Εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων στην Ουάσινγκτον: Ένας πρακτικός οδηγός για μη κερδοσκοπικούς φορείς και διοργανωτές συγκεντρώσεων

Η Ουάσινγκτον αντιμετωπίζει τη φιλανθρωπική προσέλκυση δωρεών ως ζήτημα συμμόρφωσης και όχι απλώς ως λεπτομέρεια συγκέντρωσης χρημάτων. Αν ο οργανισμός σας ζητά συνεισφορές από το κοινό στην πολιτεία, ενδέχεται να χρειάζεται να εγγραφείτε στο Charities Program του Υπουργείου Εξωτερικών της Ουάσινγκτον και να τηρείτε συνεχείς κανόνες γνωστοποίησης και ανανέωσης. Για μη κερδοσκοπικούς φορείς, διοργανωτές συγκεντρώσεων και επιχειρήσεις με κοινωνικό σκοπό, η έγκαιρη κατανόηση αυτών των απαιτήσεων βοηθά στην αποφυγή καθυστερήσεων, προστίμων και διορθώσεων σε καταθέσεις που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τι είναι η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων στην Ουάσινγκτον, ποιοι μπορεί να τη χρειάζονται, πώς συνήθως είναι η διαδικασία υποβολής και ποια λάθη προκαλούν συχνότερα προβλήματα.

Τι καλύπτει η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων στην Ουάσινγκτον

Ο νόμος της Ουάσινγκτον για τις φιλανθρωπικές προσκλήσεις δωρεών υιοθετεί μια ευρεία προσέγγιση στη δραστηριότητα συγκέντρωσης χρημάτων. Μια φιλανθρωπική οργάνωση δεν περιορίζεται σε μια τυπική μη κερδοσκοπική εταιρεία. Στην πράξη, η πολιτεία εξετάζει αν ένα άτομο ή ένας οργανισμός ζητά ή συγκεντρώνει συνεισφορές από το κοινό για φιλανθρωπικό σκοπό.

Αυτό σημαίνει ότι το ζήτημα συμμόρφωσης είναι συχνά ευρύτερο από τα εξής:

• Είναι ο οργανισμός συσταθείς ως εταιρεία;
• Διαθέτει ομοσπονδιακή απαλλαγή από φόρους;
• Είναι τοπικός, εθνικός ή λειτουργεί μόνο διαδικτυακά;

Αν ο οργανισμός προσελκύει δωρεές στην Ουάσινγκτον, η πολιτεία μπορεί να εξετάσει αν απαιτείται εγγραφή με βάση την ίδια τη δραστηριότητα συγκέντρωσης χρημάτων.

Ποιοι μπορεί να χρειάζονται εγγραφή

Οι κανόνες της Ουάσινγκτον μπορούν να ισχύουν για ένα ευρύ φάσμα οργανισμών και ατόμων, μεταξύ των οποίων:

• Φιλανθρωπικοί μη κερδοσκοπικοί φορείς
• Μη κερδοσκοπικοί φορείς εκτός πολιτείας που συγκεντρώνουν δωρεές στην Ουάσινγκτον
• Επαγγελματίες διοργανωτές συγκεντρώσεων
• Σύμβουλοι συγκέντρωσης χρημάτων και πάροχοι υπηρεσιών που συμμετέχουν σε δραστηριότητες προσέλκυσης δωρεών
• Συμμετέχοντες σε cause marketing και εμπορικά κοινά εγχειρήματα
• Οργανισμοί που τρέχουν διαδικτυακές καμπάνιες δωρεών με στόχο δωρητές στην Ουάσινγκτον

Η πολιτεία διακρίνει επίσης μεταξύ μη κερδοσκοπικής εταιρείας και φιλανθρωπικής οργάνωσης. Η μη κερδοσκοπική εταιρεία είναι μια νομική μορφή εταιρείας. Η φιλανθρωπική οργάνωση, αντίθετα, είναι ένας φορέας ή ένα άτομο που συγκεντρώνει χρήματα από το κοινό για φιλανθρωπικό σκοπό.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή ένας οργανισμός μπορεί να έχει συσταθεί σωστά αλλά να χρειάζεται ξεχωριστή φιλανθρωπική εγγραφή πριν προσελκύσει δωρεές.

