Ερωτήσεις συνέντευξης για εργασία που πρέπει να κάνουν και να αποφεύγουν οι εργοδότες στη μικρή επιχειρηματική πρόσληψη

Η πρόσληψη του πρώτου σας υπαλλήλου είναι ένα σημαντικό ορόσημο για κάθε μικρή επιχείρηση. Μπορεί επίσης να είναι ένα από τα πιο ευαίσθητα μέρη της λειτουργίας μιας εταιρείας, επειδή στις συνεντεύξεις οι ιδιοκτήτες μαθαίνουν αν ένας υποψήφιος ταιριάζει, ενώ παράλληλα παραμένουν εντός νομικών και επαγγελματικών ορίων.

Ο στόχος μιας συνέντευξης για εργασία είναι απλός: να συγκεντρώσετε αρκετές σχετικές πληροφορίες για να πάρετε μια έξυπνη απόφαση πρόσληψης. Η πρόκληση είναι να το κάνετε χωρίς να ξεφύγετε σε ερωτήσεις που δεν σχετίζονται με τον ρόλο ή μπορεί να είναι διακριτικές.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί ποιες ερωτήσεις συνέντευξης είναι κατάλληλες, ποιες πρέπει να αποφεύγονται και πώς οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορούν να δημιουργήσουν μια συνεπή διαδικασία πρόσληψης που υποστηρίζει καλύτερες αποφάσεις.

Γιατί έχει σημασία η συμμόρφωση στις συνεντεύξεις

Όταν μια επιχείρηση αναπτύσσεται, οι αποφάσεις πρόσληψης συχνά λαμβάνονται γρήγορα. Ο ιδιοκτήτης μπορεί να χειρίζεται ταυτόχρονα πωλήσεις, λειτουργίες, τιμολόγηση και εξυπηρέτηση πελατών. Σε αυτό το περιβάλλον, είναι εύκολο να βασιστεί κανείς σε μια χαλαρή προσέγγιση στη συνέντευξη ή να κάνει ερωτήσεις που φαίνονται αθώες αλλά δημιουργούν περιττό κίνδυνο.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να διατηρείτε τη συνέντευξη εστιασμένη στα προσόντα που σχετίζονται με την εργασία, το εργασιακό ιστορικό, τη διαθεσιμότητα, τις δεξιότητες και την επαγγελματική συμπεριφορά. Αυτό διευκολύνει τη δίκαιη σύγκριση των υποψηφίων και μειώνει την πιθανότητα να τεθούν προσωπικά θέματα που δεν πρέπει να επηρεάζουν τις αποφάσεις πρόσληψης.

Για τις μικρές επιχειρήσεις, η συνέπεια έχει σημασία. Μια επαναλήψιμη διαδικασία συνέντευξης σας βοηθά να:

• Συγκρίνετε υποψηφίους με τα ίδια κριτήρια
• Μειώσετε την προκατάληψη στις αποφάσεις πρόσληψης
• Τεκμηριώσετε γιατί ένας υποψήφιος επιλέχθηκε ή απορρίφθηκε
• Μείνετε εστιασμένοι στα προσόντα που επηρεάζουν πραγματικά την απόδοση
• Προστατεύσετε την επιχείρηση από αποφεύξιμα ζητήματα συμμόρφωσης

Τι πρέπει να ρωτούν οι εργοδότες σε μια συνέντευξη για εργασία

Οι καλές ερωτήσεις συνέντευξης σας βοηθούν να καταλάβετε αν ένας υποψήφιος μπορεί να κάνει τη δουλειά, να προσαρμοστεί στον χώρο εργασίας σας και να επικοινωνεί καθαρά. Οι καλύτερες ερωτήσεις είναι ανοιχτού τύπου, συγκεκριμένες και συνδεδεμένες με τις αρμοδιότητες που περιγράφονται στην αγγελία.

Ερωτήσεις για εμπειρία και υπόβαθρο

Αυτές οι ερωτήσεις σας βοηθούν να μάθετε τι έχει κάνει ο υποψήφιος στο παρελθόν και αν αυτή η εμπειρία ταιριάζει στον ρόλο:

• Τι είδους εργασία έχετε κάνει που είναι πιο σχετική με αυτή τη θέση;
• Ποιες αρμοδιότητες είχατε στον προηγούμενο ρόλο σας;
• Ποια μέρη της τελευταίας σας δουλειάς σάς άρεσαν περισσότερο;
• Ποια μέρη της τελευταίας σας δουλειάς ήταν πιο απαιτητικά;
• Γιατί ψάχνετε να αποχωρήσετε από την τρέχουσα ή την πιο πρόσφατη θέση σας;
• Ποιο είδος εργασιακού περιβάλλοντος σάς βοηθά να αποδίδετε καλύτερα;

Αυτές οι ερωτήσεις εστιάζουν στο επαγγελματικό ιστορικό και όχι στην προσωπική ζωή. Δίνουν επίσης στους υποψηφίους την ευκαιρία να εξηγήσουν την εμπειρία τους στο σωστό πλαίσιο.

