วิธีค้นหาบุคลากรที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ
การจ้างคนที่เหมาะสมเป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่สำคัญที่สุดของธุรกิจใหม่หรือธุรกิจที่กำลังเติบโต พนักงานที่ดีสามารถยกระดับการบริการลูกค้า เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยกำหนดวัฒนธรรมองค์กรได้ ขณะที่การจ้างคนที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้เสียเวลา เงิน และโมเมนตัม
สำหรับผู้ก่อตั้ง โดยเฉพาะผู้ที่กำลังสร้าง LLC หรือ corporation ใหม่ การตัดสินใจเรื่องบุคลากรมักเกิดขึ้นพร้อมกับการจัดตั้งนิติบุคคล การวางระบบการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการวางแผนการเติบโตในระยะเริ่มต้น ดังนั้นการจ้างงานจึงควรถูกมองเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ ไม่ใช่การตอบสนองต่อปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นแบบฉุกเฉิน
คู่มือนี้จะแบ่งวิธีที่ใช้ได้จริงในการระบุ ประเมิน และรักษาบุคลากรที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
เริ่มจากแผนการจ้างงานที่ชัดเจน
ก่อนลงประกาศรับสมัครงาน ให้กำหนดก่อนว่าบทบาทนี้ต้องทำอะไรให้สำเร็จ หลายความผิดพลาดในการจ้างงานเกิดจากการจ้างตามชื่อตำแหน่งที่คลุมเครือ แทนที่จะจ้างตามผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างชัดเจน
ถามคำถามเหล่านี้ก่อน:
- การจ้างคนนี้มีไว้เพื่อแก้ปัญหาอะไร?
- ภายใน 90 วันแรก บุคคลนี้ต้องรับผิดชอบงานใดบ้าง?
- ทักษะใดจำเป็นจริง และทักษะใดสามารถเรียนรู้ระหว่างทำงานได้?
- บทบาทนี้จะสนับสนุนด้านยอดขาย การดำเนินงาน การบริการลูกค้า การเงิน หรือธุรการ?
- เป็นตำแหน่งเต็มเวลา ไม่เต็มเวลา ผู้รับจ้างอิสระ หรือช่วยงานชั่วคราว?
แผนที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณเขียนรายละเอียดงานได้ดีขึ้น และหลีกเลี่ยงการดึงดูดผู้สมัครที่ไม่ตรงกับความต้องการจริงของธุรกิจ
เขียนรายละเอียดงานที่ใช้คัดกรอง ไม่ใช่แค่ดึงดูดผู้สมัคร
รายละเอียดงานควรทำมากกว่าการแจกแจงหน้าที่เท่านั้น ควรช่วยให้คนที่ใช่เลือกสมัครเอง และช่วยให้คนที่ไม่เหมาะตัดสินใจไม่สมัคร
ควรใส่สิ่งต่อไปนี้:
- สรุปบทบาทแบบกระชับ
- ความรับผิดชอบหลัก
- ทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็น
- คุณสมบัติที่พิจารณาเป็นพิเศษ
- โครงสร้างการรายงาน
- ความคาดหวังด้านสถานที่ทำงาน รวมถึงเงื่อนไข remote หรือ hybrid
- ช่วงเงินเดือนหรือโครงสร้างค่าตอบแทนเมื่อเหมาะสม
ระบุให้ชัดเจน หากคุณต้องการคนที่สื่อสารกับลูกค้าได้ดี ให้บอกไปตรง ๆ หากบทบาทต้องทำบัญชี งานสต็อก การโทรขาย หรือการสนับสนุนซอฟต์แวร์ ก็ให้ระบุหน้าที่เหล่านั้นโดยตรง
ยิ่งประกาศงานชัดเจนมากเท่าไร การคัดกรองความเหมาะสมก็ยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น
มองหาแหล่งสรรหาบุคลากรที่หลากหลาย
หลายธุรกิจจำกัดตัวเองไว้กับเว็บไซต์หางานเพียงแห่งเดียว แล้วก็สงสัยว่าทำไมผู้สมัครถึงไม่ดีพอ การจ้างงานที่ดีกว่ามักมาจากการใช้หลายช่องทางพร้อมกัน
พิจารณาแหล่งเหล่านี้:
- การแนะนำจากพนักงาน
- สมาคมในอุตสาหกรรม
- กลุ่มธุรกิจท้องถิ่น
- วิทยาลัยและสถาบันสายอาชีพ
- ชุมชนวิชาชีพ
- เครือข่ายโซเชียลมีเดีย
- แพลตฟอร์มฟรีแลนซ์สำหรับงานแบบเป็นโปรเจกต์
- ผู้สรรหาบุคลากรเฉพาะทางสำหรับตำแหน่งที่หาคนยาก
