Luật kêu gọi từ thiện: Hướng dẫn tuân thủ theo từng bang dành cho các tổ chức phi lợi nhuận

Gây quỹ là hoạt động thiết yếu đối với các tổ chức từ thiện, trường học, tổ chức tôn giáo, đơn vị y tế và các tổ chức khác có sứ mệnh xã hội. Nhưng trước khi một tổ chức phi lợi nhuận kêu gọi công chúng quyên góp, tổ chức đó phải hiểu các luật về kêu gọi từ thiện áp dụng tại từng bang nơi mình hoạt động hoặc vận động đóng góp.

Những quy định này không phải là tùy chọn. Ở nhiều bang, việc đăng ký gây quỹ được yêu cầu trước khi chiến dịch quyên góp bắt đầu, và các nghĩa vụ báo cáo tiếp tục hằng năm sau đó. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hình phạt, trì hoãn chiến dịch, ảnh hưởng uy tín và phát sinh chi phí hành chính không cần thiết.

Hướng dẫn này giải thích luật kêu gọi từ thiện là gì, khi nào cần đăng ký, những tổ chức nào có thể đủ điều kiện miễn trừ, các thông tin công bố thường được yêu cầu, và cách các tổ chức phi lợi nhuận xây dựng một quy trình tuân thủ thực tế.

Luật kêu gọi từ thiện là gì?

Luật kêu gọi từ thiện là luật cấp bang điều chỉnh cách các tổ chức từ thiện gây quỹ từ công chúng. Nói chung, các luật này quy định:

• Tổ chức phi lợi nhuận có phải đăng ký trước khi kêu gọi quyên góp hay không
• Cơ quan nhà nước nào xem xét hồ sơ đăng ký
• Những báo cáo tài chính hoặc tài liệu quản trị nào phải nộp
• Những thông tin công bố nào phải xuất hiện trong tài liệu gây quỹ
• Liệu các nhà gây quỹ chuyên nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh hợp tác vì mục đích từ thiện có nghĩa vụ bổ sung hay không
• Việc gia hạn, kiểm toán và báo cáo hằng năm được xử lý như thế nào

Tại đa số các bang, các luật này được quản lý bởi Tổng chưởng lý, Ngoại trưởng, hoặc một văn phòng phụ trách tổ chức từ thiện chuyên trách.

Vì sao các luật này quan trọng?

Gây quỹ từ thiện thường vượt qua ranh giới bang. Một tổ chức phi lợi nhuận có thể được thành lập ở một bang, triển khai chương trình ở bang khác, và nhận quyên góp trực tuyến từ người ủng hộ trên toàn quốc. Điều đó tạo ra một phạm vi tuân thủ có thể mở rộng rất nhanh.

Ngay cả một chiến dịch nhỏ cũng có thể kích hoạt nhiều yêu cầu đăng ký ở các bang khác nhau nếu tổ chức:

• Gửi lời kêu gọi quyên góp qua thư, email, tin nhắn hoặc mạng xã hội
• Tổ chức các trang quyên góp trực tuyến có thể truy cập trên toàn quốc
• Bán vé cho các sự kiện gây quỹ xuyên bang
• Thuê nhà gây quỹ chuyên nghiệp hoặc tư vấn gây quỹ
• Quảng bá các chiến dịch tiếp thị vì mục đích từ thiện với một đối tác doanh nghiệp

Tuân thủ không chỉ là để tránh bị phạt. Nó còn giúp nhà tài trợ, đơn vị cấp tài trợ và cơ quan quản lý tin tưởng rằng tổ chức được quản trị tốt và minh bạch.

Khi nào cần đăng ký?

Câu hỏi quan trọng nhất là liệu có phát sinh hoạt động kêu gọi từ thiện tại một bang cụ thể hay không. Mặc dù định nghĩa khác nhau, việc kêu gọi thường bao gồm bất kỳ yêu cầu đóng góp từ thiện nào được thực hiện trực tiếp, bằng văn bản, trực tuyến, qua điện thoại hoặc thông qua quảng cáo.

Một tổ chức phi lợi nhuận có thể cần đăng ký nếu tổ chức đó:

• Kêu gọi cư dân của một bang quyên góp
• Nhận các khoản quyên góp định kỳ từ nhà tài trợ tại bang đó
• Sử dụng trang web hoặc nền tảng quyên góp có nhắm đến hoặc tiếp cận cư dân của bang đó
• Tổ chức sự kiện gây quỹ tại bang đó
• Thuê bên thứ ba gây quỹ thay mặt mình

Một số bang áp dụng cách hiểu rộng về hành vi kêu gọi, trong khi các bang khác đặt ra quy tắc hoặc ngưỡng hẹp hơn. Vì các tiêu chuẩn khác nhau, các tổ chức phi lợi nhuận nên xem xét từng bang riêng lẻ thay vì cho rằng có một quy tắc chung trên toàn quốc.

