คำถามสัมภาษณ์งานที่นายจ้างควรถามและควรหลีกเลี่ยงในการจ้างงานธุรกิจขนาดเล็ก
คำถามสัมภาษณ์งานที่นายจ้างควรถามและควรหลีกเลี่ยงในการจ้างงานธุรกิจขนาดเล็ก
การจ้างพนักงานคนแรกถือเป็นก้าวสำคัญของธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่ง และยังอาจเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ละเอียดอ่อนที่สุดของการบริหารบริษัท เพราะการสัมภาษณ์คือช่วงเวลาที่เจ้าของธุรกิจจะได้ประเมินว่าผู้สมัครเหมาะกับงานหรือไม่ โดยยังต้องอยู่ภายใต้กรอบด้านกฎหมายและวิชาชีพ
เป้าหมายของการสัมภาษณ์งานนั้นเรียบง่าย คือการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้เพียงพอเพื่อใช้ตัดสินใจจ้างงานอย่างชาญฉลาด ความท้าทายคือการทำเช่นนั้นโดยไม่หลุดไปถามเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งงานหรืออาจเลือกปฏิบัติได้
คู่มือนี้อธิบายว่าคำถามสัมภาษณ์แบบใดเหมาะสม แบบใดควรหลีกเลี่ยง และเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะสร้างกระบวนการจ้างงานที่สม่ำเสมอเพื่อช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นได้อย่างไร
ทำไมการปฏิบัติตามกฎในการสัมภาษณ์จึงสำคัญ
เมื่อธุรกิจกำลังเติบโต การตัดสินใจจ้างงานมักเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เจ้าของกิจการอาจต้องดูแลทั้งงานขาย การดำเนินงาน การเรียกเก็บเงิน และการบริการลูกค้าไปพร้อมกัน ในสภาพแวดล้อมเช่นนั้น จึงง่ายที่จะใช้สไตล์การสัมภาษณ์แบบสบาย ๆ หรือถามคำถามที่ดูเหมือนไม่มีพิษภัยแต่กลับสร้างความเสี่ยงโดยไม่จำเป็น
แนวทางที่ดีกว่าคือทำให้การสัมภาษณ์มุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับงาน ประสบการณ์การทำงาน ความพร้อมทุ่มเท ทักษะ และพฤติกรรมเชิงวิชาชีพ วิธีนี้ช่วยให้เปรียบเทียบผู้สมัครได้อย่างเป็นธรรมมากขึ้น และลดโอกาสที่จะถามเรื่องส่วนตัวที่ไม่ควรนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจจ้างงาน
สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ความสม่ำเสมอเป็นเรื่องสำคัญ กระบวนการสัมภาษณ์ที่ทำซ้ำได้ช่วยให้คุณ:
- เปรียบเทียบผู้สมัครด้วยเกณฑ์เดียวกัน
- ลดอคติในการตัดสินใจจ้างงาน
- บันทึกเหตุผลที่เลือกหรือไม่เลือกผู้สมัคร
- โฟกัสกับคุณสมบัติที่ส่งผลต่อการทำงานจริง
- ปกป้องธุรกิจจากปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎที่หลีกเลี่ยงได้
สิ่งที่นายจ้างควรถามในการสัมภาษณ์งาน
คำถามสัมภาษณ์ที่ดีช่วยให้คุณเข้าใจว่าผู้สมัครทำงานได้หรือไม่ ปรับตัวเข้ากับที่ทำงานของคุณได้อย่างไร และสื่อสารได้ชัดเจนหรือไม่ คำถามที่ดีที่สุดควรเป็นคำถามปลายเปิด เฉพาะเจาะจง และเชื่อมโยงกับหน้าที่ในรายละเอียดงาน
คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์และภูมิหลัง
คำถามเหล่านี้ช่วยให้คุณรู้ว่าผู้สมัครเคยทำอะไรมาบ้าง และประสบการณ์นั้นสอดคล้องกับตำแหน่งหรือไม่:
- งานประเภทใดที่คุณเคยทำและเกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้มากที่สุด?
- คุณรับผิดชอบหน้าที่อะไรบ้างในบทบาทก่อนหน้า?
- ส่วนใดของงานล่าสุดที่คุณชอบมากที่สุด?
- ส่วนใดของงานล่าสุดที่ท้าทายที่สุด?
- ทำไมคุณจึงกำลังมองหาการออกจากงานปัจจุบันหรือบทบาทล่าสุด?
- สภาพแวดล้อมการทำงานแบบใดช่วยให้คุณทำงานได้ดีที่สุด?
คำถามเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่ประวัติการทำงาน ไม่ใช่ชีวิตส่วนตัว และยังเปิดโอกาสให้ผู้สมัครอธิบายประสบการณ์ของตนในบริบทที่เหมาะสม
คำถามเกี่ยวกับทักษะและเครื่องมือ
หากงานต้องใช้ระบบ ซอฟต์แวร์ หรืออุปกรณ์เฉพาะ ให้ถามตรงไปที่เรื่องเหล่านั้น
- คุณใช้ซอฟต์แวร์ แพลตฟอร์ม หรือเครื่องมือใดเป็นประจำบ้าง?
- คุณสบายใจกับการเรียนรู้ระบบใหม่มากน้อยแค่ไหน?
- เล่าเหตุการณ์ที่คุณต้องเรียนรู้กระบวนการใหม่อย่างรวดเร็วให้ฟังหน่อย
- งานใดในตำแหน่งนี้ที่คุณมั่นใจว่าสามารถทำได้ดีที่สุด?
- ทักษะใดที่คุณยังอยู่ระหว่างพัฒนา?
สำหรับธุรกิจที่พึ่งพาเครื่องมือจัดตารางงาน ซอฟต์แวร์บัญชี ระบบขายหน้าร้าน โปรแกรมจัดการสินค้าคงคลัง หรือแพลตฟอร์มบริการลูกค้า คำถามเหล่านี้มีประโยชน์มากเป็นพิเศษ เพราะช่วยให้คุณระบุผู้สมัครที่สามารถเริ่มสร้างผลงานได้เร็ว และผู้ที่อาจต้องได้รับการฝึกอบรม
คำถามเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานและความน่าเชื่อถือ
พนักงานที่ดีไม่เพียงต้องมีทักษะ แต่ยังต้องเชื่อถือได้และมีความเป็นมืออาชีพ คำถามสัมภาษณ์ควรช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของผู้สมัคร
- คุณจัดการอย่างไรเมื่อมีหลายเรื่องต้องทำพร้อมกัน?
- เล่าเหตุการณ์ที่คุณต้องทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาที่กระชั้นชิดให้ฟังหน่อย
- คุณรับมือกับคำติชมจากหัวหน้างานอย่างไร?
- เล่าเหตุการณ์ที่ยากลำบากกับเพื่อนร่วมงานและวิธีที่คุณจัดการกับมันให้ฟังหน่อย
- การบริการลูกค้าที่ดีหมายถึงอะไรสำหรับคุณ?
- คุณรับมือกับงานที่ซ้ำ ๆ หรืองานประจำอย่างไร?
คำถามเหล่านี้สะท้อนถึงนิสัย ทัศนคติ และวิจารณญาณ จึงมีประโยชน์เพราะมุ่งไปที่พฤติกรรมแทนที่จะเป็นลักษณะส่วนบุคคล
คำถามเกี่ยวกับความพร้อมและการจัดตารางเวลา
คุณสามารถถามคำถามเชิงปฏิบัติที่มีผลต่อการจัดตารางงานและประสิทธิภาพในการทำงานได้
- คุณว่างทำงานวันและเวลาใดบ้าง?
- คุณสามารถทำงานตามตารางที่ระบุไว้ในประกาศงานได้หรือไม่?
- หากตำแหน่งงานต้องเดินทางระหว่างสาขา คุณสามารถทำได้หรือไม่?
- คุณสามารถเริ่มงานได้เมื่อไร?
- คุณมีข้อจำกัดด้านตารางเวลาที่เราควรพิจารณาหรือไม่?
คำถามเหล่านี้เหมาะสมเพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อกำหนดของตำแหน่งงาน
คำถามเกี่ยวกับข้อมูลอ้างอิงและผลการทำงาน
หากผู้สมัครอยู่ในรอบสุดท้าย คำถามเกี่ยวกับข้อมูลอ้างอิงจะช่วยยืนยันประวัติการทำงานและความประพฤติในเชิงวิชาชีพได้
- เราสามารถติดต่อข้อมูลอ้างอิงของคุณได้หรือไม่?
- ใครสามารถพูดถึงผลการทำงานของคุณได้?
- คุณคาดว่าข้อมูลอ้างอิงของคุณจะให้ความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับคุณ?
- คุณมีผลประเมินผลงานที่อยากแบ่งปันหรือไม่?
