ:

• Hârtie
• Pixuri și dosare
• Cerneală și toner pentru imprimantă
• Notițe autoadezive
• Plicuri
• Etichete de expediere
• Timbru poștal folosit pentru corespondența de afaceri

Chiar și achizițiile mici se adună pe parcursul anului. Cel mai important obicei este consecvența. Plătiți consumabilele de birou cu un card sau cont de afaceri ori de câte ori este posibil și păstrați chitanțele.

6. Calculatoare, telefoane și alte echipamente

Echipamentele folosite în afaceri pot fi deductibile, dar tratamentul poate varia. Unele obiecte pot fi deduse integral în anul achiziției, în timp ce altele trebuie amortizate în timp.

Exemple includ:

• Calculatoare și laptopuri
• Monitoare și tastaturi
• Tablete
• Smartphone-uri folosite pentru afaceri
• Imprimante și scanere
• Camere și echipamente audio

Dacă folosiți obiectul atât în scop personal, cât și de afaceri, doar partea aferentă afacerii poate fi deductibilă. De aceea este util să separați, pe cât posibil, dispozitivele de afaceri de cele personale.

7. Software și abonamente

Instrumentele software recurente și soluțiile digitale sunt adesea cheltuieli deductibile de afaceri. Acestea pot include:

• Software de contabilitate
• Instrumente de management al proiectelor
• Platforme de email marketing
• Abonamente pentru design și editare
• Stocare în cloud
• Găzduire web
• Servicii de securitate și backup
• Aplicații și instrumente specifice industriei

Cheltuielile de abonament sunt deosebit de importante pentru afacerile moderne care se bazează pe sisteme digitale. Urmăriți-le lunar, astfel încât să nu se piardă printre abonamentele personale recurente.

8. Serviciu de internet și telefon

Dacă folosiți internetul sau telefonul pentru afaceri, o parte din aceste costuri poate fi deductibilă. Suma deductibilă depinde de cât din utilizare este legată de afaceri.

Este posibil să deduceți:

• O a doua linie telefonică de afaceri
• O conexiune separată de internet pentru afaceri
• Un procent dintr-o factură comună de internet sau telefon de acasă

Cu cât configurația este mai clară, cu atât deducerea este mai ușor de gestionat. O linie sau un cont separat pentru afaceri creează, de obicei, evidențe mai simple decât amestecarea tuturor costurilor.

9. Chiria pentru spațiul de afaceri

Dacă închiriați un birou, un spațiu comercial, un depozit sau alt spațiu de afaceri, chiria poate fi deductibilă. Aceasta poate include:

• Plăți lunare de leasing
• Taxe suplimentare pentru clădire sau spații comune, dacă fac parte din contract
• Taxe legate de analiza sau negocierea contractului de închiriere

Chiria este adesea una dintre cele mai mari cheltuieli ale unei mici afaceri. Asigurați-vă că păstrați contractul de închiriere și toate dovezile plăților.

10. Utilități

Utilitățile necesare pentru funcționarea afacerii pot fi, de asemenea, deductibile. Acestea pot include:

• Electricitate
• Apă
• Gaz
• Colectarea deșeurilor
• Încălzire și răcire
• Internet și telecomunicații, dacă sunt facturate separat ca utilități

Dacă afacerea dvs. împarte spațiul cu utilizarea personală sau dacă lucrați de acasă, poate fi necesar să repartizați costurile utilităților între utilizarea de afaceri și cea personală.

11. Prime de asigurare

Asigurarea de afaceri este, de regulă, deductibilă atunci când protejează operațiunile dvs. Exemple obișnuite includ:

• Asigurare de răspundere civilă generală
• Asigurare de răspundere profesională
• Asigurare comercială pentru proprietate
• Asigurare de răspundere cibernetică
• Asigurare pentru accidente de muncă
• Asigurare pentru întreruperea activității
• Acoperire pentru erori și omisiuni

Unii proprietari trec cu vederea asigurarea pentru că pare o cheltuială fixă de operare. În realitate, este una dintre cele mai importante protecții pe care le poate cumpăra o afacere și, adesea, se califică drept deducere obișnuită de afaceri.

