Zákony o charitatívnom získavaní prostriedkov: Sprievodca súladom po jednotlivých štátoch pre neziskové organizácie

Získavanie finančných prostriedkov je nevyhnutné pre charity, školy, náboženské organizácie, zdravotnícke skupiny a ďalšie subjekty zamerané na poslanie. Skôr než však nezisková organizácia požiada verejnosť o dary, musí porozumieť zákonom o charitatívnom získavaní prostriedkov, ktoré platia v každom štáte, kde pôsobí alebo kde vyzýva na príspevky.

Tieto pravidlá nie sú voliteľné. V mnohých štátoch sa registrácia na fundraising vyžaduje ešte pred začiatkom darcovskej kampane a povinnosti podávania správ pokračujú každý rok aj potom. Nedodržanie pravidiel môže viesť k sankciám, oneskoreným kampaniam, poškodeniu reputácie a zbytočným administratívnym nákladom.

Tento sprievodca vysvetľuje, čo sú zákony o charitatívnom získavaní prostriedkov, kedy sa vyžaduje registrácia, ktoré subjekty môžu mať nárok na výnimky, aké zverejnenia sa bežne vyžadujú a ako si neziskové organizácie môžu vybudovať praktický proces dodržiavania pravidiel.

Čo sú zákony o charitatívnom získavaní prostriedkov?

Zákony o charitatívnom získavaní prostriedkov sú štátne zákony, ktoré upravujú, ako charitatívne organizácie získavajú peniaze od verejnosti. Vo všeobecnosti upravujú:

• či sa nezisková organizácia musí zaregistrovať pred vyžiadaním darov
• ktorý štátny orgán registráciu posudzuje
• aké finančné výkazy alebo dokumenty o riadení je potrebné podať
• aké zverejnenia musia byť uvedené v materiáloch na získavanie prostriedkov
• či majú profesionálni fundraiséri alebo komerční spoluorganizátori ďalšie povinnosti
• ako sa riešia obnovenia, audity a výročné správy

Vo väčšine štátov tieto zákony spravuje generálny prokurátor, tajomník štátu alebo špecializovaný úrad pre charity.

Prečo sú tieto zákony dôležité

Charitatívne získavanie prostriedkov často prekračuje hranice štátov. Nezisková organizácia môže byť založená v jednom štáte, prevádzkovať programy v inom a prijímať online dary od podporovateľov po celej krajine. To vytvára povinnosti v oblasti súladu, ktoré sa môžu rýchlo rozšíriť.

Aj malá kampaň môže spustiť viacero štátnych registračných povinností, ak organizácia:

• zasiela výzvy na darovanie poštou, e-mailom, textovou správou alebo cez sociálne siete
• prevádzkuje online darcovské stránky dostupné v celej krajine
• predáva vstupenky na fundraisingové podujatia cez hranice štátov
• využíva profesionálneho fundraisera alebo fundraisingového konzultanta
• propaguje kampane typu cause marketing s obchodným partnerom

Súlad nie je len o vyhýbaní sa sankciám. Pomáha aj darcom, poskytovateľom grantov a regulátorom dôverovať tomu, že organizácia je dobre riadená a transparentná.

Kedy sa vyžaduje registrácia

Najdôležitejšou otázkou je, či v danom štáte dochádza k charitatívnemu vyžadovaniu príspevkov. Hoci sa definície líšia, vyžadovanie príspevku zvyčajne zahŕňa akúkoľvek žiadosť o charitatívny dar urobenú osobne, písomne, online, telefonicky alebo prostredníctvom reklamy.

Nezisková organizácia sa môže musieť zaregistrovať, ak:

• žiada obyvateľov daného štátu o dary
• prijíma opakované dary od darcov v danom štáte
• používa webovú stránku alebo darcovskú platformu, ktorá cieli na obyvateľov daného štátu alebo ich oslovuje
• organizuje fundraisingové podujatie v danom štáte
• využíva tretie strany na získavanie prostriedkov, ktoré získavajú príspevky v jej mene

Niektoré štáty uplatňujú široký výklad vyžadovania príspevkov, zatiaľ čo iné stanovujú užšie pravidlá alebo prahové hodnoty. Keďže sa štandardy líšia, neziskové organizácie by mali preskúmať každý štát individuálne a nemali by predpokladať, že platí jedno celoštátne pravidlo.

Bežné spúšťače registrácie

Hoci sa štátne zákony líšia, toto sú bežné spúšťače:

1. Aktívne oslovovanie na fundraising

Ak organizácia priamo žiada obyvateľov o dary prostredníctvom e-mailu, priamej pošty, telefonických hovorov, sociálnych sietí alebo podujatí, registrácia sa často vyžaduje.

2. Online dary

Webová stránka, ktorá umožňuje príspevky od obyvateľov viacerých štátov, môže vytvoriť registračné povinnosti v každom z týchto štátov, najmä ak organizácia podnikla kroky na zacielenie na týchto obyvateľov.

3. Fundraisingové podujatia špecifické pre štát

Gala večer, aukcia, charitatívny pochod alebo sponzorované podujatie usporiadané v jednom štáte môže vytvoriť registračnú povinnosť v tomto štáte, aj keď má organizácia sídlo inde.

4. Používanie fundraisingových odborníkov

Najatie profesionálneho fundraisera, zástupcu pre získavanie príspevkov, konzultanta alebo platformy môže vytvoriť ďalšie povinnosti týkajúce sa podaní a zverejňovania zmlúv.

5. Komerční spoluorganizátori a cause marketing

Keď podnik propaguje produkt alebo službu s odkazom na charitatívny prínos, štátnym právom sa môžu riadiť tak nezisková organizácia, ako aj podnik.

Bežné výnimky

Mnohé štáty poskytujú výnimky, no nie sú univerzálne a často si vyžadujú formálne uplatnenie alebo oznámenie. Medzi bežné kategórie patria:

• náboženské organizácie
• vzdelávacie inštitúcie
• zdravotnícke organizácie
• subjekty napojené na štát alebo verejnú správu
• malé neziskové organizácie s obmedzenou fundraisingovou činnosťou
• organizácie, ktoré prijímajú dary len z určitých definovaných zdrojov

Výnimky môžu byť úzke. Organizácia môže byť v jednom štáte oslobodená, no v inom plne podliehať registrácii. Niektoré štáty tiež vyžadujú, aby oslobodené subjekty podali jednorazové oznámenie alebo podpornú dokumentáciu.

Náboženské organizácie

Náboženské subjekty často požívajú osobitné zaobchádzanie podľa štátneho práva, no rozsah výnimky sa líši podľa jurisdikcie. Výnimka sa môže vzťahovať len na niektoré fundraisingové aktivity alebo len na organizácie, ktoré spĺňajú konkrétnu právnu definíciu.

Vzdelávacie inštitúcie

Školy, univerzity a pridružené nadácie môžu mať nárok na výnimku, ak spĺňajú zákonné kritériá. Podporné nadácie alebo združenia absolventov však môžu aj tak potrebovať registráciu.

Zdravotnícke organizácie

Nemocnice a zdravotnícke systémy môžu mať v niektorých štátoch nárok na výnimky, no výnimka sa nemusí vzťahovať na všetky pridružené subjekty.

Požiadavky na štátnu registráciu zvyčajne zahŕňajú

Hoci každý štát má vlastné formuláre a prahy, registrácia charitatívnej organizácie často zahŕňa:

• právny názov organizácie
• EIN a údaje o založení
• hlavnú obchodnú adresu
• vedúcich pracovníkov, členov predstavenstva alebo správcov
• účel a opis programov
• finančné výkazy
• rozhodnutie o oslobodení od dane od IRS
• zoznam štátov, kde je organizácia už zaregistrovaná
• spôsoby fundraisingu a predpokladanú činnosť pri vyžadovaní príspevkov
• informácie o profesionálnych fundraiséroch, ak sú zapojení

Niektoré štáty vyžadujú auditované finančné výkazy, keď príjmy prekročia určitý limit. Iné požadujú skontrolované výkazy alebo vlastnoručne pripravené výkazy pri menších organizáciách.

Ročné obnovenia a vykazovanie

Registrácia je zriedka jednorazová záležitosť. Vo väčšine štátov sa vyžaduje ročné obnovenie, aktualizované finančné informácie a priebežné oznamovanie zmien.

Typické povinnosti po registrácii môžu zahŕňať:

• ročné obnovenie registrácie
• aktualizované údaje o predstavenstve a vedúcich pracovníkoch
• oznámenie o zmene adresy
• oznámenie o zmene názvu alebo o zmenách v zakladajúcich dokumentoch
• aktualizované finančné výkazy
• kópie fundraisingových zmlúv

Zmeškanie termínu obnovy môže viesť k zániku registrácie, oneskoreným poplatkom alebo vymáhaciemu konaniu. Pre organizácie, ktoré získavajú prostriedky nepretržite, je kľúčové viesť kalendár obnov.

Zverejnenia pri charitatívnom získavaní prostriedkov

Mnohé štáty vyžadujú v materiáloch na získavanie darov konkrétne informácie pre darcov. Tieto pravidlá sa môžu vzťahovať na:

• listové výzvy
• e-mailové kampane
• darcovské stránky
• príspevky na sociálnych sieťach
• vstupenky na podujatia alebo sponzorské materiály
• telefonické oslovovanie

Zverejnenia môžu vyžadovať uvedenie právneho názvu charity, charitatívneho účelu, registračného stavu alebo registračných čísiel špecifických pre daný štát. Niektoré štáty tiež vyžadujú text o tom, že finančné výkazy sú k dispozícii na požiadanie.

Keďže požiadavky na zverejnenia sa líšia, neziskové organizácie by mali pred spustením akejkoľvek kampane, ktorá zasahuje viac štátov, vykonať kontrolu podľa konkrétnej jurisdikcie.

Online fundraising a internetové vyžadovanie príspevkov

Online darcovstvo uľahčilo fundraising, ale zároveň skomplikovalo súlad so štátnymi pravidlami. Darcovskú stránku môžu vidieť obyvatelia všade, čo znamená, že nezisková organizácia sa môže zdať, že vyzýva na darovanie vo viacerých štátoch naraz.

Na riadenie rizík internetového fundraisingu by organizácie mali:

• sledovať, kde sa darcovia nachádzajú
• skontrolovať pravidlá jednotlivých štátov pre vyžadovanie príspevkov cez web
• pridať požadované zverejnenia na online darcovské stránky
• monitorovať platformy tretích strán na získavanie darov
• potvrdiť, či štát uplatňuje oznamovací alebo registračný prístup

Organizácie, ktoré prijímajú opakované online dary, by mali venovať zvýšenú pozornosť dátumom obnovy a zverejneniam určeným darcom.

Profesionálni fundraiséri a konzultanti

Nezisková organizácia, ktorá si najme profesionálneho fundraisera, by mala skontrolovať viac než len samotnú zmluvu o fundraisingu. Mnohé štáty regulujú priamo fundraisera a môžu vyžadovať, aby sa zmluva podala alebo zverejnila.

Organizácia by mala potvrdiť:

• či je fundraiser licencovaný alebo registrovaný
• kto zodpovedá za požadované podania
• aké zverejnenia musia byť uvedené vo výzvach
• či sa musia výnosy z kampane vykazovať samostatne
• ako sa budú spracúvať zoznamy darcov a finančné prostriedky

Komerční spoluorganizátori, telemarketingové spoločnosti a konzultanti pre vyžadovanie príspevkov môžu tiež spustiť osobitné povinnosti.

Registračné čísla charitatívnych organizácií a podávajúce orgány

Niektoré štáty vydávajú po dokončení registrácie registračné číslo charity. Iné nepoužívajú registračné číslo rovnakým spôsobom. Podávajúcim orgánom môže byť generálny prokurátor, tajomník štátu alebo iný štátny úrad.

