Hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskevat ilmoituslait: osavaltiokohtainen compliance-opas voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Varainhankinta on välttämätöntä hyväntekeväisyysjärjestöille, kouluille, uskonnollisille organisaatioille, terveydenhuollon toimijoille ja muille tarkoitusperäisille yhteisöille. Ennen kuin voittoa tavoittelematon organisaatio pyytää yleisöltä lahjoituksia, sen on ymmärrettävä ne hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskevat lait, jotka soveltuvat jokaiseen osavaltioon, jossa se toimii tai kerää varoja.

Nämä säännöt eivät ole vapaaehtoisia. Monissa osavaltioissa varainhankinnan rekisteröinti vaaditaan ennen lahjoituskampanjan käynnistämistä, ja raportointivelvoitteet jatkuvat sen jälkeen vuosittain. Laiminlyönti voi johtaa sanktioihin, kampanjoiden viivästymiseen, mainehaittoihin ja tarpeettomiin hallinnollisiin kustannuksiin.

Tässä oppaassa selitetään, mitä hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskevat lait ovat, milloin rekisteröinti vaaditaan, mitkä tahot voivat mahdollisesti saada vapautuksen, mitä ilmoituksia yleensä vaaditaan ja miten voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat rakentaa käytännöllisen compliance-prosessin.

Mitä hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskevat lait ovat?

Hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskevat lait ovat osavaltioiden lakeja, jotka säätelevät sitä, miten hyväntekeväisyysorganisaatiot keräävät varoja yleisöltä. Yleisesti ne koskevat seuraavia asioita:

• Tarvitseeko voittoa tavoittelematon organisaatio rekisteröityä ennen lahjoitusten pyytämistä
• Mikä viranomainen käsittelee rekisteröinnin
• Mitä tilinpäätöksiä tai hallinnollisia asiakirjoja on toimitettava
• Mitä ilmoituksia varainhankintamateriaalien on sisällettävä
• Onko ammattimaisilla varainhankkijoilla tai kaupallisilla yhteiskampanjakumppaneilla lisävelvoitteita
• Miten uusimiset, tarkastukset ja vuosiraportit hoidetaan

Useimmissa osavaltioissa näitä lakeja valvoo oikeusministeri, osavaltion sihteeri tai erityinen hyväntekeväisyysasioita hoitava yksikkö.

Miksi nämä lait ovat tärkeitä

Hyväntekeväisyysvarainhankinta ylittää usein osavaltiorajoja. Voittoa tavoittelematon organisaatio voi olla perustettu yhdessä osavaltiossa, harjoittaa toimintaa toisessa ja vastaanottaa verkkolahjoituksia tukijoilta ympäri maata. Tämä luo compliance-velvoitteiden kokonaisuuden, joka voi kasvaa nopeasti.

Pienikin kampanja voi laukaista useita osavaltioiden rekisteröintivaatimuksia, jos organisaatio:

• Lähettää lahjoituspyyntöjä postitse, sähköpostitse, tekstiviestitse tai sosiaalisessa mediassa
• Ylläpitää verkossa lahjoitussivuja, joihin pääsee kaikkialla maassa
• Myy lippuja varainhankintatapahtumiin osavaltiorajojen yli
• Käyttää ammattimaista varainhankkijaa tai varainhankintakonsulttia
• Toteuttaa cause marketing -kampanjoita liikekumppanin kanssa

Compliance ei ole vain seuraamusten välttämistä. Se auttaa myös lahjoittajia, apurahojen myöntäjiä ja viranomaisia luottamaan siihen, että organisaatio on hyvin johdettu ja avoin.

Milloin rekisteröinti vaaditaan

Tärkein kysymys on, tapahtuuko kyseisessä osavaltiossa hyväntekeväisyyteen liittyvää varainkeruuta. Vaikka määritelmät vaihtelevat, varainkeruu tarkoittaa yleensä mitä tahansa lahjoituspyyntöä, joka esitetään henkilökohtaisesti, kirjallisesti, verkossa, puhelimitse tai mainonnan kautta.

Voittoa tavoittelemattoman organisaation on ehkä rekisteröidyttävä, jos se:

• Pyytää kyseisen osavaltion asukkaita lahjoittamaan
• Saa toistuvia lahjoituksia lahjoittajilta kyseisessä osavaltiossa
• Käyttää verkkosivustoa tai lahjoitusalustaa, joka kohdistuu kyseiseen osavaltioon tai tavoittaa sen asukkaita
• Järjestää varainhankintatapahtuman kyseisessä osavaltiossa
• Käyttää kolmannen osapuolen varainhankkijoita, jotka keräävät varoja sen puolesta

Jotkin osavaltiot soveltavat varainkeruun määritelmää laajasti, kun taas toiset käyttävät suppeampia sääntöjä tai kynnysarvoja. Koska standardit vaihtelevat, organisaatioiden tulisi tarkastella jokaista osavaltiota erikseen sen sijaan, että ne olettaisivat yhden kansallisen säännön olevan riittävä.

