Основи на амортизацията и обезценяването за собственици на малък бизнес

Амортизацията и обезценяването са две от най-важните счетоводни концепции за всеки бизнес, който купува активи, разработва интелектуална собственост или инвестира в дългосрочен растеж. Те помагат на собствениците да разпределят разхода за активите за периода, през който тези активи носят стойност.

Ако учредявате нов бизнес, подготвяте финансови отчети или се опитвате да разберете как данъците ви могат да бъдат повлияни от по-големи покупки, познаването на тези концепции ще ви помогне да вземате по-добри решения. Обезценяването се прилага за материални активи като оборудване, превозни средства и офис мебели. Амортизацията се прилага за нематериални активи като патенти, търговски марки, софтуер и определени разходи по стартиране.

Това ръководство обяснява какво означава всеки термин, по какво се различават, кои са често използваните методи за изчисляване и защо са важни за собствениците на малък бизнес.

Какво означава обезценяване

Обезценяването е процес на разпределяне на разхода за материален актив през неговия полезен живот. Вместо да се отчете цялата стойност на камион, компютърна система или машина като разход в годината на покупката, бизнесът разпределя този разход в рамките на няколко години.

Този подход съпоставя разхода с периодите, през които активът реално помага за генериране на приходи. Една доставна ванa, купена днес, може да подпомага дейността пет или повече години, така че отразяването на целия ѝ разход веднага би изкривило печалбата на бизнеса за текущата година.

Често срещани активи, подлежащи на обезценяване, са:

• Превозни средства, използвани за бизнеса
• Машини и производствено оборудване
• Офис мебели
• Компютри и технологичен хардуер
• Сгради, използвани в бизнес дейността

Земята по принцип не се обезценява, защото не се износва по същия начин като другите бизнес активи.

Какво означава амортизация

Амортизацията е подобна на обезценяването, но се прилага за нематериални активи. Това са нефизически активи, които въпреки това носят стойност във времето.

Примери за амортизируеми активи са:

• Патенти
• Търговски марки
• Закупени софтуерни лицензи
• Франчайз права
• Някои разходи по стартиране и организация, в зависимост от приложимото счетоводно третиране

Както при обезценяването, амортизацията разпределя разхода за актива през периода, в който той носи полза за бизнеса. Това създава по-точна представа за печалбата и стойността на активите във финансовите отчети.

Обезценяване срещу амортизация

Най-лесно е разликата да се обясни така:

• Обезценяването е за материални активи, които можете да докоснете.
• Амортизацията е за нематериални активи, които не можете да докоснете.

И двата метода служат на една и съща счетоводна цел. Те превръщат голяма първоначална покупка в по-малки разходи във времето, така че финансовите записи да отразяват по-добре как бизнесът използва ресурсите си.

Защо тези концепции са важни за малкия бизнес

Обезценяването и амортизацията са важни, защото влияят на много повече от счетоводството. Те могат да окажат влияние върху:

• Нетния доход в отчета за приходите и разходите
• Стойността на активите в баланса
• Облагаемия доход в много ситуации
• Финансовите прогнози при изготвяне на бизнес план
• Решенията кога и как да инвестирате в оборудване или интелектуална собственост

За стартиращ или развиващ се бизнес тези счетоводни записи могат да направят значителна разлика в разбирането на реалното оперативно представяне. Бизнес, който току-що е купил скъпо оборудване, може да изглежда по-малко печеливш на хартия, защото всяка година се отчита разход за обезценяване. Това не означава, че в тази година от бизнеса е излязъл паричен поток. Означава, че разходът за актива се признава постепенно.

Как работи обезценяването

За да изчислят обезценяване, бизнесите обикновено се нуждаят от три елемента информация:

• Стойността на актива
• Очаквания полезен живот на актива
• Очакваната остатъчна стойност на актива, ако има такава

Най-често използваният метод е линейното обезценяване. При този метод бизнесът приспада равна сума всяка година през полезния живот на актива.