Ερωτήσεις για δεξιότητες και εργαλεία

Αν η θέση απαιτεί συγκεκριμένα συστήματα, λογισμικό ή εξοπλισμό, ρωτήστε γι' αυτά απευθείας.

• Ποιο λογισμικό, ποιες πλατφόρμες ή ποια εργαλεία έχετε χρησιμοποιήσει τακτικά;
• Πόσο άνετα μαθαίνετε νέα συστήματα;
• Πείτε μου για μια φορά που χρειάστηκε να μάθετε γρήγορα μια νέα διαδικασία.
• Ποιες εργασίες σε αυτόν τον ρόλο θεωρείτε ότι μπορείτε να χειριστείτε με τη μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση;
• Ποιες δεξιότητες εξακολουθείτε να αναπτύσσετε;

Για επιχειρήσεις που βασίζονται σε εργαλεία προγραμματισμού, λογισμικό λογιστικής, συστήματα σημείου πώλησης, προγράμματα αποθέματος ή πλατφόρμες εξυπηρέτησης πελατών, αυτές οι ερωτήσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες. Σας βοηθούν να εντοπίσετε υποψηφίους που μπορούν να συνεισφέρουν γρήγορα και όσους ίσως χρειάζονται εκπαίδευση.

Ερωτήσεις για τρόπο εργασίας και αξιοπιστία

Ένας δυνατός εργαζόμενος δεν είναι μόνο ικανός αλλά και αξιόπιστος και επαγγελματίας. Οι ερωτήσεις της συνέντευξης πρέπει να σας βοηθούν να καταλάβετε πώς εργάζεται ένας υποψήφιος.

• Πώς παραμένετε οργανωμένοι όταν διαχειρίζεστε πολλές προτεραιότητες;
• Περιγράψτε μια φορά που χρειάστηκε να τηρήσετε μια αυστηρή προθεσμία.
• Πώς αντιμετωπίζετε την ανατροφοδότηση από έναν προϊστάμενο;
• Πείτε μου για μια δύσκολη κατάσταση με έναν συνάδελφο και πώς τη χειριστήκατε.
• Τι σημαίνει για εσάς καλή εξυπηρέτηση πελατών;
• Πώς διαχειρίζεστε επαναλαμβανόμενη εργασία ή ρουτίνα;

Αυτές οι ερωτήσεις αποκαλύπτουν συνήθειες, στάση και κρίση. Είναι χρήσιμες επειδή εστιάζουν στη συμπεριφορά και όχι σε προσωπικά χαρακτηριστικά.

Ερωτήσεις για διαθεσιμότητα και πρακτικά ζητήματα

Μπορείτε να κάνετε πρακτικές ερωτήσεις που επηρεάζουν το πρόγραμμα και την απόδοση στην εργασία.

• Ποιες ημέρες και ώρες είστε διαθέσιμοι να εργαστείτε;
• Μπορείτε να εργαστείτε στο πρόγραμμα που περιγράφεται στην αγγελία;
• Μπορείτε να μετακινείστε μεταξύ τοποθεσιών αν ο ρόλος το απαιτεί;
• Πότε θα μπορούσατε να ξεκινήσετε;
• Έχετε κάποιο περιορισμό στο πρόγραμμα που πρέπει να λάβουμε υπόψη;

Αυτές οι ερωτήσεις είναι κατάλληλες επειδή σχετίζονται άμεσα με τις απαιτήσεις της θέσης.

Ερωτήσεις για συστάσεις και απόδοση

Αν ένας υποψήφιος βρίσκεται στους τελικούς, οι ερωτήσεις για συστάσεις μπορούν να βοηθήσουν στην επιβεβαίωση του εργασιακού ιστορικού και της επαγγελματικής συμπεριφοράς.

• Μπορούμε να επικοινωνήσουμε με τις συστάσεις σας;
• Ποιος μπορεί να μιλήσει για την εργασιακή σας απόδοση;
• Τι είδους ανατροφοδότηση πιστεύετε ότι θα έδιναν οι συστάσεις σας;
• Έχετε αξιολογήσεις απόδοσης που θα θέλατε να μοιραστείτε;

Μείνετε εστιασμένοι στην εργασιακή απόδοση, την αξιοπιστία, την επικοινωνία και τα αποτελέσματα.

Ερωτήσεις που πρέπει να αποφεύγουν οι εργοδότες

Ορισμένες ερωτήσεις μπορούν να δημιουργήσουν νομικό κίνδυνο επειδή αγγίζουν προστατευόμενα χαρακτηριστικά ή προσωπικά θέματα που δεν σχετίζονται με τη θέση. Ακόμα κι αν η ερώτηση είναι χαλαρή ή καλοπροαίρετη, μπορεί να είναι προβληματική αν επηρεάζει την απόφαση πρόσληψης.

Γενικά, αποφύγετε ερωτήσεις σχετικά με:

• Ηλικία ή ημερομηνία γέννησης
• Φυλή, χρώμα ή εθνικότητα
• Εθνική καταγωγή ή προγονική προέλευση
• Καθεστώς ιθαγένειας πέρα από τον έλεγχο της εξουσιοδότησης εργασίας όπου επιτρέπεται
• Θρησκεία ή θρησκευτικές πρακτικές
• Φύλο, ταυτότητα φύλου, σεξουαλικό προσανατολισμό, οικογενειακή κατάσταση ή εγκυμοσύνη
• Οικογενειακή κατάσταση ή ρυθμίσεις φύλαξης παιδιών
• Αναπηρία ή ιατρικές παθήσεις
• Ιστορικό υγείας ή χρήση φαρμάκων
• Συλλήψεις, εκτός αν σχετίζονται άμεσα και επιτρέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία
• Μη εργασιακές δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με τη θέση
• Πολιτικές απόψεις ή πεποιθήσεις
• Συμμετοχή σε οργανώσεις που δεν σχετίζονται με τη θέση

Παραδείγματα επικίνδυνων ερωτήσεων

Ακολουθούν παραδείγματα του τύπου ερωτήσεων που οι εργοδότες πρέπει να αποφεύγουν:

• Ποια χρονιά γεννηθήκατε;
• Είστε παντρεμένοι;
• Έχετε παιδιά;
• Σκοπεύετε να αποκτήσετε παιδιά σύντομα;
• Ποια εκκλησία επισκέπτεστε;
• Έχετε κάποια αναπηρία;
• Έχετε υποβάλει ποτέ αίτηση για αποζημίωση εργατικού ατυχήματος;
• Από ποια χώρα κατάγεστε;
• Είστε πολίτης των ΗΠΑ;
• Έχετε κάποια ιατρικά προβλήματα που θα επηρέαζαν αυτή τη δουλειά;

Ακόμα και όταν μια ερώτηση φαίνεται αθώα, μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση ότι ένα προσωπικό χαρακτηριστικό επηρέασε το αποτέλεσμα της συνέντευξης.

Πώς να κάνετε καλύτερες ερωτήσεις συνέντευξης

Ο ασφαλέστερος τρόπος να βελτιώσετε τη διαδικασία της συνέντευξης είναι να κάνετε κάθε ερώτηση να σχετίζεται με την εργασία. Μια σωστά διατυπωμένη ερώτηση συνέντευξης πρέπει να σας βοηθά να αξιολογήσετε ένα από τα τέσσερα:

1. Μπορεί ο υποψήφιος να κάνει τη δουλειά;
2. Θα κάνει ο υποψήφιος τη δουλειά αξιόπιστα;
3. Ταιριάζει ο υποψήφιος στις λειτουργικές ανάγκες της επιχείρησης;
4. Μπορεί ο υποψήφιος να επικοινωνεί καθαρά και επαγγελματικά;

Πριν από μια συνέντευξη, εξετάστε την περιγραφή της θέσης και εντοπίστε τις πιο σημαντικές αρμοδιότητες. Στη συνέχεια προετοιμάστε ερωτήσεις που ελέγχουν άμεσα αυτές τις αρμοδιότητες.

Για παράδειγμα, αντί να κάνετε μια γενική προσωπική ερώτηση, ρωτήστε:

• Πώς θα χειριζόσασταν μια ημέρα με μεγάλο όγκο εξυπηρέτησης πελατών;
• Πείτε μου πώς οργανώσατε τον φόρτο εργασίας σας στον τελευταίο σας ρόλο.
• Τι εμπειρία έχετε με την παρακολούθηση αποθεμάτων;
• Πώς βάζετε προτεραιότητες όταν συμπίπτουν αρκετές προθεσμίες;

Αυτές οι ερωτήσεις είναι πιο χρήσιμες επειδή συνδέονται άμεσα με την απόδοση.

Δημιουργία μιας απλής διαδικασίας πρόσληψης για μικρές επιχειρήσεις

Οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται μεγάλο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για να κάνουν καλύτερες συνεντεύξεις. Χρειάζονται όμως μια επαναλήψιμη διαδικασία.

1. Ξεκινήστε με μια ξεκάθαρη περιγραφή θέσης

Καταγράψτε τις αρμοδιότητες, τις απαιτούμενες δεξιότητες, τις προσδοκίες για το πρόγραμμα και τυχόν σωματικές ή τεχνικές απαιτήσεις. Όσο πιο συγκεκριμένος είναι ο ρόλος, τόσο πιο εύκολο είναι να κάνετε σχετικές ερωτήσεις.

2. Χρησιμοποιήστε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις για κάθε υποψήφιο

Ένα σταθερό σύνολο ερωτήσεων διευκολύνει τη δίκαιη σύγκριση των απαντήσεων. Επίσης βοηθά να δείξετε ότι αξιολογήσατε τους υποψηφίους με τα ίδια πρότυπα.

3. Κρατήστε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνέντευξης

Καταγράψτε πραγματικές παρατηρήσεις σχετικά με δεξιότητες, εμπειρία και διαθεσιμότητα. Αποφύγετε σημειώσεις που αναφέρονται σε προσωπικά χαρακτηριστικά ή υποθέσεις.

4. Διαχωρίστε τις απαιτήσεις της θέσης από τις προτιμήσεις

Ένας υποψήφιος μπορεί να μην ταιριάζει σε κάθε προτίμηση που έχετε, αλλά να είναι πολύ δυνατός στα σημεία που μετρούν περισσότερο. Εστιάστε στις απαιτήσεις που επηρεάζουν την απόδοση.

5. Ελέγξτε προσεκτικά τις συστάσεις

Οι συστάσεις μπορούν να βοηθήσουν να επιβεβαιώσετε αν ένας υποψήφιος είναι αξιόπιστος, επικοινωνεί καλά και ταιριάζει στον ρυθμό της επιχείρησής σας.

6. Τεκμηριώστε την απόφαση

Κρατήστε ένα απλό αρχείο για το γιατί επιλέχθηκε ένας υποψήφιος. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν χρειαστεί να επανεξετάσετε τη διαδικασία αργότερα.

Ερωτήσεις συνέντευξης για συνήθεις ρόλους σε μικρές επιχειρήσεις

Διαφορετικοί ρόλοι απαιτούν διαφορετικές προτεραιότητες στη συνέντευξη.

Ρόλοι εξυπηρέτησης πελατών

Για θέσεις με επαφή με πελάτες, ρωτήστε για επικοινωνία, υπομονή και επίλυση προβλημάτων.

• Πώς διαχειρίζεστε έναν δυσαρεστημένο πελάτη;
• Πείτε μου για μια φορά που επιλύσατε ένα παράπονο.
• Πώς μοιάζει για εσάς η εξαιρετική εξυπηρέτηση;

Διοικητικοί ρόλοι

Για θέσεις υποστήριξης γραφείου, εστιάστε στην οργάνωση, την ακρίβεια και τη χρήση τεχνολογίας.

• Ποια συστήματα έχετε χρησιμοποιήσει για την παρακολούθηση εγγράφων ή ραντεβού;
• Πώς παραμένετε οργανωμένοι όταν συμπίπτουν προθεσμίες;
• Πείτε μου για μια διαδικασία που βελτιώσατε σε προηγούμενο ρόλο.

Λειτουργικοί ή φυσικοί ρόλοι

Για εργασίες που περιλαμβάνουν αποστολές, παραγωγή, εγκαταστάσεις ή αποθέματα, ρωτήστε για αξιοπιστία και ασφάλεια.

• Πώς διατηρείτε την ακρίβεια σε επαναλαμβανόμενη εργασία;
• Πείτε μου για μια φορά που εργαστήκατε σε ομάδα με γρήγορους ρυθμούς.
• Τι εμπειρία έχετε με εξοπλισμό ή συστήματα αποθεμάτων;

Οι καλύτερες ερωτήσεις συνέντευξης αντικατοπτρίζουν πάντα τις πραγματικές απαιτήσεις της θέσης.

Τελικές σκέψεις

Η συνέντευξη είναι μία από τις σημαντικότερες ευθύνες που μπορεί να αναλάβει ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης. Οι σωστές ερωτήσεις σας βοηθούν να εντοπίσετε δυνατούς υποψηφίους, ενώ οι λανθασμένες ερωτήσεις μπορούν να δημιουργήσουν νομικά και λειτουργικά προβλήματα.

Κρατήστε τις συνεντεύξεις σας εστιασμένες στη θέση, χρησιμοποιήστε μια συνεπή διαδικασία και αποφύγετε προσωπικές ερωτήσεις που δεν συνδέονται με την απόδοση. Αυτή η προσέγγιση σας δίνει καλύτερη πιθανότητα να προσλάβετε κάποιον που μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί.

Αν χτίζετε μια νέα εταιρεία ή τυποποιείτε τις λειτουργίες σας, το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να δημιουργήσουν τη νομική βάση που χρειάζονται για να προσλαμβάνουν με αυτοπεποίθηση και να λειτουργούν την επιχείρησή τους με δομή από την πρώτη μέρα.