หากธุรกิจของคุณยังอยู่ในระยะเริ่มต้น การแนะนำจากเครือข่ายท้องถิ่นอาจมีคุณค่ามากเป็นพิเศษ เพราะมักทำให้ได้ผู้สมัครที่เข้าใจจังหวะการทำงานและความยืดหยุ่นของธุรกิจขนาดเล็ก
คัดกรองความสามารถและความเหมาะสมตั้งแต่เนิ่น ๆ
เรซูเม่บอกได้เพียงบางส่วนเท่านั้น มันแสดงประสบการณ์ได้ แต่ไม่ได้บอกว่าคนคนนั้นแก้ปัญหา รับมือกับความกดดัน หรือสื่อสารกับผู้อื่นอย่างไร
ใช้กระบวนการคัดกรองเบื้องต้นที่ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง
- คุณภาพการสื่อสาร
- สิทธิ์ในการทำงานและคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องเมื่อมีข้อกำหนด
- ความคาดหวังด้านเงินเดือน
- ความสอดคล้องของตารางเวลา
- ความสนใจในลักษณะงานที่ธุรกิจของคุณทำจริง
การคัดกรองทางโทรศัพท์สั้น ๆ หรือวิดีโอคอลสามารถประหยัดเวลาได้มากในภายหลัง เป้าหมายไม่ใช่การตัดสินผู้สมัครอย่างรวดเร็ว แต่คือการดูว่าคุ้มค่าหรือไม่ที่จะลงทุนเวลาเพิ่มในกระบวนการสัมภาษณ์เต็มรูปแบบ
ตั้งคำถามสัมภาษณ์ให้ดีขึ้น
การสัมภาษณ์ที่ดีควรไปไกลกว่าคำถามทั่วไปอย่าง “เล่าเกี่ยวกับตัวคุณหน่อย” คุณต้องการรู้ว่าผู้สมัครทำงานอย่างไร ไม่ใช่แค่พวกเขานำเสนอตัวเองอย่างไร
ลองใช้คำถามเหล่านี้:
- เล่าถึงครั้งหนึ่งที่คุณแก้ปัญหาด้วยทรัพยากรที่มีจำกัด
- ความสำเร็จใน 30 ถึง 60 วันแรกสำหรับคุณมีลักษณะอย่างไร?
- เล่าถึงช่วงเวลาที่คุณต้องเรียนรู้ระบบใหม่อย่างรวดเร็ว
- คุณจัดลำดับความสำคัญอย่างไรเมื่อทุกอย่างดูเร่งด่วนไปหมด?
- ผู้จัดการแบบไหนช่วยให้คุณทำงานได้ดีที่สุด?
- คุณรับมือกับคำติชมอย่างไรเมื่อคุณไม่เห็นด้วยกับมัน?
ควรใช้สถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานด้วย เช่น หากคุณกำลังจ้างงานด้านบริการลูกค้า ให้ถามว่าจะรับมือกับลูกค้าที่ไม่พอใจอย่างไร หากกำลังจ้างงานด้านการปฏิบัติการ ให้ถามว่าจะลดข้อผิดพลาดในกระบวนการที่เกิดซ้ำได้อย่างไร
การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างมีประสิทธิภาพมากกว่าการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ เพราะช่วยให้เปรียบเทียบผู้สมัครได้อย่างยุติธรรมกว่า
ประเมินจากทักษะ ไม่ใช่แค่คุณวุฒิ
เรซูเม่ที่ดูดีหรือชื่อบริษัทเก่าที่น่าประทับใจไม่ได้แปลว่าจะทำงานได้ดีเสมอไป ในธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่ง ความสามารถในการปรับตัวสำคัญกว่าประวัติที่ตรงเป๊ะ
มองหาหลักฐานของ:
- ความสามารถในการแก้ปัญหา
- ความน่าเชื่อถือและการทำงานให้เสร็จตามที่รับผิดชอบ
- ทักษะการสื่อสาร
- ความละเอียดรอบคอบ
- ความพร้อมที่จะเรียนรู้
- การเป็นเจ้าของผลลัพธ์
- ความสบายใจในการทำงานในสภาพแวดล้อมที่เล็กและเปลี่ยนแปลงเร็ว
หากทำได้ ควรใช้ตัวอย่างงาน แบบทดสอบ หรือโปรเจกต์ทดลองแบบมีค่าตอบแทนสำหรับบทบาทที่ทักษะเชิงปฏิบัติสำคัญ ตัวอย่างเช่น ผู้สมัครสายการตลาดอาจร่างโครงแคมเปญตัวอย่าง ผู้สมัครสายปฏิบัติการอาจจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ตัวอย่าง ผู้สมัครสายขายอาจจำลองการโทรหาลูกค้า
แบบฝึกเหล่านี้มักบอกอะไรได้มากกว่าเรซูเม่เสียอีก
ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงอย่างมีเป้าหมาย
การตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงจะมีประโยชน์ที่สุดเมื่อถามแบบเจาะจง แทนที่จะถามว่า “คนนี้เก่งไหม” ให้ถามคำถามที่ผูกกับบทบาทโดยตรง
ตัวอย่างเช่น:
- บุคคลนี้ทำงานประเภทใดได้ดีที่สุด?
