Негізін қалаушылар түсініктірек әрі кәсіби жазу үшін ауыстыруы тиіс 10 іскерлік тіркес

Анық іскерлік жазу - бәсекелік артықшылық. Сіз LLC құрып жатсаңыз да, корпорацияны басқарып жатсаңыз да, өсіп келе жатқан стартаптағы клиенттік қарым-қатынасты жүргізсеңіз де, таңдаған сөздеріңіз адамдардың бизнесіңізді қалай қабылдайтынына әсер етеді. Тура, жинақы әрі адамға жақын хабар сенім қалыптастырады. Ал күрделі, шамадан тыс ресми немесе бұлыңғыр хабар дәл айқындық ең маңызды сәтте түсінбеушілік тудыруы мүмкін.

Жаңа бизнес иелері үшін жазу тек қосымша дағды емес. Бұл - сату, түсіндіру, растау және мәселені шешу тәсілінің бір бөлігі. Клиентке жазылған әр электрондық хат, ішкі жазба, жеткізушіге арналған әр хабарлама және кейінгі әр жауап оқырманға компанияңыз туралы бірдеңе айтады. Егер жазуыңыз ескірген немесе тым қатқыл естілсе, бизнесіңіз шын мәнінде болғанынан қиынырақ көрінуі мүмкін.

Бұл әсіресе бір уақытта инкорпорация, сәйкестік, операциялар және клиенттерге қызмет көрсету мәселелерін қатар алып жүрген негізін қалаушылар мен шағын бизнес командалары үшін маңызды. Жылдам жұмыс істеп жатқанда, ресми сияқты естілетін, бірақ шын мәнінде аз ғана құндылық қосатын тіркестерге қайта оралу оңай. Нәтижесінде жазуыңыз сенімді емес, жалпыға ортақ болып көрінеді.

Төменде іскерлік жазуды әлсірететін 10 жиі қолданылатын тіркес, оларды алмастыратын жақсы нұсқалар және заманауи, сенімді компанияға сай тілді таңдауға арналған практикалық кеңестер берілген.

Неге анық іскерлік жазу маңызды

Күшті жазу бизнеске бірнеше тұрғыдан көмектеседі:

• Түсінбеушілікті азайтады.
• Клиенттерге жылдамырақ әрекет етуге көмектеседі.
• Компанияңызды ұйымдасқан әрі сенімді етіп көрсетеді.
• Командаңыздың уақытын үнемдейді.
• Күрделі әңгімелердің реңкін жақсартады.

Компания иесі үшін айқындық - сыртқы келбетке қатысты талғам емес. Бұл - операциялық тиімділік. Саясаттарды, мерзімдерді, келесі қадамдарды және күтілімдерді қаншалықты анық жеткізе алсаңыз, соғұрлым кері байланыс азаяды.

Сондықтан ескірген тіркестерді ауыстыру тек стильге қатысты жаттығу емес. Бұл - коммуникацияңызды оқуға да, сенуге де оңай етудің тәсілі.

1. «Please be advised»

Бұл тіркес ресми хаттар мен хабарламаларда жиі кездеседі, бірақ ол әдетте ақпарат қоспай, арақашықтық тудырады.

Мынаны жазудың орнына:

Please be advised that your payment is overdue.

Мынаны қолданып көріңіз:

Your payment is overdue.

Немесе хабарлама жұмсағырақ реңк қажет етсе:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Құрметпен жазылған тура сөйлем дөрекі емес. Көп жағдайда оқырманға не болып жатқанын дәл айтатын қысқа сөйлем ұнайды.

2. «Kindly»

«Kindly» заманауи іскерлік коммуникацияда жиі ескірген немесе шамадан тыс салтанатты естіледі. Көп жағдайда «please» қарапайымырақ әрі табиғи.

Мынадайдың орнына:

Kindly review the attached document.

Мынаны қолданыңыз:

Please review the attached document.

Хабарлама бірдей, бірақ реңк таза әрі қазіргі заманға сай болады. Клиенттермен, жеткізушілермен немесе серіктестермен сөйлескенде негізін қалаушылар үшін табиғи тіл әдетте көтеріңкі тілден жақсырақ жұмыс істейді.

3. «Please do not hesitate to contact me»

Бұл тіркес сыпайы естілгісі келгендіктен танымал болды, бірақ уақыт өте келе соншалықты үйреншікті болып кетті, сондықтан жалпы әрі шаблон сияқты сезіледі. Ол көп құндылық қоспайды және хатыңызды дайын мәтінге ұқсатып жібереді.

Мынаның орнына:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Мынаны көріңіз:

If you have questions, please contact me.

Немесе:

Reach out if you need anything.

Қысқа тіркестер жиі жылырақ естіледі, өйткені олар тірі адамның сөзіндей көрінеді. Бұл кәсіби, бірақ қолжетімді бренд дауысын қалыптастырғыңыз келгенде маңызды.

4. «Under separate cover»

Бұл тіркес бір нәрсе бөлек жіберілетінін білдірудің ескіше тәсілі. Іс жүзінде ол көбіне қажет емес.

