พื้นฐานภาษีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสำหรับเจ้าของธุรกิจใหม่ในสหรัฐอเมริกา

การเริ่มต้นธุรกิจในสหรัฐอเมริกาไม่ใช่แค่การเลือกชื่อและยื่นเอกสารจัดตั้งเท่านั้น เมื่อบริษัทของคุณเริ่มดำเนินงานแล้ว เรื่องภาษีจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานประจำวัน สำหรับเจ้าของหลายคน จุดที่ทำให้สับสนมักเริ่มตรงนี้

ข่าวดีคือ ภาษีของธุรกิจขนาดเล็กจะจัดการได้ง่ายขึ้นมากเมื่อคุณเข้าใจพื้นฐาน ภาษีที่ธุรกิจของคุณต้องรับผิดชอบจริง ๆ ขึ้นอยู่กับประเภทนิติบุคคล ที่ตั้ง อุตสาหกรรม โครงสร้างการจ่ายเงินเดือน และรูปแบบรายได้ แต่หน้าที่หลัก ๆ จะคล้ายกัน ได้แก่ การจดทะเบียนให้ถูกต้อง การเก็บบันทึกที่เป็นระเบียบ การติดตามรายรับและรายจ่าย และการยื่นแบบที่ถูกต้องให้ทันเวลา

คู่มือนี้อธิบายแนวคิดภาษีพื้นฐานที่เจ้าของธุรกิจใหม่ทุกคนควรรู้ เขียนขึ้นสำหรับผู้ประกอบการในสหรัฐอเมริกาที่ต้องการภาพรวมเชิงปฏิบัติก่อนพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือวางระบบบัญชีภายใน

ทำไมภาษีธุรกิจขนาดเล็กจึงสำคัญ

ภาษีส่งผลต่อแทบทุกส่วนของธุรกิจ:

• มีผลต่อวิธีการวางโครงสร้างบริษัท
• กำหนดจำนวนเงินที่คุณต้องกันไว้จากรายได้
• มีผลต่อเอกสารและบันทึกที่คุณต้องเก็บ
• กระทบการตัดสินใจเรื่องการจ้างงานและการตั้งระบบเงินเดือน
• อาจทำให้เกิดค่าปรับหากคุณพลาดการยื่นหรือการชำระเงิน

ธุรกิจที่ละเลยเรื่องภาษีอาจเผชิญปัญหากระแสเงินสด ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และงานธุรการที่ยุ่งยากได้อย่างรวดเร็ว ธุรกิจที่วางแผนตั้งแต่เนิ่น ๆ จะดำเนินงานได้มั่นใจกว่ามาก

เริ่มจากโครงสร้างธุรกิจของคุณ

โครงสร้างทางกฎหมายมีบทบาทสำคัญต่อวิธีที่ธุรกิจของคุณถูกเก็บภาษี

ธุรกิจเจ้าของคนเดียว

ธุรกิจเจ้าของคนเดียวเป็นโครงสร้างที่ง่ายที่สุด โดยทั่วไป รายได้ของธุรกิจจะส่งผ่านไปยังเจ้าของ และเจ้าของจะรายงานในแบบแสดงรายการภาษีส่วนบุคคล ความเรียบง่ายนี้อาจน่าสนใจ แต่ก็อาจมีข้อดีด้านการแยกการเงินส่วนตัวและธุรกิจน้อยกว่า

ห้างหุ้นส่วน

ห้างหุ้นส่วนมักมีเจ้าของตั้งแต่สองคนขึ้นไป โดยทั่วไปธุรกิจจะยื่นแบบข้อมูล ขณะที่เจ้าของแต่ละรายรายงานส่วนแบ่งรายได้ของตนในแบบภาษีส่วนบุคคล ความชัดเจนเรื่องข้อตกลงการถือหุ้นและการทำบัญชีมีความสำคัญมากในกรณีนี้

LLC

บริษัทจำกัดความรับผิดมีความยืดหยุ่น สำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษี LLC อาจถูกมองเป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน หรือบริษัท ก็ได้ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและการเลือกสถานะภาษี ความยืดหยุ่นนี้เป็นเหตุผลหนึ่งที่ผู้ก่อตั้งหลายรายเลือก LLC ในขั้นตอนการจัดตั้ง

บริษัท

โดยทั่วไป บริษัทจะถูกเก็บภาษีแยกจากเจ้าของ เว้นแต่จะมีคุณสมบัติสำหรับการปฏิบัติทางภาษีรูปแบบเฉพาะ บริษัทมีพิธีการและขั้นตอนมากกว่า แต่ก็อาจสร้างทางเลือกที่เป็นประโยชน์สำหรับการเติบโต การจ้างงาน และการวางแผนภาษี

