Licencia na charitatívne hranie v Západnej Virgínii: Príručka pre neziskové organizácie o dodržiavaní pravidiel pri bingo a tombolách

Západná Virgínia považuje charitatívne hranie za regulovanú fundraisingovú činnosť, nie za neformálny doplnkový projekt. Ak chce vaša nezisková organizácia organizovať bingo večery, tomboly alebo súvisiace fundraisingové podujatia, musí splniť štátne licenčné pravidlá, termíny podania, obmedzenia miesta konania a požiadavky na vedenie záznamov ešte pred prvou hrou.

Pre charity, cirkvi, dobrovoľné hasičské zbory, záchranné jednotky a ďalšie oprávnené verejnoprospešné organizácie je tento proces zvládnuteľný, ak sa najprv vybuduje základ compliance. Tento základ zvyčajne zahŕňa správnu právnu formu, potrebné registrácie v Západnej Virgínii, presnú dokumentáciu o oslobodení od daní a jasný plán, ako sa budú výnosy používať.

Táto príručka vysvetľuje, ako charitatívne hranie v Západnej Virgínii funguje, ktoré organizácie môžu spĺňať podmienky, aké typy licencií sú k dispozícii a ako sa vyhnúť chybám, ktoré spôsobujú zdržania alebo sankcie.

Čo sa v Západnej Virgínii považuje za charitatívne hranie

Západná Virgínia samostatne reguluje charitatívne bingo a charitatívne tomboly. Daňová divízia udeľuje licencie oprávneným charitatívnym alebo verejnoprospešným organizáciám na vykonávanie týchto činností a každá z nich má vlastné žiadosti a výkazové formuláre.

V praxi má charitatívne hranie slúžiť na podporu legitímneho fundraisingu neziskových organizácií. Organizácia musí byť viac než len názov na papieri. Mala by ísť o skutočnú, fungujúcu neziskovú alebo verejnoprospešnú skupinu s legitímnym účelom a štruktúrou, ktorá umožňuje priebežné dodržiavanie pravidiel.

Bežné príklady oprávnených organizácií zahŕňajú:

• Charitatívne a verejnoprospešné organizácie oslobodené od daní
• Cirkvi a náboženské organizácie
• Dobrovoľné hasičské zbory
• Záchranné jednotky a podobné dobrovoľné komunitné služby
• Bratské, občianske, vlastenecké, vzdelávacie a filantropické organizácie

Tomboly si zaslúžia osobitnú pozornosť. Západná Virgínia reguluje aj rady pre charitatívne tomboly, charitatívne tombola hry a dokonca aj poskytovateľov online platforiem pre tomboly. Ak vaša organizácia organizuje iba bežné osobné fundraisingové tomboly, platí jedna sada pravidiel. Ak je zapojený dodávateľ alebo softvérový poskytovateľ, alebo ak chcete ponúkať online tombolu, môžu platiť samostatné licenčné požiadavky.

Kto môže požiadať o bingo licenciu

Aby organizácia mohla v Západnej Virgínii prevádzkovať charitatívne bingo, musí spĺňať štátne požiadavky na oprávnenosť. Príručka a zákon Daňovej divízie vyžadujú, aby bol žiadateľ kvalifikovanou charitatívnou alebo verejnoprospešnou organizáciou, ktorá existuje v Západnej Virgínii aspoň dva roky pred podaním žiadosti.

To zvyčajne znamená, že organizácia by už mala mať zavedené nasledovné:

• Uznanú právnu entitu
• Podnikateľskú registráciu v Západnej Virgínii, ak sa vyžaduje
• Registráciu u Secretary of State v Západnej Virgínii, ak je to relevantné
• Dokumentáciu IRS o oslobodení od dane alebo písomné vysvetlenie štatútu oslobodenia, ak sa list od IRS nevyžaduje
• Dôstojníkov, členov predstavenstva alebo zodpovedné osoby, ktoré môžu riadiť hranie

Niektoré organizácie sú oprávnené aj bez rozhodnutia IRS, vrátane cirkví, dobrovoľných hasičských zborov, záchranných jednotiek a zložiek verejnej správy. Aj tieto organizácie však musia preukázať, že sú skutočné, neziskové a zriadené na zákonný verejnoprospešný účel.

Ak sa vaša nezisková organizácia ešte len zakladá, práve vtedy je čas nastaviť správnu štruktúru entity. Licencia na charitatívne hranie nenahrádza správne organizačné nastavenie. Štát očakáva, že pred schválením herných oprávnení uvidí reálny neziskový základ.

Typy licencií v Západnej Virgínii

Západná Virgínia ponúka niekoľko kategórií licencií na charitatívne bingo. Správna voľba závisí od toho, ako často plánujete podujatia, aké veľké budú a či potrebujete krátkodobú alebo celoročnú licenciu.