Мынаның орнына:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Мынаны қолданыңыз:

The signed agreement is being sent separately.

Немесе:

I will send the signed agreement in a separate email.

Заманауи іскерлік коммуникация жеткізу әдісін анық көрсетуі керек. Егер құжатты электрондық пошта, пошта немесе курьер арқылы жіберіп жатсаңыз, оны ашық айтыңыз.

5. «Enclosed please find»

Бұл тіркес қатқыл естіледі және әдетте артық. Егер сіз файл тіркеп жатсаңыз немесе құжат қосып жатсаңыз, оқырман оны беріп жатқаныңызды түсінеді.

Мынаның орнына:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Мынаны қолданыңыз:

Attached is our updated operating agreement.

Немесе:

I have attached our updated operating agreement.

Егер физикалық пакет жіберіп жатсаңыз, қарапайым тіркес бәрібір жұмыс істейді:

Included with this letter is the signed form.

Мақсат - кедергіні азайту. Оқырманға құжаттың қайда екенін немесе не үшін қосылғанын түсіну үшін күш жұмсаудың қажеті болмауы керек.

6. «Above referenced» немесе «above captioned»

Бұл тіркестер оқырманды мағына түсіну үшін хабарламаның басқа жеріне қарауға мәжбүр етеді. Бұл оқылымды тежеп, қажетсіз күш түсіреді.

Мынаның орнына:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Мынаны қолданыңыз:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Немесе одан да нақты болыңыз:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Нақтылық түсінуді жақсартады. Сондай-ақ ол хаттарыңыз басқа біреуге жіберілсе, кейін ізделсе немесе ретімен оқылмаса да көмектеседі. Оқырманға хабарламаның мәнін іздеп жүрудің қажеті болмауы тиіс.

7. «Please note that»

Бұл тіркес маңызды ақпарат келе жатқанын білдіруі мүмкін, бірақ сөйлемді артық созып жібереді. Көп жағдайда жай ғана фактіні айта салуға болады.

Мынаның орнына:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Мынаны қолданыңыз:

The filing deadline is next Monday.

Егер маңызды екенін ерекше көрсеткіңіз келсе, толтырғыш сөздердің орнына форматтауды немесе құрылымды пайдаланыңыз. Мысалы:

Important: The filing deadline is next Monday.

Немесе:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Мәселе - оқырманға ескерту емес, нақты ақпарат беру.

8. «Respectfully» қате контексте

«Respectfully» аса ресми жағдайларда орынды болуы мүмкін, бірақ ол қарапайым іскерлік хабарламаларда тым қатқыл естіледі, әсіресе келіспеушілікті жұмсарту үшін қолданылса.

Мынаның орнына:

Respectfully, we cannot approve your request.

Мынаны қолданыңыз:

We cannot approve your request at this time.

Егер реңк сыпайы болуы керек болса, салтанатты сөзге сүйенбей, сөйлемнің құрылымы арқылы сыпайылық беріңіз. Құрметті сөз емес, түсіндіру сапасы көрсетеді.

9. «I am forwarding this to you» орнына «sending» жеткілікті болғанда

Электрондық поштада «forwarding» сөзі нақты мағынаға ие: ол бастапқыда басқа біреуден алынған хабарды немесе файлды әрі қарай жіберуді білдіреді. Басқа контекстерде адамдар оны жай ғана «sending» деген мағынада қолданады. Бұл түсінбеушілік тудыруы мүмкін.

Мынаның орнына:

I am forwarding the invoice to you.

Жағдайға қарай мыналардың бірін қолданыңыз:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Нақты не істеп жатқаныңызға сәйкес етістікті таңдаңыз. Дәл етістіктер хабарламаның сенімді болуына көмектеседі.

10. «Yours very truly» және басқа ескірген қоштасулар

Дәстүрлі хат соңындағы қоштасулар кейбір салаларда әлі де кездеседі, бірақ олардың көпшілігі қазір ескіргендей естіледі. Егер сіз клиенттерге, жеткізушілерге немесе серіктестерге заманауи іскерлік контексте жазып отырсаңыз, қарапайымырақ аяқтау әдетте жақсырақ.

Мынаның орнына:

Yours very truly,

Мынаны қолданыңыз:

Sincerely,

Немесе:

Best,

Немесе:

Thank you,

Ең жақсы қорытынды қарым-қатынасқа және хабарлама мақсатына байланысты. Қысқа, табиғи қоштасу көбіне басқа дәуірден қалған ресмиліктен гөрі сенімдірек көрінеді.

Негізін қалаушылар қалай анық жазу стилін қалыптастыра алады

Бірнеше әлсіз тіркесті ауыстыру - жақсы бастама, бірақ анық жазу шын мәнінде әдеттерге байланысты. Егер бизнес коммуникацияңыздың кәсіби естілуін қаласаңыз, мына қағидаларға назар аударыңыз.

Мүмкін болса, қысқа сөйлемдер қолданыңыз

Қысқа сөйлемдерді оқу оңайырақ, әсіресе мобильді құрылғыларда. Олар сондай-ақ хабарламаңызды шешімдірек етеді.

