Πώς να διαχειριστείτε έναν πολυλογά συνάδελφο χωρίς να γίνετε αγενείς

Κάθε χώρος εργασίας έχει τουλάχιστον ένα άτομο που μπορεί να μετατρέψει μια γρήγορη ερώτηση σε συζήτηση 20 λεπτών. Για ιδρυτές, managers και μικρές ομάδες επιχειρήσεων, αυτό μπορεί να γίνει κάτι περισσότερο από μια μικρή ενόχληση. Μπορεί να διακόψει τη συγκέντρωση, να καθυστερήσει αποφάσεις και να δυσκολέψει όλους να παραμείνουν εντός προγράμματος.

Ο στόχος δεν είναι να σιωπήσουν οι άνθρωποι ούτε να δημιουργηθεί ένα ψυχρό εργασιακό περιβάλλον. Ο στόχος είναι να τεθούν σαφή όρια, να προστατευτεί η παραγωγικότητα και να διατηρηθούν οι σχέσεις επαγγελματικές. Όταν γίνεται σωστά, αυτή είναι μια δεξιότητα επικοινωνίας που χρειάζεται κάθε αναπτυσσόμενη επιχείρηση.

Γιατί αυτό έχει σημασία σε μια μικρή επιχείρηση

Σε μια startup ή σε μια νεοσύστατη εταιρεία, οι άνθρωποι συχνά συνεργάζονται στενά και αναλαμβάνουν πολλαπλούς ρόλους. Αυτό μπορεί να κάνει την ανοιχτή επικοινωνία να φαίνεται φυσική, αλλά σημαίνει επίσης ότι οι διακοπές εξαπλώνονται γρήγορα. Ένας πολυλογάς συνάδελφος μπορεί να επηρεάσει:

• Τη συγκέντρωση και τη βαθιά εργασία
• Την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων
• Τους χρόνους απόκρισης προς τους πελάτες
• Το ηθικό της ομάδας
• Την ταχύτητα λήψης αποφάσεων

Για επιχειρηματίες που χτίζουν μια λιτή λειτουργία, ακόμη και μικρές συνήθειες επικοινωνίας μπορούν να έχουν δυσανάλογα μεγάλο αντίκτυπο. Τα σαφή όρια είναι μέρος της λειτουργίας μιας υγιούς εταιρείας.

Ξεκινήστε με την υπόθεση καλών προθέσεων

Οι περισσότεροι υπερβολικά ομιλητικοί συνάδελφοι δεν προσπαθούν να είναι δύσκολοι. Μπορεί να είναι ενθουσιώδεις, αγχωμένοι, μοναχικοί, πρόθυμοι να βοηθήσουν ή απλώς να μην αντιλαμβάνονται ότι μονοπωλούν τη συζήτηση. Το να ξεκινήσετε από αυτή την υπόθεση σας διευκολύνει να απαντήσετε επαγγελματικά αντί συναισθηματικά.

Αν αντιμετωπίσετε την κατάσταση ως πρόβλημα συμπεριφοράς και όχι ως ελάττωμα προσωπικότητας, είναι πιο πιθανό να βρείτε μια πρακτική λύση.

Χρησιμοποιήστε πρώτα μη λεκτικά σήματα

Σε πολλές περιπτώσεις, τα διακριτικά σημάδια αρκούν. Τα μη λεκτικά σήματα μπορούν να δείξουν ότι είστε απασχολημένοι χωρίς να δημιουργούν περιττή ένταση.

Παραδείγματα:

• Κρατήστε τα μάτια σας στην οθόνη ή στα έγγραφά σας
• Φορέστε ακουστικά όταν είναι κατάλληλο
• Σηκωθείτε όρθιοι ενώ απαντάτε σε μια σύντομη ερώτηση
• Ρίξτε μια ματιά στο ρολόι ή στο ημερολόγιο πριν συνεχίσετε
• Αρχίστε να μαζεύετε τα πράγματά σας καθώς η συζήτηση φτάνει στο τέλος της

Αυτά τα σήματα λειτουργούν καλύτερα όταν είναι σταθερά. Αν άλλοτε ενθαρρύνετε τις μεγάλες συζητήσεις και άλλοτε προσπαθείτε να τις κόψετε, οι άνθρωποι δεν θα ξέρουν τι να περιμένουν.

Δηλώστε καθαρά τη διαθεσιμότητά σας

Αν το υπαινικτικό μήνυμα δεν αρκεί, μιλήστε άμεσα και ευγενικά. Η καθαρή διατύπωση είναι συνήθως πιο αποτελεσματική από μια αόριστη δικαιολογία.

Δοκιμάστε φράσεις όπως:

• «Μπορώ να μιλήσω για δύο λεπτά, και μετά πρέπει να επιστρέψω σε αυτό το έργο.»
• «Είμαι με προθεσμία, οπότε πρέπει να το κρατήσω σύντομο.»
• «Μπορούμε να το ξαναδούμε μετά το μεσημεριανό;»
• «Θέλω να το δώσω τη δέουσα προσοχή αργότερα, αλλά δεν μπορώ να το συζητήσω τώρα.»

Αυτές οι διατυπώσεις κάνουν δύο πράγματα: αναγνωρίζουν το άτομο και θέτουν ένα όριο. Αυτός ο συνδυασμός τείνει να μειώνει την ένταση.

Δώστε χρονικό όριο στη συζήτηση

Όταν χρειάζεται να μιλήσετε, ορίστε από την αρχή ένα συγκεκριμένο τέλος. Αυτός είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να μην αφήσετε έναν πολυλογά συνάδελφο να καταλάβει όλη τη μέρα σας.

Ένας χρήσιμος τύπος είναι:

1. Αναφέρετε τον χρόνο που διαθέτετε.
2. Δηλώστε το θέμα.
3. Τελειώστε όταν λήξει ο χρόνος.

Για παράδειγμα: «Έχω πέντε λεπτά για να καλύψω το θέμα του προγραμματισμού. Ας μείνουμε σε αυτό.»

Τα χρονικά όρια λειτουργούν ιδιαίτερα καλά για πολυάσχολες ομάδες επειδή δημιουργούν δομή. Το άλλο άτομο ξέρει ότι η συζήτηση δεν είναι ανοιχτού τέλους.

Αλλάξτε χώρο όταν είναι δυνατό

Αν κάποιος τείνει να παραμένει στο γραφείο σας ή στο γραφείο σας, αλλάξτε το σημείο της συζήτησης. Η συνάντηση σε διάδρομο, αίθουσα συνεδριάσεων ή κοινόχρηστο χώρο μπορεί να διευκολύνει το φυσικό κλείσιμο της συζήτησης.

Αυτή η απλή αλλαγή βοηθά επειδή:

• Μειώνει την αίσθηση ότι είστε παγιδευμένοι
• Δημιουργεί ένα φυσικό σημείο διακοπής
• Κάνει το κλείσιμο λιγότερο άβολο

Αν η συζήτηση δεν είναι απαραίτητη, μπορείτε επίσης να προτείνετε γραπτή συνέχεια: «Στείλτε μου τις λεπτομέρειες με email και θα τις δω όταν μπορέσω.»

Χρησιμοποιήστε δομή στις συναντήσεις

Οι πολυλογάδες συνάδελφοι είναι συχνά πιο ενοχλητικοί σε ομαδικά περιβάλλοντα. Στις συναντήσεις, μερικές οργανωτικές συνήθειες μπορούν να εμποδίσουν μία φωνή να κυριαρχήσει στο δωμάτιο.

Ως manager ή επικεφαλής της συνάντησης, μπορείτε να:

• Ορίσετε ατζέντα και να την τηρήσετε
• Ανακοινώσετε χρονικά όρια για κάθε θέμα
• Ζητήσετε από πιο σιωπηλά άτομα να μιλήσουν πρώτα
• Διακόψετε μακροσκελείς εξηγήσεις και να επαναφέρετε την ομάδα στο θέμα
• Συνοψίσετε και να προχωρήσετε όταν το σημείο είναι σαφές

Χρήσιμες φράσεις περιλαμβάνουν:

• «Ευχαριστώ. Ας ακούσουμε κάποιον που δεν έχει μιλήσει ακόμη.»
• «Θα προχωρήσω στο επόμενο θέμα για να μείνουμε εντός προγράμματος.»
• «Αυτό βοηθά. Ας συνεχίσουμε.»
• «Δώστε μου τη σύντομη εκδοχή, ώστε να μπορέσουμε να πάρουμε απόφαση.»

Μια καλά οργανωμένη συνάντηση είναι μία από τις καλύτερες άμυνες απέναντι στις ατελείωτες αναλύσεις.

Ζητήστε το βασικό συμπέρασμα

Μερικές φορές κάποιος μιλά πολύ επειδή δεν έχει ακόμη οργανώσει τις σκέψεις του. Το να ζητήσετε μια σύνοψη μπορεί να βοηθήσει.

Παραδείγματα:

• «Ποιο είναι το βασικό σημείο στο οποίο θέλεις να δράσουμε;»
• «Μπορείς να μου δώσεις τη σύντομη εκδοχή;»
• «Τι θα πρότεινες να κάνουμε στη συνέχεια;»
• «Συμπύκνωσέ το σε δύο ή τρεις προτάσεις.»

Αυτή η προσέγγιση είναι χρήσιμη επειδή ανακατευθύνει τη συζήτηση χωρίς να ακούγεται εχθρική. Επίσης ενθαρρύνει τη σαφήνεια, κάτι που ωφελεί όλους.

Ανακατευθύνετε προς το γραπτό λόγο όταν ταιριάζει

Αν το άτομο έχει πολλές ιδέες, ζητήστε του να τις βάλει γραπτώς. Αυτό του δίνει διέξοδο χωρίς να απαιτείται άμεση ζωντανή συζήτηση.

Για παράδειγμα:

• «Στείλε μου τις σημειώσεις σου και θα τις δω.»
• «Μπορείς να γράψεις την πρότασή σου;»
• «Παρακαλώ στείλε τις λεπτομέρειες με email ώστε να μπορώ να τις μοιραστώ με την ομάδα.»