Формула за линейно обезценяване

Разход за обезценяване на година = (Стойност на актива - Остатъчна стойност) / Полезен живот

Пример

Да предположим, че бизнес купува камион за 50 000 долара и очаква да го използва 10 години. Ако камионът няма очаквана остатъчна стойност, годишното обезценяване ще бъде:

50 000 долара / 10 = 5 000 долара на година

Всяка година бизнесът отчита 5 000 долара разход за обезценяване. С течение на времето балансовата стойност на камиона намалява, докато достигне нула или остатъчната му стойност.

Балансова стойност и пазарна стойност

Балансовата стойност е стойността на актива, както е показана в счетоводните записи след отчитане на обезценяване или амортизация.

Балансовата стойност не винаги е равна на пазарната стойност. Едно превозно средство или машина може все още да има стойност за купувач, дори след като е напълно обезценено по счетоводните книги. Също така е възможно активът да има балансова стойност над или под това, което пазарът реално би платил.

Тази разлика е нормална. Счетоводната стойност е предназначена да проследява разпределението на разхода, а не цената при препродажба.

Ускорено обезценяване

Някои данъчни правила позволяват на бизнесите да приспадат по-голяма част от разхода за активa в по-ранните години от неговия живот. Това се нарича ускорено обезценяване.

Ускореното обезценяване може да е полезно, защото може да намали облагаемия доход по-рано, което да подобри паричния поток в първите години на притежание. Това може да е важно, когато бизнесът купува камиони, производствено оборудване, компютри или други скъпи активи.

Въпреки това данъчното третиране се променя с времето и зависи от вида на актива, структурата на бизнеса и данъчната година. Затова собствениците трябва да потвърдят текущите правила с квалифициран счетоводител или данъчен консултант, преди да разчитат на конкретна стратегия за приспадане.

Често срещани методи за обезценяване

Макар линейното обезценяване да е най-простият и най-често използван метод за финансово отчитане, могат да се използват и други методи:

Метод на намаляващия остатък

Този подход отчита по-голямо обезценяване в ранните години и по-малко в по-късните. Често се използва, когато даден актив губи стойност бързо в началото на живота си.

Метод на единиците продукция

Този метод обвързва обезценяването с това колко се използва активът. Често е полезен за машини или оборудване, при които износването зависи от обема на производство, а не от времето.

Ускорени методи за данъчни цели

Данъчните правила могат да позволяват по-бързи графици за приспадане от тези за финансово отчитане. Тези методи са създадени да насърчават инвестициите и могат да създават временни разлики между счетоводното и данъчното отчитане.

Как работи амортизацията

Амортизацията обикновено се изчислява и по линейния метод. Бизнесът разделя разхода за нематериалния актив на броя години, през които се очаква активът да носи стойност.

Формула за амортизация

Разход за амортизация на година = Стойност на нематериалния актив / Полезен живот

Пример

Ако бизнес придобие патент за 10 000 долара и очаква той да носи стойност 10 години, годишният разход за амортизация ще бъде:

10 000 долара / 10 = 1 000 долара на година

След това този разход се отчита всяка година, докато активът бъде напълно амортизиран.

Разходи по стартиране и организационни разходи

Много нови собственици на бизнес се изненадват да научат, че някои разходи по стартиране не се приспадат веднага като обичайни оперативни разходи. В определени случаи тези разходи трябва да бъдат капитализирани и след това възстановявани с течение на времето чрез амортизация или друго одобрено счетоводно третиране.

Примери могат да включват юридически разходи за учредяване, разходи, свързани с регистрация, и определени организационни разходи, в зависимост от начина, по който са класифицирани, и от текущите данъчни правила.

Това е една от причините основателите да водят подробна документация от самото начало. Добрата документация улеснява правилното класифициране на разходите и подпомага третирането им във финансовите отчети и данъчните декларации.

Ако сте в ранните етапи на учредяване на бизнес, Zenind може да ви помогне да останете организирани с инструменти за учредяване и съответствие, така че фирмените ви записи да се управляват по-лесно още от първия ден.

Къде се отразяват тези записи във финансовите отчети

Обезценяването и амортизацията влияят по различен начин върху основните финансови отчети.

