Länsi-Virginian hyväntekeväisyysrahapelilupa: bingo- ja arpajaisvaatimusten opas voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Länsi-Virginia käsittelee hyväntekeväisyysrahapelejä säänneltynä varainhankintatoimintana, ei satunnaisena sivuprojektina. Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi haluaa järjestää bingoiltoja, arpajaisia tai vastaavia varainhankintatapahtumia, sen on täytettävä osavaltion lupavaatimukset, määräajat, sijaintirajoitukset ja kirjanpitovaatimukset ennen ensimmäisen pelin alkamista.

Hyväntekeväisyysjärjestöille, kirkoille, vapaaehtoisille palokunnille, pelastusyksiköille ja muille kelpoisille yleishyödyllisille organisaatioille prosessi on hallittavissa, kun vaatimustenmukaisuuden perusta rakennetaan ensin. Tähän perustaan kuuluvat yleensä oikea oikeushenkilömuoto, asianmukaiset Länsi-Virginian rekisteröinnit, tarkat verovapautta koskevat asiakirjat ja selkeä suunnitelma siitä, miten tuotot käytetään.

Tässä oppaassa kerrotaan, miten hyväntekeväisyysrahapelit toimivat Länsi-Virginiassa, mitkä organisaatiot voivat olla kelpoisia, mitä lupatyyppejä on saatavilla ja miten välttää virheet, jotka aiheuttavat viivästyksiä tai seuraamuksia.

Mitä hyväntekeväisyysrahapelit ovat Länsi-Virginiassa

Länsi-Virginia säätelee erikseen hyväntekeväisyysbingoa ja hyväntekeväisyysarpajaisia. Tax Division myöntää luvan kelpoisille hyväntekeväisyys- tai yleishyödyllisille organisaatioille näiden toimintojen harjoittamiseen, ja kummallakin toiminnolla on omat hakemus- ja raportointilomakkeensa.

Käytännössä hyväntekeväisyysrahapelien tarkoitus on tukea aitoa voittoa tavoittelematonta varainhankintaa. Organisaation on oltava enemmän kuin vain nimi paperilla. Sen pitäisi olla todellinen, toimiva voittoa tavoittelematon tai yleishyödyllinen yhteisö, jolla on laillinen tarkoitus ja rakenne, joka tukee jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta.

Kelpoisten organisaatioiden tavallisia esimerkkejä ovat:

• Verovapaat hyväntekeväisyys- ja yleishyödylliset organisaatiot
• Kirkot ja uskonnolliset yhteisöt
• Vapaaehtoiset palokunnat
• Pelastusyksiköt ja vastaavat vapaaehtoiset yhteisöpalveluorganisaatiot
• Veljes-, kansalais-, isänmaalliset, opetukselliset ja filantrooppiset organisaatiot

Arpajaiset vaativat erityistä huomiota. Länsi-Virginia säätelee myös hyväntekeväisyyden arpajaistoimikuntia, hyväntekeväisyysarpajaispelejä ja jopa verkossa toimivia arpajaisalustan tarjoajia. Jos organisaatiosi järjestää vain tavallisia, paikan päällä toteutettavia varainhankinta-arpoja, siihen sovelletaan yhtä sääntökokonaisuutta. Jos mukana on toimittaja tai ohjelmistopalveluntarjoaja, tai jos haluat tarjota verkossa toimivia arpajaisia, sovellettavaksi voi tulla erillisiä lupavaatimuksia.

Kuka voi hakea bingo-lupaa

Jotta organisaatio voi järjestää hyväntekeväisyysbingoiltoja Länsi-Virginiassa, sen on täytettävä osavaltion kelpoisuussäännöt. Tax Divisionin käsikirja ja säännöstö edellyttävät, että hakijan on oltava kelpoinen hyväntekeväisyys- tai yleishyödyllinen organisaatio, joka on toiminut Länsi-Virginiassa vähintään kaksi vuotta ennen hakemuksen jättämistä.

Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että organisaatiolla tulisi jo olla:

• Hyväksytty oikeushenkilö
• Länsi-Virginian liiketoimintarekisteröinti, jos sitä edellytetään
• Rekisteröinti Länsi-Virginian sihteerinvirastossa, jos se on sovellettavissa
• IRS:n verovapautta osoittavat asiakirjat tai kirjallinen selvitys vapautuksesta, jos IRS:n päätöskirjaa ei vaadita
• Vastuuhenkilöt, johtajat tai jäsenet, jotka voivat hallinnoida rahapelitoimintaa

Jotkut organisaatiot ovat kelpoisia ilman IRS:n päätöskirjaa, mukaan lukien kirkot, vapaaehtoiset palokunnat, pelastusyksiköt ja julkisyhteisöt. Niidenkin on kuitenkin osoitettava, että ne ovat aitoja, voittoa tavoittelemattomia ja perustettuja lailliseen yleishyödylliseen tarkoitukseen.

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi on vasta perustamisvaiheessa, nyt on oikea aika varmistaa, että rakenne on kunnossa. Hyväntekeväisyysrahapelilupa ei korvaa asianmukaista organisaatiorakennetta. Osavaltio odottaa näkevänsä todellisen voittoa tavoittelemattoman perustan ennen kuin se myöntää rahapelioikeudet.

Länsi-Virginian lupatyypit

Länsi-Virginia tarjoaa useita hyväntekeväisyysbingoa koskevia lupakategorioita. Oikea vaihtoehto riippuu siitä, kuinka usein aiot toimia, kuinka suuria tapahtumasi ovat ja tarvitsetko lyhytaikaisen vai ympärivuotisen luvan.

Lupatyyppi	Maksu	Pääkäyttö
Vuosilupa	500 $	Enintään kaksi bingoiltaa viikossa kalenterivuoden aikana
Seniorien vuosilupa	50 $	Alennettu maksu aidosti toimiville senioreiden organisaatioille
Alennettu vuosilupa	200 $	Vapaaehtoisille tai voittoa tavoittelemattomille ryhmille, joiden bruttotulot ovat alle 20 000 $ vuodessa
Rajoitettu tapahtumalupa	100 $	Yksi bingoilta 24 tunnin välein enintään kahden viikon ajan
Super Bingo -lupa	5 000 $	Yksi super bingo -tapahtuma kuukaudessa, suuremmilla palkintovaltuuksilla
State Fair -lupa	500 $	Myönnetään vain West Virginia State Fair Boardille

Rajoitettu tapahtumalupa sopii kausiluonteisiin varainkeruisiin tai erikoistapahtumiin. Vuosilupa sopii paremmin organisaatioille, jotka järjestävät bingoa toistuvalla aikataululla. Super Bingo -lupa mahdollistaa suuremman kuukausittaisen tapahtuman ja voi tukea suurempia varainhankintatavoitteita, mutta hinta ja vaatimustenmukaisuuskuorma ovat korkeammat.

Arpajaisissa osavaltio käyttää erillistä lupapolkua. Jos organisaatiosi aikoo järjestää sekä bingoa että arpajaisia, älä oleta, että yksi hakemus kattaa molemmat. Tarkista kumpikin toiminta erikseen ja käytä kuhunkin lupaluokkaan oikeaa lomaketta.

Hakeminen

Perushakuprosessi on suoraviivainen, mutta yksityiskohdat ratkaisevat. Länsi-Virginia edellyttää, että hakemus jätetään vähintään 60 päivää ennen ensimmäistä suunniteltua hyväntekeväisyysbingoiltaa. Uusintahakemuksia voidaan käsitellä joustavammin, mutta nekin on jätettävä ennen voimassa olevan luvan päättymistä.

Hyvä hakemuspaketti sisältää yleensä:

1. Oikean lupalomakkeen toiminnolle, jota aiot harjoittaa.
2. Organisaatiosi virallisen nimen, osoitteen ja liittovaltion tunnistenumeron.
3. Verovapautta koskevat asiakirjat, mukaan lukien IRS:n päätöskirja, kun sitä vaaditaan.
4. Näytön siitä, että organisaatio on toiminut Länsi-Virginiassa vähintään kaksi vuotta.
5. Tiedot toimihenkilöistä ja vastuujäsenistä.
6. Tarkka sijainti, jossa pelit järjestetään.
7. Vuokra- tai leasingasiakirjat, jos et omista tilaa.
8. Suunniteltujen bingoiltojen päivämäärät ja kellonajat.
9. Tiedot mahdollisista myynti- tai kolmansien osapuolten järjestelyistä.

