Prečo nemôžu korporátni riaditelia v Delaware hlasovať na zasadnutí predstavenstva prostredníctvom splnomocnenca

Pre zakladateľov, riaditeľov a majiteľov malých podnikov sa správa predstavenstva na papieri často javí jednoducho. Zasadnutie je naplánované, je dosiahnuté kvórum a riaditelia hlasujú o ďalších krokoch spoločnosti. Jedna častá otázka však spôsobuje zmätok: môže riaditeľ, ktorý sa nemôže zúčastniť zasadnutia, splnomocniť inú osobu, aby hlasovala namiesto neho?

Podľa korporačného práva Delaware je odpoveď vo všeobecnosti nie. Riaditeľ nemôže na zasadnutí predstavenstva odovzdať hlas prostredníctvom splnomocnenca. Dôvodom nie je formálnosť. Ide o základný princíp správy spoločností: od riaditeľov sa očakáva, že budú uplatňovať svoj úsudok osobne, po účasti na diskusii a zvážení informácií predložených predstavenstvu.

Pre spoločnosti založené v Delaware je dôležité tomuto pravidlu rozumieť pri príprave stanov, plánovaní zasadnutí, riadení kvóra a rozhodovaní, či má byť činnosť predstavenstva vykonaná na zasadnutí alebo písomným súhlasom. Dôležité je to aj pre zakladateľov, ktorí používajú platformu ako Zenind, pretože čisté firemné záznamy začínajú jasným pochopením toho, ako funguje právomoc predstavenstva.

Čo znamená hlasovanie prostredníctvom splnomocnenca

Splnomocnené hlasovanie je známe v kontexte akcionárov. Akcionári môžu často oprávniť inú osobu, aby na valnom zhromaždení hlasovala ich akciami. Takéto usporiadanie dáva zmysel, pretože akcionári neriadia spoločnosť v každodennej prevádzke; uplatňujú vlastnícke práva prostredníctvom hlasovacej moci viazanej na akcie.

Hlasovanie riaditeľov je iné.

Riaditeľ nie je len pasívny volič. Riaditeľ sa zúčastňuje na prerokúvaní, kladie otázky, posudzuje podklady, porovnáva jednotlivé možnosti a pomáha formovať kolektívny úsudok predstavenstva. Splnomocnenie by oddelilo hlasovanie od osobnej účasti riaditeľa na zasadnutí, čo je v rozpore so spôsobom, akým má predstavenstvo podľa práva Delaware fungovať.

Prečo Delaware zakazuje hlasovanie riaditeľov prostredníctvom splnomocnenca

Korporačné právo Delaware vníma činnosť predstavenstva ako prerokúvací proces. Od riaditeľov sa očakáva, že budú pred rozhodovaním informovaní a práve na zasadnutí predstavenstva tento proces prebieha. Usporiadanie so splnomocnencom by umožnilo neprítomnému riaditeľovi delegovať samotný akt hlasovania bez účasti na diskusii, ktorá hlasovanie formuje.

To je problém z viacerých dôvodov:

• oslabuje to kolektívny rozhodovací proces predstavenstva,
• znižuje to hodnotu priamej diskusie medzi riaditeľmi,
• vytvára to neistotu, či hlas odráža vlastný úsudok riaditeľa,
• môže to narušiť politické východiská zabudované do pravidiel správy predstavenstva v Delaware.

Zákon sa snaží chrániť kvalitu činnosti predstavenstva, nie len mechanické spočítanie hlasov. Zasadnutie predstavenstva má byť viac než formalita.

Účasť môže byť na diaľku, ale musí ísť o skutočnú účasť

Pravidlo proti hlasovaniu prostredníctvom splnomocnenca neznamená, že riaditeľ musí byť vždy fyzicky prítomný v zasadacej miestnosti. Právo Delaware umožňuje riaditeľom zúčastniť sa prostredníctvom konferenčného hovoru alebo iných komunikačných zariadení, pokiaľ sa všetci účastníci môžu navzájom počuť.

V praxi to má význam.