Typ licencie	Poplatok	Hlavné použitie
Ročná licencia	500 USD	Až dve bingo podujatia týždenne počas kalendárneho roka
Ročná seniorská licencia	50 USD	Znížená sadzba pre skutočné seniorské organizácie
Znížená ročná licencia	200 USD	Pre dobrovoľnícke alebo neziskové skupiny s hrubými príjmami pod 20 000 USD ročne
Licencia na obmedzené podujatie	100 USD	Jedno bingo podujatie každých 24 hodín počas najviac dvoch týždňov
Super bingo licencia	5 000 USD	Jedno super bingo podujatie mesačne s vyšším oprávnením na výhry
Licencia pre štátny veľtrh	500 USD	Vydáva sa iba West Virginia State Fair Board

Licencia na obmedzené podujatie je vhodná pre sezónne zbierky alebo špeciálne akcie. Ročná licencia je vhodnejšia pre organizácie, ktoré prevádzkujú bingo v pravidelnom režime. Super bingo licencia umožňuje väčšie mesačné podujatie a môže podporiť ambicióznejšie fundraisingové ciele, ale cena aj compliance záťaž sú vyššie.

Pri tombolách používa štát samostatný licenčný režim. Ak vaša nezisková organizácia plánuje prevádzkovať bingo aj tomboly, nepredpokladajte, že jedno podanie pokrýva obe činnosti. Každú aktivitu posudzujte samostatne a použite správny formulár pre každý typ licencie.

Ako podať žiadosť

Základný proces podania je jednoduchý, ale rozhodujú detaily. Západná Virgínia vyžaduje, aby bola žiadosť podaná najmenej 60 dní pred prvým plánovaným charitatívnym bingo podujatím. Obnovovacie žiadosti sa môžu posudzovať flexibilnejšie, ale stále by mali byť podané pred vypršaním existujúcej licencie.

Kvalitný balík žiadosti zvyčajne obsahuje:

1. Správny licenčný formulár pre činnosť, ktorú plánujete vykonávať.
2. Právny názov organizácie, adresu a federálne identifikačné číslo.
3. Dokumentáciu o oslobodení od dane, vrátane rozhodnutia IRS, ak sa vyžaduje.
4. Dôkaz, že organizácia existuje v Západnej Virgínii aspoň dva roky.
5. Informácie o dôstojníkoch a zodpovedných členoch.
6. Presné miesto, kde sa budú hry konať.
7. Nájomnú alebo prenajatú dokumentáciu, ak priestory nevlastníte.
8. Dátumy a časy plánovaných bingo podujatí.
9. Podporné informácie pre akékoľvek koncesné alebo tretie strany.

Žiadne bingo podujatie by sa nemalo konať, kým Daňová divízia neschváli žiadosť a licencia nebude vydaná. Plánovanie v predstihu je rozhodujúce, pretože 60-dňové podanie sa môže rýchlo stať problémom pri harmonograme, ak organizácia čaká príliš dlho.

Miestne pravidlá sú dôležité

Západná Virgínia očakáva, že bingo podujatia sa budú konať v okrese, kde má organizácia svoje hlavné sídlo, pokiaľ Daňová divízia písomne neschváli iné miesto.

Ak organizácia musí použiť iný okres, alternatívne miesto by spravidla malo byť:

• V susediacom okrese, alebo
• Do 30 vzdušných míľ od domovského okresu organizácie

Ak organizácia prenajíma alebo leasinguje miesto konania, nájomná zmluva by mala odrážať trhovú hodnotu. Daňová divízia môže zamietnuť dohody, ktoré pôsobia nadhodnotene, neformálne alebo komerčne neprimerane.

Toto je jedno z najčastejších miest, kde sa neziskové organizácie dostávajú do problémov. Skvelá zbierka môže stále zlyhať pri kontrole compliance, ak sa miesto konania nachádza mimo povoleného územia alebo je nájomný vzťah slabo zdokumentovaný.

Prevádzkové limity, s ktorými treba počítať

Po udelení licencie musí organizácia aj naďalej fungovať v rámci časového rozvrhu a limitov podujatí stanovených štátom.

Pri ročnej bingo licencii:

• Organizácia môže usporiadať najviac dve bingo podujatia týždenne.
• Každé podujatie nesmie trvať dlhšie než šesť hodín.
• Licenciu nemožno preniesť na inú organizáciu.

Pri licencii na obmedzené podujatie:

• Organizácia môže uskutočniť jedno bingo podujatie každých 24 hodín.
• Obdobie licencie môže trvať najviac dva týždne.
• Organizácia musí dodržiavať schválené dátumy a časy.

Pri super bingo licencii:

• Organizácia môže usporiadať jedno super bingo podujatie mesačne.
• Limity výhier sú vyššie než pri štandardnom bingu a môžu dosiahnuť až 50 000 USD na jedno super bingo podujatie.