Yhtään bingoiltaa ei pidä järjestää ennen kuin Tax Division hyväksyy hakemuksen ja lupa on myönnetty. Ennakkosuunnittelu on tärkeää, koska 60 päivän hakuaika voi nopeasti muuttua aikatauluongelmaksi, jos organisaatio odottaa liian kauan.

Sijaintisäännöt ovat tärkeitä

Länsi-Virginia edellyttää, että bingoillat järjestetään siinä maakunnassa, jossa organisaatio on pääasiallisesti sijoittunut, ellei Tax Division anna kirjallista hyväksyntää toiselle sijainnille.

Jos organisaation on käytettävä toista maakuntaa, vaihtoehtoisen paikan on yleensä oltava:

• Viereisessä maakunnassa, tai
• Enintään 30 lentomailin päässä organisaation kotimaakunnasta

Jos organisaatio vuokraa tai leasaa tapahtumapaikan, vuokrasopimuksen pitäisi vastata käypää markkinahintaa. Tax Division voi hylätä järjestelyt, jotka vaikuttavat ylihintaisilta, epämuodollisilta tai eivät ole kaupallisesti perusteltuja.

Tämä on yksi yleisimmistä kohdista, joissa voittoa tavoittelemattomat organisaatiot joutuvat ongelmiin. Erinomainen varainkeruu voi silti epäonnistua vaatimustenmukaisuuden tarkastuksessa, jos tapahtumapaikka on sallitun alueen ulkopuolella tai vuokrajärjestely on huonosti dokumentoitu.

Toimintarajoitukset, joihin sinun kannattaa varautua

Kun lupa on myönnetty, organisaation on silti toimittava osavaltion aikataulu- ja tapahtumarajoitusten puitteissa.

Vuosittaista bingo-lupaa varten:

• Organisaatio voi järjestää enintään kaksi bingoiltaa viikossa.
• Kunkin tilaisuuden kesto saa olla enintään kuusi tuntia.
• Lupaa ei voi siirtää toiselle organisaatiolle.

Rajoitettua tapahtumalupaa varten:

• Organisaatio voi järjestää yhden bingoillan 24 tunnin välein.
• Lupajakso voi kestää enintään kaksi viikkoa.
• Organisaation on pysyttävä hyväksytyissä päivissä ja kellonajoissa.

Super Bingo -lupaa varten:

• Organisaatio voi järjestää yhden super bingo -tapahtuman kuukaudessa.
• Palkintorajat ovat korkeammat kuin tavallisessa bingossa ja voivat nousta jopa 50 000 dollariin super bingo -tapahtumassa.

Osavaltio rajoittaa myös sitä, kuka voi työskennellä tapahtumassa. Bingo-operaattorien on oltava päteviä ja vastuullisia henkilöitä, jotka täyttävät lain ja käsikirjan asuinpaikkaa, jäsenyyttä ja ikää koskevat vaatimukset. Yksi kelpoinen henkilö on oltava paikalla aina, kun bingoa järjestetään.

Kirjanpito ja taloudelliset raportit

Hyväntekeväisyysrahapelit eivät koske vain tapahtumien järjestämistä. Niissä on myös kyse siitä, että pystyt osoittamaan, mistä rahat tulivat ja mihin ne menivät.

Länsi-Virginia edellyttää, että luvan saaneet organisaatiot ylläpitävät kirjanpitoa ja toimittavat taloudelliset raportit ajallaan. Vuosittaisten bingo-lupien osalta organisaation on toimitettava neljännesvuosiraportit 20 päivän kuluessa kunkin kalenterineljänneksen päättymisestä sekä vuotuinen talousraportti 30 päivän kuluessa luvan päättymisestä.

Rajoitettujen, super- ja State Fair -lupien osalta talousraportti on yleensä toimitettava 30 päivän kuluessa lupajakson päättymisestä.

Hyvä kirjanpitojärjestelmä seuraa:

• Kunkin tapahtuman bruttotuottoja
• Palkintojen maksuja
• Toimintakuluja
• Pankkitalletuksia
• Nettotuottoja
• Mahdollisia maksuja toimittajille tai vuokranantajille
• Tukevia laskuja, kuitteja ja sopimuksia

Jos vuosittaiset bruttotuotot ylittävät osavaltion kynnysarvon, raportti voi vaatia CPA:n kokoamaa selvitystä, tarkastusta tai tilintarkastusta. Vaikka tätä kynnystä ei saavutettaisikaan, siisti kirjanpito helpottaa uusimista ja vähentää viranomaisten kysymysten riskiä.

