Вашингтонска регистрация за благотворителни кампании: Практическо ръководство за неправителствени организации и организатори на кампании

Вашингтон третира благотворителното набиране на средства като въпрос на съответствие, а не просто като детайл от кампанията. Ако вашата организация отправя призиви към обществеността за дарения в щата, може да се наложи да се регистрирате в Charities Program на Secretary of State на Вашингтон и да спазвате текущите правила за разкриване на информация и подновяване. За неправителствени организации, организатори на кампании и бизнеси с кауза ранното разбиране на тези изисквания помага да се избегнат забавяния, санкции и ненужни корекции на подадени документи.

Това ръководство обяснява какво представлява регистрацията за благотворителни кампании във Вашингтон, кой може да има нужда от нея, как обикновено протича процесът на подаване и кои грешки най-често създават проблеми.

Какво обхваща регистрацията за благотворителни кампании във Вашингтон

Законът на Вашингтон за благотворителните призиви използва широко разбиране за дейностите по набиране на средства. Благотворителна организация не е ограничена само до формално учредена неправителствена корпорация. На практика щатът преценява дали физическо лице или организация иска или събира дарения от обществеността за благотворителна цел.

Това означава, че въпросът за съответствие често е по-широк от:

• Дали организацията е учредена като корпорация?
• Дали има федерален статут на освободена от данъци?
• Дали е местна, национална или само онлайн?

Ако организацията отправя благотворителни призиви във Вашингтон, щатът може да прецени дали е необходима регистрация според самата дейност по набиране на средства.

Кой може да има нужда от регистрация

Правилата на Вашингтон могат да се прилагат за широк кръг организации и лица, включително:

• Благотворителни неправителствени организации
• Неправителствени организации от други щати, които набират средства във Вашингтон
• Професионални организатори на кампании за набиране на средства
• Консултанти и доставчици на услуги, участващи в дейности по призоваване за дарения
• Участници в каузален маркетинг и търговски съвместни кампании
• Организации, които провеждат онлайн кампании за дарения, насочени към дарители във Вашингтон

Щатът прави разграничение и между неправителствена корпорация и благотворителна организация. Неправителствената корпорация е корпоративна форма. Благотворителната организация, напротив, е лице или организация, която набира средства от обществеността за благотворителна цел.

Това разграничение е важно, защото една организация може да е правилно учредена, но въпреки това да се нуждае от отделна регистрация за благотворителни кампании, преди да започне да иска дарения.

Кога регистрацията може да не е необходима

Не всяка организация трябва да се регистрира и Вашингтон признава изключения в определени ситуации. Точният отговор зависи от фактите, структурата на организацията и начина, по който се набират средствата.

Примери, които могат да повлияят на анализа, включват:

• Естеството на целта на организацията
• Дали набирането на средства е пряко или чрез трета страна
• Дали дейността е освободена съгласно щатското право
• Дали организацията извършва само изключен вид призоваване за дарения

Тъй като изключенията зависят от конкретните факти, по-добре е да се потвърди предварително, вместо да се предполага, че подаването не е необходимо.

Как обикновено протича процесът на подаване

За повечето организации регистрацията за благотворителни кампании във Вашингтон има за цел да създаде публичен запис, който идентифицира организацията и нейната дейност по набиране на средства. Процесът на подаване обикновено изисква данни като:

• Юридическото име на организацията
• Данни за бизнеса и контактна информация
• Федерален данъчен идентификационен номер
• Тип и цел на организацията
• Основна финансова информация
• Решение на IRS или документи за освобождаване, когато е приложимо

Ако документите са непълни, подаването може да бъде върнато. Чести причини са липсващи подписи, пропуснати идентификационни номера, липсващи такси или непълни финансови данни.

Това е една от причините да подготвите внимателно документацията преди подаване.

Такси и подновявания във Вашингтон

Текущият тарифен режим на Вашингтон за благотворителни организации включва следните обичайни такси:

• Първоначална регистрация на благотворителна организация или подновяване: $60
• Подновяване на регистрация: $40
• Пререгистрация: $60
• Незадължителна регистрация или актуализация: без такса
• Изменение на текуща регистрация: без такса
• Формуляр за регистрация на договор за услуги по набиране на средства: $20
• Такса за късно подновяване: $50

Secretary of State също изпраща напомняния за подновяване по писмо, обикновено около 60 дни преди изтичането на регистрацията. Това е полезно, но не трябва да замества собствен календар за съответствие.

Ако вашата организация управлява повече от една кампания за набиране на средства или работи с външни организатори, следете отделно всяко задължение за подаване. Пропуснатото подновяване може да създаде ненужна работа по корекции в най-неподходящия момент, например преди стартиране на кампания или годишен призив за дарения.

Правилата за разкриване на информация са важни по време на призивите

Вашингтон регулира и какво трябва да казват лицата, които отправят призив за дарение. Правилата за разкриване на информация са предназначени да помогнат на дарителите да разберат кой отправя призива, защо и от чие име.

По принцип лицето, което отправя призива, трябва ясно да посочи:

• Името на лицето, което отправя призива
• Името на благотворителната организация
• Основното място на стопанска дейност на организацията
• Името на всеки търговски организатор на кампании, който наема лицето
• Естеството на връзката на организацията с правителството, ако името или представянето могат да създадат объркване

Лицето, което отправя призива, не трябва да прави неверни или подвеждащи твърдения. Законът също така поставя ограничения върху твърденията, че дарението е данъчно приспадаемо, освен ако организацията наистина има право да направи такова твърдение.

За дарителите тези правила са полезни. За организациите те напомнят, че съответствието при набиране на средства не се изчерпва с регистрационния формуляр.

Онлайн набирането на средства също е включено

Много организации разглеждат регистрацията за благотворителни кампании като локален, физически въпрос. В действителност онлайн набирането на средства също може да предизвика изисквания на Вашингтон.

Ако страница за дарения, кампания или имейл призив е насочен към жители на Вашингтон, организацията трябва да прецени дали се прилагат изисквания за регистрация, разкриване на информация и отчетност. Същото важи и за кампании в социалните мрежи, дигитално peer-to-peer набиране на средства и хибридни събития, които приемат дистанционни дарения.

Колкото по-широко и публично е разпространен призивът, толкова по-важно е да се провери къде се намира аудиторията и дали дейността попада в правилата за регистрация на Вашингтон.

Чести грешки при съответствието

Най-честите проблеми обикновено не са сложни правни теории. Те са грешки при изпълнението.

Чести примери са:

• Предположение, че федералното освобождаване от данъци автоматично покрива щатската регистрация
• Стартиране на кампания за набиране на средства преди да се потвърди статусът на подаването
• Пропускане на годишните срокове за подновяване
• Липса на FEIN, UBI или финансова информация
• Несъответствие на изискваните разкрития в печатни и цифрови призиви
• Пропускане на регистрация на външни организатори на кампании или подаване на договори
• Използване на остарели вътрешни контролни списъци вместо актуалните щатски правила

Тези проблеми обикновено могат да бъдат предотвратени с прост процес на преглед и централен календар за съответствие.

Практически контролен списък за съответствие

Преди да набирате средства във Вашингтон, потвърдете следното:

• Организацията е определила дали е необходима регистрация
• Всички необходими данни за подаване са събрани
• Таксите са правилни и актуални
• Езикът на призивите на организацията съответства на действителния ѝ правен статус
• Необходимите разкрития са готови за персонала, доброволците и изпълнителите
• Датите за подновяване се следят вътрешно
• Договорите с трети страни са прегледани за допълнителни задължения за подаване
• Назначено е лице за контакт, което да обработва щатските уведомления и напомняния

Този списък е особено важен, ако организацията се разширява в нови щати или добавя дигитални канали за набиране на средства.

Как Zenind може да помогне

За основатели, оператори на неправителствени организации и малки екипи съответствието е по-лесно, когато учредяването и текущите задължения са организирани на едно място. Zenind помага на клиентите да поддържат структура чрез услуги за учредяване на бизнес и услуги, насочени към съответствието, така че важните срокове и подавания да не се изгубят в ежедневните операции.

За организации, които изграждат благотворително или мисийно ориентирано присъствие, такава оперативна дисциплина има значение. Правилният работен процес помага на екипите да държат регистрацията, управлението и повтарящите се задължения под контрол, докато се фокусират върху мисията и целите си за набиране на средства.

Основен извод

Регистрацията за благотворителни кампании във Вашингтон е повече от подаване на формуляр. Това е щатска рамка за съответствие, която може да влияе върху това кой може да отправя призиви, каква информация трябва да разкрива, какви такси се прилагат и кога са дължими подновяванията.

Ако вашата организация набира средства от обществеността във Вашингтон, потвърдете статуса си преди да започнете призивите. Внимателният преглед в началото е много по-лесен от коригирането на върнато заявление или пропуснато подновяване, след като кампанията вече е активна.

Най-сигурният подход е прост: проверете правилата, подгответе пълните документи, следете датите за подновяване и поддържайте последователни разкрития във всички канали за набиране на средства.