Cách xử lý một đồng nghiệp nói quá nhiều mà không bất lịch sự

Ở bất kỳ nơi làm việc nào cũng luôn có ít nhất một người có thể biến một câu hỏi ngắn thành cuộc trò chuyện kéo dài 20 phút. Với những người sáng lập, quản lý và các nhóm doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể gây khó chịu hơn một chút. Nó có thể làm gián đoạn sự tập trung, trì hoãn quyết định và khiến mọi người khó giữ đúng tiến độ hơn.

Mục tiêu không phải là làm người khác im lặng hay tạo ra một môi trường làm việc lạnh lùng. Mục tiêu là đặt ra ranh giới rõ ràng, bảo vệ năng suất và giữ cho các mối quan hệ luôn chuyên nghiệp. Khi được xử lý đúng cách, đây là một kỹ năng giao tiếp mà mọi doanh nghiệp đang phát triển đều cần.

Vì sao điều này quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ

Trong một startup hoặc công ty mới thành lập, mọi người thường làm việc sát nhau và đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc. Điều đó có thể khiến giao tiếp cởi mở trở nên tự nhiên, nhưng đồng thời cũng có nghĩa là các cuộc ngắt quãng sẽ lan nhanh. Một đồng nghiệp nói quá nhiều có thể ảnh hưởng đến:

• Khả năng tập trung và làm việc sâu
• Hiệu quả của các cuộc họp
• Thời gian phản hồi khách hàng
• Tinh thần của đội ngũ
• Tốc độ ra quyết định

Với các doanh nhân đang xây dựng một bộ máy tinh gọn, ngay cả những thói quen giao tiếp nhỏ cũng có thể tạo ra tác động lớn. Ranh giới rõ ràng là một phần của việc vận hành một công ty lành mạnh.

Bắt đầu với giả định thiện chí

Phần lớn những đồng nghiệp nói quá nhiều không cố tình gây khó khăn. Họ có thể nhiệt tình, lo lắng, cô đơn, muốn giúp đỡ hoặc đơn giản là không nhận ra rằng mình đang chiếm quá nhiều thời gian trong cuộc trò chuyện. Bắt đầu từ giả định đó sẽ giúp bạn phản hồi một cách chuyên nghiệp thay vì cảm tính.

Nếu bạn xem tình huống này là vấn đề hành vi thay vì lỗi tính cách, bạn sẽ dễ tìm ra giải pháp khả thi hơn.

Dùng tín hiệu phi ngôn ngữ trước

Trong nhiều trường hợp, các संकेत tinh tế là đủ. Tín hiệu phi ngôn ngữ có thể cho người khác biết rằng bạn đang bận mà không tạo ra căng thẳng không cần thiết.

Ví dụ:

• Giữ mắt nhìn vào màn hình hoặc tài liệu
• Đeo tai nghe khi phù hợp
• Đứng lên khi trả lời một câu hỏi nhanh
• Liếc nhìn đồng hồ hoặc lịch trước khi tiếp tục
• Bắt đầu thu dọn đồ khi cuộc trò chuyện sắp kết thúc

Những tín hiệu này hiệu quả nhất khi được dùng nhất quán. Nếu lúc thì bạn khuyến khích trò chuyện dài, lúc khác lại cố ngắt ngang, người khác sẽ không biết phải mong đợi điều gì.

Nói rõ về thời gian bạn có thể dành

Nếu gợi ý không đủ, hãy nói thẳng nhưng lịch sự. Ngôn ngữ rõ ràng thường hiệu quả hơn một lý do vòng vo.

Bạn có thể nói:

• “Tôi nói được hai phút thôi, sau đó tôi phải quay lại công việc này.”
• “Tôi đang có deadline nên cần trao đổi ngắn gọn.”
• “Chúng ta có thể bàn lại sau bữa trưa không?”
• “Tôi muốn dành sự chú ý đúng mức cho việc này sau, nhưng bây giờ thì chưa thể trao đổi.”

Những câu này làm được hai việc: thừa nhận người đang nói và đặt ra ranh giới. Sự kết hợp đó thường giúp giảm va chạm.