ให้มุ่งเน้นไปที่ผลการทำงาน ความน่าเชื่อถือ การสื่อสาร และผลลัพธ์
คำถามที่นายจ้างควรหลีกเลี่ยง
คำถามบางประเภทอาจสร้างความเสี่ยงด้านกฎหมาย เพราะไปแตะต้องลักษณะที่ได้รับการคุ้มครองหรือเรื่องส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน แม้คำถามนั้นจะดูเป็นการถามเล่น ๆ หรือมีเจตนาดี แต่ก็อาจเป็นปัญหาได้หากมันมีผลต่อการตัดสินใจจ้างงาน
โดยทั่วไป ควรหลีกเลี่ยงคำถามเกี่ยวกับ:
- อายุหรือวันเดือนปีเกิด
- เชื้อชาติ สีผิว หรือชาติพันธุ์
- ถิ่นกำเนิดหรือบรรพบุรุษ
- สถานะความเป็นพลเมือง นอกเหนือจากการยืนยันสิทธิ์ในการทำงานในกรณีที่กฎหมายอนุญาต
- ศาสนาหรือการปฏิบัติทางศาสนา
- เพศ อัตลักษณ์ทางเพศ รสนิยมทางเพศ สถานภาพสมรส หรือการตั้งครรภ์
- สถานะครอบครัวหรือการดูแลบุตร
- ความพิการหรือภาวะทางการแพทย์
- ประวัติสุขภาพหรือการใช้ยา
- การถูกจับกุม เว้นแต่เกี่ยวข้องโดยตรงและกฎหมายที่ใช้บังคับอนุญาต
- กิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน
- มุมมองหรือความเกี่ยวข้องทางการเมือง
- การเป็นสมาชิกองค์กรที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน
ตัวอย่างคำถามที่มีความเสี่ยง
ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำถามที่นายจ้างควรหลีกเลี่ยง:
- คุณเกิดปีไหน?
- คุณแต่งงานหรือยัง?
- คุณมีลูกไหม?
- คุณมีแผนจะมีลูกในเร็ว ๆ นี้หรือไม่?
- คุณไปโบสถ์ที่ไหน?
- คุณมีความพิการหรือไม่?
- คุณเคยยื่นเคลมค่าชดเชยคนงานมาก่อนไหม?
- คุณมาจากประเทศอะไร?
- คุณเป็นพลเมืองสหรัฐอเมริกาหรือไม่?
- คุณมีปัญหาสุขภาพที่อาจส่งผลต่องานนี้หรือไม่?
แม้คำถามจะดูไม่ร้ายแรง แต่ก็อาจทำให้เกิดภาพลักษณ์ว่าลักษณะส่วนตัวมีผลต่อผลลัพธ์ของการสัมภาษณ์
วิธีตั้งคำถามสัมภาษณ์ให้ดีขึ้น
วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการพัฒนากระบวนการสัมภาษณ์คือทำให้ทุกคำถามเกี่ยวข้องกับงาน คำถามสัมภาษณ์ที่เขียนอย่างดีควรช่วยคุณประเมินอย่างน้อยหนึ่งในสี่เรื่องนี้:
- ผู้สมัครสามารถทำงานได้หรือไม่
- ผู้สมัครจะทำงานได้อย่างสม่ำเสมอและน่าเชื่อถือหรือไม่
- ผู้สมัครเหมาะกับความต้องการในการดำเนินงานของธุรกิจหรือไม่
- ผู้สมัครสื่อสารได้ชัดเจนและเป็นมืออาชีพหรือไม่
ก่อนสัมภาษณ์ ให้ทบทวนรายละเอียดงานและระบุหน้าที่ที่สำคัญที่สุด จากนั้นเตรียมคำถามที่ทดสอบหน้าที่เหล่านั้นโดยตรง
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะถามคำถามส่วนตัวที่กว้างเกินไป ให้ถามว่า:
- คุณจะรับมือกับวันที่มีลูกค้าจำนวนมากอย่างไร?
- เล่าหน่อยว่าคุณจัดระเบียบงานของคุณในบทบาทก่อนหน้าอย่างไร
- คุณมีประสบการณ์กับการติดตามสินค้าคงคลังอย่างไร?
- คุณจัดลำดับความสำคัญอย่างไรเมื่อหลายกำหนดเวลาชนกัน?
