Grundläggande om avskrivningar och amorteringar för småföretagare

Avskrivningar och amorteringar är två av de viktigaste redovisningsbegreppen för alla företag som köper tillgångar, utvecklar immateriella rättigheter eller investerar i långsiktig tillväxt. De hjälper ägare att fördela kostnaden för tillgångar över den tid då tillgångarna skapar värde.

Om du bildar ett nytt företag, förbereder finansiella rapporter eller försöker förstå hur dina skatter kan påverkas av större inköp, hjälper det dig att fatta bättre beslut att förstå dessa begrepp. Avskrivningar gäller materiella tillgångar som utrustning, fordon och kontorsmöbler. Amorteringar gäller immateriella tillgångar som patent, varumärken, programvara och vissa startkostnader.

Den här guiden förklarar vad varje term betyder, hur de skiljer sig åt, vanliga metoder för att beräkna dem och varför de är viktiga för småföretagare.

Vad avskrivningar betyder

Avskrivning är processen att fördela kostnaden för en materiell tillgång över dess nyttjandeperiod. I stället för att bokföra hela kostnaden för en lastbil, ett datorsystem eller en maskin som en kostnad det år den köps, fördelar företaget kostnaden över flera år.

Detta synsätt matchar kostnaden med de perioder då tillgången faktiskt hjälper till att generera intäkter. En distributionsbil som köps i dag kan stödja verksamheten i fem år eller längre, så att bokföra hela kostnaden omedelbart skulle snedvrida företagets resultat för det aktuella året.

Vanliga avskrivningsbara tillgångar inkluderar:

• Fordon som används i verksamheten
• Maskiner och produktionsutrustning
• Kontorsmöbler
• Datorer och teknisk hårdvara
• Byggnader som används i företagets verksamhet

Mark skrivs vanligtvis inte av eftersom den inte slits på samma sätt som andra företagstillgångar.

Vad amorteringar betyder

Amortering är liknande avskrivning, men den gäller immateriella tillgångar. Det är icke-fysiska tillgångar som ändå ger värde över tid.

Exempel på amorteringsbara tillgångar inkluderar:

• Patent
• Varumärken
• Inköpta programvarulicenser
• Franchiserättigheter
• Vissa start- och organisationskostnader, beroende på den redovisningsmässiga behandlingen

Precis som avskrivningar fördelar amorteringar kostnaden för en tillgång över den period då den gynnar företaget. Det skapar en mer korrekt bild av resultat och tillgångsvärde i de finansiella rapporterna.

Avskrivningar kontra amorteringar

Det enklaste sättet att tänka på skillnaden är detta:

• Avskrivningar gäller materiella tillgångar som du kan ta på.
• Amorteringar gäller immateriella tillgångar som du inte kan ta på.

Båda metoderna tjänar samma redovisningssyfte. De omvandlar ett stort förskottsinköp till mindre kostnader över tid så att den finansiella redovisningen bättre speglar hur företaget använder sina resurser.

Varför dessa begrepp är viktiga för småföretag

Avskrivningar och amorteringar spelar roll eftersom de påverkar mer än bara bokföringen. De kan påverka din:

• Nettoinkomst i resultaträkningen
• Tillgångsvärden i balansräkningen
• Skattepliktiga inkomster i många situationer
• Ekonomiska prognoser när du tar fram en affärsplan
• Beslut om när och hur du ska investera i utrustning eller immateriella rättigheter

För ett startupföretag eller ett växande bolag kan dessa redovisningsposter göra stor skillnad för hur du förstår den verkliga operativa prestationen. Ett företag som just har köpt dyr utrustning kan se mindre lönsamt ut på papperet eftersom avskrivningskostnad bokförs varje år. Det betyder inte att kontanter har lämnat företaget det året. Det betyder att kostnaden för tillgången redovisas gradvis.

Hur avskrivningar fungerar

För att beräkna avskrivningar behöver företag vanligtvis tre uppgifter:

• Tillgångens anskaffningsvärde
• Tillgångens uppskattade nyttjandeperiod
• Tillgångens förväntade restvärde, om något finns

Den vanligaste metoden är linjär avskrivning. Enligt denna metod drar företaget av ett lika stort belopp varje år under tillgångens nyttjandeperiod.