Đặt giới hạn thời gian cho cuộc trò chuyện

Khi bạn cần trao đổi, hãy xác định trước thời điểm kết thúc. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để tránh việc một đồng nghiệp nói nhiều chiếm hết cả ngày của bạn.

Một công thức hữu ích là:

1. Nêu khoảng thời gian bạn có.
2. Nói rõ chủ đề.
3. Kết thúc khi hết thời gian.

Ví dụ: “Tôi có năm phút để bàn về vấn đề lịch làm việc. Chúng ta tập trung vào phần đó nhé.”

Giới hạn thời gian đặc biệt hiệu quả với các đội bận rộn vì nó tạo ra cấu trúc. Người kia sẽ biết cuộc trò chuyện không mở vô thời hạn.

Đổi bối cảnh khi có thể

Nếu ai đó thường nán lại trong văn phòng hoặc bàn làm việc của bạn, hãy thay đổi địa điểm trao đổi. Gặp nhau ở hành lang, phòng họp hoặc khu vực chung có thể giúp việc kết thúc cuộc nói chuyện tự nhiên hơn.

Sự thay đổi đơn giản này có ích vì:

• Giảm cảm giác bị mắc kẹt
• Tạo ra một điểm dừng tự nhiên
• Khiến việc kết thúc bớt ngượng ngùng

Nếu cuộc trò chuyện không quá cần thiết, bạn cũng có thể đề nghị trao đổi bằng văn bản sau đó: “Hãy gửi tôi chi tiết qua email, tôi sẽ xem khi rảnh.”

Tạo cấu trúc trong các cuộc họp

Những đồng nghiệp nói nhiều thường gây ảnh hưởng mạnh nhất trong môi trường nhóm. Trong các cuộc họp, vài thói quen tổ chức tốt có thể ngăn một người chiếm hết diễn đàn.

Với vai trò quản lý hoặc người điều phối cuộc họp, bạn có thể:

• Chuẩn bị chương trình và bám sát nó
• Thông báo giới hạn thời gian cho từng chủ đề
• Mời những người ít nói phát biểu trước
• Ngắt những phần giải thích quá dài và kéo nhóm quay lại trọng tâm
• Tóm tắt và chuyển sang phần tiếp theo khi ý đã rõ

Một số câu hữu ích:

• “Cảm ơn. Mình nghe ý kiến từ người chưa nói nhé.”
• “Tôi sẽ chuyển sang mục tiếp theo để đảm bảo đúng lịch.”
• “Thông tin đó hữu ích. Chúng ta tiếp tục nhé.”
• “Làm ơn nói ngắn gọn phần này để chúng ta có thể ra quyết định.”

Một cuộc họp được điều hành tốt là một trong những cách phòng ngừa hiệu quả nhất đối với sự lan man.

Yêu cầu nói thẳng vào ý chính

Đôi khi một người nói nhiều vì họ chưa sắp xếp rõ suy nghĩ của mình. Yêu cầu tóm tắt có thể giúp ích.

Ví dụ:

• “Ý chính mà bạn muốn chúng ta hành động là gì?”
• “Bạn có thể nói bản ngắn gọn không?”
• “Bạn đề xuất chúng ta nên làm gì tiếp theo?”
• “Làm ơn rút gọn lại trong hai hoặc ba câu.”

Cách này hữu ích vì nó điều hướng lại cuộc trò chuyện mà không nghe có vẻ đối đầu. Nó cũng khuyến khích sự rõ ràng, điều có lợi cho tất cả mọi người.

Chuyển sang trao đổi bằng văn bản khi phù hợp

Nếu người đó có nhiều ý tưởng, hãy đề nghị họ viết ra. Điều này giúp họ có nơi để trình bày mà không cần phải trao đổi trực tiếp ngay lập tức.

Ví dụ:

• “Gửi cho tôi ghi chú của bạn, tôi sẽ xem.”
• “Bạn có thể viết lại đề xuất của mình không?”
• “Hãy gửi chi tiết qua email để tôi có thể chia sẻ với nhóm.”

