Закони про благодійні звернення: покроковий огляд вимог щодо дотримання законодавства для неприбуткових організацій у кожному штаті

Фандрейзинг є життєво важливим для благодійних організацій, шкіл, релігійних установ, медичних груп та інших структур, що працюють задля суспільної місії. Але перш ніж неприбуткова організація почне звертатися до громадськості по пожертви, їй потрібно зрозуміти закони про благодійні звернення, які діють у кожному штаті, де вона працює або збирає внески.

Ці правила не є факультативними. У багатьох штатах реєстрацію для фандрейзингу потрібно пройти ще до початку кампанії зі збору коштів, а звітні зобов’язання продовжуються щороку після цього. Невиконання вимог може призвести до штрафів, затримок кампаній, репутаційної шкоди та зайвих адміністративних витрат.

У цьому посібнику пояснюється, що таке закони про благодійні звернення, коли потрібна реєстрація, які організації можуть мати право на звільнення, які розкриття інформації зазвичай вимагаються та як неприбутковим організаціям побудувати практичний процес дотримання вимог.

Що таке закони про благодійні звернення?

Закони про благодійні звернення — це закони штатів, які регулюють, як благодійні організації залучають кошти від громадськості. Загалом вони визначають:

• Чи повинна неприбуткова організація реєструватися перед тим, як просити пожертви
• Яке державне агентство розглядає реєстрацію
• Які фінансові звіти або документи про управління потрібно подавати
• Які розкриття інформації мають бути в матеріалах для фандрейзингу
• Чи мають професійні фандрейзери або комерційні спільні проєкти додаткові обов’язки
• Як обробляються продовження, аудити та щорічні звіти

У більшості штатів ці закони адмініструються Генеральним прокурором, Державним секретарем або спеціалізованим бюро у справах благодійних організацій.

Чому ці закони важливі

Благодійний фандрейзинг часто виходить за межі одного штату. Неприбуткова організація може бути зареєстрована в одному штаті, працювати в іншому та приймати онлайн-пожертви від прихильників по всій країні. Це створює контур дотримання вимог, який може швидко розширюватися.

Навіть невелика кампанія може спричинити вимоги до реєстрації в кількох штатах, якщо організація:

• Розсилає звернення про пожертви поштою, електронною поштою, SMS або через соціальні мережі
• Має онлайн-сторінки для пожертв, доступні по всій країні
• Продає квитки на благодійні заходи через межі штатів
• Залучає професійного фандрейзера або консультанта з фандрейзингу
• Просуває кампанії cause marketing разом із бізнес-партнером

Дотримання вимог потрібне не лише для уникнення штрафів. Воно також допомагає донорам, грантодавцям і регуляторам довіряти тому, що організація добре керується і є прозорою.

Коли потрібна реєстрація

Найважливіше питання — чи відбувається благодійне звернення в конкретному штаті. Хоча визначення відрізняються, solicitation зазвичай охоплює будь-яке прохання про благодійний внесок, зроблене особисто, у письмовій формі, онлайн, телефоном або через рекламу.

Неприбуткова організація може потребувати реєстрації, якщо вона:

• Просить жителів штату робити пожертви
• Отримує повторювані внески від донорів у цьому штаті
• Використовує вебсайт або платформу для пожертв, що орієнтована на цей штат або охоплює його жителів
• Проводить благодійний захід у цьому штаті
• Залучає сторонніх фандрейзерів, які звертаються від її імені

Деякі штати застосовують широке тлумачення solicitation, тоді як інші встановлюють вужчі правила або порогові значення. Оскільки стандарти різняться, неприбутковим організаціям слід перевіряти кожен штат окремо, а не припускати, що діє єдине національне правило.

Типові тригери реєстрації

Хоча закони штатів відрізняються, ось поширені тригери:

1. Активне залучення коштів

Якщо організація безпосередньо просить жителів робити пожертви через електронну пошту, прямі поштові розсилки, телефонні дзвінки, соціальні мережі або події, реєстрація часто є обов’язковою.

2. Онлайн-пожертви

Вебсайт, який дозволяє робити внески жителям кількох штатів, може створювати обов’язки з реєстрації в кожному з цих штатів, особливо якщо організація здійснювала будь-які дії для залучення саме цих жителів.

3. Заходи з фандрейзингу, прив’язані до штату

Гала-вечір, аукціон, благодійний забіг або спонсорований захід, проведений у штаті, може створити там вимогу реєстрації, навіть якщо організація базується в іншому місці.

4. Використання професіоналів із фандрейзингу

Найм професійного фандрейзера, соліситора, консультанта або платформи може створити додаткові вимоги щодо подання документів і розкриття інформації про договір.