Η γραπτή επικοινωνία είναι συχνά καλύτερη για σύνθετες ιδέες έτσι κι αλλιώς. Δημιουργεί αρχείο, σας δίνει χρόνο να σκεφτείτε και αποτρέπει τη συζήτηση από το να ξεφύγει πέρα από τον σκοπό της.

Χρησιμοποιήστε θετική γλώσσα, όχι απολογίες

Πολλοί άνθρωποι απαλύνουν υπερβολικά τα όρια με υπερεξήγηση ή απολογίες. Αυτό μπορεί να αποδυναμώσει το μήνυμα.

Συγκρίνετε αυτές τις προσεγγίσεις:

• Αδύναμη: «Συγγνώμη, είμαι κάπως απασχολημένος, αλλά ίσως μπορώ να μιλήσω για λίγο αν σε βολεύει.»
• Σαφής: «Είμαι στη μέση μιας προθεσμίας, οπότε πρέπει να το κρατήσω σύντομο.»

Δεν χρειάζεται να ακούγεστε σκληροί. Χρειάζεται να ακούγεστε σίγουροι. Η αυτοπεποίθηση μειώνει την πιθανότητα αντίδρασης.

Να ξέρετε πότε χρειάζεται κλιμάκωση

Οι περισσότεροι πολυλογάδες συνάδελφοι είναι απλώς ενοχλητικοί, όχι σοβαρό πρόβλημα. Αλλά αν η συμπεριφορά προκαλεί επαναλαμβανόμενα προβλήματα στη ροή εργασίας, χαμένες προθεσμίες ή ένταση σε όλη την ομάδα, ίσως χρειάζεται πιο αυστηρή αντιμετώπιση.

Σκεφτείτε την κλιμάκωση αν:

• Το άτομο αγνοεί σαφή όρια
• Οι συναντήσεις ξεπερνούν συστηματικά τον χρόνο τους λόγω ενός ομιλητή
• Άλλοι εργαζόμενοι αποφεύγουν τη συνεργασία λόγω των διακοπών
• Η παραγωγικότητα επηρεάζεται σε όλη την ομάδα

Σε αυτή την περίπτωση, ένας manager ή ο ιδιοκτήτης θα πρέπει να αντιμετωπίσει τη συμπεριφορά άμεσα και να θέσει προσδοκίες για τη διαχείριση χρόνου και τους κανόνες επικοινωνίας.

Για managers: δώστε το παράδειγμα του προτύπου που θέλετε

Αν διευθύνετε μια επιχείρηση, η ομάδα σας θα αντιγράψει τις συνήθειές σας. Αν αφήνετε κάθε συζήτηση να τραβάει, εκπαιδεύετε τους ανθρώπους ότι τα όρια είναι προαιρετικά.

Για να θέσετε καλύτερο πρότυπο:

• Ξεκινάτε τις συναντήσεις στην ώρα τους και τις τελειώνετε στην ώρα τους
• Κρατάτε τις ενημερώσεις σύντομες
• Ανακατευθύνετε τις φλύαρες τοποθετήσεις χωρίς να φέρνετε σε δύσκολη θέση κανέναν
• Επιβραβεύετε τη σαφή επικοινωνία
• Χρησιμοποιείτε συστηματικά ατζέντες και σημεία δράσης

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μικρές επιχειρήσεις και startups, όπου η συμπεριφορά του ιδιοκτήτη συχνά γίνεται η κουλτούρα της εταιρείας.

Ένα απλό σενάριο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σήμερα

Αν θέλετε ένα πρακτικό σενάριο, χρησιμοποιήστε αυτό:

«Θέλω να είμαι σεβαστικός προς τον χρόνο σου και τον δικό μου. Μπορώ να διαθέσω λίγα λεπτά τώρα, αλλά πρέπει να μείνω συγκεντρωμένος στη δουλειά μου. Αν χρειαστούμε μεγαλύτερη συζήτηση, ας την προγραμματίσουμε.»

Αυτό λειτουργεί επειδή είναι:

• Ευγενικό
• Άμεσο
• Συγκεκριμένο
• Δύσκολο να παρερμηνευτεί

Δεν απορρίπτετε το άτομο. Διαχειρίζεστε την αλληλεπίδραση.

Τελικές σκέψεις

Ένας πολυλογάς συνάδελφος δεν χρειάζεται να γίνει καθημερινό πρόβλημα παραγωγικότητας. Με μερικές σαφείς συνήθειες, μπορείτε να κρατάτε τις συζητήσεις επαγγελματικές, να διατηρείτε την καλή διάθεση και να προστατεύετε τον χρόνο σας.

Για αναπτυσσόμενες εταιρείες, αυτό αποτελεί μέρος της επιχειρησιακής πειθαρχίας. Η ικανότητα να επικοινωνείτε τα όρια καθαρά είναι εξίσου σημαντική με την ικανότητα να πουλάτε, να προσλαμβάνετε και να παραδίδετε. Όταν η ομάδα σας ξέρει πώς να κρατά τις συζητήσεις εστιασμένες, ολόκληρη η επιχείρηση λειτουργεί καλύτερα.