Những yếu tố thường kích hoạt nghĩa vụ đăng ký

Mặc dù luật của từng bang khác nhau, các yếu tố sau thường là nguyên nhân:

1. Tiếp cận gây quỹ chủ động

Nếu tổ chức trực tiếp kêu gọi cư dân quyên góp qua email, thư trực tiếp, cuộc gọi điện thoại, mạng xã hội hoặc sự kiện, việc đăng ký thường được yêu cầu.

2. Quyên góp trực tuyến

Một trang web cho phép người dân ở nhiều bang đóng góp có thể tạo ra nghĩa vụ đăng ký tại từng bang đó, đặc biệt nếu tổ chức đã có hành động nhắm tới những người dân này.

3. Sự kiện gây quỹ tại từng bang

Một buổi dạ tiệc, đấu giá, đi bộ gây quỹ hoặc sự kiện tài trợ được tổ chức tại một bang có thể tạo ra yêu cầu đăng ký tại bang đó, ngay cả khi tổ chức được đặt trụ sở ở nơi khác.

4. Sử dụng chuyên gia gây quỹ

Thuê nhà gây quỹ, người chào mời, tư vấn hoặc nền tảng chuyên nghiệp có thể tạo ra các hồ sơ bổ sung và yêu cầu công bố hợp đồng.

5. Hợp tác thương mại và tiếp thị vì mục đích từ thiện

Khi một doanh nghiệp quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ kèm lợi ích từ thiện, cả tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp có thể phải tuân thủ luật của bang.

Các trường hợp miễn trừ phổ biến

Nhiều bang có quy định miễn trừ, nhưng không phải bang nào cũng có và thường cần nộp yêu cầu hoặc thông báo chính thức. Các nhóm phổ biến gồm:

• Tổ chức tôn giáo
• Cơ sở giáo dục
• Tổ chức y tế
• Đơn vị liên kết với chính phủ
• Tổ chức phi lợi nhuận nhỏ có hoạt động gây quỹ hạn chế
• Tổ chức chỉ nhận quà tặng từ một số nguồn nhất định

Các miễn trừ có thể rất hẹp. Một tổ chức có thể được miễn ở bang này nhưng vẫn phải đăng ký đầy đủ ở bang khác. Một số bang còn yêu cầu đơn vị được miễn nộp thông báo một lần hoặc tài liệu chứng minh.

Tổ chức tôn giáo

Các tổ chức tôn giáo thường được đối xử đặc biệt theo luật bang, nhưng phạm vi miễn trừ khác nhau tùy khu vực pháp lý. Miễn trừ có thể chỉ áp dụng cho một số hoạt động gây quỹ nhất định hoặc chỉ cho các tổ chức đáp ứng một định nghĩa pháp lý cụ thể.

Cơ sở giáo dục

Trường học, đại học và các quỹ liên kết có thể đủ điều kiện miễn trừ nếu đáp ứng tiêu chí theo luật định. Tuy nhiên, các quỹ hỗ trợ hoặc hội cựu sinh viên vẫn có thể phải đăng ký.

Tổ chức y tế

Bệnh viện và hệ thống y tế có thể được miễn ở một số bang, nhưng miễn trừ đó có thể không áp dụng cho tất cả các đơn vị liên kết.

Yêu cầu đăng ký ở bang thường bao gồm

Mặc dù mỗi bang có biểu mẫu và ngưỡng riêng, một hồ sơ đăng ký từ thiện thường bao gồm:

• Tên pháp lý của tổ chức
• EIN và thông tin thành lập
• Địa chỉ kinh doanh chính
• Ban điều hành, giám đốc hoặc ủy thác viên
• Mục đích và mô tả chương trình
• Báo cáo tài chính
• Thư xác nhận tình trạng miễn thuế của IRS
• Danh sách các bang nơi tổ chức đã đăng ký
• Phương thức gây quỹ và hoạt động kêu gọi dự kiến
• Thông tin về nhà gây quỹ chuyên nghiệp, nếu có

Một số bang yêu cầu báo cáo tài chính đã kiểm toán khi doanh thu vượt một ngưỡng nhất định. Các bang khác yêu cầu báo cáo đã soát xét hoặc báo cáo do nội bộ lập cho các tổ chức nhỏ hơn.