5. Комерційні спільні проєкти та cause marketing

Коли бізнес просуває товар або послугу з благодійною складовою, і неприбуткова організація, і бізнес можуть мати обов’язок дотримуватися законодавства штату.

Поширені звільнення

Багато штатів передбачають звільнення, але вони не є універсальними і часто потребують офіційного заявлення або повідомлення. До поширених категорій належать:

• Релігійні організації
• Заклади освіти
• Медичні організації
• Організації, пов’язані з державою
• Невеликі неприбуткові організації з обмеженою фандрейзинговою діяльністю
• Організації, які отримують пожертви лише з певних визначених джерел

Звільнення можуть бути вузькими. Організація може бути звільнена в одному штаті, але повністю підпадати під вимоги реєстрації в іншому. У деяких штатах звільнені організації також повинні подати одноразове повідомлення або підтвердні документи.

Релігійні організації

Релігійні структури часто мають особливий режим у законодавстві штатів, але обсяг звільнення відрізняється залежно від юрисдикції. Звільнення може застосовуватися лише до певних видів фандрейзингу або лише до організацій, що відповідають конкретному юридичному визначенню.

Заклади освіти

Школи, університети та пов’язані з ними фонди можуть мати право на звільнення, якщо вони відповідають статутним критеріям. Однак допоміжні фонди або асоціації випускників все одно можуть бути зобов’язані реєструватися.

Медичні організації

Лікарні та системи охорони здоров’я в деяких штатах можуть мати право на звільнення, але воно не завжди поширюється на всі пов’язані структури.

Що зазвичай вимагають державні реєстрації благодійних організацій

Хоча в кожному штаті є власні форми та пороги, подання щодо реєстрації благодійної організації часто включає:

• Юридичну назву організації
• EIN і дані про створення
• Основну адресу ведення діяльності
• Керівників, директорів або довірених осіб
• Опис мети та програм
• Фінансові звіти
• Лист-підтвердження про статус звільнення від податків від IRS
• Перелік штатів, у яких організація вже зареєстрована
• Методи фандрейзингу та очікувану діяльність із залучення коштів
• Інформацію про професійних фандрейзерів, якщо вони є

У деяких штатах після перевищення певного порогу доходу вимагаються аудовані фінансові звіти. Інші запитують перевірені або підготовлені внутрішньо фінансові звіти для менших організацій.

Щорічне продовження та звітність

Реєстрація рідко є одноразовою дією. Більшість штатів вимагають щорічного продовження, оновленої фінансової інформації та повідомлення про поточні зміни.

Типові обов’язки після реєстрації можуть включати:

• Щорічні подання на продовження
• Оновлену інформацію про раду директорів і посадових осіб
• Повідомлення про зміну адреси
• Повідомлення про зміну назви або внесення змін до установчих документів
• Оновлені фінансові звіти
• Копії договорів із фандрейзингу

Пропуск строку продовження може призвести до втрати чинності реєстрації, пені або примусових заходів. Для організацій, які постійно збирають кошти, критично важливо мати календар продовжень.

Розкриття інформації у благодійних зверненнях

Багато штатів вимагають специфічні повідомлення для донорів у матеріалах для фандрейзингу. Ці правила можуть застосовуватися до:

• Поштових розсилок
• Кампаній електронною поштою
• Сторінок для пожертв
• Публікацій у соціальних мережах
• Квитків на заходи або спонсорських матеріалів
• Телефонних звернень

Розкриття може вимагати вказати юридичну назву благодійної організації, благодійну мету, статус реєстрації або реєстраційні номери в конкретному штаті. Деякі штати також вимагають фразу про те, що фінансові звіти доступні за запитом.

Оскільки вимоги до розкриття відрізняються, неприбутковим організаціям слід проводити перевірку для конкретної юрисдикції перед запуском будь-якої кампанії, що охоплює кілька штатів.

Онлайн-фандрейзинг і інтернет-звернення

Онлайн-пожертви зробили фандрейзинг ефективнішим, але також ускладнили дотримання вимог штатів. Сторінку для пожертв можуть бачити жителі будь-де, що означає, що неприбуткова організація може здаватися такою, що звертається в багатьох штатах одночасно.

Щоб зменшити ризики інтернет-фандрейзингу, організаціям слід:

• Відстежувати, де знаходяться донори
• Перевіряти правила штатів щодо вебзвернень
• Додавати потрібні повідомлення на сторінки для онлайн-пожертв
• Контролювати сторонні платформи для фандрейзингу
• Перевіряти, чи застосовує штат підхід на основі повідомлення або реєстрації

Організаціям, які збирають регулярні онлайн-пожертви, особливо варто уважно стежити за датами продовження та донорськими повідомленнями.

