Înregistrarea caritabilă în Washington: un ghid practic pentru organizații nonprofit și fundraiseri

Washington tratează strângerea de fonduri caritabile ca pe o chestiune de conformitate, nu doar ca pe un detaliu de fundraising. Dacă organizația dvs. solicită contribuții publicului în acest stat, este posibil să fie necesar să vă înregistrați la Charities Program din cadrul Washington Secretary of State și să respectați regulile continue privind divulgarea și reînnoirea. Pentru organizațiile nonprofit, fundraiseri și afaceri orientate spre cauze, înțelegerea din timp a acestor cerințe ajută la evitarea întârzierilor, a penalităților și a corecturilor de depunere care pot fi evitate.

Acest ghid explică ce înseamnă înregistrarea caritabilă în Washington, cine ar putea avea nevoie de ea, cum arată în general procesul de depunere și care sunt greșelile care creează cel mai des probleme.

Ce acoperă înregistrarea caritabilă în Washington

Legea Washington privind solicitările caritabile folosește o abordare largă a activității de strângere de fonduri. O organizație caritabilă nu se limitează la o corporație nonprofit formală. În practică, statul analizează dacă o persoană sau o organizație solicită ori colectează contribuții de la public pentru un scop caritabil.

Asta înseamnă că întrebarea de conformitate este adesea mai amplă decât:

• Este organizația înregistrată ca persoană juridică?
• Are statut federal de scutire de taxe?
• Este locală, națională sau exclusiv online?

Dacă organizația solicită donații în Washington, statul poate analiza dacă înregistrarea este necesară în funcție de activitatea de fundraising în sine.

Cine poate avea nevoie de înregistrare

Regulile din Washington se pot aplica unei game largi de organizații și persoane, inclusiv:

• Organizații nonprofit caritabile
• Organizații nonprofit din afara statului care strâng fonduri în Washington
• Fundraiseri profesioniști
• Consultanți și furnizori de servicii de fundraising implicați în activitatea de solicitare
• Participanți la cause marketing și co-venture-uri comerciale
• Organizații care desfășoară campanii de donații online adresate donatorilor din Washington

Statul face, de asemenea, distincție între o corporație nonprofit și o organizație caritabilă. O corporație nonprofit este o formă juridică. O organizație caritabilă, în schimb, este o entitate sau o persoană care strânge fonduri de la public pentru un scop caritabil.

Această distincție contează, deoarece o organizație poate fi înființată corect și totuși să aibă nevoie de înregistrare caritabilă separată înainte de a solicita donații.

Când este posibil să nu fie necesară înregistrarea

Nu orice organizație trebuie să se înregistreze, iar Washington recunoaște anumite scutiri în situații specifice. Răspunsul exact depinde de fapte, de structura organizației și de modul în care sunt strânși banii.

Exemplele care pot influența analiza includ:

• Natura scopului organizației
• Dacă strângerea de fonduri este directă sau printr-o terță parte
• Dacă activitatea este scutită conform legii statului
• Dacă organizația desfășoară doar un tip exclus de solicitare

Deoarece scutirile depind de circumstanțe, este mai bine să confirmați înainte de a lansa o campanie, în loc să presupuneți că depunerea nu este necesară.

Ce implică, de obicei, procesul de depunere

Pentru majoritatea organizațiilor, înregistrarea caritabilă în Washington înseamnă crearea unei evidențe publice care identifică organizația și activitatea sa de fundraising. Procesul de depunere necesită, în general, detalii precum:

• Denumirea legală a organizației
• Informații de afaceri și de contact
• Date de identificare fiscală federală
• Tipul și scopul organizației
• Informații financiare de bază
• Decizia IRS sau documentația de scutire, atunci când este aplicabilă

Dacă documentele sunt incomplete, depunerea poate fi returnată. Motive frecvente includ semnături lipsă, numere de identificare omise, taxe lipsă sau date financiare incomplete.

Acesta este unul dintre motivele pentru care merită să pregătiți cu atenție depunerea înainte de trimitere.

Taxe de depunere și reînnoiri în Washington

Structura actuală a taxelor din Washington pentru organizațiile caritabile include următoarele costuri obișnuite:

• Înregistrare inițială sau reînnoire pentru organizația caritabilă: 60 USD
• Reînnoire: 40 USD
• Reînregistrare: 60 USD
• Înregistrare sau actualizare opțională: fără taxă
• Amendament la o înregistrare existentă: fără taxă
• Formular de înregistrare a contractului de servicii de fundraising: 20 USD
• Taxă pentru reînnoire întârziată: 50 USD

Secretary of State trimite, de asemenea, notificări de reînnoire prin scrisoare, de regulă cu aproximativ 60 de zile înainte de expirarea înregistrării. Acest lucru ajută, dar nu ar trebui să înlocuiască propriul calendar de conformitate.

Dacă organizația dvs. gestionează mai multe activități de fundraising sau lucrează cu terți care solicită donații, urmăriți separat fiecare obligație de depunere. O reînnoire ratată poate crea muncă suplimentară inutilă exact în momente sensibile, cum ar fi înaintea lansării unei campanii sau a unei campanii de final de an.

