Đăng ký từ thiện tại Washington: Hướng dẫn thực tế cho tổ chức phi lợi nhuận và nhà gây quỹ

Washington xem việc vận động quyên góp từ thiện là một vấn đề tuân thủ, không chỉ là một chi tiết gây quỹ. Nếu tổ chức của bạn kêu gọi công chúng đóng góp trong tiểu bang, bạn có thể cần đăng ký với Chương trình Từ thiện của Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao Washington và tuân thủ các quy định công bố thông tin, gia hạn thường xuyên. Đối với các tổ chức phi lợi nhuận, nhà gây quỹ và doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu xã hội, việc hiểu rõ các yêu cầu này từ sớm sẽ giúp tránh chậm trễ, tiền phạt và các yêu cầu sửa hồ sơ không cần thiết.

Hướng dẫn này giải thích đăng ký từ thiện tại Washington là gì, ai có thể cần đăng ký, quy trình nộp hồ sơ thường diễn ra như thế nào và những sai sót nào thường gây ra vấn đề.

Đăng ký từ thiện tại Washington bao gồm những gì

Đạo luật Kêu gọi Từ thiện của Washington có cách nhìn khá rộng về hoạt động gây quỹ. Một tổ chức từ thiện không chỉ giới hạn ở một công ty phi lợi nhuận chính thức. Trên thực tế, tiểu bang xem xét việc một cá nhân hoặc tổ chức có đang kêu gọi hoặc thu nhận đóng góp từ công chúng cho mục đích từ thiện hay không.

Điều đó có nghĩa là câu hỏi tuân thủ thường rộng hơn các câu hỏi như:

• Tổ chức có được thành lập dưới dạng công ty hay không?
• Tổ chức có tình trạng miễn thuế liên bang hay không?
• Tổ chức hoạt động tại địa phương, trên toàn quốc hay chỉ trực tuyến?

Nếu tổ chức đang vận động quyên góp tại Washington, tiểu bang có thể xem xét liệu việc đăng ký có bắt buộc hay không dựa trên chính hoạt động gây quỹ.

Ai có thể cần đăng ký

Các quy định của Washington có thể áp dụng cho nhiều loại tổ chức và cá nhân, bao gồm:

• Tổ chức phi lợi nhuận từ thiện
• Tổ chức phi lợi nhuận ngoài tiểu bang gây quỹ tại Washington
• Nhà gây quỹ chuyên nghiệp
• Tư vấn gây quỹ và nhà cung cấp dịch vụ tham gia hoạt động kêu gọi
• Bên tham gia tiếp thị vì mục đích xã hội và liên doanh thương mại - từ thiện
• Tổ chức triển khai chiến dịch quyên góp trực tuyến nhắm đến nhà tài trợ tại Washington

Tiểu bang cũng phân biệt giữa công ty phi lợi nhuận và tổ chức từ thiện. Công ty phi lợi nhuận là một hình thức pháp nhân. Ngược lại, tổ chức từ thiện là một thực thể hoặc cá nhân đang huy động tiền từ công chúng cho mục đích từ thiện.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì một tổ chức có thể được thành lập hợp lệ nhưng vẫn cần đăng ký từ thiện riêng trước khi kêu gọi quyên góp.

Khi nào có thể không cần đăng ký

Không phải tổ chức nào cũng cần đăng ký và Washington công nhận một số trường hợp miễn trừ nhất định. Câu trả lời cụ thể phụ thuộc vào tình huống thực tế, cấu trúc của tổ chức và cách thức huy động tiền.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc phân tích bao gồm:

• Tính chất của mục đích hoạt động của tổ chức
• Việc gây quỹ được thực hiện trực tiếp hay thông qua bên thứ ba
• Hoạt động có thuộc diện miễn trừ theo luật tiểu bang hay không
• Tổ chức chỉ đang thực hiện một loại kêu gọi bị loại trừ hay không

Vì các miễn trừ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, tốt hơn là xác nhận trước khi khởi động chiến dịch thay vì cho rằng không cần nộp hồ sơ.