Ak riaditeľ cestuje, pracuje na diaľku alebo sa nemôže zúčastniť osobne, môže byť pre právne účely stále prítomný, ak forma zasadnutia umožňuje účasť v reálnom čase. Inými slovami, zákon sa prispôsobuje moderným komunikačným nástrojom, ale nedovoľuje, aby rolu riaditeľa prevzal niekto iný.

Účasť na diaľku nie je splnomocnenie. Ide stále o osobnú účasť riaditeľa na zasadnutí.

Kvórum stále rozhoduje o tom, či môže predstavenstvo konať

Aj keď splnomocnenec nemôže nahradiť neprítomného riaditeľa, právo Delaware dáva predstavenstvám flexibilitu prostredníctvom pravidiel o kvóre.

V typickej korporácii v Delaware tvorí kvórum väčšina celkového počtu riaditeľov, pokiaľ zakladateľská listina alebo stanovy neustanovujú inak. Ak to riadiace dokumenty umožňujú, kvórum možno nastaviť nižšie, ale nie pod jednu tretinu celkového počtu riaditeľov.

To je dôležité, pretože predstavenstvo môže prijať platné rozhodnutie iba vtedy, keď je prítomné kvórum.

Napríklad ak má predstavenstvo sedem riaditeľov, väčšinové kvórum zvyčajne znamená, že musia byť prítomní štyria riaditelia. Keď je kvórum dosiahnuté, predstavenstvo môže konať hlasovaním riaditeľov prítomných na zasadnutí v požadovanom počte, ak riadiace dokumenty nevyžadujú vyššiu hranicu.

Takéto nastavenie dáva spoločnostiam praktický spôsob fungovania aj vtedy, keď jeden alebo viacerí riaditelia nie sú dostupní, bez toho, aby sa muselo pristúpiť k hlasovaniu prostredníctvom splnomocnenca.

Písomný súhlas je hlavná alternatíva k zasadnutiu

Keď sa predstavenstvo nemôže zísť na živé zasadnutie, právo Delaware poskytuje inú možnosť: konanie na základe písomného súhlasu.

Ak všetci riaditelia vyjadria súhlas písomne alebo elektronickým prenosom a súhlas je riadne založený do firemných záznamov, predstavenstvo môže prijať rozhodnutie bez zasadnutia. Toto je často najčistejšie riešenie, keď je potrebné konať rýchlo alebo keď sa predstavenstvo už na veci zhodlo.

Písomný súhlas sa od splnomocnenia líši v dôležitom smere:

• Splnomocnenec sa snaží umožniť niekomu inému hlasovať za neprítomného riaditeľa na zasadnutí.
• Písomný súhlas umožňuje, aby riaditeľ osobne schválil rozhodnutie bez účasti na zasadnutí.

Tento rozdiel zachováva právomoc predstavenstva a zároveň predchádza problémom, ktoré vznikajú, keď hlasuje osoba, ktorá nie je riaditeľom.

Prečo toto pravidlo dôležité pre zakladateľov a malé podniky

Nové spoločnosti sa často sústreďujú na zakladateľské dokumenty, vlastnícku štruktúru a termíny súladu, ale postupy predstavenstva môžu byť časom rovnako dôležité. Ako podnik rastie, predstavenstvo môže musieť schvaľovať bankové uznesenia, vydanie akcií, vymenovanie vedúcich pracovníkov, úvery, významné zmluvy alebo zmeny firemných dokumentov.

Ak je proces predstavenstva nedbanlivý, spoločnosť môže neskôr čeliť problémom, ktorým sa dalo vyhnúť:

• zápisnice nemusia zachytávať platné rozhodnutie,
• hlasovanie môže byť spochybnené ako procesne chybné,
• investori sa môžu pýtať, či boli schválenia predstavenstva získané správne,
• interné záznamy správy spoločnosti sa môžu stať ťažko rekonštruovateľnými.

Preto by mal byť proces predstavenstva nastavený správne od začiatku. Spoločnosti zakladané cez Zenind môžu využívať nástroje na založenie a dodržiavanie predpisov, aby mali firemné záznamy usporiadané a v súlade s požiadavkami Delaware.

Bežné nedorozumenia o splnomocneniach riaditeľov

Opakovane sa objavuje niekoľko omylov.