Πότε μπορεί να μην απαιτείται εγγραφή

Δεν χρειάζεται κάθε οργανισμός να εγγραφεί, και η Ουάσινγκτον αναγνωρίζει απαλλαγές σε ορισμένες περιπτώσεις. Η ακριβής απάντηση εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα, τη δομή του οργανισμού και τον τρόπο με τον οποίο συγκεντρώνονται τα χρήματα.

Παραδείγματα που μπορεί να επηρεάσουν την ανάλυση περιλαμβάνουν:

• Τη φύση του σκοπού του οργανισμού
• Το αν η συγκέντρωση χρημάτων γίνεται απευθείας ή μέσω τρίτου
• Το αν η δραστηριότητα απαλλάσσεται βάσει του πολιτειακού δικαίου
• Το αν ο οργανισμός πραγματοποιεί μόνο έναν εξαιρούμενο τύπο προσέλκυσης δωρεών

Επειδή οι απαλλαγές εξαρτώνται από τα πραγματικά περιστατικά, είναι προτιμότερο να γίνει επιβεβαίωση πριν από την έναρξη μιας καμπάνιας, αντί να υποτεθεί ότι η κατάθεση δεν είναι απαραίτητη.

Τι συνήθως περιλαμβάνει η διαδικασία υποβολής

Για τους περισσότερους οργανισμούς, η εγγραφή φιλανθρωπικής οργάνωσης στην Ουάσινγκτον αφορά τη δημιουργία δημόσιου αρχείου που προσδιορίζει τον οργανισμό και τη δραστηριότητά του στη συγκέντρωση χρημάτων. Η διαδικασία υποβολής συνήθως απαιτεί στοιχεία όπως:

• Επίσημη επωνυμία του οργανισμού
• Στοιχεία επιχείρησης και επικοινωνίας
• Ομοσπονδιακά στοιχεία φορολογικού αριθμού
• Τύπος και σκοπός του οργανισμού
• Βασικά οικονομικά στοιχεία
• Απόφαση του IRS ή τεκμηρίωση απαλλαγής, όπου ισχύει

Αν τα έγγραφα είναι ελλιπή, η κατάθεση μπορεί να επιστραφεί. Συνήθεις λόγοι είναι οι ελλείπουσες υπογραφές, οι παραλειπόμενοι αριθμοί ταυτοποίησης, τα μη καταβληθέντα τέλη ή τα ελλιπή οικονομικά στοιχεία.

Γι’ αυτό αξίζει να προετοιμάζεται προσεκτικά η κατάθεση πριν από την υποβολή της.

Τέλη υποβολής και ανανεώσεις στην Ουάσινγκτον

Το τρέχον σύστημα τελών της Ουάσινγκτον για φιλανθρωπικές οργανώσεις περιλαμβάνει τις εξής συνήθεις χρεώσεις:

• Αρχική εγγραφή ή ανανέωση φιλανθρωπικής οργάνωσης: $60
• Ανανέωση εγγραφής: $40
• Επανεγγραφή: $60
• Προαιρετική εγγραφή ή ενημέρωση: χωρίς τέλος
• Τροποποίηση τρέχουσας εγγραφής: χωρίς τέλος
• Φόρμα εγγραφής σύμβασης υπηρεσιών συγκέντρωσης χρημάτων: $20
• Τέλος καθυστερημένης ανανέωσης: $50

Το γραφείο του Secretary of State αποστέλλει επίσης υπενθυμίσεις ανανέωσης με επιστολή, συνήθως περίπου 60 ημέρες πριν από τη λήξη της εγγραφής. Αυτό βοηθά, αλλά δεν πρέπει να αντικαθιστά το δικό σας ημερολόγιο συμμόρφωσης.

Αν ο οργανισμός σας διαχειρίζεται περισσότερες από μία δραστηριότητες συγκέντρωσης χρημάτων ή συνεργάζεται με τρίτους διοργανωτές, παρακολουθείτε ξεχωριστά κάθε υποχρέωση υποβολής. Μια χαμένη ανανέωση μπορεί να δημιουργήσει περιττή εργασία διόρθωσης στην πιο ακατάλληλη στιγμή, όπως πριν από την έναρξη μιας καμπάνιας ή μιας ετήσιας έκκλησης.

