Әдепсіз болмай, көп сөйлейтін әріптеспен қалай тіл табысуға болады

Әр жұмыс орнында кем дегенде бір адам болады: ол қысқа сұрақты 20 минуттық әңгімеге айналдырып жібере алады. Құрылтайшылар, менеджерлер және шағын бизнес командалары үшін бұл жай ғана ұсақ тітіркендіргіш нәрсе емес. Ол назарды бөледі, шешім қабылдауды баяулатады және бәрінің кестеден қалмай жұмыс істеуін қиындатады.

Мақсат адамдарды үнсіз қалдыру немесе салқын жұмыс ортасын құру емес. Мақсат - нақты шекара қою, өнімділікті қорғау және кәсіби қарым-қатынасты сақтау. Дұрыс басқарылса, бұл өсіп келе жатқан әр бизнеске қажет коммуникациялық дағды.

Неліктен бұл шағын бизнес үшін маңызды

Стартапта немесе жаңа құрылған компанияда адамдар көбіне тығыз жұмыс істейді және бірнеше міндетті қатар атқарады. Бұл ашық қарым-қатынасты табиғи етіп көрсетеді, бірақ сонымен бірге үзілістердің тез таралуына да әкеледі. Көп сөйлейтін әріптес мына нәрселерге әсер етуі мүмкін:

• Зейін қою мен терең жұмыс
• Жиналыстың тиімділігі
• Клиенттерге жауап беру уақыты
• Команда рухы
• Шешім қабылдау жылдамдығы

Жеңіл құрылыммен жұмыс істейтін кәсіпкерлер үшін тіпті ұсақ коммуникациялық әдеттердің өзі үлкен әсер беруі мүмкін. Анық шекаралар - сау компания жүргізудің бір бөлігі.

Алдымен жақсы ниет бар деп қабылдаңыз

Көп сөйлейтін әріптестердің көбі қиындық туғызғысы келмейді. Олар жігерлі, уайымшыл, жалғызсырап жүрген, көмектескісі келетін немесе әңгімеде үстемдік етіп жатқанын байқамауы мүмкін. Осындай ниеттен бастау кәсіби жауап беруді эмоцияға берілмей жеңілдетеді.

Егер жағдайды мінез-құлық мәселесі ретінде қарастырсаңыз, тұлғалық кемшілік деп қабылдағаннан гөрі, жұмыс істейтін шешім табу ықтималдығы жоғары болады.

Алдымен бейвербалды белгілерді қолданыңыз

Көп жағдайда жұмсақ ишараның өзі жеткілікті. Бейвербалды белгілер қажетсіз кернеу тудырмай-ақ, бос емес екеніңізді көрсете алады.

Мысалдар:

• Көзіңізді экранда немесе құжаттарда ұстау
• Қажет болса құлаққап кию
• Қысқа сұраққа жауап беріп тұрып орныңыздан тұру
• Әңгіме аяқталып келе жатқанда сағатқа немесе күнтізбеге көз салу
• Әңгіме бітейін деп қалғанда материалдарыңызды жинай бастау

Бұл белгілер тұрақты болғанда жақсы жұмыс істейді. Егер кейде ұзақ әңгімені өзіңіз бастатып, кейде оны тоқтатуға тырыссаңыз, адамдар сізден не күтерін білмейді.

Қол жетімділігіңізді анық айтыңыз

Ишара жеткіліксіз болса, тура әрі сыпайы болыңыз. Айқын сөздер көбіне көмескі сылтаудан тиімдірек.

Мынадай тіркестерді қолданып көріңіз:

• “Мен екі минут сөйлесе аламын, содан кейін осы жобаға қайта оралуым керек.”
• “Менің дедлайным бар, сондықтан қысқа қайыруым керек.”
• “Түстен кейін қайта сөйлессек бола ма?”
• “Бұған кейінірек толық көңіл бөлгім келеді, бірақ қазір талқылай алмаймын.”

Бұл сөйлемдер екі нәрсені істейді: адамды мойындайды және шекара қояды. Осы екеуі әдетте қақтығысты азайтады.