หากคุณยังตัดสินใจเรื่องโครงสร้างธุรกิจไม่ได้ Zenind สามารถช่วยในด้านการจัดตั้ง เพื่อให้คุณเริ่มต้นบนฐานทางกฎหมายที่เรียบร้อยก่อนจะไปจัดการเรื่องภาษี

ภาษีของรัฐบาลกลางที่ธุรกิจขนาดเล็กมักต้องเผชิญ

ธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐอเมริกาส่วนใหญ่มักต้องเข้าใจหมวดภาษีของรัฐบาลกลางหลัก ๆ ไม่กี่ประเภท

ภาษีเงินได้

ธุรกิจจ่ายภาษีเงินได้ตามวิธีที่ IRS จัดประเภทนิติบุคคล สำหรับกิจการแบบส่งผ่านรายได้ กำไรโดยทั่วไปจะไหลไปยังแบบภาษีส่วนบุคคลของเจ้าของ สำหรับบริษัท ธุรกิจอาจต้องเสียภาษีโดยตรงในระดับนิติบุคคล

ภาษีการทำงานด้วยตนเอง

เจ้าของธุรกิจเจ้าของคนเดียวและธุรกิจแบบส่งผ่านรายได้จำนวนมากอาจต้องเสียภาษีการทำงานด้วยตนเองจากรายได้ธุรกิจ ภาษีนี้แยกจากภาษีเงินได้ และเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่เจ้าของใหม่ควรติดตามกำไรตลอดทั้งปีอย่างใกล้ชิด

ภาษีประมาณการ

หากไม่มีการหักภาษีจากรายได้ธุรกิจเหมือนเงินเดือนปกติ คุณอาจต้องชำระภาษีประมาณการระหว่างปี ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงยอดคงค้างก้อนใหญ่ในภายหลัง และช่วยให้วางแผนกระแสเงินสดได้ดีขึ้น

ภาษีเงินเดือน

หากคุณจ้างพนักงาน ภาษีเงินเดือนจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งอาจรวมถึงการหักเงิน การสมทบของนายจ้าง และภาระการนำส่งที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้าง

ภาษีสรรพสามิตหรือภาษีเฉพาะอุตสาหกรรม

ธุรกิจบางประเภทต้องเสียภาษีพิเศษตามสินค้าที่ขาย บริการที่ให้ หรือวิธีการดำเนินงาน ภาษีเหล่านี้ไม่ใช่ภาษีที่ทุกธุรกิจต้องเจอ แต่สำคัญมากที่จะศึกษาตั้งแต่เนิ่น ๆ หากธุรกิจของคุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล

ภาระภาษีระดับรัฐและท้องถิ่น

ภาษีของรัฐบาลกลางเป็นเพียงชั้นเดียวของภาระภาษีเท่านั้น ขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณตั้งอยู่ที่ใดหรือขายสินค้าและบริการที่ใด คุณอาจต้องจัดการกับ:

• ภาษีเงินได้ของรัฐ
• ภาษีแฟรนไชส์
• ภาษีการขาย
• ภาษีรายได้รวม
• ภาษีประกอบธุรกิจระดับเมืองหรือท้องถิ่น
• ค่าธรรมเนียมใบอนุญาตของเมืองหรือมณฑล

นี่คือจุดที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากมักพลาด ธุรกิจสองแห่งที่มีโครงสร้างภาษีของรัฐบาลกลางเหมือนกันอาจมีภาระระดับรัฐและท้องถิ่นที่ต่างกันมาก ข้อกำหนดที่แท้จริงของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดตั้งบริษัทที่ใด ดำเนินงานที่ใด และมี nexus ในรัฐอื่นหรือไม่

หากธุรกิจของคุณขายออนไลน์ ดำเนินงานหลายรัฐ หรือจ้างพนักงานระยะไกล การจดทะเบียนภาษีอาจซับซ้อนขึ้น ควรตรวจสอบกฎของแต่ละรัฐก่อนขยายธุรกิจ

ควรเก็บบันทึกอะไรบ้าง

การเก็บบันทึกที่ดีเป็นหนึ่งในนิสัยที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กควรสร้างขึ้น

อย่างน้อย คุณควรติดตาม:

• รายได้รวม
• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน
• รายการเดินบัญชีธนาคาร
• บันทึกเงินเดือน
• การจ่ายเงินให้ผู้ขาย
• บันทึกระยะทางหรือการเดินทาง
• บันทึกโฮมออฟฟิศ หากมี
• เอกสารการซื้อสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา
• เอกสารการจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

บันทึกที่เป็นระเบียบไม่ได้ช่วยแค่ตอนถึงฤดูภาษีเท่านั้น แต่ยังช่วยเรื่องงบประมาณ ทำให้การขอสินเชื่อสะดวกขึ้น และลดความกังวลเมื่อมีการตรวจสอบหรือหนังสือแจ้งจากหน่วยงาน

การมีบัญชีธนาคารธุรกิจแยกต่างหากและระบบบัญชีเฉพาะมักคุ้มค่าตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของกิจการ

หมวดค่าใช้จ่ายและรายการหักลดหย่อนที่พบบ่อย

การหักลดหย่อนภาษีสามารถลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีได้ หากเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมต่อธุรกิจ ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• ค่าเช่าสำนักงานหรือพื้นที่ coworking
• ซอฟต์แวร์และบริการสมัครสมาชิกสำหรับธุรกิจ
• การตลาดและโฆษณา
• บริการด้านกฎหมายและวิชาชีพ
• ค่าจ้างพนักงานและค่าตอบแทนผู้รับจ้างอิสระ
• ค่าเบี้ยประกัน
• ค่าอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ที่ใช้เพื่อธุรกิจ
• ค่าเดินทางธุรกิจ
• วัสดุสิ้นเปลืองและอุปกรณ์
• การศึกษาอบรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

หัวใจสำคัญคือเอกสารประกอบ การหักลดหย่อนจะมีน้ำหนักมากที่สุดเมื่อเห็นวัตถุประสงค์ทางธุรกิจชัดเจนและมีบันทึกสนับสนุนที่เป็นระบบ

เจ้าของธุรกิจควรระวังค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ปะปนอยู่ในบัญชีธุรกิจ การใช้จ่ายปะปนกันอาจสร้างความสับสนและทำให้ความถูกต้องของบัญชีลดลง

ผู้รับจ้างอิสระกับพนักงาน

การจัดประเภทแรงงานมีผลต่อทั้งภาระ payroll และการรายงานภาษี

โดยทั่วไป ผู้รับจ้างอิสระจะรับผิดชอบภาษีของตนเอง ส่วนพนักงานมักต้องมีการหักภาษีเงินเดือนและภาระของนายจ้าง หากจัดประเภทผิด อาจนำไปสู่การแก้ไขที่มีค่าใช้จ่ายสูง ค่าปรับ และภาษีย้อนหลัง

หากคุณไม่แน่ใจว่าควรจัดประเภทแรงงานอย่างไร ให้พิจารณาความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นจริงอย่างรอบคอบ แทนที่จะพึ่งพาเพียงชื่อเรียกในสัญญา รูปแบบการทำงานสำคัญกว่าชื่อตำแหน่ง

เมื่อธุรกิจควรเริ่มคิดเรื่อง payroll

การจ้างพนักงานคนแรกเป็นก้าวสำคัญ แต่ก็มาพร้อมกับความรับผิดชอบด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพิ่มขึ้น

คุณอาจต้อง:

• จดทะเบียนบัญชี payroll
• หักและนำส่งภาษีการจ้างงาน
• ยื่นแบบภาษีเงินเดือน
• เก็บรักษาบันทึกค่าจ้าง
• ออกแบบแสดงค่าจ้างปลายปี
• ติดตามสิทธิลาหรือภาระด้านสวัสดิการในกรณีที่กฎหมายกำหนด

แม้ทีมขนาดเล็กก็สามารถสร้างความซับซ้อนด้านเอกสารได้มาก หากไม่ได้ตั้งระบบ payroll ให้เหมาะสมตั้งแต่ต้น

ภาษีประมาณการและการวางแผนกระแสเงินสด

ความท้าทายที่พบบ่อยสำหรับเจ้าของใหม่คือการกันเงินภาษีให้เพียงพอ

เนื่องจากรายได้ธุรกิจมักไม่สม่ำเสมอ จึงช่วยได้มากหากคุณมีกิจวัตรสำหรับการกันเงินสำรองภาษี เจ้าของหลายรายกันสัดส่วนของรายรับที่เข้ามาไว้ในบัญชีออมภาษีแยกต่างหาก เพื่อไม่ให้เกิดความประหลาดใจภายหลัง

นิสัยง่าย ๆ ในการบริหารกระแสเงินสดสามารถสร้างความแตกต่างได้มาก:

1. ฝากรายได้เข้าบัญชีธุรกิจ
2. โอนส่วนที่วางแผนไว้เข้าเงินสำรองภาษี
3. ใช้เงินที่เหลือสำหรับค่าใช้จ่ายดำเนินงาน
4. กระทบยอดรายรับและรายจ่ายทุกเดือน
5. ปรับสัดส่วนเงินสำรองเมื่อกำไรเปลี่ยนไป

แนวทางนี้ไม่ได้ทดแทนคำแนะนำด้านภาษีจากผู้เชี่ยวชาญ แต่ช่วยลดความเสี่ยงในการชำระไม่ครบ

ข้อผิดพลาดด้านภาษีที่เจ้าของใหม่ควรหลีกเลี่ยง

ปัญหาภาษีจำนวนมากเกิดจากความผิดพลาดที่คาดเดาได้ไม่กี่อย่าง:

• รอจนปลายปีเพื่อจัดระเบียบบันทึก
• ใช้บัญชีเดียวสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวและธุรกิจ
• ลืมชำระภาษีประมาณการ
• จัดประเภทแรงงานผิด
• ลืมภาระการยื่นระดับรัฐหรือท้องถิ่น
• คิดว่า LLC จะช่วยลดภาษีโดยอัตโนมัติ
• มองว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องไม่จำเป็น
• ไม่วางแผนเรื่อง payroll เมื่อมีการจ้างคนแรก

การหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่ต้นง่ายกว่าการมาแก้ทีหลังมาก

เช็กลิสต์ภาษีเชิงปฏิบัติสำหรับธุรกิจใหม่

ใช้เช็กลิสต์นี้เป็นจุดเริ่มต้น:

• เลือกโครงสร้างธุรกิจให้สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ
• จดทะเบียนธุรกิจให้ถูกต้องในรัฐของคุณ
• ขอหมายเลขภาษีหรือบัญชีที่จำเป็น
• เปิดบัญชีธนาคารธุรกิจแยกต่างหาก
• ตั้งค่าซอฟต์แวร์บัญชีหรือจ้างผู้ทำบัญชีมืออาชีพ
• ติดตามรายรับและรายจ่ายทุกแหล่ง
• แยกกระบวนการสำหรับผู้รับจ้างอิสระและพนักงาน
• ตรวจสอบข้อกำหนดการยื่นระดับรัฐและท้องถิ่น
• กันเงินสำรองภาษีจากทุกครั้งที่มีเงินเข้ามา
• ปรึกษา CPA หรือที่ปรึกษาด้านภาษีตามประเภทนิติบุคคลของคุณ

Zenind ช่วยในกระบวนการนี้อย่างไร

Zenind ช่วยผู้ประกอบการดูแลขั้นตอนการจัดตั้งด้วยกระบวนการที่เรียบง่ายและมุ่งเน้นสหรัฐอเมริกา สิ่งนี้สำคัญเพราะการตั้งโครงสร้างอย่างถูกต้องตั้งแต่แรกสามารถทำให้งานภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดในภายหลังง่ายขึ้น

เมื่อธุรกิจของคุณจัดตั้งอย่างถูกต้อง จะง่ายขึ้นในการ:

• เปิดบัญชีการเงิน
• สร้างร่องรอยเอกสาร
• แยกกิจกรรมของธุรกิจและส่วนตัว
• เตรียมการจดทะเบียนภาษี
• สร้างนิสัยการปฏิบัติตามข้อกำหนดตั้งแต่วันแรก

การจัดตั้งไม่ใช่การเตรียมภาษี แต่เป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจที่มีการจัดการเป็นระบบมากขึ้น Zenind ออกแบบมาเพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจผ่านขั้นตอนแรกนี้ได้อย่างชัดเจน เพื่อให้พวกเขาไปโฟกัสที่การดำเนินงาน การทำบัญชี และการเติบโต

สรุปท้ายบทความ

ภาษีธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องน่ากังวลเกินไป เมื่อคุณเข้าใจว่าโครงสร้างนิติบุคคลของคุณถูกเก็บภาษีอย่างไร เอกสารใดสำคัญ และภาระการยื่นแบบใดใช้บังคับในระดับรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่น กระบวนการทั้งหมดจะจัดการได้ง่ายขึ้นมาก

กลยุทธ์ที่ดีที่สุดคือเริ่มตั้งแต่เนิ่น ๆ เก็บบันทึกให้เรียบร้อย แยกการเงินธุรกิจ วางแผนเงินสำรองภาษี และขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญเมื่อจำเป็น ด้วยฐานที่ถูกต้อง เวิร์กโฟลว์ด้านภาษีของคุณจะกลายเป็นระบบธุรกิจ ไม่ใช่วิกฤติประจำปี