Giao tiếp bằng văn bản thường là lựa chọn tốt hơn cho các ý tưởng phức tạp. Nó tạo lại một bản ghi, cho bạn thời gian suy nghĩ và ngăn cuộc trò chuyện vượt quá mục đích ban đầu.

Dùng ngôn ngữ tích cực, không phải lời xin lỗi

Nhiều người làm mềm ranh giới quá mức bằng cách giải thích quá nhiều hoặc xin lỗi. Điều đó có thể làm yếu đi thông điệp.

So sánh hai cách sau:

• Yếu: “Xin lỗi, tôi hơi bận, nhưng có lẽ tôi có thể nói chuyện một lúc nếu bạn thấy ổn.”
• Rõ ràng: “Tôi đang ở giữa một deadline nên tôi cần trao đổi ngắn gọn.”

Bạn không cần nói quá cứng. Nhưng bạn cần nói dứt khoát. Sự tự tin sẽ giảm khả năng bị phản đối.

Biết khi nào cần nâng mức xử lý

Phần lớn những đồng nghiệp nói quá nhiều chỉ gây phiền, chứ không phải vấn đề nghiêm trọng. Nhưng nếu hành vi đó liên tục gây rối quy trình làm việc, làm trễ deadline hoặc tạo căng thẳng trong cả nhóm, có thể cần phản hồi mạnh hơn.

Cân nhắc nâng mức xử lý nếu:

• Người đó phớt lờ ranh giới rõ ràng
• Các cuộc họp thường xuyên kéo dài vì một người nói quá nhiều
• Những nhân viên khác né tránh hợp tác vì bị ngắt quãng liên tục
• Năng suất của cả nhóm đang bị ảnh hưởng

Trong trường hợp đó, quản lý hoặc chủ doanh nghiệp nên trao đổi trực tiếp về hành vi này và đặt kỳ vọng rõ ràng về quản lý thời gian và chuẩn mực giao tiếp.

Dành cho quản lý: hãy làm gương cho tiêu chuẩn bạn muốn

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp, đội ngũ sẽ học theo thói quen của bạn. Nếu bạn để mọi cuộc trò chuyện kéo dài vô tận, bạn đang dạy mọi người rằng ranh giới là tùy chọn.

Để đặt ra một chuẩn mực tốt hơn:

• Bắt đầu họp đúng giờ và kết thúc đúng giờ
• Giữ các bản cập nhật ngắn gọn
• Điều hướng những phần nói lan man mà không làm người khác mất mặt
• Ghi nhận và khuyến khích giao tiếp rõ ràng
• Sử dụng chương trình họp và đầu việc nhất quán

Điều này đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ và startup, nơi hành vi của chủ sở hữu thường trở thành văn hóa công ty.

Một kịch bản đơn giản bạn có thể dùng ngay hôm nay

Nếu bạn muốn một câu nói thực tế, hãy dùng câu này:

“Tôi muốn tôn trọng thời gian của bạn và của tôi. Hiện tại tôi có thể dành vài phút, nhưng tôi cần tập trung vào công việc. Nếu cần trao đổi lâu hơn, chúng ta hãy lên lịch.”

Câu này hiệu quả vì nó:

• Lịch sự
• Rõ ràng
• Cụ thể
• Khó bị hiểu sai

Bạn không từ chối con người đó. Bạn đang quản lý cách tương tác.

Kết luận

Một đồng nghiệp nói quá nhiều không nhất thiết phải trở thành vấn đề năng suất hằng ngày. Với vài thói quen rõ ràng, bạn có thể giữ cho các cuộc trò chuyện luôn chuyên nghiệp, duy trì thiện chí và bảo vệ thời gian của mình.

Đối với các công ty đang phát triển, đây là một phần của kỷ luật vận hành. Khả năng giao tiếp ranh giới một cách rõ ràng quan trọng không kém khả năng bán hàng, tuyển dụng và triển khai công việc. Khi đội ngũ biết cách giữ cho các cuộc trò chuyện đi đúng trọng tâm, cả doanh nghiệp sẽ vận hành tốt hơn.