Quy trình nộp hồ sơ thường bao gồm gì

Đối với hầu hết các tổ chức, đăng ký từ thiện tại Washington là việc lập một hồ sơ công khai xác định tổ chức và hoạt động gây quỹ của tổ chức. Quy trình nộp hồ sơ thường yêu cầu các thông tin như:

• Tên pháp lý của tổ chức
• Thông tin doanh nghiệp và thông tin liên hệ
• Thông tin mã số thuế liên bang
• Loại hình và mục đích của tổ chức
• Thông tin tài chính cơ bản
• Quyết định của IRS hoặc tài liệu miễn trừ, nếu áp dụng

Nếu tài liệu không đầy đủ, hồ sơ có thể bị trả lại. Các lý do phổ biến bao gồm thiếu chữ ký, thiếu mã số nhận dạng, thiếu phí hoặc thiếu thông tin tài chính.

Đó là một trong những lý do bạn nên chuẩn bị hồ sơ cẩn thận trước khi nộp.

Phí nộp hồ sơ và gia hạn tại Washington

Biểu phí hiện tại của Washington đối với các tổ chức từ thiện bao gồm các khoản phổ biến sau:

• Đăng ký ban đầu hoặc gia hạn đăng ký tổ chức từ thiện: 60 đô la
• Gia hạn đăng ký: 40 đô la
• Đăng ký lại: 60 đô la
• Đăng ký hoặc cập nhật tùy chọn: không mất phí
• Sửa đổi một đăng ký hiện tại: không mất phí
• Mẫu đăng ký hợp đồng dịch vụ gây quỹ: 20 đô la
• Phí gia hạn trễ: 50 đô la

Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao cũng gửi thư nhắc gia hạn, thường khoảng 60 ngày trước khi đăng ký hết hạn. Điều đó hữu ích, nhưng không nên thay thế lịch tuân thủ nội bộ của bạn.

Nếu tổ chức của bạn quản lý nhiều hoạt động gây quỹ hoặc làm việc với các bên kêu gọi bên thứ ba, hãy theo dõi riêng từng nghĩa vụ nộp hồ sơ. Một lần quên gia hạn có thể tạo ra khối lượng công việc xử lý không cần thiết vào thời điểm tệ nhất, chẳng hạn ngay trước khi ra mắt chiến dịch hoặc gửi thư kêu gọi cuối năm.

Quy tắc công bố thông tin rất quan trọng trong quá trình kêu gọi

Washington cũng quy định những gì người kêu gọi phải nói khi yêu cầu đóng góp. Các quy tắc công bố thông tin được thiết kế để giúp nhà tài trợ hiểu ai đang kêu gọi, vì mục đích gì và kêu gọi thay mặt cho ai.

Nhìn chung, người kêu gọi phải nêu rõ:

• Tên của người kêu gọi
• Tên của tổ chức từ thiện
• Địa điểm kinh doanh chính của tổ chức
• Tên của bất kỳ nhà gây quỹ thương mại nào thuê người kêu gọi
• Bản chất mối quan hệ của tổ chức với chính phủ, nếu tên gọi hoặc cách trình bày có thể gây nhầm lẫn

Người kêu gọi không được đưa ra tuyên bố sai lệch hoặc gây hiểu lầm. Luật cũng đặt ra giới hạn đối với việc khẳng định rằng một khoản đóng góp được khấu trừ thuế, trừ khi tổ chức thực sự đủ điều kiện để đưa ra tuyên bố đó.

Đối với nhà tài trợ, các quy tắc công bố này rất hữu ích. Đối với tổ chức, chúng là lời nhắc rằng tuân thủ gây quỹ không chỉ dừng lại ở mẫu đăng ký.

Gây quỹ trực tuyến vẫn được tính

Nhiều tổ chức nghĩ rằng đăng ký từ thiện chỉ là vấn đề mang tính địa phương, gắn với hoạt động trực tiếp. Trên thực tế, gây quỹ trực tuyến cũng có thể phát sinh vấn đề với Washington.

Nếu một trang quyên góp, chiến dịch hoặc email kêu gọi nhắm đến cư dân Washington, tổ chức nên xem xét liệu có áp dụng nghĩa vụ đăng ký, công bố thông tin và báo cáo của tiểu bang hay không. Điều tương tự cũng đúng với các chiến dịch trên mạng xã hội, gây quỹ ngang hàng kỹ thuật số và các sự kiện gây quỹ kết hợp có chấp nhận khoản đóng góp từ xa.