Formel för linjär avskrivning

Avskrivningskostnad per år = (Tillgångens anskaffningsvärde - Restvärde) / Nyttjandeperiod

Exempel

Anta att ett företag köper en lastbil för 50 000 dollar och förväntar sig att använda den i 10 år. Om lastbilen inte har något förväntat restvärde skulle den årliga avskrivningen vara:

50 000 dollar / 10 = 5 000 dollar per år

Varje år bokför företaget 5 000 dollar i avskrivningskostnad. Med tiden minskar lastbilens bokförda värde tills det når noll eller restvärdet.

Bokfört värde och marknadsvärde

Bokfört värde är värdet på en tillgång enligt bokföringen efter att avskrivningar eller amorteringar har bokförts.

Bokfört värde är inte alltid detsamma som marknadsvärde. Ett fordon eller en maskin kan fortfarande vara värd något för en köpare även efter att den är helt avskriven i bokföringen. På samma sätt kan en tillgång ha ett bokfört värde som är högre eller lägre än vad marknaden faktiskt skulle betala för den.

Den skillnaden är normal. Redovisningsvärdet är utformat för att följa kostnadsfördelning, inte återförsäljningspris.

Accelererade avskrivningar

Vissa skatteregler tillåter företag att dra av en större andel av tillgångens kostnad tidigare i tillgångens livslängd. Detta kallas accelererade avskrivningar.

Accelererade avskrivningar kan vara fördelaktiga eftersom de kan minska den skattepliktiga inkomsten tidigare, vilket kan förbättra kassaflödet under de första åren av ägandet. Det kan spela roll när ett företag köper lastbilar, tillverkningsutrustning, datorer eller andra tillgångar med höga kostnader.

Skattebehandlingen förändras dock över tid och beror på typen av tillgång, företagsstrukturen och vilket skatteår som avses. Därför bör ägare bekräfta de aktuella reglerna med en kvalificerad redovisningskonsult eller skatteexpert innan de förlitar sig på någon specifik avdragsstrategi.

Vanliga avskrivningsmetoder

Även om linjär avskrivning är den enklaste och vanligaste metoden för finansiell rapportering kan andra metoder också användas:

Degressiv avskrivning

Denna metod bokför mer avskrivning under de första åren och mindre under de senare åren. Den används ofta när en tillgång tappar värde snabbt i början av sin livslängd.

Produktionsenhetsmetoden

Denna metod kopplar avskrivningen till hur mycket tillgången används. Den är ofta användbar för maskiner eller utrustning där slitage beror på produktion snarare än tid.

Accelererade metoder för skatteändamål

Skatteregler kan tillåta snabbare avdragsplaner än de som används i den finansiella rapporteringen. Dessa metoder är utformade för att uppmuntra investeringar och kan skapa tidsmässiga skillnader mellan bokföring och skatteredovisning.

Hur amorteringar fungerar

Amortering beräknas vanligtvis också med en linjär metod. Företaget delar den immateriella tillgångens kostnad med det antal år som tillgången förväntas skapa värde.

Formel för amortering

Amorteringskostnad per år = Immateriell tillgångs kostnad / Nyttjandeperiod

Exempel

Om ett företag förvärvar ett patent för 10 000 dollar och förväntar sig att det ska ge värde i 10 år, blir den årliga amorteringskostnaden:

10 000 dollar / 10 = 1 000 dollar per år

Den kostnaden bokförs sedan varje år tills tillgången är fullt amorterad.

Startkostnader och organisationskostnader

Många nya företagare blir överraskade över att vissa uppstartskostnader inte omedelbart är avdragsgilla som vanliga rörelsekostnader. I vissa fall måste dessa kostnader aktiveras och sedan återvinnas över tid genom amortering eller annan godkänd redovisningsmässig behandling.

Exempel kan vara juridiska etableringskostnader, registreringsrelaterade kostnader och vissa organisationskostnader, beroende på hur de klassificeras och vilka skatteregler som gäller vid tidpunkten.

Detta är en anledning till att grundare bör föra noggranna register från början. Bra dokumentation gör det lättare att klassificera kostnader korrekt och stödja den behandling som används i finansiella rapporter och skattedeklarationer.

Om du befinner dig i ett tidigt skede av att bilda ett företag kan Zenind hjälpa dig att hålla ordning med bildnings- och complianceverktyg så att företagets register blir enklare att hantera från dag ett.

Var dessa poster visas i de finansiella rapporterna

Avskrivningar och amorteringar påverkar de centrala finansiella rapporterna på olika sätt.