คำถามเหล่านี้มีประโยชน์มากกว่า เพราะเชื่อมโยงโดยตรงกับผลการทำงาน
การสร้างกระบวนการจ้างงานแบบง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องมีแผนก HR ขนาดใหญ่เพื่อสัมภาษณ์ให้ดีขึ้น แต่จำเป็นต้องมีกระบวนการที่ทำซ้ำได้
1. เริ่มจากรายละเอียดงานที่ชัดเจน
ระบุหน้าที่ ความสามารถที่ต้องมี ความคาดหวังด้านตารางงาน และข้อกำหนดทางกายภาพหรือเทคนิคต่าง ๆ ยิ่งบทบาทชัดเจนเท่าไร ก็ยิ่งตั้งคำถามที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
2. ใช้ชุดคำถามหลักเดียวกันกับผู้สมัครทุกคน
ชุดคำถามที่สม่ำเสมอทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบคำตอบอย่างเป็นธรรม และยังช่วยแสดงให้เห็นว่าคุณประเมินผู้สมัครโดยใช้มาตรฐานเดียวกัน
3. จดบันทึกระหว่างการสัมภาษณ์
จดบันทึกข้อสังเกตที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับทักษะ ประสบการณ์ และความพร้อมทำงาน หลีกเลี่ยงบันทึกที่อ้างอิงถึงลักษณะส่วนตัวหรือการคาดเดา
4. แยกข้อกำหนดของงานออกจากความชอบ
ผู้สมัครอาจไม่ตรงกับทุกความชอบของคุณ แต่ยังอาจแข็งแกร่งในด้านที่สำคัญที่สุดได้ ให้มุ่งเน้นที่ข้อกำหนดที่ส่งผลต่อการทำงานจริง
5. ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงอย่างรอบคอบ
ข้อมูลอ้างอิงช่วยยืนยันได้ว่าผู้สมัครมีความน่าเชื่อถือ สื่อสารได้ดี และเหมาะกับจังหวะการทำงานของธุรกิจคุณหรือไม่
6. บันทึกเหตุผลในการตัดสินใจ
เก็บบันทึกง่าย ๆ ว่าทำไมจึงเลือกผู้สมัครรายหนึ่ง ข้อมูลนี้อาจมีประโยชน์หากคุณต้องย้อนกลับมาทบทวนกระบวนการภายหลัง
คำถามสัมภาษณ์สำหรับบทบาททั่วไปในธุรกิจขนาดเล็ก
แต่ละตำแหน่งต้องให้ความสำคัญต่างกัน
งานบริการลูกค้า
สำหรับตำแหน่งที่ต้องพบลูกค้า ให้ถามเรื่องการสื่อสาร ความอดทน และการแก้ปัญหา
- คุณรับมือกับลูกค้าที่ไม่พอใจอย่างไร?
- เล่าเหตุการณ์ที่คุณแก้ไขข้อร้องเรียนให้ฟังหน่อย
- บริการที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณคืออะไร?
งานธุรการ
สำหรับตำแหน่งสนับสนุนงานสำนักงาน ให้เน้นเรื่องการจัดระเบียบ ความถูกต้อง และการใช้เทคโนโลยี
- คุณเคยใช้ระบบใดในการติดตามเอกสารหรือการนัดหมายบ้าง?
- คุณจัดการอย่างไรเมื่อเดดไลน์หลายอย่างทับซ้อนกัน?
- เล่าให้ฟังหน่อยว่าคุณเคยปรับปรุงกระบวนการอะไรในบทบาทก่อนหน้า
งานปฏิบัติการหรือแรงงาน
สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการขนส่ง การผลิต สถานที่ หรือสินค้าคงคลัง ให้ถามเรื่องความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย
- คุณรักษาความถูกต้องอย่างไรในงานที่ซ้ำ ๆ?
- เล่าเหตุการณ์ที่คุณทำงานในทีมที่ต้องเคลื่อนไหวรวดเร็วให้ฟังหน่อย
- คุณมีประสบการณ์กับอุปกรณ์หรือระบบสินค้าคงคลังอย่างไร?
คำถามสัมภาษณ์ที่ดีที่สุดควรสะท้อนความต้องการจริงของตำแหน่งงานเสมอ
สรุปท้ายบท
การสัมภาษณ์เป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คำถามที่เหมาะสมช่วยให้คุณระบุผู้สมัครที่แข็งแกร่งได้ ในขณะที่คำถามที่ไม่เหมาะสมอาจสร้างปัญหาด้านกฎหมายและการดำเนินงาน
ให้การสัมภาษณ์ของคุณมุ่งเน้นที่งาน ใช้กระบวนการที่สม่ำเสมอ และหลีกเลี่ยงคำถามส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับผลงาน แนวทางนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสที่คุณจะจ้างคนที่สามารถช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้
หากคุณกำลังสร้างบริษัทใหม่หรือกำลังทำให้การดำเนินงานเป็นระบบ Zenind สามารถช่วยผู้ประกอบการวางรากฐานทางกฎหมายที่จำเป็นเพื่อให้จ้างงานได้อย่างมั่นใจและบริหารธุรกิจอย่างมีโครงสร้างตั้งแต่วันแรก
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง