Kuinka toimia puheliaan työkaverin kanssa epäkohteliaasti olematta

Jokaisella työpaikalla on vähintään yksi henkilö, joka saa pikaisen kysymyksen venymään 20 minuutin keskusteluksi. Perustajille, esihenkilöille ja pienille tiimeille siitä voi tulla enemmän kuin pieni ärsytys. Se voi katkaista keskittymisen, viivästyttää päätöksiä ja vaikeuttaa kaikkien aikataulussa pysymistä.

Tavoite ei ole vaientaa ihmisiä tai luoda kylmää työilmapiiriä. Tavoite on asettaa selkeät rajat, suojata tuottavuutta ja pitää suhteet ammattimaisina. Kun tämä hoidetaan hyvin, kyseessä on viestintätaito, jota jokainen kasvava yritys tarvitsee.

Miksi tällä on merkitystä pienessä yrityksessä

Startupissa tai juuri perustetussa yrityksessä ihmiset työskentelevät usein tiiviisti yhdessä ja hoitavat monia rooleja. Se voi tehdä avoimesta viestinnästä luontevaa, mutta samalla se tarkoittaa, että keskeytykset leviävät nopeasti. Puhelias työkaveri voi vaikuttaa seuraaviin asioihin:

• Keskittymiseen ja syvään työhön
• Palaverien tehokkuuteen
• Asiakasvastausaikoihin
• Tiimin ilmapiiriin
• Päätöksenteon nopeuteen

Kun yrittäjä rakentaa kevyttä organisaatiota, pienilläkin viestintätavoilla voi olla suuri vaikutus. Selkeät rajat ovat osa terveen yrityksen johtamista.

Aloita olettamalla hyvä tarkoitus

Useimmat liian puheliaat työkaverit eivät yritä olla hankalia. He voivat olla innostuneita, hermostuneita, yksinäisiä, halukkaita auttamaan tai yksinkertaisesti tiedostamattomia siitä, että he hallitsevat keskustelua. Kun lähdet tästä oletuksesta, tilanteeseen on helpompi vastata ammattimaisesti eikä tunnepohjaisesti.

Jos käsittelet tilannetta käyttäytymishaasteena etkä luonnevikana, löydät todennäköisemmin toimivan ratkaisun.

Käytä ensin sanattomia viestejä

Monissa tapauksissa hienovaraiset vihjeet riittävät. Sanattomat merkit voivat kertoa, että olet kiireinen, ilman että syntyy turhaa jännitettä.

Esimerkkejä:

• Pidä katseesi ruudussa tai papereissa
• Käytä tarvittaessa kuulokkeita
• Nouse seisomaan vastatessasi pikaiseen kysymykseen
• Vilkaise kelloa tai kalenteria ennen kuin jatkat
• Aloita tavaroiden kerääminen, kun keskustelu alkaa loppua

Nämä signaalit toimivat parhaiten, kun ne ovat johdonmukaisia. Jos joskus kutsut pitkään keskusteluun ja toisinaan yrität katkaista sen, ihmiset eivät tiedä, mitä odottaa.

Sano saatavuutesi selvästi

Jos vihje ei riitä, ole suora ja kohtelias. Selkeä ilmaisu on yleensä tehokkaampaa kuin epämääräinen selitys.

Voit käyttää esimerkiksi näitä lauseita:

• “Voin jutella kaksi minuuttia, ja sen jälkeen minun täytyy palata tähän projektiin.”
• “Minulla on määräaika, joten minun pitää pitää tämä lyhyenä.”
• “Voimmeko palata tähän lounaan jälkeen?”
• “Haluan antaa tälle myöhemmin kunnolla aikaa, mutta en voi käsitellä sitä nyt.”

Nämä lauseet tekevät kaksi asiaa: ne tunnustavat toisen ihmisen ja asettavat rajan. Se yhdistelmä vähentää yleensä kitkaa.

Anna keskustelulle aikaraja

Kun sinun täytyy puhua, määritä alussa selkeä loppupiste. Tämä on yksi yksinkertaisimmista tavoista estää puheliasta työkaveria viemästä koko päivää.

Hyödyllinen kaava on:

1. Kerro, kuinka paljon aikaa sinulla on.
2. Nimeä aihe.
3. Lopeta, kun aika on loppu.

Esimerkiksi: “Minulla on viisi minuuttia aikaa käsitellä aikataulukysymystä. Keskitytään siihen.”

Aikarajat toimivat erityisen hyvin kiireisissä tiimeissä, koska ne luovat rakennetta. Toinen osapuoli tietää, ettei keskustelu ole avoin.

Vaihda paikkaa, kun mahdollista

Jos joku jää helposti roikkumaan toimistoosi tai työpisteellesi, vaihda keskustelun paikkaa. Tapaaminen käytävällä, neuvotteluhuoneessa tai yhteisessä tilassa voi helpottaa keskustelun luonnollista päättämistä.

Tuo yksinkertainen muutos auttaa, koska:

• Se vähentää loukkuun jäämisen tunnetta
• Se luo luonnollisen pysähdyspaikan
• Se tekee lopettamisesta vähemmän kiusallista

Jos keskustelu ei ole välttämätön, voit myös ehdottaa kirjallista jatkoa: “Lähetä minulle tiedot sähköpostilla, niin tarkistan ne kun ehdin.”

Käytä rakennetta palavereissa

Puheliaat työkaverit häiritsevät usein eniten ryhmätilanteissa. Kokouksissa muutama rakenteellinen tapa voi estää yhtä ääntä dominoimasta huonetta.

