Ліцензія на благодійні ігри у Західній Вірджинії: посібник для неприбуткових організацій щодо відповідності правилам бінго та розіграшів

У Західній Вірджинії благодійні ігри розглядаються як регульована діяльність зі збору коштів, а не як випадковий додатковий проєкт. Якщо ваша неприбуткова організація хоче проводити вечори бінго, розіграші або пов’язані благодійні заходи, їй потрібно дотриматися вимог штату щодо ліцензування, строків подання, обмежень щодо місця проведення та ведення обліку ще до першої гри.

Для благодійних організацій, церков, добровільних пожежних підрозділів, рятувальних служб та інших відповідних громадських організацій процес є цілком керованим, якщо спочатку закласти належну основу відповідності. Зазвичай така основа включає правильну юридичну особу, належну реєстрацію в Західній Вірджинії, точні документи про звільнення від податків і чіткий план використання надходжень.

Цей посібник пояснює, як працюють благодійні ігри в Західній Вірджинії, які організації можуть відповідати вимогам, які типи ліцензій доступні та як уникнути помилок, що спричиняють затримки або штрафи.

Що вважається благодійними іграми в Західній Вірджинії

У Західній Вірджинії окремо регулюються благодійне бінго та благодійні розіграші. Податковий відділ ліцензує відповідні благодійні або громадські організації для проведення такої діяльності, і для кожного виду діяльності існують окремі заяви та форми звітності.

На практиці благодійні ігри призначені для підтримки законного неприбуткового збору коштів. Організація має бути більшою, ніж просто назва на папері. Вона повинна бути реальною, діючою неприбутковою або громадською організацією з законною метою та структурою, здатною підтримувати постійну відповідність вимогам.

До поширених прикладів відповідних організацій належать:

• Благодійні та громадські організації, звільнені від оподаткування
• Церкви та релігійні організації
• Добровільні пожежні підрозділи
• Рятувальні служби та подібні добровільні організації громадського обслуговування
• Братські, громадські, патріотичні, освітні та філантропічні організації

Окремої уваги потребують розіграші. У Західній Вірджинії також регулюються ради благодійних розіграшів, ігри благодійних розіграшів і навіть постачальники онлайн-платформ для розіграшів. Якщо ваша організація проводить лише звичайні офлайн-розіграші для збору коштів, діє один набір правил. Якщо залучається постачальник або програмне забезпечення, або якщо ви хочете проводити онлайн-розіграш, можуть застосовуватися окремі ліцензійні вимоги.

Хто може подати заявку на ліцензію на бінго

Щоб проводити благодійне бінго в Західній Вірджинії, організація повинна відповідати правилам штату щодо права на участь. У посібнику та кодексі Податкового відділу зазначено, що заявник має бути кваліфікованою благодійною або громадською організацією, яка існує в Західній Вірджинії щонайменше два роки до подання заяви.

Зазвичай це означає, що в організації вже мають бути такі елементи:

• Визнана юридична особа
• Реєстрація бізнесу в Західній Вірджинії, якщо це потрібно
• Реєстрація у Секретаря штату Західної Вірджинії, якщо це застосовно
• Документи IRS про звільнення від оподаткування або письмове пояснення статусу звільнення, якщо лист IRS не є обов’язковим
• Керівники, директори або відповідальні члени, які можуть керувати ігровою діяльністю

Деякі організації можуть відповідати вимогам навіть без листа про визначення IRS, зокрема церкви, добровільні пожежні підрозділи, рятувальні служби та підрозділи місцевого самоврядування. Проте й вони повинні показати, що є добросовісними, неприбутковими та створеними для законної мети громадського обслуговування.

Якщо ваша неприбуткова організація ще формується, саме час правильно вибудувати структуру юридичної особи. Ліцензія на благодійні ігри не замінює належного створення організації. Штат очікує побачити реальну неприбуткову основу ще до схвалення права на ігри.

Типи ліцензій у Західній Вірджинії

У Західній Вірджинії передбачено кілька категорій ліцензій на благодійне бінго. Потрібний варіант залежить від того, як часто ви плануєте працювати, наскільки великі ваші заходи та чи потрібна вам короткострокова або річна ліцензія.