Štát tiež obmedzuje, kto môže podujatie obsluhovať. Obsluhujúci bingo by mali byť kvalifikované, zodpovedné osoby, ktoré spĺňajú požiadavky zákona a príručky na pobyt, členstvo a vek. Pri každom hraní bingo musí byť prítomná aspoň jedna kvalifikovaná osoba.

Vedenie záznamov a finančné výkazy

Charitatívne hranie nie je len o organizovaní podujatí. Ide aj o preukázanie, odkiaľ peniaze prišli a kam išli.

Západná Virgínia vyžaduje, aby licencované organizácie viedli záznamy a podávali finančné výkazy včas. Pri ročných bingo licenciách musí organizácia podať štvrťročné výkazy do 20 dní po skončení každého kalendárneho štvrťroka a ročný finančný výkaz do 30 dní po skončení platnosti licencie.

Pri licenciách na obmedzené podujatie, super bingo a štátny veľtrh je finančný výkaz spravidla splatný do 30 dní po skončení licenčného obdobia.

Silný systém vedenia záznamov by mal sledovať:

• Hrubé príjmy z každého podujatia
• Výplaty výhier
• Prevádzkové náklady
• Bankové vklady
• Čisté výnosy
• Platby dodávateľom alebo prenajímateľom
• Podporné faktúry, potvrdenky a zmluvy

Ak ročné hrubé príjmy prekročia štátny prah, výkaz môže vyžadovať zostavenie, kontrolu alebo audit od CPA. Aj keď tento prah nebol dosiahnutý, čisté účtovníctvo uľahčuje obnovovanie licencií a znižuje riziko otázok zo strany regulátora.

Používajte výnosy správne

Celým účelom licencie na charitatívne hranie je podporiť charitatívne alebo verejnoprospešné poslanie. Čisté výnosy nemôžu len tak zostať na účte bez plánu. Mali by sa použiť na zákonné neziskové účely, ktoré zodpovedajú poslanie organizácie a údajom uvedeným v žiadosti a záznamoch.

To znamená, že organizácia by mala vopred rozhodnúť, ako budú príjmy z hrania rozdelené. Typické použitie zahŕňa financovanie programov, podporu zariadení, komunitný dosah, vybavenie, mládežnícke programy alebo iné výdavky súvisiace s poslaním organizácie a schválené v rámci jej charitatívneho účelu.

Dôležitá je konzistentnosť. Predstavenstvo alebo riadiaci orgán by malo dokumentovať, ako sa výnosy schvaľujú a míňajú, a potom tieto rozhodnutia zosúladiť s finančnými výkazmi.

Bežné chyby, ktoré zdržujú schválenie

Väčšine licenčných problémov sa dá predísť. Medzi najčastejšie chyby patria:

• Podanie menej než 60 dní pred prvým podujatím
• Neúplný dôkaz o štatúte oslobodenia od dane
• Neúplné preukázanie dvoch rokov existencie v Západnej Virgínii
• Výber miesta konania mimo povoleného okresu bez schválenia
• Používanie nájomnej zmluvy, ktorá neodráža trhovú hodnotu
• Zmeškanie termínov výkazov po udelení licencie
• Predpoklad, že licencia na tombolu pokrýva bingo, alebo že schválenie bingo pokrýva tomboly
• Nechať licenciu prepadnúť a potom sa pokúšať ďalej fungovať

Dobré pravidlo je jednoduché: ak Daňová divízia potrebuje niečo na pochopenie vašej organizácie, nevynechajte to z balíka žiadosti.

Ako do toho zapadá Zenind

Zenind nevydáva licencie na charitatívne hranie. Vydáva ich Daňová divízia Západnej Virgínie. Zenind však môže pomôcť neziskovým organizáciám vybudovať právny a compliance základ, ktorý predchádza žiadosti o licenciu.

To môže zahŕňať:

• Založenie správnej podnikateľskej entity
• Udržiavanie poriadku v registrácii registrovaného agenta a štátnych podaniach
• Podporu priebežného dodržiavania pravidiel pre neziskovú alebo misiou riadenú organizáciu
• Pomoc zakladateľom a predstavenstvám zostať pripravenými na licencovanie, bankovníctvo a výkazníctvo

Pre organizácie, ktoré sa ešte len formujú, je to dôležité. Čistá štruktúra entity a organizovaný systém compliance výrazne uľahčujú vyplnenie a obhajobu žiadosti o charitatívne hranie.

Záverečné zhrnutie

Licencia na charitatívne hranie v Západnej Virgínii je systém compliance, nie jednorazový formulár. Správny postup je založiť organizáciu správne, potvrdiť status oslobodenia od dane, vybrať správny typ licencie, podať žiadosť včas a viesť záznamy od prvého dňa.

Ak sa vaša nezisková organizácia pripravuje na bingo večery, tomboly alebo iné charitatívne fundraisingové podujatia, najprv vytvorte compliance plán. Proces licencovania sa stane oveľa zvládnuteľnejším, keď je organizácia už nastavená tak, aby spĺňala očakávania štátu.