Yleiset rekisteröintikynnykset

Vaikka osavaltioiden lait vaihtelevat, seuraavat tilanteet ovat yleisiä rekisteröinnin laukaisevia tekijöitä:

1. Aktiivinen varainhankintaviestintä

Jos organisaatio pyytää suoraan asukkailta lahjoituksia sähköpostitse, suoramarkkinoinnilla, puhelimitse, sosiaalisessa mediassa tai tapahtumissa, rekisteröinti on usein vaadittu.

2. Verkossa vastaanotetut lahjoitukset

Verkkosivusto, joka mahdollistaa lahjoitukset useiden osavaltioiden asukkailta, voi synnyttää rekisteröintivelvoitteita jokaisessa kyseisessä osavaltiossa, erityisesti jos organisaatio on tehnyt jotakin kohdennusta kyseisiin asukkaisiin.

3. Osavaltiokohtaiset varainhankintatapahtumat

Gaala, huutokauppa, hyväntekeväisyyskävely tai sponsoroitu tapahtuma, joka järjestetään jossakin osavaltiossa, voi luoda rekisteröintivaatimuksen siellä, vaikka organisaatio olisi perustettu muualla.

4. Varainhankinnan ammattilaisten käyttö

Ammattimaisen varainhankkijan, myyntiedustajan, konsultin tai alustan palkkaaminen voi tuoda mukanaan lisäilmoituksia ja sopimusten tietovaatimuksia.

5. Kaupalliset yhteiskampanjat ja cause marketing

Kun yritys markkinoi tuotetta tai palvelua hyväntekeväisyyteen liittyvän hyödyn avulla, sekä voittoa tavoittelemattoman organisaation että yrityksen on ehkä noudatettava osavaltion lakia.

Yleisiä vapautuksia

Monet osavaltiot tarjoavat vapautuksia, mutta ne eivät ole yleispäteviä, ja ne edellyttävät usein muodollista ilmoitusta tai hakemusta. Tyypillisiä ryhmiä ovat:

• Uskonnolliset organisaatiot
• Oppilaitokset
• Terveydenhuoltoalan organisaatiot
• Julkisyhteisöön liittyvät tahot
• Pienet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot, joilla on rajoitettua varainhankintaa
• Organisaatiot, jotka saavat lahjoituksia vain tietyistä määritellyistä lähteistä

Vapautukset voivat olla rajattuja. Organisaatio voi olla vapautettu yhdessä osavaltiossa mutta täysin rekisteröintivelvollinen toisessa. Jotkin osavaltiot edellyttävät myös, että vapautettu taho toimittaa kertaluonteisen ilmoituksen tai tukiasiakirjoja.

Uskonnolliset organisaatiot

Uskonnollisilla yhteisöillä on usein erityisasema osavaltion laissa, mutta vapautuksen laajuus vaihtelee lainkäyttöalueittain. Vapautus voi koskea vain tiettyjä varainhankintatoimia tai vain organisaatioita, jotka täyttävät tietyn oikeudellisen määritelmän.

Oppilaitokset

Koulut, yliopistot ja niihin liittyvät säätiöt voivat saada vapautuksen, jos ne täyttävät säädöksissä asetetut ehdot. Tukea antavat säätiöt tai alumniyhdistykset voivat kuitenkin silti joutua rekisteröitymään.

Terveydenhuoltoalan organisaatiot

Sairaalat ja terveydenhuoltojärjestelmät voivat olla vapautettuja joissakin osavaltioissa, mutta vapautus ei välttämättä ulotu kaikkiin niihin liittyviin yksiköihin.

Osavaltion rekisteröintivaatimukset sisältävät yleensä

Vaikka jokaisella osavaltiolla on omat lomakkeensa ja kynnysarvonsa, hyväntekeväisyysrekisteröinti sisältää usein seuraavat tiedot:

• Organisaation virallinen nimi
• EIN-tunnus ja perustamistiedot
• Päätoimipaikan osoite
• Johtajat, hallituksen jäsenet tai edunvalvojat
• Tarkoitus ja ohjelmakuvaus
• Taloudelliset tiedot
• IRS:n päätöskirje
• Luettelo osavaltioista, joissa organisaatio on jo rekisteröitynyt
• Varainhankintamenetelmät ja suunniteltu varainkeruutaso
• Tiedot mahdollisista ammattimaisista varainhankkijoista

Jotkin osavaltiot edellyttävät tilintarkastettua tilinpäätöstä, kun tulot ylittävät tietyn kynnysarvon. Toiset pyytävät tarkastettua tilinpäätöstä tai organisaation itse laatimia tilinpäätöksiä pienemmiltä organisaatioilta.

Vuosittaiset uusinnat ja raportointi

Rekisteröinti on harvoin kertaluonteinen toimenpide. Useimmat osavaltiot vaativat vuosittaista uusimista, ajantasaisia taloudellisia tietoja ja jatkuvaa muutosten raportointia.

Tyypillisiä rekisteröinnin jälkeisiä velvoitteita voivat olla:

• Vuosittaiset uusimisilmoitukset
• Päivitetyt hallituksen ja johdon tiedot
• Ilmoitus osoitteen muutoksista
• Ilmoitus nimenmuutoksista tai muutoksista perustamisasiakirjoissa
• Päivitetyt tilinpäätökset
• Kopiot varainhankintasopimuksista

Uusimisen määräajan missaaminen voi johtaa rekisteröinnin raukeamiseen, myöhästymismaksuihin tai valvontatoimiin. Jatkuvasti varoja kerääville organisaatioille uusimisaikataulun ylläpito on kriittistä.

Hyväntekeväisyyden varainhankinnan ilmoitukset

Monet osavaltiot edellyttävät tiettyjä lahjoittajailmoituksia varainhankintamateriaaleissa. Nämä säännöt voivat koskea:

• Postituksia
• Sähköpostikampanjoita
• Lahjoitussivuja
• Sosiaalisen median julkaisuja
• Tapahtumalippuja tai sponsorointimateriaaleja
• Puhelinvarainhankintaa

Ilmoituksissa voidaan vaatia hyväntekeväisyysorganisaation virallisen nimen, hyväntekeväisyystarkoituksen, rekisteröintistatuksen tai osavaltiokohtaisten rekisteröintinumeroiden mainitsemista. Jotkin osavaltiot edellyttävät myös, että taloudelliset tiedot ovat saatavilla pyynnöstä.

Koska ilmoitusvaatimukset vaihtelevat, voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi tehdä lainkäyttöaluekohtainen tarkastus ennen kuin ne käynnistävät kampanjan, joka tavoittaa useita osavaltioita.

Verkko- ja internet-varainhankinta

Verkkolahjoittaminen on tehnyt varainhankinnasta tehokkaampaa, mutta samalla se on monimutkaistanut osavaltiokohtaista compliancea. Lahjoitussivu voi olla näkyvissä kaikkialla, mikä tarkoittaa, että voittoa tavoittelematon organisaatio voi vaikuttaa pyytävän lahjoituksia useissa osavaltioissa yhtä aikaa.

Internet-varainhankinnan riskien hallitsemiseksi organisaatioiden tulisi:

• Seurata, missä lahjoittajat sijaitsevat
• Tarkastella osavaltioiden sääntöjä verkkosivustojen varainhankinnasta
• Lisätä vaaditut ilmoitukset verkkolahjoitussivuille
• Valvoa kolmansien osapuolten varainhankinta-alustoja
• Varmistaa, soveltaako osavaltio ilmoitusperustaista vai rekisteröintiperustaista lähestymistapaa

Organisaatioiden, jotka keräävät toistuvia verkkolahjoituksia, tulisi kiinnittää erityistä huomiota uusimispäiviin ja lahjoittajille suunnattuihin ilmoituksiin.

Ammattimaiset varainhankkijat ja konsultit

Voittoa tavoittelemattoman organisaation, joka palkkaa ammattimaisen varainhankkijan, tulisi tarkastella muutakin kuin varainhankintasopimusta. Monet osavaltiot säätelevät varainhankkijaa suoraan ja voivat edellyttää, että sopimus toimitetaan tai ilmoitetaan viranomaisille.

Organisaation tulisi varmistaa:

• Onko varainhankkija lisensoitu tai rekisteröity
• Kuka vastaa vaadituista ilmoituksista
• Mitä ilmoituksia lahjoituspyynnöissä on käytettävä
• Tuleeko kampanjatuotot raportoida erikseen
• Miten lahjoittajaluettelot ja varat käsitellään

Myös kaupalliset yhteiskampanjat, puhelinmyyjät ja varainhankintakonsultit voivat synnyttää erityisiä velvoitteita.

Hyväntekeväisyysrekisterinumerot ja viranomaiset

Jotkin osavaltiot myöntävät hyväntekeväisyysrekisterinumeron organisaation rekisteröitymisen jälkeen. Toiset eivät käytä rekisterinumeroa samalla tavalla. Rekisteröinnistä vastaava viranomainen voi olla oikeusministeri, osavaltion sihteeri tai jokin muu osavaltion virasto.

