Nyugat-virginiai jótékonysági szerencsejáték-engedély: Bingó és tombolás megfelelési útmutató nonprofit szervezeteknek

Nyugat-Virginia a jótékonysági szerencsejátékot szabályozott adománygyűjtési tevékenységként kezeli, nem pedig alkalmi mellékprojektként. Ha a nonprofit szervezete bingóesteket, tombolákat vagy kapcsolódó adománygyűjtő eseményeket szeretne rendezni, a szervezetnek az első játék előtt teljesítenie kell az állami engedélyezési szabályokat, a benyújtási határidőket, a helyszíni korlátozásokat és az iratmegőrzési követelményeket.

Jótékonysági szervezetek, egyházak, önkéntes tűzoltóságok, mentőegységek és más jogosult közszolgálati szervezetek számára a folyamat kezelhető, ha előbb megvan a megfelelési alap. Ez az alap általában a megfelelő jogi személyt, a helyes nyugat-virginiai regisztrációkat, a pontos adómentes dokumentációt és egy világos tervet jelent arra vonatkozóan, hogyan fogják felhasználni a bevételt.

Ez az útmutató bemutatja, hogyan működik a jótékonysági szerencsejáték Nyugat-Virginiában, mely szervezetek lehetnek jogosultak, milyen licenctípusok érhetők el, és hogyan kerülheti el azokat a hibákat, amelyek késedelmet vagy bírságot okoznak.

Mi számít jótékonysági szerencsejátéknak Nyugat-Virginiában

Nyugat-Virginia külön szabályozza a jótékonysági bingót és a jótékonysági tombolát. Az Adóosztály engedélyezi a jogosult jótékonysági vagy közszolgálati szervezeteknek ezeknek a tevékenységeknek a lebonyolítását, és minden tevékenységhez saját kérelem- és jelentési űrlap tartozik.

A gyakorlatban a jótékonysági szerencsejáték célja a valódi nonprofit adománygyűjtés támogatása. A szervezetnek többnek kell lennie, mint egy név a papíron. Valódi, működő nonprofitnak vagy közszolgálati csoportnak kell lennie, jogszerű céllal és olyan felépítéssel, amely képes a folyamatos megfelelés támogatására.

A jogosult szervezetek gyakori példái:

• Adómentes jótékonysági és közszolgálati szervezetek
• Egyházak és vallási szervezetek
• Önkéntes tűzoltóságok
• Mentőegységek és hasonló önkéntes közösségi szolgálati szervezetek
• Testvériségi, civil, hazafias, oktatási és filantróp szervezetek

A tombolák külön figyelmet érdemelnek. Nyugat-Virginia a jótékonysági tombolabizottságokat, a jótékonysági tombolajátékokat, sőt még az online tombola-platform szolgáltatókat is szabályozza. Ha a szervezete csak hagyományos, személyes adománygyűjtő tombolát tart, arra az egyik szabályrendszer vonatkozik. Ha beszállító vagy szoftverszolgáltató is részt vesz benne, vagy ha online tombolaszervezést szeretne, külön engedélyezési követelmények is érvényesek lehetnek.

Ki pályázhat bingóengedélyre

Ahhoz, hogy egy szervezet jótékonysági bingóalkalmakat tarthasson Nyugat-Virginiában, meg kell felelnie az állami jogosultsági szabályoknak. Az Adóosztály kézikönyve és a jogszabályok megkövetelik, hogy a kérelmező olyan jogosult jótékonysági vagy közszolgálati szervezet legyen, amely legalább két éve működik Nyugat-Virginiában a kérelem benyújtása előtt.

Ez általában azt jelenti, hogy a szervezetnél már rendelkezésre kell állnia a következőknek:

• Elismert jogi személyiség
• Nyugat-virginiai üzleti regisztráció, ha szükséges
• Regisztráció a Nyugat-virginiai Államtitkárnál, ahol alkalmazandó
• IRS adómentességi dokumentáció vagy írásos magyarázat az adómentes státuszról, ha az IRS-levél nem kötelező
• Tisztségviselők, igazgatók vagy felelős tagok, akik képesek irányítani a szerencsejáték-műveletet

Bizonyos szervezetek IRS-megállapító levél nélkül is jogosultak lehetnek, ideértve az egyházakat, az önkéntes tűzoltóságokat, a mentőegységeket és az állami közigazgatási alosztályokat. Ezeknek a szervezeteknek azonban akkor is bizonyítaniuk kell, hogy valósak, nonprofit jellegűek és jogszerű közszolgálati céllal működnek.

Ha a nonprofit szervezet még alakulóban van, akkor most van itt az ideje a megfelelő szervezeti struktúra kialakításának. A jótékonysági szerencsejáték-engedély nem helyettesíti a megfelelő szervezeti felépítést. Az állam elvárja, hogy valódi nonprofit alap álljon a háttérben, mielőtt jóváhagyná a szerencsejátékra vonatkozó jogosultságot.

Nyugat-virginiai licenctípusok

Nyugat-Virginia több jótékonysági bingólicenc-kategóriát kínál. Az, hogy melyik a megfelelő, attól függ, milyen gyakran tervezi az eseményeket, mekkora rendezvényeket tart, és szüksége van-e rövid távú vagy egész évre szóló engedélyre.

Licenctípus	Díj	Fő felhasználás
Éves licenc	$500	Hetente legfeljebb két bingóalkalom a naptári évben
Éves időslicenc	$50	Kedvezményes díj ténylegesen időskorú polgári szervezetek számára
Kedvezményes éves licenc	$200	Önkéntes vagy nonprofit csoportok számára, amelyek éves bruttó bevétele 20 000 dollár alatt van
Korlátozott alkalmi licenc	$100	Egy bingóalkalom 24 óránként, legfeljebb két hétig
Szuper bingó licenc	$5,000	Havonta egy szuper bingóalkalom, nagyobb nyereményjogosultsággal
Állami vásári licenc	$500	Kizárólag a Nyugat-virginiai Állami Vásárbizottság számára adható ki

A korlátozott alkalmi licenc szezonális adománygyűjtésekhez vagy különleges eseményekhez hasznos. Az éves licenc jobb választás azoknak a szervezeteknek, amelyek rendszeres menetrend szerint tartanak bingót. A szuper bingó licenc nagyobb havi eseményt tesz lehetővé, és nagyobb adománygyűjtési célokat támogathat, de magasabb az ára és a megfelelési terhe is.

A tombolákhoz az állam külön engedélyezési rendszert alkalmaz. Ha a nonprofit szervezet bingót és tombolát is tervez, ne feltételezze, hogy egyetlen benyújtás mindkettőre vonatkozik. Minden tevékenységet külön vizsgáljon meg, és a megfelelő űrlapot használja az egyes licenckategóriákhoz.

Hogyan kell jelentkezni

Az alapvető jelentkezési folyamat egyszerű, de a részletek fontosak. Nyugat-Virginia megköveteli, hogy a kérelmet legalább 60 nappal az első tervezett jótékonysági bingóalkalom előtt benyújtsák. A megújítási kérelmekkel rugalmasabban is eljárhatnak, de azokat akkor is be kell nyújtani, mielőtt a meglévő licenc lejár.

Egy jól összeállított kérelemcsomag általában tartalmazza:

1. A megfelelő licencűrlapot az Ön által tervezett tevékenységhez.
2. A szervezet jogi nevét, címét és szövetségi adóazonosítóját.
3. Az adómentességi dokumentációt, beleértve az IRS-megállapító levelet, ha szükséges.
4. Annak igazolását, hogy a szervezet legalább két éve működik Nyugat-Virginiában.
5. Tisztségviselői és felelős tagi adatokat.
6. A pontos helyszínt, ahol a játékokat tartják.
7. Bérleti vagy használati dokumentációt, ha a szervezet nem a helyiség tulajdonosa.
8. A tervezett bingóalkalmak dátumait és időpontjait.
9. Támogató információkat minden engedményes vagy harmadik féllel kapcsolatos megállapodáshoz.

