Как да се справите с бъбрив колега, без да бъдете груби

На всяко работно място има поне един човек, който може да превърне един бърз въпрос в 20-минутен разговор. За основатели, мениджъри и малки екипи това може да се превърне в нещо повече от дребно неудобство. То може да прекъсва концентрацията, да забавя решенията и да затруднява всички да спазват графика си.

Целта не е да заглушите хората или да създадете студена работна среда. Целта е да поставите ясни граници, да защитите продуктивността и да запазите професионалните отношения. Когато се направи добре, това е комуникационно умение, от което всяка растяща компания има нужда.

Защо това е важно в малък бизнес

В стартираща компания или новоучредено дружество хората често работят тясно заедно и изпълняват много роли. Това може да прави откритата комуникация естествена, но също така означава, че прекъсванията се разпространяват бързо. Един бъбрив колега може да повлияе на:

• Концентрацията и дълбоката работа
• Ефективността на срещите
• Времето за отговор към клиенти
• Моралa на екипа
• Скоростта на вземане на решения

За предприемачите, които изграждат екип с ограничени ресурси, дори малки комуникационни навици могат да имат голям ефект. Ясните граници са част от управлението на здрава компания.

Започнете с допускането за добри намерения

Повечето прекалено разговорливи колеги не се опитват да бъдат трудни. Те може да са ентусиазирани, притеснени, самотни, нетърпеливи да помогнат или просто да не осъзнават, че доминират разговора. Ако тръгнете от това допускане, е по-лесно да реагирате професионално, вместо емоционално.

Ако възприемете ситуацията като проблем в поведението, а не като личностен недостатък, е по-вероятно да намерите работещо решение.

Първо използвайте невербални сигнали

В много случаи са достатъчни фини знаци. Невербалните сигнали могат да покажат, че сте заети, без да създават излишно напрежение.

Примери:

• Дръжте погледа си върху екрана или документите
• Носете слушалки, когато е уместно
• Стойте прави, докато отговаряте на бърз въпрос
• Поглеждайте часовника или календара, преди да продължите
• Започнете да прибирате материалите си, когато разговорът приключва

Тези сигнали работят най-добре, когато са последователни. Ако понякога каните дълги разговори, а друг път се опитвате да ги прекъснете, хората няма да знаят какво да очакват.

Кажете ясно кога сте свободни

Ако намекът не е достатъчен, бъдете директни и учтиви. Ясният език обикновено е по-ефективен от неопределено извинение.

Опитайте фрази като:

• „Мога да говоря две минути, после трябва да се върна към този проект.“
• „Имам краен срок, затова трябва да сме кратки.“
• „Можем ли да се върнем към това след обяд?“
• „Искам да обърна нужното внимание на това по-късно, но сега не мога да го обсъждам.“

Тези изказвания правят две неща: признават човека и поставят граница. Тази комбинация обикновено намалява напрежението.

Дайте на разговора времево ограничение

Когато наистина трябва да говорите, определете краен момент в началото. Това е един от най-простите начини да не позволите на бъбрив колега да ви отнеме целия ден.

Полезна формула е:

1. Посочете с колко време разполагате.
2. Определете темата.
3. Приключете, когато времето изтече.

Например: „Имам пет минути да обсъдим проблема с графика. Нека се съсредоточим върху това.“

Временните ограничения работят особено добре за заети екипи, защото въвеждат структура. Другият човек знае, че разговорът не е безкраен.

Променете мястото, когато е възможно

Ако някой има навика да се задържа в офиса ви или до бюрото ви, сменете мястото на разговора. Среща в коридора, в конферентна зала или в общо пространство може да улесни естествения край на разговора.

Тази проста промяна помага, защото:

• Намалява усещането, че сте „заклещени“
• Създава естествена точка за приключване
• Прави завършването по-малко неудобно

Ако разговорът не е спешен, можете да предложите и писмено проследяване: „Изпратете ми подробностите по имейл и ще ги прегледам, когато имам време.“

Използвайте структура в срещите

Бъбривите колеги често са най-досадни в групова среда. В срещите няколко структурни навика могат да попречат един глас да доминира в стаята.

