วิธีรับมือกับเพื่อนร่วมงานที่พูดมากโดยไม่เสียมารยาท

ทุกที่ทำงานมักมีอย่างน้อยหนึ่งคนที่สามารถเปลี่ยนคำถามสั้น ๆ ให้กลายเป็นบทสนทนายาว 20 นาทีได้ สำหรับผู้ก่อตั้ง ผู้จัดการ และทีมธุรกิจขนาดเล็ก เรื่องนี้อาจเป็นมากกว่าความรำคาญเล็กน้อย เพราะอาจรบกวนสมาธิ ทำให้การตัดสินใจล่าช้า และทำให้ทุกคนทำงานตามกำหนดได้ยากขึ้น

เป้าหมายไม่ใช่การทำให้คนเงียบหรือสร้างบรรยากาศการทำงานที่เย็นชา แต่คือการกำหนดขอบเขตที่ชัดเจน ปกป้องประสิทธิภาพการทำงาน และรักษาความสัมพันธ์ให้เป็นมืออาชีพ หากจัดการได้ดี นี่คือทักษะการสื่อสารที่ทุกธุรกิจที่กำลังเติบโตจำเป็นต้องมี

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญในธุรกิจขนาดเล็ก

ในสตาร์ทอัพหรือบริษัทที่เพิ่งก่อตั้ง ผู้คนมักทำงานใกล้ชิดกันและรับผิดชอบหลายบทบาทพร้อมกัน สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารอย่างเปิดเผยดูเป็นเรื่องธรรมชาติ แต่ก็หมายความว่าการถูกรบกวนสามารถแพร่กระจายได้อย่างรวดเร็ว เพื่อนร่วมงานที่พูดมากอาจส่งผลต่อ:

• สมาธิและการทำงานเชิงลึก
• ประสิทธิภาพของการประชุม
• เวลาในการตอบกลับลูกค้า
• ขวัญกำลังใจของทีม
• ความเร็วในการตัดสินใจ

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังสร้างองค์กรแบบคล่องตัว แม้แต่นิสัยการสื่อสารเล็ก ๆ ก็อาจส่งผลเกินกว่าที่คาดไว้ ขอบเขตที่ชัดเจนเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารบริษัทที่มีสุขภาพดี

เริ่มจากการเชื่อว่าอีกฝ่ายมีเจตนาดี

เพื่อนร่วมงานที่พูดมากเกินไปส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจทำให้เรื่องยากขึ้น พวกเขาอาจกระตือรือร้น ประหม่า เหงา อยากช่วยเหลือ หรือไม่รู้ตัวว่ากำลังครอบงำบทสนทนา การเริ่มจากสมมติฐานนี้ช่วยให้คุณตอบสนองอย่างมืออาชีพแทนที่จะตอบสนองด้วยอารมณ์

หากคุณมองสถานการณ์นี้เป็นปัญหาด้านพฤติกรรมแทนที่จะเป็นข้อบกพร่องทางบุคลิกภาพ คุณมีแนวโน้มที่จะหาทางออกที่ใช้ได้จริงมากขึ้น

ใช้สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดก่อน

ในหลายกรณี สัญญาณเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็เพียงพอแล้ว สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดสามารถบอกได้ว่าคุณกำลังยุ่งโดยไม่สร้างความตึงเครียดที่ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น:

• มองหน้าจอหรือเอกสารของคุณต่อไป
• ใส่หูฟังเมื่อเหมาะสม
• ยืนขึ้นขณะตอบคำถามสั้น ๆ
• เหลือบมองนาฬิกาหรือปฏิทินก่อนพูดต่อ
• เริ่มเก็บของเมื่อบทสนทนากำลังจะจบลง

สัญญาณเหล่านี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อใช้อย่างสม่ำเสมอ หากบางครั้งคุณเปิดโอกาสให้คุยยาว แต่บางครั้งพยายามตัดบท คนอื่นจะไม่รู้ว่าควรคาดหวังอะไร

บอกเวลาที่คุณว่างอย่างชัดเจน

หากการส่งสัญญาณยังไม่พอ ให้พูดตรง ๆ และสุภาพ ภาษาที่ชัดเจนมักมีประสิทธิภาพมากกว่าข้ออ้างที่คลุมเครือ

ลองใช้ประโยคเหล่านี้:

• “ฉันคุยได้สองนาที จากนั้นต้องกลับไปทำโปรเจกต์นี้ต่อ”
• “ฉันมีเดดไลน์ จึงต้องขอคุยแบบสั้น ๆ”
• “เราค่อยกลับมาคุยกันหลังมื้อกลางวันได้ไหม”
• “ฉันอยากให้เรื่องนี้ได้รับความใส่ใจอย่างเหมาะสมภายหลัง แต่ตอนนี้ยังคุยไม่ได้”

ข้อความเหล่านี้ทำสองอย่างพร้อมกัน คือรับรู้ถึงอีกฝ่ายและกำหนดขอบเขต การผสมผสานนี้มักช่วยลดแรงเสียดทานได้

กำหนดเวลาจำกัดให้บทสนทนา

เมื่อคุณจำเป็นต้องคุย ให้กำหนดจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานที่ช่างคุยใช้เวลาทั้งวันของคุณไป

สูตรที่ใช้ได้คือ:

1. ระบุเวลาที่คุณมี
2. ระบุหัวข้อ
3. จบเมื่อหมดเวลา

ตัวอย่างเช่น: “ฉันมีห้านาทีเพื่อคุยเรื่องปัญหาการจัดตารางเวลา มาจดจ่อที่เรื่องนั้นกัน”

การจำกัดเวลาได้ผลดีเป็นพิเศษสำหรับทีมที่ยุ่ง เพราะช่วยสร้างโครงสร้าง อีกฝ่ายจะรู้ว่าบทสนทนาไม่ได้เปิดกว้างแบบไม่มีจุดจบ

เปลี่ยนสถานที่เมื่อทำได้

หากใครบางคนมักปักหลักอยู่ในห้องทำงานหรือที่โต๊ะของคุณ ให้เปลี่ยนสถานที่คุย การคุยกันที่โถงทางเดิน ห้องประชุม หรือพื้นที่ส่วนกลางอาจช่วยให้จบบทสนทนาได้เป็นธรรมชาติมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ นี้ช่วยได้เพราะ:

• ลดความรู้สึกว่าถูกกักอยู่กับที่
• สร้างจุดหยุดตามธรรมชาติ
• ทำให้การสรุปจบไม่น่าอึดอัดเท่าเดิม

หากบทสนทนาไม่จำเป็นเร่งด่วน คุณอาจเสนอให้ติดตามเป็นลายลักษณ์อักษรแทน: “ส่งรายละเอียดมาให้ฉันทางอีเมล แล้วฉันจะตรวจดูเมื่อว่าง”

ใช้โครงสร้างในการประชุม

เพื่อนร่วมงานที่พูดมากมักรบกวนมากที่สุดในบริบทกลุ่ม ในการประชุม นิสัยเชิงโครงสร้างบางอย่างช่วยป้องกันไม่ให้เสียงเดียวครอบงำทั้งห้องได้

ในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำการประชุม คุณสามารถ:

• กำหนดวาระและยึดตามวาระนั้น
• แจ้งเวลาจำกัดสำหรับแต่ละหัวข้อ
• เชิญคนที่เงียบกว่าให้พูดก่อน
• หยุดคำอธิบายที่ยืดยาวและดึงกลุ่มกลับมาโฟกัส
• สรุปและเดินหน้าต่อเมื่อประเด็นชัดเจนแล้ว

ประโยคที่ใช้ได้ ได้แก่:

• “ขอบคุณครับ/ค่ะ ลองฟังจากคนที่ยังไม่ได้พูดบ้าง”
• “ผม/ฉันจะพาเราไปหัวข้อถัดไปเพื่อให้ตรงเวลา”
• “เรื่องนี้มีประโยชน์ครับ/ค่ะ ไปต่อกันเลย”
• “ช่วยสรุปแบบสั้น ๆ เพื่อให้เราตัดสินใจได้”

การประชุมที่ดำเนินอย่างดีเป็นหนึ่งในการป้องกันการพูดออกนอกประเด็นที่ดีที่สุด

ขอประเด็นสำคัญที่สุด

บางครั้งคนพูดเยอะเพราะยังไม่ได้จัดระเบียบความคิดของตนเอง การขอให้สรุปสามารถช่วยได้

ตัวอย่างเช่น:

• “ประเด็นหลักที่คุณอยากให้เราลงมือทำคืออะไร”
• “ช่วยสรุปแบบสั้น ๆ ได้ไหม”
• “คุณแนะนำว่าเราควรทำอะไรต่อไป”
• “ช่วยย่อให้เหลือสองหรือสามประโยคได้ไหม”

แนวทางนี้มีประโยชน์เพราะช่วยเปลี่ยนทิศทางบทสนทนาโดยไม่ฟังดูเป็นปฏิปักษ์ และยังส่งเสริมความชัดเจน ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทุกคน

เปลี่ยนไปใช้การเขียนเมื่อเหมาะสม

หากอีกฝ่ายมีไอเดียจำนวนมาก ขอให้เขียนออกมา วิธีนี้เปิดพื้นที่ให้เขาแสดงความคิดโดยไม่จำเป็นต้องคุยสดในทันที

ตัวอย่างเช่น:

• “ส่งบันทึกของคุณมาให้ฉัน แล้วฉันจะตรวจดู”
• “ช่วยเขียนข้อเสนอแนะของคุณได้ไหม”
• “กรุณาส่งรายละเอียดทางอีเมล เพื่อที่ฉันจะแชร์ให้ทีมได้”

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมักเหมาะกับไอเดียที่ซับซ้อนอยู่แล้ว เพราะสร้างบันทึกไว้ ให้เวลาคุณคิด และป้องกันไม่ให้บทสนทนาขยายเกินวัตถุประสงค์

ใช้ภาษาบวก ไม่ใช่การขอโทษ

หลายคนทำให้ขอบเขตอ่อนลงมากเกินไปด้วยการอธิบายยาวหรือขอโทษมากเกินจำเป็น ซึ่งอาจทำให้สารที่ต้องการสื่ออ่อนลง

เปรียบเทียบแนวทางเหล่านี้:

• อ่อนเกินไป: “ขอโทษนะ ฉันค่อนข้างยุ่ง แต่บางทีอาจคุยได้นิดหน่อยถ้าโอเค”
• ชัดเจน: “ฉันกำลังทำงานที่มีเดดไลน์อยู่ จึงต้องขอคุยแบบสั้น ๆ”

คุณไม่จำเป็นต้องฟังดูแข็งกร้าว แต่ต้องฟังดูมั่นใจ ความมั่นใจช่วยลดโอกาสที่จะถูกโต้แย้ง

รู้ว่าเมื่อใดควรยกระดับ

เพื่อนร่วมงานที่พูดมากส่วนใหญ่เป็นเพียงเรื่องรบกวน ไม่ใช่ปัญหาร้ายแรง แต่หากพฤติกรรมนั้นทำให้เกิดปัญหาซ้ำ ๆ ในกระบวนการทำงาน ทำให้พลาดกำหนดเวลา หรือสร้างความตึงเครียดทั่วทั้งทีม อาจต้องตอบสนองอย่างเข้มข้นขึ้น

พิจารณายกระดับหาก:

• อีกฝ่ายเพิกเฉยต่อขอบเขตที่ชัดเจน
• การประชุมมักเกินเวลาเพราะผู้พูดคนเดียว
• พนักงานคนอื่นหลีกเลี่ยงการร่วมงานเพราะถูกรบกวน
• ประสิทธิภาพการทำงานของทั้งทีมลดลง

ในกรณีนั้น ผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจควรพูดถึงพฤติกรรมโดยตรงและกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับการบริหารเวลาและมาตรฐานการสื่อสาร

สำหรับผู้จัดการ: ทำเป็นตัวอย่างตามมาตรฐานที่คุณต้องการ

หากคุณบริหารธุรกิจ ทีมของคุณจะเลียนแบบนิสัยของคุณ หากคุณปล่อยให้ทุกบทสนทนายืดยาว คุณกำลังสอนให้คนมองว่าขอบเขตเป็นเรื่องเลือกทำก็ได้

เพื่อกำหนดมาตรฐานที่ดีกว่า:

• เริ่มประชุมตรงเวลาและจบตรงเวลา
• สื่อสารอัปเดตอย่างกระชับ
• เปลี่ยนทิศทางการพูดเยิ่นเย้อโดยไม่ทำให้อีกฝ่ายอับอาย
• ให้คุณค่ากับการสื่อสารที่ชัดเจน
• ใช้วาระการประชุมและรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ

เรื่องนี้สำคัญเป็นพิเศษในธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพ ซึ่งพฤติกรรมของเจ้าของมักกลายเป็นวัฒนธรรมบริษัท

สคริปต์ง่าย ๆ ที่คุณใช้ได้วันนี้

หากคุณต้องการสคริปต์ที่ใช้ได้จริง ลองใช้ประโยคนี้:

“ฉันอยากเคารพเวลาของทั้งคุณและฉัน ตอนนี้ฉันให้เวลาเรื่องนี้ได้ไม่กี่นาที แต่ต้องรักษาสมาธิกับงานของตัวเอง หากเราต้องคุยกันยาวกว่านี้ เรามานัดเวลากันเถอะ”

ประโยคนี้ได้ผลเพราะ:

• สุภาพ
• ตรงประเด็น
• เฉพาะเจาะจง
• ตีความผิดได้ยาก

คุณไม่ได้ปฏิเสธตัวบุคคล แต่กำลังบริหารปฏิสัมพันธ์

ข้อคิดส่งท้าย

เพื่อนร่วมงานที่พูดมากไม่จำเป็นต้องกลายเป็นปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานในทุกวัน ด้วยนิสัยที่ชัดเจนไม่กี่ข้อ คุณสามารถรักษาบทสนทนาให้เป็นมืออาชีพ รักษาความสัมพันธ์ที่ดี และปกป้องเวลาของคุณได้

สำหรับบริษัทที่กำลังเติบโต นี่เป็นส่วนหนึ่งของวินัยในการดำเนินงาน ความสามารถในการสื่อสารขอบเขตอย่างชัดเจนสำคัญพอ ๆ กับความสามารถในการขาย การจ้างงาน และการส่งมอบงาน เมื่อทีมของคุณรู้วิธีรักษาบทสนทนาให้มีจุดโฟกัส ธุรกิจทั้งระบบก็ทำงานได้ดีขึ้น