Әңгімеге уақыт шегін қойыңыз

Сөйлесу қажет болса, басынан нақты аяқталу уақытын белгілеңіз. Бұл - сөйлегіш әріптестің бүкіл күніңізді алып қоймауының ең қарапайым жолдарының бірі.

Пайдалы үлгі:

1. Сізде қанша уақыт бар екенін айтыңыз.
2. Тақырыпты нақтылаңыз.
3. Уақыт біткенде әңгімені аяқтаңыз.

Мысалы: “Кестеге қатысты мәселені талқылауға бес минутым бар. Сол тақырыппен шектелейік.”

Уақыт шегі әсіресе тығыз жұмыс істейтін командалар үшін пайдалы, өйткені ол құрылым береді. Екінші адам әңгіменің шексіз емес екенін түсінеді.

Мүмкін болса, орынды өзгертіңіз

Егер біреу сіздің кабинетіңізде немесе үстеліңіздің қасында ұзақ тұрып қалуға бейім болса, әңгімені басқа жерге ауыстырыңыз. Дәлізде, жиналыс бөлмесінде немесе ортақ аймақта сөйлесу әңгімені табиғи түрде аяқтауды жеңілдетуі мүмкін.

Бұл қарапайым ауысым мына себептермен көмектеседі:

• Өзіңізді қамалып қалғандай сезінуді азайтады
• Табиғи тоқтау нүктесін жасайды
• Әңгімені аяқтауды онша ыңғайсыз етпейді

Егер әңгіме аса маңызды болмаса, жазбаша жалғастыруды ұсына аласыз: “Толығырақты email арқылы жіберіңіз, мен бос уақытымда қарап шығамын.”

Жиналыстарда құрылымды қолданыңыз

Көп сөйлейтін әріптестер көбіне топ ішінде ең көп кедергі келтіреді. Жиналыстарда бірнеше құрылымдық әдет бір адамның бүкіл бөлмені басып алуына жол бермейді.

Менеджер немесе жиналыс жүргізушісі ретінде сіз мынаны істей аласыз:

• Күн тәртібін жасап, соны ұстану
• Әр тақырыпқа уақыт шегін жариялау
• Тыныш адамдарды алдымен сөйлету
• Ұзақ түсіндіруді тоқтатып, топты қайта бағыттау
• Ой анық болғанда қорытындылап, келесі тақырыпқа өту

Пайдалы тіркестер:

• “Рақмет. Әлі сөйлемеген біреудің пікірін тыңдайық.”
• “Кестеден қалмау үшін келесі тармаққа өтемін.”
• “Бұл пайдалы. Жалғастырайық.”
• “Шешім қабылдау үшін қысқаша нұсқасын айтып беріңіз.”

Дұрыс жүргізілген жиналыс - созылыңқы әңгімеге қарсы ең жақсы қорғаныс.

Негізгі ойды сұраңыз

Кейде адам көп сөйлейтін себебі - ойын әлі жүйелеп үлгермегені. Қысқаша қорытынды сұрау көмектесе алады.

Мысалдар:

• “Біз қандай негізгі қадамды жасауымыз керек?”
• “Қысқа нұсқасын айтып бере аласыз ба?”
• “Бұдан кейін не істеуімізді ұсынар едіңіз?”
• “Мұны екі-үш сөйлемге дейін қысқартып беріңізші.”

Бұл тәсіл әңгімені дөрекі болмай қайта бағыттауға көмектеседі. Сонымен бірге ол айқындықты арттырады, бұл бәріне пайдалы.

Қажет болса, жазбаша түрде бағыттаңыз

Егер адамның идеясы көп болса, оны жазып беруді сұраңыз. Бұл оған ойларын жеткізуге мүмкіндік береді, бірақ бірден бетпе-бет ұзақ талқылауды талап етпейді.

Мысалы:

• “Ескертпелеріңізді жіберіңіз, мен қарап шығамын.”
• “Ұсынысыңызды жазып бере аласыз ба?”
• “Командамен бөлісу үшін егжей-тегжейін email-ге жіберіңіз.”