„Ak riaditeľ niekomu povie, ako má hlasovať, malo by to stačiť.“

Na zasadnutí predstavenstva nie. Aj keď splnomocnenec presne dodrží pokyny, hlasovanie stále nie je osobnou účasťou riaditeľa na zasadnutí.

„Ak môžu akcionári používať splnomocnencov, mali by to môcť aj riaditelia.“

Úlohy sú odlišné. Akcionári vykonávajú vlastnícke práva; riaditelia vykonávajú správu a fiduciárny úsudok.

„Ak sa všetci vopred zhodnú, splnomocnenec by mal byť neškodný.“

Predbežná dohoda nemení právnu štruktúru. Ak chce predstavenstvo konať bez zasadnutia, správnym postupom je písomný súhlas.

„Ak sa riaditeľ pripojí telefonicky, je to v podstate to isté.“

Účasť na diaľku je povolená, pretože riaditeľ sa stále osobne zúčastňuje zasadnutia. To nie je to isté ako delegovanie hlasu na niekoho iného.

Praktické odporúčania pre správu spoločností v Delaware

Aby bolo konanie predstavenstva čisté a obhájiteľné, spoločnosti by mali dodržiavať niekoľko základných postupov:

• zakomponovať postupy zasadnutí predstavenstva do stanov,
• pred hlasovaním potvrdiť kvórum,
• používať nástroje na vzdialenú účasť, keď je to potrebné, a riadne to zdokumentovať,
• používať písomný súhlas, keď zasadnutie nie je potrebné alebo praktické,
• uchovávať zápisnice, súhlasy a uznesenia vo firemných záznamoch,
• vyhýbať sa neformálnym skratkám, ktoré by neskôr mohli spochybniť právomoc predstavenstva.

Tieto návyky sú obzvlášť dôležité pre startupy, úzko vlastnené spoločnosti a podniky s riaditeľmi na rôznych miestach.

Ako Zenind podporuje lepšiu správu spoločností

Zenind pomáha podnikateľom zakladať a spravovať americké obchodné entity pomocou nástrojov, ktoré podporujú priebežný súlad. Pri korporáciách v Delaware to znamená viac než len podanie zakladacích dokumentov. Znamená to aj poriadok v záznamoch a postupoch, ktoré pomáhajú spoločnosti fungovať správne aj po založení.

Keď zakladatelia rozumejú tomu, ako spolu súvisia zasadnutia predstavenstva, kvórum, písomný súhlas a účasť riaditeľov, je menšia pravdepodobnosť, že vytvoria zbytočné problémy v správe spoločnosti. To má hodnotu bez ohľadu na to, či spoločnosť získava kapitál, menuje vedúcich pracovníkov, uzatvára zmluvy alebo sa pripravuje na rast.

Záver

Korporátny riaditeľ v Delaware vo všeobecnosti nemôže hlasovať na zasadnutí predstavenstva prostredníctvom splnomocnenca. Zákon vyžaduje osobnú účasť riaditeľa, a to buď osobne, alebo prostredníctvom povolenej vzdialenej komunikácie, pretože rozhodovanie predstavenstva závisí od prerokovania a informovaného úsudku.

Ak sa riaditeľ nemôže zúčastniť, spoločnosť má zvyčajne dve rozumné možnosti: dosiahnuť kvórum z riaditeľov, ktorí sa môžu zúčastniť, alebo použiť jednomyseľný písomný súhlas, ak to situácia umožňuje. Tieto mechanizmy zachovávajú integritu činnosti predstavenstva bez toho, aby sa z riaditeľov stali neprítomní voliči.

Pre zakladateľov budujúcich korporáciu v Delaware je najbezpečnejší prístup nastaviť postupy správy spoločnosti už na začiatku, viesť čisté záznamy a pri každom rozhodnutí používať správny právny mechanizmus.

Tento článok slúži len na všeobecné informačné účely a nepredstavuje právne poradenstvo. V konkrétnych otázkach týkajúcich sa hlasovania predstavenstva, stanov, kvóra alebo korporátnej správy v Delaware sa obráťte na kvalifikovaného právnika.