Закони за благотворително набиране на средства: Ръководство за съответствие по щати за нестопански организации

Набирането на средства е от съществено значение за благотворителни организации, училища, религиозни организации, здравни групи и други организации, водени от мисия. Но преди една нестопанска организация да поиска от обществеността дарения, тя трябва да разбере законите за благотворително набиране на средства, които се прилагат във всеки щат, в който оперира или където събира дарения.

Тези правила не са по избор. В много щати регистрацията за набиране на средства е задължителна преди започване на дарителска кампания, а задълженията за отчетност продължават всяка година след това. Неспазването им може да доведе до санкции, забавяне на кампании, репутационни щети и ненужни административни разходи.

Това ръководство обяснява какво представляват законите за благотворително набиране на средства, кога се изисква регистрация, кои организации могат да отговарят на условията за освобождаване, какви разкрития обикновено се изискват и как нестопанските организации могат да изградят практичен процес за съответствие.

Какво представляват законите за благотворително набиране на средства?

Законите за благотворително набиране на средства са щатски закони, които регулират как благотворителните организации събират пари от обществеността. По принцип те уреждат:

• Дали нестопанската организация трябва да се регистрира, преди да събира дарения
• Коя щатска агенция преглежда регистрацията
• Какви финансови отчети или документи за управление трябва да бъдат подадени
• Какви разкрития трябва да се появяват в материалите за набиране на средства
• Дали професионалните набирачи на средства или търговските съвместни кампании имат допълнителни задължения
• Как се обработват подновяванията, одитите и годишните отчети

В повечето щати тези закони се администрират от Главния прокурор, Държавния секретар или специализирано бюро за благотворителни организации.

Защо тези закони са важни

Благотворителното набиране на средства често преминава границите на щатите. Една нестопанска организация може да е учредена в един щат, да осъществява програми в друг и да приема онлайн дарения от поддръжници в цялата страна. Това създава обхват на съответствие, който може бързо да се разширява.

Дори малка кампания може да задейства изисквания за регистрация в няколко щата, ако организацията:

• Изпраща покани за дарения по поща, имейл, текстови съобщения или социални медии
• Поддържа онлайн страници за дарения, достъпни в цялата страна
• Продава билети за събития за набиране на средства през щатски граници
• Ангажира професионален набирач на средства или консултант по набиране на средства
• Популяризира кампании за каузов маркетинг с бизнес партньор

Съответствието не е само за избягване на санкции. То също така помага на дарителите, финансиращите организации и регулаторите да имат доверие, че организацията е добре управлявана и прозрачна.

Кога се изисква регистрация

Най-важният въпрос е дали в даден щат има благотворително набиране на средства. Макар дефинициите да варират, обикновено събирането на дарения включва всяко искане за благотворителен принос, направено лично, писмено, онлайн, по телефон или чрез реклама.

Една нестопанска организация може да трябва да се регистрира, ако тя:

• Моли жителите на даден щат за дарения
• Получава периодични дарения от донори в този щат
• Използва уебсайт или платформа за дарения, която е насочена към този щат или достига до него
• Провежда събитие за набиране на средства в този щат
• Използва външни набирачи на средства, които събират средства от нейно име

Някои щати прилагат широко тълкуване на събирането на дарения, докато други имат по-тесни правила или прагове. Тъй като стандартите се различават, нестопанските организации трябва да прегледат всеки щат поотделно, вместо да приемат, че съществува една национална норма.

Често срещани основания за задължителна регистрация

Въпреки че щатските закони се различават, това са често срещани основания:

1. Активно набиране на средства

Ако организацията директно моли жителите за дарения чрез имейл, директна поща, телефонни обаждания, социални медии или събития, регистрацията често е задължителна.

2. Онлайн дарения

Уебсайт, който позволява вноски от жители на няколко щата, може да създаде задължения за регистрация във всеки от тези щати, особено ако организацията е предприела действия да насочи кампанията към тези жители.

3. Събития за набиране на средства, свързани с конкретен щат

Гала вечеря, търг, поход за набиране на средства или спонсорирано събитие, проведено в даден щат, може да създаде изискване за регистрация там, дори ако организацията е базирана другаде.

4. Използване на професионалисти по набиране на средства

Наемането на професионален набирач на средства, посредник, консултант или платформа може да доведе до допълнителни декларации и изисквания за разкриване на договори.

5. Търговски съвместни кампании и каузов маркетинг

Когато бизнес промотира продукт или услуга с благотворителна цел, както нестопанската организация, така и бизнесът може да трябва да спазват щатското законодателство.

Често срещани освобождавания

Много щати предвиждат освобождавания, но те не са универсални и често изискват официално заявяване или уведомление. Често срещани категории включват:

• Религиозни организации
• Образователни институции
• Здравни организации
• Организации, свързани с правителството
• Малки нестопански организации с ограничена дейност по набиране на средства
• Организации, които получават дарения само от определени изрично посочени източници

Освобождаванията могат да бъдат тесни. Една организация може да е освободена в един щат, но изцяло подлежаща на регистрация в друг. Някои щати също изискват освобождените организации да подадат еднократно уведомление или придружаваща документация.

Религиозни организации

Религиозните организации често получават специално третиране по щатското право, но обхватът на освобождаването се различава по юрисдикции. Освобождаването може да се прилага само за определени дейности по набиране на средства или само за организации, които отговарят на конкретна правна дефиниция.

Образователни институции

Училища, университети и свързани фондации могат да отговарят на условията за освобождаване, ако изпълняват законовите критерии. Поддържащи фондации или асоциации на възпитаници обаче все пак може да трябва да се регистрират.

Здравни организации

Болници и здравни системи могат да отговарят на условията за освобождаване в някои щати, но освобождаването може да не се разпростира върху всички свързани юридически лица.

Изискванията за регистрация в щатите обикновено включват

Макар всеки щат да има свои формуляри и прагове, подаването за благотворителна регистрация често включва:

• Юридическо наименование на организацията
• EIN и данни за учредяване
• Основен служебен адрес
• Длъжностни лица, членове на управителен съвет или попечители
• Цел и описание на програмите
• Финансови отчети
• Писмо за освобождаване от IRS
• Списък на щатите, в които организацията вече е регистрирана
• Методи за набиране на средства и очаквана дейност по събиране на дарения
• Информация за професионални набирачи на средства, ако има такива

Някои щати изискват одитирани финансови отчети, когато приходите надхвърлят определен праг. Други изискват прегледани финансови отчети или вътрешно изготвени отчети за по-малки организации.

Годишни подновявания и отчети

Регистрацията рядко е еднократно действие. Повечето щати изискват годишно подновяване, актуализирана финансова информация и текущи уведомления за промени.

Типичните задължения след регистрацията могат да включват:

• Годишни подновяващи декларации
• Актуализирана информация за съвета и длъжностните лица
• Уведомление за промяна на адрес
• Уведомление за промяна на име или изменения
• Актуализирани финансови отчети
• Копия от договори за набиране на средства

Пропускането на срок за подновяване може да доведе до изтичане на регистрацията, такси за закъснение или действия по прилагане на закона. За организации, които събират средства непрекъснато, воденето на календар за подновяванията е от критично значение.

Разкрития при благотворително набиране на средства

Много щати изискват конкретни разкрития към дарителите в материалите за набиране на средства. Тези правила могат да се прилагат за:

• Писма за набиране на средства
• Имейл кампании
• Страници за дарения
• Публикации в социалните медии
• Билети за събития или материали за спонсорство
• Телефонни кампании за набиране на средства

Разкритията може да трябва да посочват юридическото име на благотворителната организация, благотворителната цел, статуса на регистрация или регистрационни номера, специфични за щата. Някои щати също изискват текст, че финансови отчети са налични при поискване.

Тъй като изискванията за разкрития варират, нестопанските организации трябва да извършат преглед, специфичен за съответната юрисдикция, преди да стартират кампания, която достига до няколко щата.

Онлайн набиране на средства и интернет събиране на дарения

Онлайн даренията направиха набирането на средства по-ефективно, но и усложниха съответствието по щатите. Страница за дарения може да бъде видима за жители навсякъде, което означава, че една нестопанска организация може да изглежда като че ли събира дарения в много щати едновременно.

За да управляват риска при интернет набиране на средства, организациите трябва да:

• Проследяват откъде са дарителите
• Преглеждат щатските правила за уебсайт кампании за дарения
• Добавят изискуемите разкрития към онлайн страниците за дарения
• Следят платформите на външни набирачи на средства
• Потвърждават дали даден щат прилага режим на уведомяване или режим на регистрация

Организациите, които събират периодични онлайн дарения, трябва да обръщат особено внимание на датите за подновяване и разкритията към дарителите.

Професионални набирачи на средства и консултанти

Нестопанска организация, която наема професионален набирач на средства, трябва да прегледа не само договора за набиране на средства. Много щати регулират самия набирач и може да изискват договорът да бъде подаден или оповестен.

Организацията трябва да потвърди:

• Дали набирачът е лицензиран или регистриран
• Кой носи отговорност за изискуемите декларации
• Какви разкрития трябва да бъдат включени в поканите за дарения
• Дали приходите от кампанията трябва да се отчитат отделно
• Как ще бъдат обработвани списъците с дарители и средствата

Търговски съвместни кампании, телемаркетинг и консултанти по събиране на дарения също могат да задействат специални задължения.

Регистрационни номера и органи за подаване

Някои щати издават регистрационен номер за благотворителна организация след като тя приключи регистрацията. Други не използват регистрационен номер по същия начин. Органът за подаване може да бъде Главният прокурор, Държавният секретар или друга щатска агенция.

Централен архив за съответствие трябва да проследява:

• Щат
• Орган за подаване
• Регистрационен номер, ако е издаден
• Дата на първоначално подаване
• Краен срок за подновяване
• Статус на освобождаване
• Изисквани приложения
• Метод на подновяване

Този запис става особено полезен, когато организацията разширява набирането на средства в нови щати.

Практични стъпки за съответствие за нестопански организации

Дисциплинираният процес може да предотврати пропуски в регистрацията и да намали тежестта върху екипа.

Стъпка 1: Картирайте дейността по набиране на средства

Определете къде организацията моли за дарения, къде живеят дарителите и по какви канали се доставят кампаниите.

Стъпка 2: Определете задълженията по щати

Прегледайте законите за събиране на дарения във всеки приложим щат и отбележете дали се изисква регистрация, освобождаване или уведомление.

Стъпка 3: Подгответе организационните документи

Дръжте под ръка учредителни документи, устав, писма за освобождаване от IRS, финансови отчети и списъци с длъжностни лица.

Стъпка 4: Създайте календар за подновяване

Проследявайте всеки краен срок и възложете отговорност за подновявания, изменения и годишни отчети.

Стъпка 5: Прегледайте материалите към дарителите

Проверете имейли, уебсайтове, публикации в социалните мрежи, материали за събития и печатни покани за изискуеми разкрития.

Стъпка 6: Следете отношенията с външни изпълнители

Следете професионални набирачи на средства, консултанти, платформи и бизнес партньори, които могат да създадат отделни задължения за съответствие.

Често срещани грешки, които трябва да се избягват

Нестопанските организации често изпадат в затруднение, като приемат, че едно подаване покрива всички щати. Други често срещани грешки включват:

• Изчакване до след старта на кампанията, за да се прегледа щатското законодателство
• Забравяне, че онлайн даренията могат да задействат изисквания в няколко щата
• Пропускане на изискванията за подаване при освобождаване
• Пропускане на срокове за подновяване
• Използване на остарели разкрития в уебсайтове и имейл шаблони
• Непроследяване на свързаните юридически лица поотделно
• Предположение, че професионалният набирач на средства ще поеме цялото съответствие

Една малка грешка може да създаде избягваеми забавяния и да струва повече за поправяне по-късно.

Как Zenind подпомага развиващите се организации

За основатели, екипи на нестопански организации и разрастващи се структури, добрата организация е разликата между гладко набиране на средства и последноминутна административна работа. Zenind помага на клиентите да изграждат и поддържат правната и административната структура, необходима за работа в Съединените щати.

Макар съответствието при благотворително набиране на средства да е отделен процес по щатско право, същият дисциплиниран подход се прилага: създайте правилното юридическо лице, поддържайте точни записи и следете подаванията си. Такава основа улеснява управлението на регистрации, подновявания и изисквания за корпоративно управление с растежа на организацията ви.

Основен извод

Законите за благотворително набиране на средства са основна част от съответствието на нестопанските организации. Те засягат кога една организация може да иска дарения, какви разкрития трябва да прави и как трябва да се регистрира и подновява във всеки щат.

Най-безопасният подход е да се третира набирането на средства като регулирана дейност още от самото начало. Картографирайте къде събирате дарения, прегледайте изискванията на всеки щат и поддържайте надеждна система за подаване на документи. Тази подготовка защитава организацията, укрепва доверието на дарителите и поддържа кампаниите за набиране на средства без ненужно прекъсване.