Күрделі ойлар үшін жазбаша коммуникация жиі тіпті жақсырақ. Ол жазба қалдырады, ойлануға уақыт береді және әңгіменің мақсатынан асып кетуін тежейді.

Жағымды тіл қолданыңыз, бірақ артық кешірім сұрамаңыз

Көп адам шекараны тым жұмсартып, артық түсіндіру немесе кешірім сұрау арқылы әлсіретіп жібереді. Бұл хабардың күшін азайтады.

Мына екі тәсілді салыстырыңыз:

• Әлсіз: “Кешіріңіз, мен сәл бос емеспін, бірақ қаласаңыз аздап сөйлесе аламын.”
• Нақты: “Мен дедлайнның ортасындамын, сондықтан қысқа қайыруым керек.”

Қатал көрінуіңіз міндетті емес. Бірақ сенімді сөйлеуіңіз керек. Нықтық қарсыласу ықтималдығын азайтады.

Қашан жоғары деңгейге шығару керек екенін біліңіз

Көп сөйлейтін әріптестердің көбі жай ғана қолайсыздық тудырады, бірақ ауыр мәселе емес. Алайда бұл мінез қайталанатын жұмыс процесі бұзылуына, дедлайндардың кешігуіне немесе команда ішіндегі кернеуге себеп болса, қатаңырақ реакция қажет болуы мүмкін.

Мына жағдайда мәселені көтеруді қарастырыңыз:

• Адам қойылған шекараны елемейді
• Жиналыстар бір сөйлейтін адамға байланысты үнемі созылып кетеді
• Басқа қызметкерлер үздіксіз бөлінулерден кейін ынтымақтастықтан қашады
• Команданың өнімділігі төмендеп жатыр

Ондайда менеджер немесе иесі бұл мінез-құлықты тікелей талқылап, уақытты басқару және коммуникация нормаларына қатысты күтілімдерді белгілеуі керек.

Менеджерлер үшін: өзіңіз көргіңіз келетін стандартты көрсетіңіз

Егер сіз бизнес жүргізсеңіз, команда сіздің әдеттеріңізді қайталайды. Егер әр әңгімені ұзаққа созсаңыз, шекаралар міндетті емес екенін үйретіп жатқаныңыз.

Жақсы стандарт орнату үшін:

• Жиналысты уақытында бастау және уақытында аяқтау
• Жаңартуларды қысқа ұстау
• Созылыңқы әңгімені ыңғайсыз етпей қайта бағыттау
• Айқын коммуникацияны марапаттау
• Күн тәртібі мен әрекет тармақтарын тұрақты қолдану

Бұл әсіресе шағын бизнес пен стартаптар үшін маңызды, өйткені иенің мінез-құлқы көбіне компания мәдениетіне айналады.

Бүгін қолдануға болатын қарапайым үлгі

Егер бір ғана практикалық сөйлем керек болса, мынаны қолданыңыз:

“Уақытыңызды да, өз уақытымды да құрметтегім келеді. Қазір бұған бірнеше минут бөле аламын, бірақ жұмысыма назарымды сақтауым керек. Егер ұзағырақ әңгіме қажет болса, жоспарлап алайық.”

Бұл жақсы жұмыс істейді, өйткені ол:

• Сыпайы
• Тура
• Нақты
• Қате түсінуі қиын

Сіз адамды қабылдамай отырған жоқсыз. Сіз өзара әрекетті басқарудасыз.

Қорытынды

Көп сөйлейтін әріптес күнделікті өнімділік мәселесіне айналмауы керек. Бірнеше айқын әдеттің көмегімен сіз әңгімені кәсіби деңгейде ұстап, жақсы ниетті сақтап, өз уақытыңызды қорғай аласыз.

Өсіп келе жатқан компаниялар үшін бұл - операциялық тәртіптің бір бөлігі. Шекараны анық жеткізе білу қабілеті сату, қызметкер жалдау және жеткізу сияқты маңызды. Командаңыз сөйлесуді шоғырландыра білсе, бүкіл бизнес жақсырақ жұмыс істейді.