Keskitetyn compliance-tiedoston tulisi sisältää:

• Osavaltio
• Rekisteröintiviranomainen
• Rekisterinumero, jos sellainen myönnetään
• Alkuperäisen ilmoituksen päivämäärä
• Uusimisen määräpäivä
• Vapautusstatus
• Vaaditut liitteet
• Uusimistapa

Tällaisesta tiedosta on erityistä hyötyä, kun organisaatio laajentaa varainhankintaansa uusiin osavaltioihin.

Käytännön compliance-toimet voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Kurinalainen prosessi voi ehkäistä rekisteröintikatkoksia ja vähentää henkilöstön työkuormaa.

Vaihe 1: Kartoitus varainhankinnasta

Tunnista, missä organisaatio pyytää lahjoituksia, missä lahjoittajat asuvat ja miten kampanjat toteutetaan.

Vaihe 2: Määritä osavaltiokohtaiset velvoitteet

Tarkastele sovellettavia varainhankintalakeja jokaisessa osavaltiossa ja kirjaa, vaaditaanko rekisteröintiä, vapautusta vai ilmoitusta.

Vaihe 3: Kerää organisaation asiakirjat

Pidä perustamisasiakirjat, säännöt, IRS:n päätöskirjeet, tilinpäätökset ja johtohenkilöluettelot valmiina ilmoituksia varten.

Vaihe 4: Laadi uusimisaikataulu

Seuraa kaikkia määräpäiviä ja osoita vastuuhenkilö uusimisille, muutoksille ja vuosiraporteille.

Vaihe 5: Tarkasta lahjoittajille suunnatut materiaalit

Tarkista sähköpostit, verkkosivustot, sosiaalisen median julkaisut, tapahtumamateriaalit ja painetut lahjoituspyynnöt vaadittujen ilmoitusten varalta.

Vaihe 6: Seuraa kolmansien osapuolten suhteita

Kiinnitä huomiota ammattimaisiin varainhankkijoihin, konsultteihin, alustoihin ja liikekumppaneihin, jotka voivat luoda erillisiä compliance-velvoitteita.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot ajautuvat usein ongelmiin olettaessaan, että yksi ilmoitus kattaa kaikki osavaltiot. Muita yleisiä virheitä ovat:

• Odottaminen kampanjan käynnistämisen jälkeen ennen osavaltiolain tarkistamista
• Unohtaminen, että verkkolahjoitukset voivat laukaista velvoitteita useissa osavaltioissa
• Vapautuksiin liittyvien ilmoitusvaatimusten sivuuttaminen
• Uusimisen määräaikojen missaaminen
• Vanhentuneiden ilmoitusten käyttäminen verkkosivuilla ja sähköpostipohjissa
• Liitännäisyhteisöjen erillisen seurannan laiminlyönti
• Olettaminen, että ammattimainen varainhankkija hoitaa kaiken compliance-työn

Pieni virhe voi aiheuttaa vältettävissä olevia viivästyksiä ja tulla myöhemmin kalliimmaksi korjata.

Miten Zenind tukee kasvavia organisaatioita

Perustajille, voittoa tavoittelemattomille tiimeille ja kasvaville organisaatioille järjestelmällisyys ratkaisee sen, sujuuko varainhankinta vai päätyykö työ viime hetken compliance-kiireeksi. Zenind auttaa asiakkaita rakentamaan ja ylläpitämään oikeudellista ja hallinnollista rakennetta, jota Yhdysvalloissa toimiminen edellyttää.

Vaikka hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskeva compliance on erillinen osavaltiolain mukainen prosessi, sama kurinalainen lähestymistapa pätee: perustaa oikea yhteisömuoto, ylläpitää tarkkoja tietoja ja pitää ilmoitukset ajan tasalla. Tämä perusta helpottaa rekisteröintien, uusimisten ja hallintovaatimusten hallintaa organisaation kasvaessa.

Lopullinen yhteenveto

Hyväntekeväisyyden varainhankintaa koskevat lait ovat olennainen osa voittoa tavoittelemattoman organisaation compliancea. Ne vaikuttavat siihen, milloin organisaatio voi pyytää lahjoituksia, mitä ilmoituksia sen on tehtävä ja miten sen on rekisteröidyttävä ja uusittava jokaisessa osavaltiossa.

Turvallisin lähestymistapa on käsitellä varainhankintaa säänneltynä toimintana alusta alkaen. Kartoitakaa varainhankinnan laajuus, tarkistakaa kunkin osavaltion vaatimukset ja ylläpitäkää luotettava ilmoitusjärjestelmä. Tämä valmistautuminen suojaa organisaatiota, vahvistaa lahjoittajien luottamusta ja pitää varainhankintakampanjat liikkeessä ilman tarpeettomia keskeytyksiä.