Käytä tuotot oikein

Hyväntekeväisyysrahapeliluvan koko tarkoitus on tukea hyväntekeväisyys- tai yleishyödyllistä missiota. Nettotuottoja ei voida vain jättää tilille ilman suunnitelmaa. Ne pitäisi käyttää laillisiin voittoa tavoittelemattoman organisaation tarkoituksiin, jotka vastaavat organisaation verovapaata tehtävää ja hakemuksessa sekä kirjanpidossa annettuja tietoja.

Tämä tarkoittaa, että organisaation tulisi päättää etukäteen, miten rahapelituotot jaetaan. Tavallisia käyttötarkoituksia ovat ohjelmarahoitus, toimitilojen ylläpito, yhteisötoiminta, laitehankinnat, nuorisotoiminta tai muut organisaation hyväntekeväisyystarkoituksen mukaiset kulut.

Johdonmukaisuus on tärkeää. Hallituksen tai johtavan elimen tulisi dokumentoida, miten tuotot hyväksytään ja käytetään, ja sovittaa nämä päätökset talousraportteihin.

Yleiset virheet, jotka viivästyttävät hyväksyntää

Suurin osa lupapulmista on ehkäistävissä. Yleisimpiä virheitä ovat:

• Hakemuksen jättäminen alle 60 päivää ennen ensimmäistä tapahtumaa
• Puutteellisten verovapaustodisteiden toimittaminen
• Sen osoittamatta jättäminen, että organisaatio on toiminut Länsi-Virginiassa kaksi vuotta
• Tapahtumapaikan valitseminen sallitun maakunnan ulkopuolelta ilman hyväksyntää
• Vuokrasopimuksen käyttäminen, joka ei vastaa käypää markkinahintaa
• Raportointimääräaikojen laiminlyönti luvan myöntämisen jälkeen
• Oletus, että arpajaislupa kattaa bingon tai että bingo-hyväksyntä kattaa arpajaiset
• Luvan vanheneminen ja toiminnan jatkaminen siitä huolimatta

Hyvä sääntö on yksinkertainen: jos Tax Division tarvitsee jonkin tiedon ymmärtääkseen organisaatiotasi, älä jätä sitä pois hakemuspaketista.

Miten Zenind liittyy tähän

Zenind ei myönnä hyväntekeväisyysrahapelilupia. Sen tekee Länsi-Virginian Tax Division. Zenind voi kuitenkin auttaa voittoa tavoittelemattomia organisaatioita rakentamaan oikeudellisen ja vaatimustenmukaisuuden perustan ennen lupahakemusta.

Tähän voi kuulua:

• Oikean yhtiö- tai yhteisömuodon perustaminen
• Rekisteröidyn edustajan ja osavaltioilmoitusten järjestyksessä pitäminen
• Jatkuvan vaatimustenmukaisuuden tukeminen voittoa tavoittelemattomalle tai tehtävälähtöiselle organisaatiolle
• Perustajien ja hallitusten auttaminen pysymään valmiina lupiin, pankkiasiointiin ja raportointiin

Organisaatioille, jotka ovat vasta muodostumassa, tällä on merkitystä. Siisti rakenne ja järjestetty vaatimustenmukaisuusjärjestelmä tekevät hyväntekeväisyysrahapelihakemuksesta paljon helpomman täyttää ja perustella.

Lopputulos

Länsi-Virginian hyväntekeväisyysrahapelilupa on vaatimustenmukaisuusjärjestelmä, ei kertaluonteinen lomake. Toimivin lähestymistapa on perustaa organisaatio oikein, vahvistaa verovapaa asema, valita oikea lupa, hakea ajoissa ja pitää kirjaa alusta alkaen.

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi valmistautuu käynnistämään bingoiltoja, arpajaisia tai muita hyväntekeväisyysvarainhankintatapahtumia, rakenna compliance-suunnitelma ensin. Lupaprosessi muuttuu paljon hallittavammaksi, kun organisaatio on jo valmiiksi rakennettu vastaamaan osavaltion odotuksia.