Професійні фандрейзери та консультанти

Якщо неприбуткова організація наймає професійного фандрейзера, слід перевірити не лише договір про фандрейзинг. Багато штатів регулюють самого фандрейзера і можуть вимагати подання або розкриття договору.

Організація має підтвердити:

• Чи має фандрейзер ліцензію або реєстрацію
• Хто відповідає за необхідні подання
• Які повідомлення мають бути включені у звернення
• Чи потрібно окремо звітувати про надходження від кампанії
• Як будуть оброблятися списки донорів і кошти

Комерційні спільні проєкти, телемаркетингові компанії та консультанти із залучення коштів також можуть створювати спеціальні обов’язки.

Реєстраційні номери благодійних організацій і органи подання

У деяких штатах після завершення реєстрації організація отримує реєстраційний номер благодійної організації. В інших штатах така система номерів не використовується однаково. Органом подання може бути Генеральний прокурор, Державний секретар або інше державне агентство.

Централізований файл комплаєнсу повинен відстежувати:

• Штат
• Орган подання
• Реєстраційний номер, якщо його видано
• Дату первинного подання
• Дату завершення строку продовження
• Статус звільнення
• Необхідні додатки
• Спосіб продовження

Такий облік стає особливо корисним у міру того, як організація розширює фандрейзинг у нові штати.

Практичні кроки з дотримання вимог для неприбуткових організацій

Дисциплінований процес може запобігти прогалинам у реєстрації та зменшити навантаження на персонал.

Крок 1: Складіть карту фандрейзингової діяльності

Визначте, де організація просить пожертви, де проживають донори та якими каналами проводяться кампанії.

Крок 2: Визначте вимоги по кожному штату

Перевірте закони про solicitation у кожному застосовному штаті та позначте, чи потрібна реєстрація, звільнення або повідомлення.

Крок 3: Зберіть корпоративні документи

Тримайте напоготові установчі документи, статут, листи-підтвердження від IRS, фінансові звіти та списки посадових осіб.

Крок 4: Створіть календар продовжень

Відстежуйте кожен строк і призначте відповідальних за продовження, зміни та щорічні звіти.

Крок 5: Перевіряйте матеріали для донорів

Перевіряйте електронні листи, вебсайти, публікації в соцмережах, матеріали заходів і друковані звернення на наявність необхідних повідомлень.

Крок 6: Контролюйте відносини з третіми сторонами

Слідкуйте за професійними фандрейзерами, консультантами, платформами та бізнес-партнерами, які можуть створювати окремі зобов’язання з дотримання вимог.

Поширені помилки, яких слід уникати

Неприбуткові організації часто потрапляють у складнощі, припускаючи, що одне подання покриває всі штати. Інші поширені помилки включають:

• Очікування до початку кампанії, перш ніж перевіряти законодавство штату
• Ігнорування того, що онлайн-пожертви можуть спричинити багатоштатні вимоги
• Пропуск вимог щодо подання для звільнення
• Пропуск строків продовження
• Використання застарілих повідомлень на вебсайтах і в шаблонах електронних листів
• Невідокремлене відстеження пов’язаних юридичних осіб
• Припущення, що професійний фандрейзер візьме на себе весь комплаєнс

Невелика помилка може спричинити зайві затримки та обійтися дорожче, якщо виправляти її пізніше.

Як Zenind підтримує організації, що зростають

Для засновників, команд неприбуткових організацій і компаній, що розширюються, порядок у документах є різницею між безперебійним фандрейзингом і терміновою комплаєнс-роботою в останній момент. Zenind допомагає клієнтам створювати й підтримувати юридичну та адміністративну структуру, необхідну для роботи в Сполучених Штатах.

Хоча дотримання вимог щодо благодійних звернень є окремим процесом на рівні штатів, той самий дисциплінований підхід застосовується і тут: створіть правильну юридичну особу, ведіть точні записи та підтримуйте актуальність подань. Така основа полегшує управління реєстраціями, продовженнями та вимогами до корпоративного управління в міру зростання вашої організації.

Підсумок

Закони про благодійні звернення є ключовою частиною комплаєнсу неприбуткових організацій. Вони впливають на те, коли організація може просити пожертви, які повідомлення вона повинна робити та як вона має реєструватися й продовжувати реєстрацію в кожному штаті.

Найбезпечніший підхід — розглядати фандрейзинг як регульовану діяльність із самого початку. Складіть карту контурів ваших звернень, перевірте вимоги кожного штату та підтримуйте надійну систему подання документів. Така підготовка захищає організацію, сприяє довірі донорів і допомагає кампаніям зі збору коштів рухатися без зайвих перешкод.