Тип ліцензії	Плата	Основне призначення
Річна ліцензія	$500	До двох заходів бінго на тиждень протягом календарного року
Річна ліцензія для літніх громадян	$50	Знижена ставка для добросовісних організацій літніх громадян
Знижена річна ліцензія	$200	Для добровольчих або неприбуткових груп із валовими надходженнями менше $20,000 на рік
Ліцензія на обмежений захід	$100	Один захід бінго кожні 24 години протягом до двох тижнів
Ліцензія Super Bingo	$5,000	Один захід super bingo на місяць із більшими повноваженнями щодо призів
Ліцензія на State Fair	$500	Видається лише Раді ярмарку штату Західна Вірджинія

Ліцензія на обмежений захід корисна для сезонних зборів коштів або спеціальних подій. Річна ліцензія краще підходить організаціям, які проводять бінго на регулярній основі. Ліцензія super bingo дозволяє проводити більший щомісячний захід і може підтримувати масштабніші цілі зі збору коштів, але її вартість і вимоги до відповідності вищі.

Для розіграшів штат використовує окремий ліцензійний шлях. Якщо ваша неприбуткова організація планує проводити і бінго, і розіграші, не припускайте, що одна заява покриває обидва види діяльності. Окремо перевіряйте кожен вид і використовуйте правильну форму для кожної категорії ліцензії.

Як подати заявку

Базовий процес подання заявки нескладний, але деталі мають значення. Західна Вірджинія вимагає подавати заявку щонайменше за 60 днів до першого запланованого благодійного заходу бінго. Заяви на продовження можуть розглядатися гнучкіше, але їх усе одно слід подавати до завершення строку дії чинної ліцензії.

Надійний пакет документів зазвичай включає:

1. Правильну форму ліцензії для виду діяльності, який ви плануєте проводити.
2. Юридичну назву організації, адресу та федеральний ідентифікаційний номер.
3. Документи про звільнення від оподаткування, включно з листом про визначення IRS, якщо це потрібно.
4. Підтвердження того, що організація існує в Західній Вірджинії щонайменше два роки.
5. Інформацію про керівників і відповідальних членів.
6. Точне місце, де проводитимуться ігри.
7. Договір оренди або найму, якщо приміщення не належить організації.
8. Дати та час запланованих заходів бінго.
9. Підтверджувальні матеріали щодо будь-яких домовленостей із концесіями або третіми сторонами.

Жоден захід бінго не можна проводити, доки Податковий відділ не схвалить заявку і не видасть ліцензію. Планування наперед є критично важливим, оскільки 60-денне вікно подання може швидко перетворитися на проблему з графіком, якщо організація чекатиме надто довго.

Правила щодо місця проведення мають значення

У Західній Вірджинії заходи бінго мають проводитися в окрузі, де організація має основне місцезнаходження, якщо Податковий відділ не надасть письмового дозволу на інше місце.

Якщо організація повинна використовувати інший округ, альтернативне місце зазвичай має бути:

• У суміжному окрузі, або
• У межах 30 повітряних миль від округу, де розташована організація

Якщо організація орендує або винаймає приміщення, договір оренди має відображати ринкову вартість. Податковий відділ може відхилити домовленості, які виглядають завищеними, неформальними або комерційно необґрунтованими.

Саме тут неприбуткові організації найчастіше потрапляють у проблеми. Вдалий збір коштів усе одно може не пройти перевірку на відповідність, якщо місце проведення знаходиться поза дозволеною зоною або орендну угоду погано задокументовано.

Обмеження щодо діяльності, які слід врахувати

Після отримання ліцензії організація все одно повинна працювати в межах графіка та лімітів заходів, установлених штатом.

Для річної ліцензії на бінго:

• Організація може проводити не більше двох заходів бінго на тиждень.
• Кожен захід не може тривати понад шість годин.
• Ліцензію не можна передавати іншій організації.

Для ліцензії на обмежений захід:

• Організація може проводити один захід бінго кожні 24 години.
• Строк дії ліцензії може тривати до двох тижнів.
• Організація повинна дотримуватися затверджених дат і часу.

Для ліцензії super bingo:

• Організація може проводити один захід super bingo щомісяця.
• Ліміти на призи вищі, ніж для стандартного бінго, і можуть сягати до $50,000 за один захід super bingo.

