Milyen interjúkérdéseket tegyenek fel és melyeket kerüljék a munkáltatók a kisvállalkozásoknál

Az első munkavállaló felvétele minden kisvállalkozás számára jelentős mérföldkő. Ugyanakkor ez lehet az egyik legérzékenyebb része a cégvezetésnek is, mert az interjúk során a tulajdonosoknak úgy kell felmérniük, hogy a jelölt megfelel-e a pozíciónak, hogy közben a jogi és szakmai határokat is betartják.

Az állásinterjú célja egyszerű: elegendő, a munkához kapcsolódó információt összegyűjteni ahhoz, hogy megalapozott felvételi döntés születhessen. A kihívás az, hogy mindezt úgy kell megtenni, hogy ne térjünk át olyan kérdésekre, amelyek nem kapcsolódnak a munkakörhöz, vagy akár diszkriminatívak is lehetnek.

Ez az útmutató bemutatja, mely interjúkérdések megfelelőek, melyeket érdemes kerülni, és hogyan építhetnek a kisvállalkozások következetes felvételi folyamatot, amely jobb döntéseket támogat.

Miért fontos az interjú megfelelősége

Amikor egy vállalkozás növekszik, a felvételi döntések gyakran gyorsan születnek. A tulajdonos egyszerre intézheti az értékesítést, az operációt, a számlázást és az ügyfélszolgálatot. Ilyen helyzetben könnyű lazább interjústílusra hagyatkozni, vagy olyan kérdéseket feltenni, amelyek ártalmatlannak tűnnek, mégis felesleges kockázatot jelentenek.

A jobb megközelítés az, ha az interjút a munkához kapcsolódó képesítésekre, a szakmai előéletre, a rendelkezésre állásra, a készségekre és a szakmai viselkedésre fókuszáljuk. Így könnyebb igazságosan összehasonlítani a jelölteket, és csökken az esélye annak, hogy személyes témákról kérdezünk, amelyeknek nem szabadna befolyásolniuk a foglalkoztatási döntést.

A kisvállalkozásoknál különösen fontos a következetesség. Egy ismételhető interjúfolyamat segít abban, hogy:

• Ugyanazon szempontok alapján hasonlítsa össze a jelölteket
• Csökkentse a felvételi döntésekben megjelenő elfogultságot
• Dokumentálja, miért egy adott jelöltet választottak vagy utasítottak el
• A valóban teljesítményt befolyásoló képesítésekre összpontosítson
• Megóvja a vállalkozást az elkerülhető megfelelőségi problémáktól

Mit kérdezzenek a munkáltatók az állásinterjún

A jó interjúkérdések segítenek megérteni, hogy a jelölt képes-e ellátni a munkát, be tud-e illeszkedni a munkakörnyezetbe, és világosan tud-e kommunikálni. A legjobb kérdések nyitottak, konkrétak, és a munkaköri leírásban szereplő feladatokhoz kapcsolódnak.

Kérdések a tapasztalatról és az előéletről

Ezek a kérdések segítenek megismerni, mit csinált korábban a jelölt, és hogy ez a tapasztalat mennyire illeszkedik a pozícióhoz:

• Milyen típusú munkatapasztalata van, amely a leginkább releváns ehhez a pozícióhoz?
• Milyen feladatokat látott el az előző munkakörében?
• Az előző munkájának mely részeit élvezte a legjobban?
• Az előző munkájának mely részei jelentették a legnagyobb kihívást?
• Miért szeretne kilépni a jelenlegi vagy legutóbbi pozíciójából?
• Milyen munkakörnyezet segíti abban, hogy a legjobb teljesítményét nyújtsa?

Ezek a kérdések a szakmai múltra összpontosítanak, nem a magánéletre. Emellett lehetőséget adnak a jelölteknek arra is, hogy kontextusba helyezzék a tapasztalataikat.

Kérdések a készségekről és az eszközökről

Ha a munkához konkrét rendszerek, szoftverek vagy eszközök használata szükséges, erre közvetlenül kérdezzen rá.

• Milyen szoftvereket, platformokat vagy eszközöket használt rendszeresen?
• Mennyire magabiztosan tanul meg új rendszereket?
• Meséljen egy olyan helyzetről, amikor gyorsan el kellett sajátítania egy új folyamatot.
• A pozíció mely feladatait érzi a legnagyobb biztonsággal ellátni?
• Mely készségeit fejleszti még?

Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek időzítési eszközökre, könyvelőszoftverre, pénztárgép-rendszerre, készletkezelő programokra vagy ügyfélszolgálati platformokra támaszkodnak, ezek a kérdések különösen hasznosak. Segítenek azonosítani azokat a jelölteket, akik gyorsan hozzájárulhatnak a munkához, és azokat is, akiknek képzésre lehet szükségük.

Kérdések a munkastílusról és a megbízhatóságról

Az erős munkavállaló nemcsak képzett, hanem megbízható és professzionális is. Az interjúkérdéseknek segíteniük kell megérteni, hogyan dolgozik a jelölt.

• Hogyan tart rendet, amikor több feladattal kell egyszerre foglalkoznia?
• Meséljen egy olyan helyzetről, amikor szoros határidőt kellett tartania.
• Hogyan kezeli a felettesétől kapott visszajelzést?
• Meséljen egy nehéz helyzetről egy munkatárssal, és arról, hogyan kezelte.
• Mit jelent Ön szerint a jó ügyfélszolgálat?
• Hogyan kezeli az ismétlődő munkát vagy a rutinfeladatokat?

Ezek a kérdések viselkedést, hozzáállást és ítélőképességet tárnak fel. Azért hasznosak, mert a személyes jellemzők helyett a viselkedésre összpontosítanak.

Kérdések a rendelkezésre állásról és a logisztikáról

Olyan gyakorlati kérdéseket nyugodtan feltehet, amelyek befolyásolják az időbeosztást és a munkateljesítményt.

• Mely napokon és időpontokban ér rá dolgozni?
• Képes a munkaköri hirdetésben leírt beosztás szerint dolgozni?
• Tud egyik helyszínről a másikra utazni, ha a pozíció ezt megkívánja?
• Mikor tudna kezdeni?
• Van-e olyan időbeosztási korlátja, amelyet figyelembe kell vennünk?

Ezek a kérdések megfelelőek, mert közvetlenül kapcsolódnak a pozíció követelményeihez.

Kérdések az ajánlásokról és a teljesítményről

Ha a jelölt a végső körben van, az ajánlásokkal kapcsolatos kérdések segíthetnek megerősíteni a szakmai előéletet és a munkához kapcsolódó magatartást.

• Felvehetjük a kapcsolatot az ajánlóival?
• Ki tud beszélni a munkateljesítményéről?
• Milyen visszajelzést várna az ajánlóitól?
• Olyan teljesítményértékeléseket kapott, amelyeket szívesen megosztana?

Maradjon a fókusz a munkateljesítményen, a megbízhatóságon, a kommunikáción és az eredményeken.

Mely kérdéseket kerüljék a munkáltatók

Vannak olyan kérdések, amelyek jogi kockázatot jelenthetnek, mert védett jellemzőkre vagy olyan személyes témákra vonatkoznak, amelyek nem relevánsak a munkakör szempontjából. Még ha a kérdés könnyednek vagy jóindulatúnak is tűnik, problémás lehet, ha befolyásolja a felvételi döntést.

Általánosságban kerülni kell az alábbiakra vonatkozó kérdéseket:

• Életkor vagy születési dátum
• Faj, bőrszín vagy etnikai hovatartozás
• Nemzetiség vagy származás
• Állampolgársági státusz, azon túl, amit a munkavállalási jogosultság ellenőrzése megenged
• Vallás vagy vallási gyakorlat
• Nem, nemi identitás, szexuális orientáció, családi állapot vagy terhesség
• Családi helyzet vagy gyermekfelügyeleti megoldások
• Fogyatékosság vagy egészségügyi állapot
• Egészségi előzmények vagy gyógyszerszedés
• Letartóztatások, kivéve ha az közvetlenül releváns és az alkalmazandó jog szerint megengedett
• Nem munkához kapcsolódó tevékenységek, amelyek nem relevánsak a pozíció szempontjából
• Politikai nézetek vagy hovatartozás
• Olyan szervezetek tagsága, amelyek nem kapcsolódnak a munkakörhöz

Kockázatos kérdések példái

Az alábbiak olyan kérdésminták, amelyeket a munkáltatóknak kerülniük kell:

• Melyik évben született?
• Férjezett/nős?
• Vannak gyermekei?
• Tervez a közeljövőben gyermeket vállalni?
• Melyik templomba jár?
• Van valamilyen fogyatékossága?
• Volt már valaha munkahelyi baleseti kárigénye?
• Melyik országból származik eredetileg?
• U.S. állampolgár?
• Van valamilyen egészségügyi problémája, amely hatással lehet erre a munkára?

Még akkor is, ha egy kérdés ártalmatlannak tűnik, azt a látszatot keltheti, hogy a döntést valamilyen személyes jellemző befolyásolta.

Hogyan tegyenek fel jobb interjúkérdéseket

A legbiztonságosabb módszer az interjúfolyamat javítására az, ha minden kérdés közvetlenül a munkához kapcsolódik. Egy jól megfogalmazott interjúkérdésnek annak a négy területnek valamelyikét kell segítenie felmérni:

1. El tudja-e végezni a jelölt a munkát?
2. Megbízhatóan el fogja-e végezni a munkát?
3. Illeszkedik-e a jelölt a vállalkozás működési igényeihez?
4. Képes-e a jelölt világosan és professzionálisan kommunikálni?

Az interjú előtt tekintse át a munkaköri leírást, és azonosítsa a legfontosabb feladatokat. Ezután készítsen olyan kérdéseket, amelyek közvetlenül ezeket a feladatokat mérik.

Például ahelyett, hogy egy általános személyes kérdést tenne fel, inkább ezt kérdezze:

• Hogyan kezelne egy forgalmas ügyfélszolgálati napot?
• Meséljen arról, hogyan szervezte meg a munkaterhét az előző pozíciójában.
• Milyen tapasztalata van a készletnyilvántartással?
• Hogyan priorizál, ha több határidő ütközik?

Ezek a kérdések hasznosabbak, mert közvetlenül kapcsolódnak a teljesítményhez.

Egyszerű felvételi folyamat kisvállalkozásoknak

A kisvállalkozásoknak nincs szükségük nagy HR-részlegre ahhoz, hogy jobb interjúkat folytassanak. Arra viszont igen, hogy legyen egy ismételhető folyamatuk.

1. Kezdje egy világos munkaköri leírással

Sorolja fel a feladatokat, a szükséges készségeket, az időbeosztási elvárásokat, valamint minden fizikai vagy technikai követelményt. Minél konkrétabb a szerepkör, annál könnyebb releváns kérdéseket feltenni.

2. Ugyanazokat az alapvető kérdéseket tegye fel minden jelöltnek

Egy következetes kérdéskészlet megkönnyíti az objektív összehasonlítást. Emellett azt is segít bizonyítani, hogy minden pályázót ugyanazon szempontok szerint értékelt.

3. Készítsen jegyzeteket az interjú során

Írjon le tényszerű megfigyeléseket a készségekről, a tapasztalatról és a rendelkezésre állásról. Kerülje azokat a megjegyzéseket, amelyek személyes jellemzőkre vagy feltételezésekre utalnak.

4. Válassza el a munkakövetelményeket a preferenciáktól

Előfordulhat, hogy egy jelölt nem felel meg minden preferenciának, de a valóban fontos területeken mégis erős lehet. Azokra a követelményekre koncentráljon, amelyek a teljesítményt befolyásolják.

5. Gondosan ellenőrizze az ajánlásokat

Az ajánlások segíthetnek megerősíteni, hogy a jelölt megbízható, jól kommunikál, és megfelel a vállalkozás tempójának.

6. Dokumentálja a döntést

Tartson egyszerű nyilvántartást arról, miért választották ki a jelöltet. Ez hasznos lehet, ha később át kell tekinteni a folyamatot.

Interjúkérdések gyakori kisvállalati munkakörökre

A különböző pozíciók eltérő interjúfókuszt igényelnek.

Ügyfélszolgálati munkakörök

Az ügyfélkapcsolati pozícióknál kérdezzen a kommunikációról, a türelemről és a problémamegoldásról.

• Hogyan kezeli az elégedetlen ügyfelet?
• Meséljen egy olyan helyzetről, amikor megoldott egy panaszt.
• Mit jelent Önnek a kiváló szolgáltatás?

Adminisztratív munkakörök

Irodai támogató pozícióknál a szervezettségre, a pontosságra és a technológiahasználatra fókuszáljon.

• Milyen rendszereket használt dokumentumok vagy időpontok nyomon követésére?
• Hogyan tart rendet, amikor átfedő határidők vannak?
• Meséljen egy olyan folyamatról, amelyet egy korábbi munkakörében fejlesztett.

Operatív vagy fizikai munkakörök

Olyan munkáknál, amelyek szállítással, gyártással, létesítményüzemeltetéssel vagy készletkezeléssel járnak, kérdezzen a megbízhatóságról és a biztonságról.

• Hogyan tartja fenn a pontosságot ismétlődő munkavégzés közben?
• Meséljen egy olyan helyzetről, amikor egy gyors tempójú csapatban dolgozott.
• Milyen tapasztalata van eszközökkel vagy készletrendszerekkel?

A legjobb interjúkérdések mindig a szerepkör tényleges követelményeit tükrözik.

Záró gondolatok

Az interjúztatás az egyik legfontosabb feladat, amelyet egy kisvállalkozás tulajdonosa vállalhat. A megfelelő kérdések segítenek megtalálni az erős jelölteket, míg a rossz kérdések jogi és működési problémákat okozhatnak.

Tartsa az interjúkat a munkára fókuszálva, használjon következetes folyamatot, és kerülje azokat a személyes kérdéseket, amelyek nem kapcsolódnak a teljesítményhez. Ez a megközelítés nagyobb esélyt ad arra, hogy olyan munkatársat vegyen fel, aki segíti a vállalkozás növekedését.

Ha új céget épít vagy formalizálja a működését, a Zenind segít a vállalkozóknak megteremteni azt a jogi alapot, amelyre szükségük van ahhoz, hogy magabiztosan vegyenek fel munkatársakat, és már az első naptól kezdve szervezetten működtessék a vállalkozásukat.