Esihenkilönä tai kokouksen vetäjänä voit:

• Laatia esityslistan ja pitää siitä kiinni
• Ilmoittaa aikarajat jokaiselle aiheelle
• Pyytää hiljaisempia osallistujia puhumaan ensin
• Keskeyttää pitkät selitykset ja palauttaa ryhmä aiheeseen
• Tiivistää ja siirtyä eteenpäin, kun asia on selvä

Hyödyllisiä lauseita ovat esimerkiksi:

• “Kiitos. Kuunnellaan seuraavaksi jotakuta, joka ei ole vielä puhunut.”
• “Siirrän meidät seuraavaan kohtaan, jotta pysymme aikataulussa.”
• “Se on hyödyllistä. Jatketaan eteenpäin.”
• “Kerro lyhyt versio, jotta voimme tehdä päätöksen.”

Hyvin johdettu kokous on yksi parhaista tavoista ehkäistä rönsyilyä.

Pyydä ydinasia

Joskus ihminen puhuu paljon, koska ei ole vielä jäsentänyt ajatuksiaan. Tiivistelmän pyytäminen voi auttaa.

Esimerkkejä:

• “Mikä on se pääasia, johon meidän pitäisi reagoida?”
• “Voitko kertoa lyhyen version?”
• “Mitä suosittelisit meidän tekevän seuraavaksi?”
• “Tiivistä tämä kahteen tai kolmeen lauseeseen.”

Tämä lähestymistapa on hyödyllinen, koska se ohjaa keskustelua ilman vihamielisyyttä. Se myös kannustaa selkeyteen, mistä on hyötyä kaikille.

Ohjaa kirjoittamiseen, kun se sopii tilanteeseen

Jos henkilöllä on paljon ideoita, pyydä häntä kirjaamaan ne ylös. Näin hän saa kanavan ajatuksilleen ilman, että tarvitaan heti kasvokkain käytävää pitkää keskustelua.

Esimerkiksi:

• “Lähetä minulle muistiinpanosi, niin käyn ne läpi.”
• “Voitko kirjoittaa suosituksesi ylös?”
• “Lähetä yksityiskohdat sähköpostilla, niin voin jakaa ne tiimin kanssa.”

Kirjallinen viestintä on usein parempi monimutkaisissa asioissa muutenkin. Se jättää jäljen, antaa aikaa miettiä ja estää keskustelua laajenemasta yli tarkoituksensa.

Käytä myönteistä kieltä, älä liiallisia anteeksipyyntöjä

Moni pehmentää rajoja liikaa selittelemällä tai pyytämällä anteeksi. Se voi heikentää viestin tehoa.

Vertaile näitä lähestymistapoja:

• Heikko: “Anteeksi, olen vähän kiireinen, mutta ehkä voin jutella hetken, jos se sopii.”
• Selkeä: “Olen kesken määräajan, joten minun pitää pitää tämä lyhyenä.”

Sinun ei tarvitse kuulostaa tylyltä. Sinun täytyy kuulostaa varmalta. Varmuus vähentää vastarinnan todennäköisyyttä.

Tiedä, milloin asia on vietävä eteenpäin

Useimmat puheliaat työkaverit ovat lähinnä häiriö, eivät vakava ongelma. Mutta jos käytös aiheuttaa toistuvia häiriöitä työssä, myöhästyneitä määräaikoja tai jännitteitä koko tiimissä, se voi vaatia vahvempaa puuttumista.

Harkitse asian viemistä eteenpäin, jos:

• Henkilö ei noudata selkeitä rajoja
• Kokoukset venyvät säännöllisesti yhden puhujan takia
• Muut työntekijät alkavat vältellä yhteistyötä keskeytysten vuoksi
• Tuottavuus kärsii koko tiimissä

Tällöin esihenkilön tai omistajan tulisi käsitellä käytös suoraan ja asettaa odotukset ajankäytölle ja viestintätavoille.

Esihenkilöille: mallinna se standardi, jonka haluat

Jos johdat yritystä, tiimisi kopioi sinun tapasi. Jos annat jokaisen keskustelun venyä pitkäksi, opetat ihmisille, että rajat ovat valinnaisia.

Voit asettaa paremman standardin näin:

• Aloita kokoukset ajallaan ja päätä ne ajallaan
• Pidä päivitykset tiiviinä
• Ohjaa rönsyilyä nolostuttamatta ketään
• Palkitse selkeää viestintää
• Käytä esityslistoja ja toimenpiteitä johdonmukaisesti

Tämä on erityisen tärkeää pienissä yrityksissä ja startup-ympäristöissä, joissa omistajan käytös muodostaa usein koko yrityskulttuurin.

Yksinkertainen puhe, jota voit käyttää tänään

Jos haluat yhden käytännöllisen lauseen, käytä tätä:

“Haluan kunnioittaa sekä sinun että omaa aikaani. Voin antaa tälle nyt muutaman minuutin, mutta minun täytyy pysyä työssäni. Jos tarvitsemme pidemmän keskustelun, sovitaan se erikseen.”

Tämä toimii, koska se on:

• Kohtelias
• Suora
• Täsmällinen
• Vaikea ymmärtää väärin

Et torju henkilöä. Johdat vuorovaikutusta.

Lopuksi

Puhelias työkaveri ei tarvitse muuttua päivittäiseksi tuottavuusongelmaksi. Muutamalla selkeällä tavalla voit pitää keskustelut ammattimaisina, säilyttää hyvän tahdon ja suojata omaa aikaasi.

Kasvaville yrityksille tämä on osa toiminnallista kurinalaisuutta. Kyky asettaa rajat selkeästi on yhtä tärkeä kuin kyky myydä, rekrytoida ja toimittaa. Kun tiimisi osaa pitää keskustelut fokusoituina, koko yritys toimii paremmin.