Като мениджър или водещ на срещата можете да:

• Подготвите дневен ред и да се придържате към него
• Обявявате времеви ограничения за всяка тема
• Поканите по-тихите хора да говорят първи
• Прекъсвате дългите обяснения и връщате фокуса към групата
• Обобщавате и продължавате, когато точката е ясна

Полезни фрази включват:

• „Благодаря. Нека чуем и някой, който още не се е изказал.“
• „Ще премина към следващата точка, за да спазим графика.“
• „Това е полезно. Нека продължим.“
• „Моля, кажете ми накратко, за да можем да вземем решение.“

Добре водената среща е една от най-добрите защити срещу разтягане на разговора.

Помолете за основната идея

Понякога човек говори много, защото още не е организирал мислите си. Искането на кратко обобщение може да помогне.

Примери:

• „Коя е основната точка, по която искате да действаме?“
• „Може ли накратко?“
• „Какво бихте препоръчали да направим след това?“
• „Моля, сведете това до две или три изречения.“

Този подход е полезен, защото пренасочва разговора без да звучи враждебно. Той също насърчава яснота, която е полезна за всички.

Пренасочете към писмен формат, когато е подходящо

Ако човекът има много идеи, помолете го да ги запише. Това му дава изход, без да изисква незабавен разговор на живо.

Например:

• „Изпратете ми бележките си и ще ги прегледам.“
• „Може ли да опишете препоръката си писмено?“
• „Моля, изпратете подробностите по имейл, за да мога да ги споделя с екипа.“

Писмената комуникация често е по-добра за сложни идеи. Тя създава запис, дава ви време да помислите и предотвратява разрастването на разговора извън целта му.

Използвайте положителен език, а не извинения

Много хора омекотяват границите прекалено много, като прекаляват с обясненията или се извиняват. Това може да отслаби посланието.

Сравнете тези подходи:

• Слабо: „Съжалявам, малко съм зает, но може би мога да поговоря малко, ако е добре.“
• Ясно: „В момента съм в средата на краен срок, така че трябва да сме кратки.“

Не е нужно да звучите грубо. Но трябва да звучите уверено. Увереността намалява вероятността от отпор.

Знайте кога да ескалирате

Повечето бъбриви колеги са просто досадни, а не сериозен проблем. Но ако поведението причинява повторяеми затруднения в работния поток, пропуснати срокове или напрежение в екипа, може да е нужен по-силен подход.

Помислете за ескалация, ако:

• Човекът игнорира ясни граници
• Срещите редовно се удължават заради един говорещ
• Други служители избягват сътрудничество заради прекъсванията
• Продуктивността страда в целия екип

В такъв случай мениджър или собственик трябва да адресира поведението директно и да постави очаквания за управление на времето и комуникационните норми.

За мениджъри: показвайте стандарта, който искате

Ако управлявате бизнес, екипът ви ще копира навиците ви. Ако позволявате всеки разговор да се проточва, обучавате хората, че границите са по желание.

За да зададете по-добър стандарт:

• Започвайте срещите навреме и ги приключвайте навреме
• Поддържайте кратки актуализациите
• Пренасочвайте разтягането на разговора без да унижавате никого
• Поощрявайте ясната комуникация
• Използвайте последователно дневен ред и задачи за изпълнение

Това е особено важно в малки бизнеси и стартиращи компании, където поведението на собственика често се превръща в култура на компанията.

Един прост сценарий, който можете да използвате още днес

Ако искате една практична формулировка, използвайте това:

„Искам да уважавам и вашето, и моето време. Мога да отделя няколко минути сега, но трябва да остана фокусиран върху работата си. Ако е нужен по-дълъг разговор, нека го планираме.“

Това работи, защото е:

• Учтиво
• Директно
• Конкретно
• Трудно за погрешно тълкуване

Не отхвърляте човека. Управлявате взаимодействието.

Заключение

Бъбривият колега не трябва да се превръща в ежедневен проблем за продуктивността. С няколко ясни навика можете да поддържате разговорите професионални, да запазите добрите отношения и да защитите времето си.

За растящите компании това е част от оперативната дисциплина. Способността ясно да поставяте граници в комуникацията е също толкова важна, колкото способността да продавате, да наемате и да доставяте. Когато екипът ви знае как да поддържа разговорите фокусирани, цялата компания работи по-добре.