Οι κανόνες γνωστοποίησης έχουν σημασία κατά τη διάρκεια της προσέλκυσης δωρεών

Η Ουάσινγκτον ρυθμίζει επίσης τι πρέπει να λένε οι υπεύθυνοι προσέλκυσης δωρεών όταν ζητούν συνεισφορά. Οι κανόνες γνωστοποίησης έχουν σχεδιαστεί ώστε να βοηθούν τους δωρητές να κατανοούν ποιος ζητά τη συνεισφορά, για ποιον λόγο και εκ μέρους ποίου.

Σε γενικές γραμμές, ένας υπεύθυνος προσέλκυσης δωρεών πρέπει να δηλώνει σαφώς:

• Το όνομά του
• Το όνομα της φιλανθρωπικής οργάνωσης
• Την κύρια εγκατάσταση ή έδρα του οργανισμού
• Το όνομα οποιουδήποτε εμπορικού διοργανωτή που απασχολεί τον υπεύθυνο προσέλκυσης δωρεών
• Τη φύση της σχέσης του οργανισμού με την κυβέρνηση, αν το όνομα ή η παρουσίαση μπορεί να προκαλέσει σύγχυση

Ένας υπεύθυνος προσέλκυσης δωρεών δεν πρέπει να κάνει ψευδείς ή παραπλανητικές δηλώσεις. Ο νόμος επίσης θέτει όρια σε ισχυρισμούς ότι μια δωρεά εκπίπτει από τον φόρο, εκτός αν ο οργανισμός πράγματι πληροί τις προϋποθέσεις για να το δηλώσει.

Για τους δωρητές, αυτοί οι κανόνες γνωστοποίησης είναι χρήσιμοι. Για τους οργανισμούς, υπενθυμίζουν ότι η συμμόρφωση στη συγκέντρωση χρημάτων εκτείνεται πέρα από το ίδιο το έντυπο εγγραφής.

Η διαδικτυακή συγκέντρωση χρημάτων επίσης υπάγεται στους κανόνες

Πολλοί οργανισμοί σκέφτονται την εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων ως τοπικό ζήτημα φυσικής παρουσίας. Στην πραγματικότητα, η διαδικτυακή συγκέντρωση χρημάτων μπορεί επίσης να προκαλέσει ζητήματα στην Ουάσινγκτον.

Αν μια σελίδα δωρεών, μια καμπάνια ή ένα email appeal στοχεύει κατοίκους της Ουάσινγκτον, ο οργανισμός θα πρέπει να εξετάσει αν ισχύουν υποχρεώσεις κρατικής εγγραφής, γνωστοποίησης και αναφοράς. Το ίδιο ισχύει για καμπάνιες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ψηφιακές καμπάνιες peer-to-peer και υβριδικές εκδηλώσεις συγκέντρωσης χρημάτων που δέχονται απομακρυσμένες δωρεές.

Όσο πιο δημόσια και ευρέως διαδεδομένη είναι η έκκληση, τόσο πιο σημαντικό είναι να επιβεβαιώνεται πού βρίσκεται το κοινό και αν η δραστηριότητα εμπίπτει στους κανόνες εγγραφής της Ουάσινγκτον.

Συνήθη λάθη συμμόρφωσης

Τα συχνότερα προβλήματα δεν είναι συνήθως σύνθετες νομικές θεωρίες. Είναι λάθη εκτέλεσης.

Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Τη λανθασμένη υπόθεση ότι η ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή καλύπτει αυτόματα την πολιτειακή εγγραφή
• Την έναρξη καμπάνιας συγκέντρωσης χρημάτων πριν επιβεβαιωθεί η κατάσταση της κατάθεσης
• Την παράλειψη ετήσιων προθεσμιών ανανέωσης
• Την παράλειψη του FEIN, του UBI ή οικονομικών στοιχείων
• Τη μη διατήρηση συνεπών γνωστοποιήσεων σε έντυπες και ψηφιακές προσκλήσεις δωρεών
• Την παράβλεψη της εγγραφής τρίτων διοργανωτών ή των καταθέσεων συμβάσεων
• Τη χρήση παρωχημένων εσωτερικών λιστών ελέγχου αντί των τρεχόντων κρατικών κανόνων

Αυτά τα ζητήματα συνήθως μπορούν να αποφευχθούν με μια απλή διαδικασία ελέγχου και ένα κεντρικό ημερολόγιο συμμόρφωσης.