Мына екі нұсқаны салыстырыңыз:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Екінші нұсқа өңдеуге оңай және қате түсіндіруі қиын.

Негізгі ойды басында беріңіз

Өтінішті, мерзімді немесе жаңартуды ұзақ абзацтың ортасына жасырмаңыз. Маңызды ақпаратты алдыңғы қатарға шығарыңыз.

Мысал:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Оқырманға ең маңыздысын алдымен беру ұнайды.

Нақты зат есімдер мен етістіктерді қолданыңыз

«Thing», «matter» және «information» сияқты сөздер тым жиі қолданылса, жазуды әлсіретуі мүмкін. Анық жазу нақты терминдерді пайдаланады.

Мынаның орнына:

We need to review the thing you sent.

Мынаны қолданыңыз:

We need to review the operating agreement you sent.

Нақты тіл кері байланысты азайтады және компанияңызды ұйымдасқан етіп көрсетеді.

Артық толтырғыш сөздерді қысқартыңыз

Көптеген іскерлік сөйлемдер мына сөздерді алып тастағанда күшейеді:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Бұл қатал немесе робот сияқты жазу керек дегенді білдірмейді. Бұл әр сөз пайдалы жұмыс істеуі тиіс дегенді білдіреді.

Реңкті жағдайға сай келтіріңіз

Жақсы іскерлік жазушы әр хабарламада бірдей естілмейді. Төлем еске салуы, құттықтау хаты және сәйкестік туралы хабарлама бірдей реңкке ие болмауы керек.

Мысалы:

• Қош келдіңіз деген хабарлама жылы әрі жігерлендіруші естілуі мүмкін.
• Сәйкестік туралы ескерту анық әрі кәсіби болуы керек.
• Даулы жағдайға жауап сабырлы әрі фактілі болуы тиіс.

Реңк - бизнес шешімі. Ол адамдардың хабарламаны қалай түсінетініне және брендке қалай қарайтынына әсер етеді.

Іскерлік хаттарға арналған қарапайым өңдеу чек-парағы

Маңызды электрондық хатты жібермес бұрын, оны мына чек-парақ бойынша қарап шығыңыз:

• Негізгі ой алғашқы бір-екі сөйлемде түсінікті ме?
• Ескірген немесе шамадан тыс ресми тіркестерді алып тастадым ба?
• Әр сөйлем қажет пе?
• Оқырманнан нақты не керегін анық айттым ба?
• Реңк кәсіби, бірақ адамға жақын ба?
• Бұл хабарлама жылдам оқылса да мағынасын сақтай ма?

Егер осы сұрақтардың кез келгеніне жауап «жоқ» болса, жібермей тұрып түзетіңіз.

Неге бұл жаңа бизнес иелері үшін маңызды

Компанияны іске қосқанда, әр ұсақ деталь сенімділікке үлес қосады. Құрылтай құжаттарыңыз, клиенттерге қызмет көрсету хаттары, ішкі жазбалар мен кейінгі хабарламалар - мұның бәрі адамдардың бизнесіңізбен тәжірибесін қалыптастырады.

Жақсы басқарылатын компанияның салмақты естілудің қажеті жоқ. Ол анық, сенімді және жұмыс істеуге жеңіл естілсе жеткілікті.

Сондықтан қарапайым жазу көбіне ең жақсы жазу болады. Ол оқырман уақытына құрмет көрсетеді. Түсінбеушілікті азайтады. Компанияңызды қабілетті әрі жылдам әрекет ететін ұйым ретінде көрсетуге көмектеседі.

Егер сіз LLC, корпорация немесе коммерциялық емес ұйым ретінде жаңа бизнес құрып жатсаңыз, қазір қалыптастыратын коммуникация әдеттеріңіз болашақта компанияңыздың қалай жұмыс істейтініне әсер етеді. Анық жазу жақсы шешімдерге, таза процестерге және клиенттер мен серіктестермен берік байланыстарға қолдау көрсетеді.

Қорытынды ойлар

Жақсы іскерлік жазу әсерлі естілуді мақсат етпейді. Ол коммуникацияны түсінуді жеңілдетуге бағытталады.

Ескірген, тым ресми немесе көп сөзді тіркестерді қарапайым ағылшын тілімен ауыстыру арқылы сіз хабарламаларыңызды күшейтіп, бизнесіңізді сенімдірек етесіз. Бұл сәйкестік туралы ескерту жіберіп жатсаңыз да, өтінімді растап жатсаңыз да, клиентке жауап беріп жатсаңыз да, жеткізушімен үйлестіріп жатсаңыз да бірдей маңызды.

Ең жақсы іскерлік жазу - тура, сыпайы және әрекет етуге оңай жазу. Егер сөйлем оқырманға алға жылжуға көмектеспесе, оны қысқарту, жеңілдету немесе алып тастау керек.

Өсіп келе жатқан компаниялар үшін мұндай тәртіп күн сайын нәтиже береді.