12. Onorarii juridice și profesionale

Onorariile plătite profesioniștilor care ajută la administrarea afacerii sunt adesea deductibile. Aceasta poate include:

• Avocați
• Contabili
• Bookkeeperi
• Consultanți fiscali
• Consultanți
• Consilieri de afaceri

Dacă v-ați înființat compania cu ajutor profesional, ați menținut suport pentru conformitate sau ați angajat pe cineva pentru a vă consilia în privința contractelor, depunerilor sau sistemelor contabile, aceste onorarii pot fi eligibile.

Afacerile care rămân organizate cu sprijin juridic și financiar economisesc adesea timp și evită greșeli costisitoare.

13. Comisioane bancare și costuri de procesare a plăților

Costurile bancare și de procesare a plăților pentru afaceri sunt ușor de trecut cu vederea, deoarece sunt adesea deduse automat din încasări. Totuși, ele sunt cheltuieli legitime de afaceri.

Exemple includ:

• Comisioane lunare pentru contul bancar
• Taxe pentru transferuri bancare
• Comisioane de procesare a cardurilor de credit
• Comisioane pentru servicii de tip merchant
• Comisioane de tranzacționare ale platformelor de plăți
• Taxe de descoperire de cont sau de plată returnată legate de activitatea de afaceri

Dacă folosiți servicii bancare separate pentru afaceri, aceste deduceri sunt mai ușor de urmărit și de reconciliat.

14. Publicitate și marketing

Majoritatea cheltuielilor de marketing sunt deductibile dacă au scopul de a promova afacerea. Aici intră:

• Design și întreținere de site web
• Servicii de optimizare pentru motoarele de căutare
• Reclame online
• Publicitate tipărită
• Cărți de vizită și broșuri
• Managementul rețelelor sociale
• Sponsorizări și promoții
• Campanii de email

Marketingul este adesea una dintre cele mai valoroase deduceri, deoarece afacerile orientate spre creștere tind să investească semnificativ în această categorie.

15. Costuri de lansare

Dacă abia vă puneți afacerea pe picioare, unele costuri de lansare pot fi deductibile sau amortizabile.

Acestea pot include cheltuieli plătite înainte ca afacerea să se deschidă oficial, cum ar fi:

• Cercetare de piață
• Publicitate pre-lansare
• Consultanță profesională
• Costuri de instruire pentru configurarea inițială
• Taxe de înregistrare și lansare a afacerii
• Cercetarea furnizorilor și partenerilor

Tratamentul fiscal pentru costurile de lansare este diferit de cheltuielile curente de operare. Regulile depind de tipul și valoarea costului, așa că este esențială o evidență atentă încă din prima zi.

16. Costuri de organizare

Costurile legate de înființarea unei entități juridice de afaceri pot primi, de asemenea, tratament fiscal favorabil. Aceasta poate include cheltuieli asociate înființării unui LLC, corporații sau parteneriat.

Exemple:

• Taxe de depunere la nivel de stat
• Taxe pentru servicii de înființare
• Redactarea documentelor de constituire
• Onorarii juridice legate de stabilirea entității
• Costuri inițiale de conformitate pentru corporație sau LLC

Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți proprietari beneficiază de pe urma înființării corecte a afacerii de la început. Un proces curat de constituire poate face contabilitatea și raportarea fiscală mult mai ușoare ulterior.

17. Salarii ale angajaților și plăți către contractori

Dacă angajați persoane, remunerația lor este adesea deductibilă atunci când reprezintă o cheltuială obișnuită de afaceri.

Aceasta poate include:

• Salarii
• Plata cu ora
• Bonusuri
• Ore suplimentare
• Taxele de salarizare plătite de angajator
• Plăți către contractori pentru servicii legitime
• Taxe pentru servicii de payroll

Încadrarea contează. Angajații și contractorii independenți sunt tratați diferit în scop fiscal, iar clasificarea greșită poate crea probleme de conformitate. Păstrați evidențe care susțin modul în care fiecare lucrător este contractat și plătit.

18. Contribuții la pensie și beneficii

Proprietarii de afaceri pot putea deduce contribuțiile la anumite planuri de pensie și programe de beneficii pentru angajați.

Exemple posibile includ:

• Contribuții la SEP IRA
• Contribuții la SIMPLE IRA
• Contribuții la Solo 401(k), dacă sunteți eligibil
• Aranjamente de rambursare a cheltuielilor medicale, unde este permis
• Costuri calificate pentru beneficii ale angajaților

Aceste deduceri pot sprijini atât planificarea fiscală, cât și securitatea financiară pe termen lung. Pentru mulți proprietari, planificarea pensiei este una dintre cele mai bune modalități de a reduce venitul impozabil, construind în același timp avere personală.