- เขาหรือเธอรับมือกับเดดไลน์และคำติชมอย่างไร?
- คุณจะจ้างเขาหรือเธออีกไหมสำหรับบทบาทที่คล้ายกัน?
- ผู้จัดการหรือสภาพแวดล้อมแบบไหนที่ช่วยให้เขาหรือเธอประสบความสำเร็จ?
- มีปัญหาด้านผลงานใดบ้างที่ฉันควรทราบ?
เป้าหมายไม่ใช่การเก็บคำชม แต่คือการยืนยันรูปแบบพฤติกรรมและระบุความเสี่ยง
เสนอค่าตอบแทนให้สอดคล้องกับตลาด
หากต้องการผู้สมัครที่แข็งแกร่ง ค่าตอบแทนของคุณต้องสมเหตุสมผล การจ่ายต่ำเกินไปมักนำไปสู่กระบวนการจ้างงานที่ยาวขึ้น กลุ่มผู้สมัครที่อ่อนกว่า หรือการลาออกไม่นานหลังเริ่มงาน
เปรียบเทียบข้อเสนอของคุณกับ:
- อัตราตลาดในท้องถิ่น
- การแข่งขันในตลาด remote
- ความซับซ้อนของบทบาท
- ระดับประสบการณ์ที่ต้องการ
- สวัสดิการและความยืดหยุ่น
- โอกาสในการเติบโต
ค่าตอบแทนไม่ใช่แค่เงินเดือน ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากสามารถแข่งขันได้ด้วยความยืดหยุ่น เส้นทางการเติบโตที่ชัดเจน การให้คำปรึกษา และวัฒนธรรมการทำงานที่ดีกว่า
ทำให้บริษัทของคุณเป็นที่ที่คนอยากเข้าร่วม
ผู้สมัครที่ดีมักมีทางเลือก นั่นหมายความว่าพวกเขากำลังประเมินบริษัทของคุณพอ ๆ กับที่คุณประเมินพวกเขา
เพื่อให้โดดเด่น ควรแสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณมี:
- การสื่อสารที่ชัดเจน
- ความคาดหวังที่เหมาะสม
- โอกาสในการเติบโตอย่างมืออาชีพ
- ภาวะผู้นำที่เคารพกัน
- กระบวนการเริ่มงานที่เป็นระบบ
- จังหวะการทำงานที่สมดุล
- ภารกิจที่ผู้คนรู้สึกสนับสนุนได้
ผู้สมัครมักจะจดจำกระบวนการจ้างงานจากวิธีที่พวกเขาได้รับการปฏิบัติ การสื่อสารที่รวดเร็ว การสัมภาษณ์อย่างให้เกียรติ และความโปร่งใสล้วนมีความสำคัญมาก
จ้างคนจากศักยภาพ ไม่ใช่แค่ประสบการณ์
ธุรกิจขนาดเล็กแทบไม่มีความหรูหราพอที่จะหาคนที่ตรงทุกข้อได้ ในหลายกรณี การจ้างที่ดีที่สุดคือคนที่มีส่วนผสมที่เหมาะสมของทักษะหลัก ความสามารถในการเรียนรู้ และทัศนคติที่ดี
คุณอาจไม่จำเป็นต้องหาคนที่เคยทำงานแบบเดียวกันมา 10 ปี แต่คุณอาจต้องการคนที่เรียนรู้เร็ว ตั้งคำถามได้ดี และเติบโตไปพร้อมกับบริษัทได้
เมื่อพิจารณาศักยภาพ ให้ถามว่า:
- คนนี้ปรับตัวได้ไหมเมื่อบทบาทเปลี่ยนไป?
- เขาหรือเธอเข้าใจการทำงานภายใต้โครงสร้างที่ไม่มากนักหรือไม่?
- มีแนวโน้มจะริเริ่มงานเองโดยไม่ต้องคอยสั่งตลอดเวลาหรือไม่?