Egyetlen bingóalkalmat sem szabad megtartani addig, amíg az Adóosztály nem hagyja jóvá a kérelmet, és az engedély ki nem kerül. Az előre tervezés kritikus, mert a 60 napos benyújtási határidő gyorsan ütemezési problémává válhat, ha a szervezet túl sokáig vár.

A helyszíni szabályok fontosak

Nyugat-Virginia elvárja, hogy a bingóalkalmakat abban a megyében tartsák, ahol a szervezet elsődlegesen működik, kivéve, ha az Adóosztály írásban jóváhagy egy másik helyszínt.

Ha a szervezetnek másik megyét kell használnia, az alternatív helyszínnek általában az alábbiak egyikének kell lennie:

• Egy szomszédos megyében, vagy
• A szervezet anya megyéjétől számított 30 légmérföldön belül

Ha a szervezet bérli vagy lízingeli a helyszínt, a bérleti díjnak a piaci értéket kell tükröznie. Az Adóosztály elutasíthatja azokat a megállapodásokat, amelyek túlzottnak, informálisnak vagy nem kereskedelmi szempontból ésszerűnek tűnnek.

Ez az egyik leggyakoribb pont, ahol a nonprofit szervezetek hibáznak. Egy nagyszerű adománygyűjtés is megbukhat a megfelelőségi vizsgálaton, ha az eseményhelyszín a megengedett területen kívül van, vagy a bérleti megállapodás nincs megfelelően dokumentálva.

Működési korlátok, amelyekkel számolni kell

Az engedély megszerzése után is az állami ütemezési és eseménykorlátokon belül kell működni.

Éves bingólicenc esetén:

• A szervezet hetente legfeljebb két bingóalkalmat tarthat.
• Minden alkalom legfeljebb hat órás lehet.
• Az engedély nem ruházható át más szervezetre.

Korlátozott alkalmi licenc esetén:

• A szervezet 24 óránként egy bingóalkalmat tarthat.
• A licencidőszak legfeljebb két hétig tarthat.
• A szervezetnek a jóváhagyott dátumokon és időpontokon belül kell maradnia.

Szuper bingó licenc esetén:

• A szervezet havonta egy szuper bingóalkalmat tarthat.
• A nyereménykorlátok magasabbak, mint a hagyományos bingónál, és egy szuper bingóalkalom esetén akár 50 000 dollárig terjedhetnek.

Az állam azt is korlátozza, hogy ki dolgozhat az eseményen. A bingókezelőknek megfelelő, megbízható személyeknek kell lenniük, akik megfelelnek a törvény és a kézikönyv lakóhelyre, tagságra és életkorra vonatkozó követelményeinek. Egy jogosult személynek mindig jelen kell lennie, amikor bingót tartanak.

Iratmegőrzés és pénzügyi jelentések

A jótékonysági szerencsejáték nemcsak az események lebonyolításáról szól. Arról is szól, hogy bizonyítani tudja, honnan jött a pénz, és hová került.

Nyugat-Virginia megköveteli a licencelt szervezetektől az iratok megőrzését és a pénzügyi jelentések határidőre történő benyújtását. Az éves bingólicencek esetében a szervezetnek negyedéves jelentéseket kell benyújtania a naptári negyedév végét követő 20 napon belül, valamint éves pénzügyi jelentést a licenc lejártát követő 30 napon belül.

A korlátozott, szuper és állami vásári licenc esetében a pénzügyi jelentés általában a licencidőszak végét követő 30 napon belül esedékes.

Egy erős nyilvántartási rendszernek a következőket kell követnie:

• Minden alkalom bruttó bevétele
• Nyereménykifizetések
• Működési költségek
• Banki befizetések
• Nettó bevétel
• Bármely kifizetés beszállítóknak vagy bérbeadóknak
• Támogató számlák, nyugták és szerződések

Ha az éves bruttó bevétel meghalad egy állami küszöbértéket, a jelentéshez CPA által készített összeállítás, felülvizsgálat vagy audit is szükséges lehet. Még ha ez a küszöb nem is teljesül, a rendezett könyvelés megkönnyíti a megújítást, és csökkenti a szabályozói kérdések kockázatát.