Resultaträkning

Båda bokförs som kostnader. Detta minskar den rapporterade vinsten för perioden.

Balansräkning

Den ursprungliga kostnaden för tillgången visas, men ackumulerade avskrivningar eller ackumulerade amorteringar minskar tillgångens bokförda värde över tid.

Kassaflödesanalys

Avskrivningar och amorteringar är icke-kassaposter. De minskar det redovisade resultatet men innebär ingen aktuell kontantutbetalning. Därför läggs de ofta tillbaka när nettoresultat stäms av mot kassaflödet från den löpande verksamheten.

Varför de inte är kassakostnader

En vanlig missuppfattning är att avskrivningar och amorteringar innebär att pengar lämnar företaget varje år. Det är inte vad som händer.

Kassautflödet sker vanligtvis när tillgången köps. Avskrivningar och amorteringar fördelar bara kostnaden över framtida perioder. Denna skillnad är viktig eftersom ett företag kan visa lägre redovisad vinst samtidigt som det har ett starkt kassaflöde.

Exempel på hela livscykeln

Tänk dig att ett litet företag köper kontorsutrustning för 12 000 dollar och förväntar sig att använda den i sex år.

• År 1: Utrustningen bokförs som en tillgång
• Varje år: En del av kostnaden kostnadsförs genom avskrivning
• Med tiden: De ackumulerade avskrivningarna ökar och bokfört värde minskar
• Vid nyttjandeperiodens slut: Tillgången är fullt avskriven och kan ersättas, säljas eller kasseras

Samma idé gäller för en immateriell tillgång som programvarurättigheter eller ett patent. Kostnaden redovisas inte på en gång. Den fördelas över tillgångens livslängd.

Misstag som företagare bör undvika

Att förväxla bokfört värde med återförsäljningsvärde

Redovisningsvärde och marknadsvärde är inte samma sak. Anta inte att balansräkningen visar vad en tillgång är värd på den öppna marknaden.

Att glömma att dokumentera inköpsdatum för tillgångar

Om du inte kan bevisa när en tillgång togs i bruk blir det svårare att beräkna avskrivningar korrekt.

Att blanda ihop kostnader och kapitalinköp

Alla företagsinköp ska inte kostnadsföras omedelbart. Vissa kostnader måste aktiveras och skrivas av eller amorteras över tid.

Att ignorera dokumentation för avyttring av tillgångar

Om du säljer, byter bort eller kasserar en tillgång, uppdatera registren. Gamla tillgångar som finns kvar i bokföringen kan snedvrida den finansiella rapporteringen.

Att använda fel skattebehandling

Skatteregler kan skilja sig från redovisningsregler. Ett avdrag som är korrekt för skatteändamål behöver inte matcha den metod som används i den finansiella rapporteringen.

När du bör arbeta med en expert

Avskrivningar och amorteringar är hanterbara när du väl förstår grunderna, men reglerna kan bli komplexa när du hanterar:

• Flera tillgångsklasser
• Fordon i verksamheten
• Fastighetsförbättringar
• Immateriella tillgångar som förvärvats genom köp
• Start- och organisationskostnader
• Förändringar i företagsstruktur

En auktoriserad redovisningskonsult eller skatteexpert kan hjälpa dig att välja rätt metod, följa reglerna och undvika fel som påverkar bokföringen eller deklarationen.

Viktiga slutsatser

• Avskrivningar gäller materiella företagstillgångar.
• Amorteringar gäller immateriella företagstillgångar.
• Båda metoderna fördelar kostnaden för en tillgång över den period då den skapar värde.
• Dessa poster påverkar vinst, tillgångsvärden och finansiell rapportering, men de är inte aktuella kassakostnader.
• Korrekt uppföljning är särskilt viktig för startups och växande företag som köper utrustning eller utvecklar immateriella rättigheter.

Att förstå avskrivningar och amorteringar ger företagare en tydligare bild av prestationen och en starkare grund för planering. Oavsett om du köper din första bärbara dator eller investerar i långsiktiga tillgångar för ett växande företag hjälper dessa redovisningsgrunder dig att fatta smartare beslut.

Den här artikeln är endast avsedd för allmän information och utgör inte juridisk, skattemässig eller redovisningsmässig rådgivning. Rådfråga en kvalificerad yrkesperson för vägledning som är specifik för ditt företag.