19. Amortizare și deduceri de tip Section 179

Unele achiziții de afaceri sunt prea mari pentru a fi deduse integral imediat, ca materiale consumabile sau cheltuieli obișnuite. În schimb, ele pot fi amortizate în timp sau, în unele cazuri, pot fi cheltuite mai rapid în baza unor reguli fiscale speciale.

Acest lucru se aplică adesea pentru:

• Mobilier
• Utilaje
• Vehicule folosite în afaceri
• Calculatoare și echipamente de birou
• Anumite îmbunătățiri și active specializate

Tratamentul corect depinde de activ, de modul în care este folosit și de regulile fiscale actuale. Acesta este un domeniu în care proprietarii de afaceri ar trebui să ceară îndrumare profesională, mai ales atunci când cumpără echipamente costisitoare.

Cele mai bune practici pentru revendicarea deducerilor

Deducerile fiscale sunt utile doar dacă sunt susținute de evidențe bune. Construiți un sistem care să vă ușureze perioada fiscală pe tot parcursul anului.

• Folosiți conturi bancare și carduri de credit separate pentru afaceri.
• Salvați chitanțele digital imediat ce le primiți.
• Țineți jurnale de kilometraj și note de călătorie.
• Reconcilierea conturilor lunar.
• Stocați facturile, contractele și extrasele într-un singur loc.
• Revizuiți cheltuielile în mod regulat, pentru ca nimic să nu fie etichetat greșit.

Un sistem financiar curat face, de asemenea, mai ușor să identificați deducerile ratate și să pregătiți rapoarte precise pentru creditori, contabili sau parteneri.

Greșeli frecvente de evitat

Chiar și proprietarii experimentați fac greșeli legate de deduceri. Cele mai comune includ:

• Amestecarea cheltuielilor personale cu cele de afaceri
• Revendicarea costurilor fără documentație
• Deducerea meselor sau călătoriilor care nu sunt în principal legate de afaceri
• Uitarea alocării corecte a cheltuielilor cu utilizare mixtă
• Presupunerea că orice cost de lansare este imediat deductibil
• Clasificarea greșită a angajaților și contractorilor
• Ignorarea regulilor fiscale specifice fiecărui stat

Evidențele bune nu garantează fiecare deducere, dar vă îmbunătățesc considerabil capacitatea de a susține deducerile pe care le revendicați.

De ce contează structura entității

Modul în care este înființată afacerea dvs. poate influența gestionarea deducerilor, a salarizării, a remunerației proprietarului și a conformității. Un LLC, o corporație sau un proprietar unic pot avea cerințe diferite de raportare fiscală.

Alegerea din timp a structurii potrivite poate face mai ușoară separarea finanțelor personale de cele de afaceri, deschiderea unui cont bancar de afaceri și menținerea unei urme documentare mai curate. Acest lucru contează atât pentru acuratețea deducerilor, cât și pentru creșterea pe termen lung.

Dacă înființați o companie nouă, Zenind vă poate ajuta să stabiliți o bază juridică solidă, astfel încât să vă puteți concentra pe dezvoltarea afacerii și pe menținerea ordinii în evidențe încă de la început.

Concluzii finale

Deducerile fiscale pentru micile afaceri nu sunt doar o preocupare de sfârșit de an. Ele fac parte din administrarea financiară de zi cu zi. Cu cât evidențele dvs. sunt mai organizate pe parcursul anului, cu atât devine mai ușor să revendicați deducerile pe care le meritați și să evitați greșelile costisitoare.

Începeți cu categoriile care se aplică cel mai des afacerii dvs., apoi construiți un sistem simplu pentru urmărirea lor lună de lună. O abordare disciplinată a deducerilor poate îmbunătăți fluxul de numerar, reduce venitul impozabil și vă poate oferi o imagine mai clară asupra performanței reale a afacerii dvs.

Dacă lansați o afacere nouă, separarea timpurie a finanțelor companiei și păstrarea unor evidențe solide încă de la început pot face sezonul fiscal mult mai ușor mai târziu. O bază solidă de înființare și conformitate este una dintre cele mai bune modalități de a susține acest proces.