A bevételt megfelelően használja fel

A jótékonysági szerencsejáték-engedély teljes célja egy jótékonysági vagy közszolgálati küldetés támogatása. A nettó bevétel nem maradhat egyszerűen egy számlán terv nélkül. Olyan jogszerű nonprofit célokra kell felhasználni, amelyek illeszkednek a szervezet adómentes küldetéséhez és a kérelemben, illetve a nyilvántartásokban tett nyilatkozatokhoz.

Ez azt jelenti, hogy a szervezetnek előre meg kell határoznia, hogyan osztja fel a szerencsejátékból származó bevételt. Tipikus felhasználások: programfinanszírozás, létesítménytámogatás, közösségi programok, felszerelés, ifjúsági programok vagy más, a szervezet jótékonysági céljához illeszkedő, jóváhagyott kiadások.

A következetesség számít. Az igazgatóságnak vagy az irányító testületnek dokumentálnia kell, hogyan hagyják jóvá és költik el a bevételt, majd ezt össze kell egyeztetni a pénzügyi jelentésekkel.

Gyakori hibák, amelyek késleltetik a jóváhagyást

A legtöbb engedélyezési probléma megelőzhető. A leggyakoribb hibák a következők:

• A kérelem benyújtása kevesebb mint 60 nappal az első esemény előtt
• Hiányos adómentességi igazolás benyújtása
• Annak elmulasztása, hogy igazolják a két évnyi nyugat-virginiai működést
• Olyan helyszín választása, amely a jóváhagyás nélküli megengedett megyén kívül esik
• Olyan bérleti szerződés használata, amely nem tükrözi a piaci értéket
• Jelentési határidők elmulasztása az engedély kiadása után
• Annak feltételezése, hogy egy tombolaengedély lefedi a bingót, vagy hogy a bingójóváhagyás lefedi a tombolát
• Az engedély lejárata után is folytatni a működést

Egy jó szabály egyszerű: ha az Adóosztálynak szüksége lenne valamire ahhoz, hogy megértse a szervezetét, akkor azt ne hagyja ki a kérelemcsomagból.

Hogyan illeszkedik ehhez Zenind

A Zenind nem ad ki jótékonysági szerencsejáték-engedélyeket. Ezt a Nyugat-virginiai Adóosztály teszi. A Zenind azonban segíthet a nonprofit szervezeteknek kiépíteni azt a jogi és megfelelési alapot, amely az engedélykérelem előtt szükséges.

Ez magában foglalhatja:

• A megfelelő gazdasági társasági forma létrehozását
• A bejegyzett képviselő és az állami bejelentések rendezését
• A nonprofit vagy küldetésvezérelt szervezet folyamatos megfelelésének támogatását
• Az alapítók és az igazgatóság felkészítését az engedélyezésre, banki ügyintézésre és jelentéstételre

Azoknál a szervezeteknél, amelyek még formálódnak, ez különösen fontos. A rendezett szervezeti struktúra és a szervezett megfelelési rendszer sokkal könnyebbé teszi a jótékonysági szerencsejáték-kérelmet, és megvédhetőbbé teszi azt.

Végső tanulság

A nyugat-virginiai jótékonysági szerencsejáték-engedély nem egyszeri űrlap, hanem egy megfelelési rendszer. A nyerő megközelítés az, ha a szervezetet helyesen hozza létre, ellenőrzi az adómentes státuszt, kiválasztja a megfelelő engedélyt, időben benyújtja a kérelmet, és az első naptól kezdve vezeti a nyilvántartásokat.

Ha a nonprofit szervezet bingóesteket, tombolákat vagy más jótékonysági adománygyűjtő eseményeket készül indítani, előbb építse fel a megfelelési tervet. Az engedélyezési folyamat sokkal kezelhetőbbé válik, ha a szervezet már eleve úgy van felépítve, hogy megfeleljen az állami elvárásoknak.