Centrálny súbor súladu by mal evidovať:

• štát
• podávajúci úrad
• registračné číslo, ak bolo pridelené
• dátum prvého podania
• dátum splatnosti obnovy
• status výnimky
• požadované prílohy
• spôsob obnovy

Takýto záznam je obzvlášť užitočný, keď organizácia rozširuje fundraising do nových štátov.

Praktické kroky súladu pre neziskové organizácie

Disciplinovaný proces môže zabrániť medzerám v registrácii a znížiť administratívnu záťaž pre zamestnancov.

Krok 1: Zmapujte fundraisingové aktivity

Zistite, kde organizácia žiada o dary, kde darcovia žijú a akými kanálmi sa kampane doručujú.

Krok 2: Určte povinnosti podľa jednotlivých štátov

Preskúmajte zákony o vyžadovaní príspevkov v každom príslušnom štáte a zaznamenajte, či sa vyžaduje registrácia, výnimka alebo oznámenie.

Krok 3: Pripravte organizačné dokumenty

Majte pripravené zakladajúce dokumenty, stanovy, rozhodnutie IRS o oslobodení od dane, finančné výkazy a zoznamy vedúcich pracovníkov.

Krok 4: Vytvorte kalendár obnov

Sledujte každý termín a priraďte zodpovednosť za obnovenia, zmeny a výročné správy.

Krok 5: Skontrolujte materiály určené darcom

Preskúmajte e-maily, webové stránky, príspevky na sociálnych sieťach, materiály k podujatiam a tlačené výzvy, či obsahujú požadované zverejnenia.

Krok 6: Monitorujte vzťahy s tretími stranami

Sledujte profesionálnych fundraisérov, konzultantov, platformy a obchodných partnerov, ktoré môžu vytvárať samostatné povinnosti v oblasti súladu.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Neziskové organizácie sa často dostanú do problémov tým, že predpokladajú, že jedno podanie pokrýva všetky štáty. Medzi ďalšie bežné chyby patria:

• čakanie na kontrolu štátneho práva až po spustení kampane
• zabúdanie, že online dary môžu spustiť povinnosti vo viacerých štátoch
• prehliadanie požiadaviek na podanie výnimky
• zmeškanie termínov obnovy
• používanie zastaraných zverejnení na webových stránkach a v e-mailových šablónach
• nevedenie samostatných záznamov pre prepojené subjekty
• predpoklad, že profesionálny fundraiser vybaví celý súlad

Malé opomenutie môže spôsobiť zbytočné oneskorenia a neskôr stáť viac na odstránenie problému.

Ako Zenind podporuje rastúce organizácie

Pre zakladateľov, neziskové tímy a rastúce organizácie je poriadok tým, čo oddeľuje plynulé získavanie prostriedkov od riešenia administratívy na poslednú chvíľu. Zenind pomáha klientom budovať a udržiavať právnu a administratívnu štruktúru potrebnú na pôsobenie v Spojených štátoch.

Hoci súlad pri charitatívnom získavaní prostriedkov je samostatný proces podľa štátneho práva, rovnaký disciplinovaný prístup platí aj tu: založiť správny subjekt, viesť presné záznamy a udržiavať podania aktuálne. Tento základ uľahčuje spravovanie registrácií, obnov a požiadaviek na riadenie, keď organizácia rastie.

Záverečné zhrnutie

Zákony o charitatívnom získavaní prostriedkov sú základnou súčasťou súladu neziskových organizácií. Ovplyvňujú, kedy môže organizácia žiadať o dary, aké zverejnenia musí uvádzať a ako sa musí registrovať a obnovovať registrácie v jednotlivých štátoch.

Najbezpečnejší prístup je považovať fundraising od začiatku za regulovanú činnosť. Zmapujte svoj dosah pri vyžadovaní príspevkov, preskúmajte požiadavky každého štátu a udržiavajte spoľahlivý systém podaní. Táto príprava chráni organizáciu, podporuje dôveru darcov a pomáha kampaniam pokračovať bez zbytočných prerušení.