Càng công khai và lan tỏa rộng, thì càng quan trọng phải xác minh đối tượng ở đâu và hoạt động đó có thuộc phạm vi quy định đăng ký của Washington hay không.

Các sai sót tuân thủ thường gặp

Những vấn đề thường gặp nhất thường không phải là các lập luận pháp lý phức tạp. Chúng là lỗi trong quá trình thực hiện.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Cho rằng miễn thuế liên bang tự động đáp ứng yêu cầu đăng ký của tiểu bang
• Khởi động chiến dịch gây quỹ trước khi xác nhận tình trạng hồ sơ
• Quên thời hạn gia hạn hằng năm
• Bỏ sót FEIN, UBI hoặc thông tin tài chính
• Không giữ cho nội dung công bố nhất quán giữa các tài liệu in và nội dung kỹ thuật số
• Bỏ qua việc đăng ký nhà gây quỹ bên thứ ba hoặc nộp hợp đồng liên quan
• Dựa vào danh sách kiểm tra nội bộ đã cũ thay vì quy định hiện hành của tiểu bang

Các vấn đề này thường có thể phòng tránh bằng một quy trình rà soát đơn giản và một lịch tuân thủ tập trung.

Danh sách kiểm tra tuân thủ thực tế

Trước khi gây quỹ tại Washington, hãy xác nhận các điểm sau:

• Tổ chức đã xác định liệu có cần đăng ký hay không
• Tất cả thông tin cần thiết cho hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ
• Phí nộp hồ sơ là chính xác và còn hiệu lực
• Ngôn ngữ kêu gọi của tổ chức phù hợp với tình trạng pháp lý thực tế
• Các nội dung công bố bắt buộc đã sẵn sàng cho nhân viên, tình nguyện viên và nhà thầu
• Ngày gia hạn được theo dõi nội bộ
• Các thỏa thuận với bên thứ ba đã được rà soát để xác định nghĩa vụ nộp hồ sơ bổ sung
• Đã chỉ định một người liên hệ để xử lý thông báo và nhắc nhở từ tiểu bang

Danh sách kiểm tra này đặc biệt quan trọng nếu tổ chức đang mở rộng sang các tiểu bang mới hoặc bổ sung các kênh gây quỹ kỹ thuật số.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đối với nhà sáng lập, đơn vị vận hành tổ chức phi lợi nhuận và các nhóm nhỏ, việc tuân thủ sẽ dễ dàng hơn khi quá trình thành lập và các nghĩa vụ định kỳ được tổ chức ở một nơi. Zenind giúp khách hàng duy trì cấu trúc thông qua các dịch vụ thành lập doanh nghiệp và dịch vụ tập trung vào tuân thủ, nhờ đó các thời hạn và hồ sơ quan trọng ít bị bỏ sót trong vận hành hằng ngày.

Đối với các tổ chức đang xây dựng sự hiện diện từ thiện hoặc theo sứ mệnh xã hội, kỷ luật vận hành như vậy rất quan trọng. Quy trình phù hợp giúp các nhóm kiểm soát việc đăng ký, quản trị và các nghĩa vụ định kỳ trong khi vẫn tập trung vào sứ mệnh và mục tiêu gây quỹ.

Kết luận

Đăng ký từ thiện tại Washington không chỉ là nộp một mẫu đơn. Đây là một khuôn khổ tuân thủ cấp tiểu bang có thể ảnh hưởng đến ai được phép kêu gọi, họ phải công bố thông tin như thế nào, mức phí nào được áp dụng và khi nào đến hạn gia hạn.

Nếu tổ chức của bạn huy động tiền từ công chúng tại Washington, hãy xác nhận tình trạng của mình trước khi kêu gọi. Việc rà soát cẩn thận ngay từ đầu sẽ dễ hơn nhiều so với việc sửa một hồ sơ bị trả lại hoặc xử lý một lần gia hạn bị bỏ lỡ sau khi chiến dịch đã triển khai.

Cách an toàn nhất rất đơn giản: xác minh quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, theo dõi ngày gia hạn và giữ cho các nội dung công bố nhất quán trên mọi kênh gây quỹ.