Штат також обмежує, хто може працювати на заході. Оператори бінго повинні бути кваліфікованими, відповідальними особами, які відповідають вимогам закону та посібника щодо проживання, членства та віку. Під час проведення бінго завжди має бути присутня принаймні одна кваліфікована особа.

Ведення обліку та фінансові звіти

Благодійні ігри - це не лише проведення заходів. Це також підтвердження того, звідки надійшли гроші і куди вони були спрямовані.

Західна Вірджинія вимагає від ліцензованих організацій вести записи та подавати фінансові звіти вчасно. Для річних ліцензій на бінго організація повинна подавати квартальні звіти протягом 20 днів після завершення кожного календарного кварталу та річний фінансовий звіт протягом 30 днів після завершення строку дії ліцензії.

Для ліцензій на обмежений захід, super bingo та State Fair фінансовий звіт зазвичай подається протягом 30 днів після завершення строку дії ліцензії.

Надійна система обліку має відстежувати:

• Валові надходження з кожного заходу
• Виплати призів
• Операційні витрати
• Банківські депозити
• Чисті надходження
• Будь-які платежі постачальникам або орендодавцям
• Підтверджувальні рахунки, квитанції та договори

Якщо річні валові надходження перевищують встановлений штатом поріг, звіт може потребувати компіляції, огляду або аудиту CPA. Навіть якщо цей поріг не досягнуто, акуратний облік спрощує поновлення та зменшує ризик запитань від регулятора.

Правильне використання надходжень

Уся мета ліцензії на благодійні ігри полягає в підтримці благодійної або громадської місії. Чисті надходження не можуть просто лежати на рахунку без плану. Їх слід використовувати на законні неприбуткові цілі, які відповідають місії організації та заявам, поданим у заяві та звітах.

Це означає, що організація повинна заздалегідь вирішити, як будуть розподілятися надходження від ігор. Типові напрями використання включають фінансування програм, підтримку приміщень, громадські ініціативи, обладнання, молодіжні програми або інші витрати, пов’язані з місією, дозволені благодійною метою організації.

Послідовність має значення. Рада директорів або керівний орган повинні документувати, як затверджуються та витрачаються надходження, а потім узгоджувати ці рішення з фінансовими звітами.

Поширені помилки, що затримують схвалення

Більшість проблем із ліцензуванням можна запобігти. Найпоширеніші помилки включають:

• Подання заявки менш ніж за 60 днів до першого заходу
• Надання неповного підтвердження статусу звільнення від оподаткування
• Відсутність підтвердження двох років діяльності в Західній Вірджинії
• Вибір місця проведення в іншому окрузі без дозволу
• Використання договору оренди, який не відповідає ринковій вартості
• Пропуск строків подання звітів після видачі ліцензії
• Припущення, що ліцензія на розіграш покриває бінго, або що схвалення бінго покриває розіграші
• Дозвіл на закінчення строку дії ліцензії та спроба продовжувати діяльність

Надійне правило просте: якщо Податковому відділу це потрібно, щоб зрозуміти вашу організацію, не виключайте це з пакета документів.

Як Zenind вписується в цей процес

Zenind не видає ліцензії на благодійні ігри. Це робить Податковий відділ Західної Вірджинії. Але Zenind може допомогти неприбутковим організаціям побудувати юридичну та комплаєнс-основу, яка передує поданню заявки на ліцензію.

Це може включати:

• Створення правильної юридичної особи
• Підтримку порядку в реєстраціях зареєстрованого агента та державних поданнях
• Допомогу з постійною відповідністю для неприбуткової або місійно орієнтованої організації
• Допомогу засновникам і радам бути готовими до ліцензування, банківських операцій і звітності

Для організацій, які ще формуються, це має значення. Чиста структура юридичної особи та організована система відповідності значно спрощують заповнення та обґрунтування заявки на благодійні ігри.

Підсумок

Ліцензія на благодійні ігри в Західній Вірджинії - це система відповідності, а не одноразова форма. Найкращий підхід полягає в тому, щоб правильно створити організацію, підтвердити статус звільнення від податків, вибрати правильну ліцензію, подати документи завчасно та вести облік із першого дня.

Якщо ваша неприбуткова організація готується запускати вечори бінго, розіграші або інші благодійні заходи зі збору коштів, спочатку побудуйте план відповідності. Процес отримання ліцензії стає значно простішим, коли організація вже структурована відповідно до очікувань штату.