Gia hạn và báo cáo hằng năm

Đăng ký hiếm khi chỉ là một việc làm duy nhất. Phần lớn các bang yêu cầu gia hạn hằng năm, cập nhật thông tin tài chính và báo cáo thay đổi liên tục.

Các nghĩa vụ sau đăng ký thường bao gồm:

• Hồ sơ gia hạn hằng năm
• Cập nhật thông tin ban điều hành và cán bộ
• Thông báo thay đổi địa chỉ
• Thông báo thay đổi tên hoặc sửa đổi điều lệ
• Báo cáo tài chính cập nhật
• Bản sao hợp đồng gây quỹ

Bỏ lỡ thời hạn gia hạn có thể dẫn đến hết hiệu lực đăng ký, phí nộp muộn hoặc hành động thực thi. Đối với các tổ chức gây quỹ liên tục, việc duy trì lịch gia hạn là rất quan trọng.

Thông tin công bố trong kêu gọi từ thiện

Nhiều bang yêu cầu các thông tin công bố cụ thể trong tài liệu kêu gọi quyên góp. Các quy định này có thể áp dụng cho:

• Thư kêu gọi quyên góp
• Chiến dịch email
• Trang quyên góp
• Bài đăng trên mạng xã hội
• Vé sự kiện hoặc tài liệu tài trợ
• Cuộc gọi kêu gọi đóng góp

Thông tin công bố có thể cần nêu tên pháp lý của tổ chức từ thiện, mục đích từ thiện, tình trạng đăng ký hoặc số đăng ký theo từng bang. Một số bang còn yêu cầu ngôn ngữ cho biết báo cáo tài chính sẽ được cung cấp khi có yêu cầu.

Vì yêu cầu công bố khác nhau, các tổ chức phi lợi nhuận nên rà soát theo từng khu vực pháp lý trước khi triển khai bất kỳ chiến dịch nào tiếp cận nhiều bang.

Gây quỹ trực tuyến và kêu gọi qua internet

Quyên góp trực tuyến giúp gây quỹ hiệu quả hơn, nhưng cũng làm phức tạp việc tuân thủ ở cấp bang. Một trang quyên góp có thể được cư dân ở khắp nơi nhìn thấy, vì vậy một tổ chức phi lợi nhuận có thể bị xem là đang kêu gọi tại nhiều bang cùng lúc.

Để quản lý rủi ro gây quỹ qua internet, tổ chức nên:

• Theo dõi nhà tài trợ đang ở đâu
• Xem xét luật từng bang đối với hoạt động kêu gọi trên website
• Thêm thông tin công bố bắt buộc vào trang quyên góp trực tuyến
• Giám sát các nền tảng gây quỹ của bên thứ ba
• Xác nhận xem một bang áp dụng cách tiếp cận dựa trên thông báo hay đăng ký

Các tổ chức nhận quyên góp trực tuyến định kỳ cần đặc biệt chú ý đến ngày gia hạn và thông tin công bố dành cho nhà tài trợ.

Nhà gây quỹ chuyên nghiệp và tư vấn

Một tổ chức phi lợi nhuận thuê nhà gây quỹ chuyên nghiệp cần xem xét nhiều hơn chỉ hợp đồng gây quỹ. Nhiều bang điều chỉnh trực tiếp nhà gây quỹ và có thể yêu cầu nộp hoặc công bố hợp đồng.

Tổ chức nên xác nhận:

• Nhà gây quỹ có được cấp phép hoặc đăng ký hay không
• Ai chịu trách nhiệm nộp các hồ sơ bắt buộc
• Những thông tin công bố nào phải xuất hiện trong lời kêu gọi
• Doanh thu chiến dịch có phải báo cáo riêng hay không
• Danh sách nhà tài trợ và tiền quỹ sẽ được xử lý như thế nào

Hợp tác thương mại vì mục đích từ thiện, dịch vụ chào mời qua điện thoại và tư vấn kêu gọi cũng có thể phát sinh nghĩa vụ đặc biệt.

Số đăng ký từ thiện và cơ quan nộp hồ sơ

Một số bang cấp số đăng ký từ thiện sau khi tổ chức hoàn tất đăng ký. Các bang khác không sử dụng số đăng ký theo cùng một cách. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể là Tổng chưởng lý, Ngoại trưởng hoặc một cơ quan bang khác.