Ένας πρακτικός κατάλογος συμμόρφωσης

Πριν από τη συγκέντρωση χρημάτων στην Ουάσινγκτον, επιβεβαιώστε τα εξής:

• Ο οργανισμός έχει προσδιορίσει αν απαιτείται εγγραφή
• Όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες κατάθεσης έχουν συγκεντρωθεί
• Τα τέλη είναι σωστά και ενημερωμένα
• Η γλώσσα προσέλκυσης δωρεών του οργανισμού ανταποκρίνεται στην πραγματική νομική του κατάσταση
• Οι απαιτούμενες γνωστοποιήσεις είναι έτοιμες για το προσωπικό, τους εθελοντές και τους συνεργάτες
• Οι ημερομηνίες ανανέωσης παρακολουθούνται εσωτερικά
• Οι συμφωνίες με τρίτους ελέγχονται για πρόσθετες υποχρεώσεις υποβολής
• Έχει οριστεί ένα άτομο επικοινωνίας για τη διαχείριση πολιτειακών ειδοποιήσεων και υπενθυμίσεων

Αυτός ο κατάλογος είναι ιδιαίτερα σημαντικός αν ο οργανισμός επεκτείνεται σε νέες πολιτείες ή προσθέτει ψηφιακά κανάλια συγκέντρωσης χρημάτων.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Για ιδρυτές, διαχειριστές μη κερδοσκοπικών φορέων και μικρές ομάδες, η συμμόρφωση γίνεται πιο εύκολη όταν η σύσταση και οι συνεχιζόμενες υποχρεώσεις οργανώνονται σε ένα σημείο. Η Zenind βοηθά τους πελάτες να διατηρούν οργάνωση με υπηρεσίες σύστασης επιχειρήσεων και συμμόρφωσης, ώστε οι σημαντικές προθεσμίες και οι υποβολές να χάνονται λιγότερο εύκολα μέσα στην καθημερινή λειτουργία.

Για οργανισμούς που χτίζουν μια φιλανθρωπική ή αποστολοκεντρική παρουσία, αυτού του είδους η λειτουργική πειθαρχία έχει σημασία. Η σωστή ροή εργασίας βοηθά τις ομάδες να διατηρούν την εγγραφή, τη διακυβέρνηση και τις επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις υπό έλεγχο, ενώ εστιάζουν στην αποστολή και στους στόχους συγκέντρωσης χρημάτων.

Συμπέρασμα

Η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων στην Ουάσινγκτον δεν αφορά μόνο την υποβολή ενός εντύπου. Είναι ένα πλαίσιο συμμόρφωσης σε επίπεδο πολιτείας που μπορεί να επηρεάζει ποιοι επιτρέπεται να συγκεντρώνουν δωρεές, πώς πρέπει να κάνουν γνωστοποιήσεις, ποια τέλη ισχύουν και πότε λήγουν οι ανανεώσεις.

Αν ο οργανισμός σας συγκεντρώνει χρήματα από το κοινό στην Ουάσινγκτον, επιβεβαιώστε την κατάστασή σας πριν προσελκύσετε δωρεές. Μια προσεκτική εξέταση στην αρχή είναι πολύ ευκολότερη από τη διόρθωση μιας επιστραφείσας κατάθεσης ή μιας χαμένης ανανέωσης αφού μια καμπάνια έχει ήδη ξεκινήσει.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι απλή: επιβεβαιώστε τους κανόνες, ετοιμάστε πλήρεις καταθέσεις, παρακολουθείτε τις ημερομηνίες ανανέωσης και διατηρείτε συνεπείς τις γνωστοποιήσεις σε κάθε κανάλι συγκέντρωσης χρημάτων.