Отчет за приходите и разходите

И двете се записват като разходи. Това намалява отчетената печалба за периода.

Баланс

Първоначалната стойност на актива се показва, но натрупаното обезценяване или натрупаната амортизация намалява балансовата му стойност с течение на времето.

Отчет за паричните потоци

Обезценяването и амортизацията са непарични разходи. Те намаляват счетоводната печалба, но не включват текущ паричен разход. Затова често се добавят обратно при съгласуване на нетния доход с оперативния паричен поток.

Защо не са парични разходи

Често срещано погрешно схващане е, че обезценяването и амортизацията означават пари, напускащи бизнеса всяка година. Това не е така.

Паричният отлив обикновено се случва, когато активът е закупен. Обезценяването и амортизацията просто разпределят този разход през бъдещите периоди. Това разграничение е важно, защото бизнесът може да отчита по-ниска счетоводна печалба и въпреки това да има силен паричен поток.

Пример за целия жизнен цикъл

Да вземем малък бизнес, който купува офис оборудване за 12 000 долара и очаква да го използва шест години.

• Година 1: Оборудването се отчита като актив
• Всяка година: Част от разхода се отнася като обезценяване
• С течение на времето: Натрупаното обезценяване нараства и балансовата стойност намалява
• В края на полезния живот: Активът е напълно обезценен и може да бъде заменен, продаден или бракуван

Същата идея важи и за нематериален актив като софтуерни права или патент. Разходът не се признава наведнъж. Той се разпределя през живота на актива.

Грешки, които собствениците на бизнес трябва да избягват

Бъркане на балансова и остатъчна стойност

Счетоводната стойност и пазарната стойност не са едно и също нещо. Не приемайте, че балансът ви показва каква е стойността на актива на свободния пазар.

Забравяне да се проследяват датите на покупка на активите

Ако не можете да докажете кога активът е бил въведен в експлоатация, става по-трудно да изчислите правилно обезценяването.

Смесване на разходи и капиталови покупки

Не всяка бизнес покупка трябва да се отчита веднага като разход. Някои разходи трябва да се капитализират и обезценяват или амортизират с времето.

Пренебрегване на документите за извеждане от употреба на активи

Ако продадете, замените или бракувате актив, актуализирайте записите. Стари активи, останали в счетоводните книги, могат да изкривят финансовите ви отчети.

Използване на грешно данъчно третиране

Данъчните правила могат да се различават от счетоводните правила. Приспадане, което е правилно за данъчни цели, може да не съвпада с подхода, използван във финансовото отчитане.

Кога да работите с професионалист

Обезценяването и амортизацията са управляеми, след като разберете основите, но правилата могат да станат сложни, когато работите с:

• Множество класове активи
• Бизнес превозни средства
• Подобрения на имоти
• Нематериални активи, придобити чрез покупка
• Разходи по стартиране и организационни разходи
• Промени в структурата на бизнеса

Лицензиран счетоводител или данъчен консултант може да ви помогне да изберете правилния метод, да спазвате изискванията и да избегнете грешки, които засягат счетоводните книги или данъчната ви декларация.

Основни изводи

• Обезценяването се прилага за материални бизнес активи.
• Амортизацията се прилага за нематериални бизнес активи.
• И двата метода разпределят разхода за актива през периода, в който той носи стойност.
• Тези записи влияят върху печалбата, стойността на активите и финансовото отчитане, но не са текущи парични разходи.
• Правилното проследяване е особено важно за стартиращи и развиващи се бизнеси, които купуват оборудване или разработват интелектуална собственост.

Разбирането на обезценяването и амортизацията дава на собствениците на бизнес по-ясна представа за резултатите и по-здрава основа за планиране. Независимо дали купувате първия си лаптоп или инвестирате в дългосрочни активи за растяща компания, тези счетоводни основи ви помагат да вземате по-умни решения.

Тази статия е само за обща информационна цел и не представлява правен, данъчен или счетоводен съвет. Консултирайте се с квалифициран професионалист за насоки, специфични за вашия бизнес.