Reguli de divulgare în timpul solicitării

Washington reglementează și ce trebuie să spună solicitanții atunci când cer o contribuție. Regulile de divulgare sunt concepute pentru a ajuta donatorii să înțeleagă cine solicită donația, de ce și în numele cui.

În general, un solicitant trebuie să precizeze clar:

• Numele solicitantului
• Numele organizației caritabile
• Sediul principal al organizației
• Numele oricărui fundraiser comercial care angajează solicitantul
• Natura relației organizației cu guvernul, dacă denumirea sau prezentarea ar putea crea confuzie

Un solicitant nu trebuie să facă afirmații false sau înșelătoare. Legea limitează, de asemenea, afirmațiile conform cărora o donație este deductibilă fiscal, dacă organizația nu este într-adevăr eligibilă să facă o astfel de declarație.

Pentru donatori, aceste reguli de divulgare sunt utile. Pentru organizații, ele reamintesc că respectarea regulilor de fundraising merge dincolo de formularul de înregistrare.

Strângerea de fonduri online contează în continuare

Multe organizații privesc înregistrarea caritabilă ca pe o chestiune locală, specifică spațiilor fizice. În realitate, și fundraisingul online poate declanșa preocupări legate de Washington.

Dacă o pagină de donații, o campanie sau un apel prin e-mail vizează rezidenți din Washington, organizația ar trebui să analizeze dacă se aplică obligații de înregistrare, divulgare și raportare la nivel de stat. Același lucru este valabil pentru campaniile pe rețele sociale, fundraisingul digital peer-to-peer și evenimentele hibride de strângere de fonduri care acceptă donații la distanță.

Cu cât solicitarea este mai publică și mai larg distribuită, cu atât este mai important să verificați unde se află audiența și dacă activitatea intră sub regulile de înregistrare din Washington.

Greșeli frecvente de conformitate

Cele mai frecvente probleme nu sunt, de obicei, teorii juridice complicate. Sunt greșeli de execuție.

Exemple frecvente includ:

• Presupunerea că scutirea federală de taxe satisface automat cerința de înregistrare la nivel de stat
• Lansarea unei campanii de fundraising înainte de confirmarea statutului de depunere
• Uitarea termenelor anuale de reînnoire
• Omiterea FEIN, UBI sau a informațiilor financiare
• Nealinierea divulgărilor între solicitările tipărite și cele digitale
• Trecerea cu vederea a înregistrării fundraiserilor terți sau a depunerii contractelor aferente
• Folosirea unor liste interne de verificare învechite în locul regulilor actuale ale statului

Aceste probleme pot fi, de obicei, prevenite printr-un proces simplu de verificare și un calendar centralizat de conformitate.

O listă practică de verificare a conformității

Înainte de a strânge fonduri în Washington, confirmați următoarele:

• Organizația a stabilit dacă înregistrarea este necesară
• Toate informațiile cerute pentru depunere sunt pregătite
• Taxele sunt corecte și actuale
• Limbajul folosit în solicitări corespunde statutului juridic real al organizației
• Divulgările cerute sunt pregătite pentru personal, voluntari și contractori
• Datele de reînnoire sunt urmărite intern
• Acordurile cu terții sunt revizuite pentru eventuale obligații suplimentare de depunere
• A fost desemnată o persoană de contact pentru notificările și reamintirile statului

Această listă este deosebit de importantă dacă organizația se extinde în noi state sau adaugă canale digitale de fundraising.

Cum poate ajuta Zenind

Pentru fondatori, operatori de organizații nonprofit și echipe mici, conformitatea devine mai ușoară atunci când înființarea și obligațiile continue sunt organizate într-un singur loc. Zenind ajută clienții să păstreze o structură clară prin servicii axate pe formarea afacerilor și pe conformitate, astfel încât termenele și depunerile importante să fie mai puțin probabil să se piardă în operațiunile zilnice.

Pentru organizațiile care își construiesc o prezență caritabilă sau orientată spre misiune, acest tip de disciplină operațională contează. Fluxul de lucru potrivit ajută echipele să mențină sub control înregistrarea, guvernanța și obligațiile recurente, în timp ce se concentrează pe misiunea și obiectivele lor de fundraising.

Concluzia finală

Înregistrarea caritabilă în Washington înseamnă mai mult decât depunerea unui formular. Este un cadru de conformitate la nivel de stat care poate afecta cine are voie să solicite donații, cum trebuie să divulge informații, ce taxe se aplică și când sunt scadente reînnoirile.

Dacă organizația dvs. strânge bani de la public în Washington, confirmați-vă statutul înainte de a solicita donații. O verificare atentă la început este mult mai ușoară decât corectarea unei depuneri returnate sau a unei reînnoiri ratate după ce o campanie este deja activă.

Cea mai sigură abordare este simplă: verificați regulile, pregătiți depuneri complete, urmăriți datele de reînnoire și mențineți divulgările consecvente pe toate canalele de fundraising.