Một hồ sơ tuân thủ tập trung nên theo dõi:

• Bang
• Cơ quan nộp hồ sơ
• Số đăng ký, nếu được cấp
• Ngày nộp ban đầu
• Ngày đến hạn gia hạn
• Tình trạng miễn trừ
• Tài liệu đính kèm bắt buộc
• Phương thức gia hạn

Hồ sơ này đặc biệt hữu ích khi tổ chức mở rộng hoạt động gây quỹ sang các bang mới.

Các bước tuân thủ thực tế cho tổ chức phi lợi nhuận

Một quy trình có kỷ luật có thể ngăn thiếu sót về đăng ký và giảm gánh nặng cho nhân sự.

Bước 1: Lập bản đồ hoạt động gây quỹ

Xác định nơi tổ chức kêu gọi quyên góp, nơi nhà tài trợ sinh sống và cách các chiến dịch được triển khai.

Bước 2: Xác định nghĩa vụ theo từng bang

Xem xét luật kêu gọi tại từng bang liên quan và ghi chú xem cần đăng ký, miễn trừ hay thông báo.

Bước 3: Thu thập tài liệu của tổ chức

Giữ sẵn các tài liệu thành lập, điều lệ, thư xác nhận của IRS, báo cáo tài chính và danh sách cán bộ cho các hồ sơ nộp.

Bước 4: Tạo lịch gia hạn

Theo dõi mọi thời hạn và phân công trách nhiệm cho việc gia hạn, sửa đổi và báo cáo hằng năm.

Bước 5: Rà soát tài liệu dành cho nhà tài trợ

Kiểm tra email, website, bài đăng mạng xã hội, tài liệu sự kiện và thư kêu gọi in ấn để bảo đảm có các thông tin công bố bắt buộc.

Bước 6: Giám sát quan hệ với bên thứ ba

Theo dõi nhà gây quỹ chuyên nghiệp, tư vấn, nền tảng và đối tác kinh doanh có thể tạo ra nghĩa vụ tuân thủ riêng.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Các tổ chức phi lợi nhuận thường gặp rắc rối khi cho rằng một hồ sơ đăng ký có thể bao phủ mọi bang. Những sai lầm phổ biến khác bao gồm:

• Chờ đến sau khi chiến dịch bắt đầu mới rà soát luật bang
• Quên rằng quyên góp trực tuyến có thể làm phát sinh vấn đề ở nhiều bang
• Bỏ sót yêu cầu nộp hồ sơ để được miễn trừ
• Bỏ lỡ thời hạn gia hạn
• Dùng thông tin công bố lỗi thời trên website và mẫu email
• Không theo dõi riêng các tổ chức liên kết
• Cho rằng nhà gây quỹ chuyên nghiệp sẽ xử lý toàn bộ việc tuân thủ

Một sai sót nhỏ có thể tạo ra sự chậm trễ có thể tránh được và tốn nhiều chi phí hơn để khắc phục sau này.

Zenind hỗ trợ các tổ chức đang phát triển như thế nào

Đối với nhà sáng lập, đội ngũ phi lợi nhuận và các tổ chức đang mở rộng, việc tổ chức tốt là khác biệt giữa gây quỹ suôn sẻ và phải xử lý tuân thủ vào phút chót. Zenind giúp khách hàng xây dựng và duy trì cấu trúc pháp lý và hành chính cần thiết để hoạt động tại Hoa Kỳ.

Mặc dù tuân thủ kêu gọi từ thiện là một quy trình riêng theo luật bang, cùng một cách tiếp cận kỷ luật vẫn áp dụng: thành lập đúng loại pháp nhân, duy trì hồ sơ chính xác và giữ cho các hồ sơ nộp luôn cập nhật. Nền tảng đó giúp việc quản lý đăng ký, gia hạn và yêu cầu quản trị trở nên dễ dàng hơn khi tổ chức phát triển.

Kết luận

Luật kêu gọi từ thiện là một phần cốt lõi của việc tuân thủ đối với tổ chức phi lợi nhuận. Chúng ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức có thể kêu gọi quyên góp, những thông tin công bố phải đưa ra, và cách tổ chức phải đăng ký cũng như gia hạn tại từng bang.

Cách an toàn nhất là xem hoạt động gây quỹ như một hoạt động có quản lý ngay từ đầu. Lập bản đồ phạm vi kêu gọi, rà soát yêu cầu của từng bang và duy trì một hệ thống lưu hồ sơ đáng tin cậy. Sự chuẩn bị đó bảo vệ tổ chức, củng cố niềm tin của nhà tài trợ và giúp các chiến dịch gây quỹ diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn không cần thiết.