- สามารถมีส่วนร่วมได้มากกว่าหน้าที่เฉพาะแคบ ๆ เพียงอย่างเดียวหรือไม่?
ศักยภาพมีความสำคัญที่สุดเมื่อธุรกิจของคุณยังอยู่ระหว่างการกำหนดระบบและความรับผิดชอบ
สร้างกระบวนการปฐมนิเทศที่ดีกว่า
การจ้างงานไม่ได้จบลงเมื่อรับข้อเสนอแล้ว กระบวนการปฐมนิเทศที่อ่อนแอสามารถเปลี่ยนพนักงานที่ดีให้กลายเป็นคนที่ลาออกเร็วได้
แผนปฐมนิเทศที่ดีควรประกอบด้วย:
- ตารางงานวันแรกที่ชัดเจน
- การเข้าถึงเครื่องมือ ระบบ และข้อมูลเข้าสู่ระบบก่อนวันเริ่มงาน
- ความคาดหวังของบทบาทและเป้าหมายด้านผลงาน
- การแนะนำเกี่ยวกับนโยบายและเวิร์กโฟลว์ของบริษัท
- เวลาในการถามคำถามและรับการฝึกอบรม
- การเช็กอินอย่างสม่ำเสมอในช่วง 30, 60 และ 90 วันแรก
พนักงานใหม่จะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อพวกเขาเข้าใจว่าความสำเร็จหน้าตาเป็นอย่างไร และธุรกิจดำเนินงานอย่างไร การปฐมนิเทศที่ดีช่วยลดความสับสนและทำให้พวกเขามีส่วนร่วมได้เร็วขึ้น
รักษาบุคลากรที่คุณใช้ความพยายามในการค้นหา
การหาคนที่เหมาะสมเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ การรักษาพวกเขาไว้สำคัญไม่แพ้กัน
การรักษาพนักงานจะดีขึ้นเมื่อคุณ:
- ให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอ
- ยอมรับผลงานที่ดี
- เสนอโอกาสในการพัฒนา
- สื่อสารอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ
- ป้องกันภาระงานล้นอย่างต่อเนื่อง
- เปิดพื้นที่ให้มีอิสระในการทำงาน
- จัดการปัญหาให้เร็ว
คนมักอยู่กับที่ที่พวกเขารู้สึกว่าได้รับความเคารพ ได้รับความท้าทาย และได้รับค่าตอบแทนอย่างเป็นธรรม หากธุรกิจของคุณเติบโตเร็วเกินไปสำหรับโครงสร้างทีมของคุณ ให้ทบทวนภาระงานก่อนที่ภาวะหมดไฟจะกลายเป็นการลาออก
ข้อผิดพลาดในการจ้างงานที่ควรหลีกเลี่ยง
แม้แต่ธุรกิจที่บริหารได้ดี ก็ยังทำผิดพลาดในการจ้างงานได้ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:
- รีบจ้างเพื่ออุดตำแหน่งว่าง
- เขียนรายละเอียดงานแบบคลุมเครือ
- คัดกรองจากคีย์เวิร์ดในเรซูเม่เท่านั้น
- มองข้ามความเหมาะสมด้านวัฒนธรรมและการสื่อสาร
- เสนอค่าตอบแทนน้อยเกินไป
- ข้ามการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง
- ไม่ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง
- ละเลยการปฐมนิเทศ
แต่ละข้อเพิ่มโอกาสที่จะได้คนไม่เหมาะสมหรือเกิดการลาออกเร็ว กระบวนการที่ช้าลงและรอบคอบมากขึ้นมักนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
แนวทางการจ้างงานที่ชาญฉลาดกว่า
บุคลากรที่เหมาะสมไม่ได้มาจากโชค แต่มาจากการออกแบบบทบาทที่ชัดเจน การคัดกรองอย่างมีวินัย การสัมภาษณ์อย่างรอบคอบ และวัฒนธรรมบริษัทที่ผู้คนอยากเข้าร่วม
สำหรับผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การจ้างงานคือส่วนหนึ่งของการสร้างบริษัทที่ยั่งยืน ยิ่งกระบวนการของคุณมีความตั้งใจมากเท่าไร โอกาสที่จะสร้างทีมที่สนับสนุนการเติบโตระยะยาวก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
หากคุณกำลังก่อตั้งธุรกิจใหม่และเตรียมจ้างงาน ควรใช้เวลาเพื่อวางรากฐานที่เหมาะสมก่อน คนที่คุณนำเข้ามาจะกำหนดว่าบริษัทของคุณเติบโตเร็วและดีเพียงใด
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง